公司行政管理制度（完整版）.docx

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1、公司行政管理制度（完整版） 行政管理制度 目 录 1 说明 2 行政事务管理 2.1 工作环境管理规定 公司人员出入公司时间记录表 来宾登记表 2.2 考勤管理制度 员工考勤统计表 员工请假单 2.3 低值易耗品与办公用品管理方法 低值易耗品与办公用品需求安排表 低值易耗品与办公用品选购申请单 低值易耗品与办公用品领用登记卡 2.4 档案管理方法 附件一：文书档案管理细则 附件二：人事档案管理细则 附件三：经营档案管理细则 附件四：会计档案管理细则 附件五：影像档案管理细则 附件六：实物档案管理细则 文件移交归档登记表 借用档案登记表 2.6 文件管理方法 外来文件登记表 文件评审、会签表 2

2、.7 出差管理规定 出差申请单 2.8 计算机及附属设备管理方法 2.9 印章管理方法 公司及项目部印章保管清单 用印申请表 印章运用登记簿 3. 其他管理制度 3.1保 密 制 度 1 说明 1、內容 公司行政事务管理体系的范围； 公司关于行政事务管理体系要求的关键制度、规程文件。 2、适用范围 本制度适用于 公司行政事务管理。3、用语说明（本手册出现的术语或简称） 公司、本公司是指现有入职进入的该公司； 各部门、各职能部门是指公司本部所属部门管理体系所覆盖的各职能管理机构； 高管层是指公司总经理、副总经理和各部门总监等高层管理人员； 分管领导、分管副总经理是指公司分管或主管某项工作、部门的

3、高管人员； 部门负责人是指各部门部门经理； 4、本制度管理 本制度为公司受控文件，由总经理批准颁布执行。制度管理的全部相关事宜由公司总经理办公室统一负责，未经公司总经理批准，任何人不得将本制度供应给公司以外人员。本制度持有者调离工作岗位时，应将本制度交还总经理办公室，办理核收登记。本制度除持有人外，相关文件、规定应发放至有关执行人员，办公室做好复印和发放登记。本制度持有者应妥当保管，不得损坏、丢失、随意涂抹，严禁私自复印或转借给其他公司或人员。在该制度运用期间，如有修改建议，各部门负责人应汇总看法，刚好反馈到办公室。总经办每半年一次对该制度的适应性、有效性进行评审，必要时对该制度予以修改。 2

4、 行政事务管理 2.1 工作环境管理规定 第一章 总则 第一条 工作环境反映公司的内外部形象，体现公司的管理水平，也干脆影响工作效率。为了加强对公司工作环境的管理，制定本规定。 其次条 工作环境是指公司办公场所的工作秩序和环境，包括公共场所及办公室。第三条 公司工作环境由办公室负责管理，并负责监督。第四条 本规定适用于公司本部及所属工作环境的管理。 其次章 接待管理 第五条 接待人员应严格遵守岗位职责，加强对进出人员和收发品的管理，严禁擅离工作岗位。 第六条 人员出入管理 1、本公司人员出入管理 （1） 本公司员工出入公司，应按公司要求穿着服装。 （2） 公司人员因公外出时，应经干脆上级批准。

5、下班前不能返回公司的，应告知干脆上级。干脆上级应在考勤表上签字确认。 2、外来人员出入管理 凡公司外人员来访者，接待人员不相识的，应先要求来访者填写来宾登记表。如被访者是公司高层领导的，应由被访者核准后方可允许进入公司。 第七条 收发管理 1、在接收物品时接待人员应核准数量，在接收信件、物品时接待人员应核准后办理签收手续。 2、接收的信件、物品应在当日分发给收件人。详细执行文件管理方法的有关规定。 第三章 公共场所环境管理 第八条 公司公共场所的环境卫生由公司指定专人负责维护，公司办公室负责监督管理。 第九条 公司全部工作人员应自觉维护公共场所的环境卫生，严禁堆放杂物，严禁丢弃垃圾、废品、碎屑

6、，严禁随地吐痰、倾倒污水和茶渣。第十条 公司办公室负责更换公共场所的花卉，并责成专人做好花卉保养工作。第十一条 公共场所秩序 （1） 办公区内走路不许跳动、打闹或奔跑。 （2） 尽量不要在公共场所大声谈话或探讨问题，避开大声呼喊、说笑，影响他人。 （3） 不要与来访人员在公共场所谈话、更不要争吵。 第四章 办公室工作环境管理 第十二条 公司各办公室工作人员应自觉维护本办公室的环境卫生，各办公室负责 人对本办公室的环境卫生负责。 第十三条 进出办公室必需轻轻关门，不能产生很大声响。第十四条 办公区、办公室内务管理标准： （1） 办公桌上应素雅、整齐、清洁，各类文件存放应留意保密，不得随意摆放；

7、（2） 桌面和室内办公设备摆放整齐，保持外表干净； （3） 室内文件柜文件摆放科学有序，外观整齐； （4） 办公室墙面禁止张贴文件或图表，并保证墙面清洁； （5） 保证室内全部电气开关平安、能够正常运用； （6） 办公座椅不能随意摆放，离座后要将座椅在桌前摆正； （7） 要节约用电，在光线允许状况下不要开灯； （8） 在温度相宜状况下不要开启空调，正常开启空调时，人员长时间离开办公室请关闭空调； （9） 办公室内不允许长期存放与工作无关的私人物品。第十五条 未经部门负责人同意，办公室其他工作人员禁止私自调换工作位置或挪动工作（写字）台、文件柜等办公家具、办公设备。 第五章 附则 第十六条 公司

8、依据实际须要不定期对工作环境进行改造、装修。改造、装修的全部相关事宜，包括设计、施工单位的选择及施工管理均由办公室负责，其他有关部门和人员应主动协作、帮助。 第十七条 公司下班时，最终离开的人确保办公室和办公区域大门闭锁。第十八条 公司各下属项目部办公室场所可参照本规定执行，或另行制定相应制度文件，并报公司办公室备案。第十九条 本规定由公司办公室负责说明。其次十条 本规定自颁布之日起施行。 2.2 考勤管理制度 第一条 考勤管理是工作日常管理的基本规章。员工出勤状况反映该岗位的工作量、重要程度及岗位工作人员对工作的热忱和敬业精神。为了肃穆劳动纪律，加强考勤管理，保障公司各项工作的有序开展，制定

9、本制度。 其次条 公司考勤工作由办公室负责，并负责监督。第三条 本制度适用于公司本部的考勤管理。第四条 工作时间 （一） 依据公司各部门工作性质分类规定，平均日出勤时间按8小时核算。（二） 上下班时间：上午9：0012：00，下午13：0016：00。公司依据详细状况季节因素可进行适当调整，将另行通知。（三） 每周满勤天数为5天，每月1日至月底为一个考勤周期。周日或节假日如因工作须要，各部门、各岗位可自行支配适当加班。（四） 公司可依据工作须要在休息日开会或加班。第五条 上班时间要求 （一） 建议员工上午上班应提前10分钟到达。到达办公室后要主动打扫卫生，打算好当日工作所须要的文件资料等，并提

10、前打算完毕。上班时间前5分钟全部员工必需打算起先工作，上班时间起先准时进入工作状态。（二）须要干脆到其它单位或项目现场的，应在上一工作日或当日上班时间前告知干脆上级和考勤人员。未提前告知而干脆因公外出的，按迟到处理；谎报事实的，公司一阅历证属实，按旷工一天处理。干脆上级隐瞒、谎报或事后补签考勤卡的，公司一阅历证属实，赐予经济罚款。（三） 中午有款待、宴会活动的，参与人员可延迟上班，但不得影响正常工作。因特别状况须要推迟时间的，参与人员应刚好告知各自的干脆上级。除了公司高管人员外，任何部门必需有人留守值班。第六条 工作间歇时间 为了提高工作效率、科学利用工作时间，上、下午上班两个小时后可休息15

11、分钟左右。各办公室负责人应驾驭工作间歇时间。第七条 下班时间 （一） 下班时间前，任何人员严禁谈论就餐、购物等与工作无关的话题，各部门负责人要切实监督。下班后，应整理好桌面，防止文件的损毁、遗失和泄露。（二） 中午就餐后为午休时间。在午休时间内，任何人严禁有足以影响他人休息的言行。（三） 因私事而不得不在正常下班时间前离开公司，视为早退。早退应告知干脆上级，由干脆上级在考勤卡上签字确认。（四） 下午下班前不能回公司的，应告知干脆上级。经干脆上级同意后，其次天应由干脆上级在考勤卡（表）上签字确认。第八条 迟到、早退 当月迟到在15分钟内一次的，可以免于行政惩处。当月迟到或早退一次在2小时（含）以

12、上的，扣半日岗位基本薪酬的20%；当月迟到或早退一次在2小时以上，4小时（含）以内的，扣半日岗位基本薪酬；当月迟到或早退一次在4小时以上的按旷工一天处理。第十一条 旷工 （一） 除了本制度所规定的有关情形外，以下状况确认为旷工： 1、员工未经批准擅自缺勤，事后无正值理由补假； 2、员工谎报、伪造证明，以不正值手段骗取假期； 3、员工不听从或违反工作支配，消极怠工； 4、其它任何未经干脆上级批准或干脆上级不知道缘由而没有正常上班，均视为旷工。（二） 对旷工者，公司按以下规定予以惩罚： 1、月旷工一天扣发月薪酬的30%； 2、月旷工二天扣发月薪酬的60%； 3、月旷工三天以上（含三天）扣发月薪酬的

13、100%，并做自动离职处理。第十二条 员工如因出差未按时进行考勤，应于出差归来后三日内找干脆上级办理签字确认手续，逾期将视作旷工处理。第十三条 请假、休假规定 （一） 国家法定的节假日（依据国家每年放假规定） （二） 病假 1、员工因病需在工作时间内看病时，应事先向干脆上级请假。 2、员工因病需休息时，必需持有医院就诊的病休证明并按医院建议病休时间休假。 3、病假证明书，必需是区级以上医务部门的证明，并经部门、单位负责人批准后方可按病假处理，病休证明一次最多只算三天（住院和病重例外）。 4、员工因患病须要医疗或休息的，应办理请假手续。 5、三日内病假不扣工资，三日外按日扣除日薪酬的30%。 6

14、、凡以生病为由无端请假或弄虚作假者，其所请假无效，且请假时间一律按旷工处理。 7、全年病假累计超过25天，如公司当年有年终奖则不发该年度年终奖金。 8、全年病假累计超过30，公司有权按自动离职处理（特别状况可延60天） （三） 事假 1、为了不影响公司工作，员工有事应尽可能支配在公休假日办理，必需占用工作时间办理的，必需按规定办理请假手续。 2、按日扣除日岗位基本薪酬30%。 3、员工因个人私事而请假、事假当年累计不得超过15天，超过15天以上者，无奖金，超过天数按旷工计。 （四） 婚假 职员达到结婚年龄且在公司服务满一年以上可请此假。 依据婚姻法以及安排生育条例的规定，员工结婚可享受以下待遇

15、: 1、执行国家规定的法定结婚假期3天； 2、员工结婚请婚假，本人必需持有法定结婚证，经本部门干脆上级批准，到公司办公室办理手续后方可休婚假； 3、符合晚婚年龄(女23周岁，男25周岁)的初婚者，可享受晚婚假7天(含3天法定婚假)；婚假期间不计扣薪酬。 （五） 丧假 1、员工及职员亲人(限配偶、父母<不包括岳父母>、子女、兄弟、姐妹)去世,且本人在公司服务半年以上,可申请此假,假期为3天,(时间不足者可以请事假)在假期内发本人全额基本工资。（六） 产假 1、在公司服务半年以上，达到法定婚龄，符合国家安排生育政策之已婚的女员工，执行国家法定假期。 2、凡产假或护理假未足规定天数，经干

16、脆上级认可而提前上班者，依基本工资折算发给补贴。 3、产假期间工资由社保所发放，并执行国家相关规定。4、凡工龄满一年的男员工，均可享有五天带薪产假护理假。（七） 哺乳假 凡工龄满两年的女员工，产后婴儿未满周岁的，均可享有1小时/天带薪哺乳假。（八） 工伤假 1、员工因工伤需休息时，须有医疗部门诊断和病休证明，经公司办公室确认、 总经理批准后方可按工伤假处理。需接着休息时要按时交诊断书和病休证明。2、工伤医疗期内公司除了担当法律规定的医疗费外另发放月工资。（九）年假： 1、年假按国家规定给公司当前状况制定。2、休假方式：在不影响正常前提下，由办公室初审，总经理批准生效。3、年假天数规定： 一年以

17、上两年以下（ 5天 ） 两年以上三年以下（ 7天 ） 三年以上（10天 ）。 4、 年休假原则年内一次休完，不累计到其次年 5、 如一年内事假超过15天，不享受年假 6、 凡入职时与公司有聘用协议，另行规定与休假方式高级职员可按：“聘用协议”规定进行。 第十四条 员工申请各类假期（事假、病假、婚假、丧假、产假、护理假、工伤假、年假）均应填写员工请假单，并附上有关证明，按相关审批权限审批和办公室核实后才能休假。若因突发事务或急病不能先行办理请假手续者，应运用电话其它快捷、精确方式向其干脆上级请假，并于假后上班两天内补办相应手续。第十五条 请假手续的审批 （一） 员工的婚假、丧假、产假、护理假、哺

18、乳假的申请由干脆上级予以核准，办公室审核。（二） 员工病假、事假、工伤假的核准权限如下： 1、员工请假一天（含）以内，由所在部门负责人核准即可；请假三天（含）以内，除须经部门负责人核准外，还需分管副总经理的核准；超过三天，除部门负责人、分管副总经理批准外，还需报总经理核准；没有分管副总经理的，干脆报总经理核准。 2、部门负责人请假一天（含）以内，由公司分管副总经理批准；一天以上，由总经理核准。 3、公司高层管理人员请假，由总经理批准。 （三） 员工请假理由不充分，或有碍工作时，上级可酌情不予准假，或缩短假期，或责令改期请假。（四） 全部假期申请单办妥手续后交由办公室审查备案，作为考勤核查的依据

19、。（五） 员工请假先事先选定职务代理人，但需经干脆上级核准。（六） 违反上述规定的惩罚： 1、未按请假审批程序规定办妥请假手续而擅自离开工作岗位，视为旷工处理。 2、休假期间未托付工作代理人，视为工作责任心不强，赐予警告处分。 第十六条 上班时间临时外出 （一） 工作时间临时外出的，应将工作托付他人，并告知干脆上级。没有托付和告知而影响工作的，赐予警告。托付他人而受托付人对托付事宜未尽职责者，赐予警告。（二） 员工公出，经公司支配或部门负责人批准，须向部门考勤员处登记。第十七条 加班 各部门负责人或分管副总经理依据工作须要可适当支配加班。基本薪酬中已包括日常和正常公休日的加班工资，不再另行计发

20、加班工资，公司采纳带薪假形式予以补偿。法定节日公司确因工作须要加班时，其补贴另行规定。第十八条 本制度由公司办公室负责说明。第十九条 本制度自颁布之日起施行。 2.3 低值易耗品与办公用品管理方法 第一条 为规范公司低值易耗品与办公用品管理工作，有效限制低值易耗品与办公用品的选购、验收、发放和运用，制订本方法。 其次条 低值易耗品与办公用品的界定 将单位价值为200元1000元（含）的工具、器具、办公用具、用品界定为低值易耗品与办公用品。第三条 低值易耗品与办公用品的分类 （一） 属于固定资产的低值易耗品与办公用品，如：小型办公设备、电器等，参见固定资产管理方法。 （二） 办公自动化设备耗材：

21、如：硒鼓、色带、墨盒、碳粉、光盘、磁盘、移动存储设备、打印纸、复印纸等。 （三） 一般消耗品，如：签字笔、白板笔、铅笔、涂改液、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、记事本、复写纸、档案袋、标签、便条纸、信纸、橡皮、夹子、圆珠笔、书钉等。 （四） 耐用消耗品，如：剪刀、美工刀、装订机、打孔机、算盘、钢笔、打码机、姓名章、日期戳、计算器、印泥等。 （五） 专用低值易耗品与办公用品，如：圈尺、靠尺、米尺、小铁锤、电池等。 第四条 低值易耗品与办公用品消耗定额 （一） 属于固定资产的低值易耗品与办公用品：执行固定资产管理方法的有关规定。 （二） 办公自动化设备耗材：由办公室核实后统一购买。 （三）

22、 一般消耗品：每人每年不超过100元。 （四） 耐用消耗品：以旧换新。 （五） 专用低值易耗品与办公用品：以旧换新。 第五条 低值易耗品与办公用品年度预算 公司对低值易耗品与办公用品的消耗实行年度预算制度，年度预算为150200元/人/年。详细预算依据各年度工作量进行调整，由办公室提出、总经理批准后在年度预算会议探讨通过。第六条 低值易耗品与办公用品的选购 （一） 低值易耗品与办公用品原则上由办公室统一选购。（二） 选购安排的编制与审批 1、每季度最终一个月的2526日，公司各职能部门的负责人将填写好的低值易耗品与办公用品需求安排表签字后交办公室。 2、办公室汇总各职能部门的低值易耗品与办公用

23、品需求安排表后，于每季度最终一个月的28日填写低值易耗品与办公用品选购申请单，交分管副总经理审核后，报总经理审批。办公用品需求安排表应有“年度总预算”、“上季度累计”、“本季度金额”、“本季度累计及占总预算的比例”等栏目。 3、总经理审批后，由办公室负责选购。 （三） 选购 1、办公室必需建立办公用品合格供方名册。选购时，必需在办公用品合格供方名册中选择。 2、部分新、特、进口办公用品，办公用品合格供方不能供应，必需在其他供应商处购买时，应将该家补充进办公用品合格供方名册。 3、办公用品合格供方名册至少包括大型商场和个体文具专业批发商。 4、选购前，必需填写低值易耗品与办公用品选购申请单，经总

24、经理审批后方可选购。 5、选购时，应在电话上要求送货，由选购实施人员验收。除特别状况，一般不允许用车外出选购。 6、必需品、不易选购或耗用量大者应酌量库存。部门专用或特别办公用品，经办公室主任同意后各部门自行选购，选购后到办公室办理入库和出库（领用）手续。 7、选购人对选购质量负责。办公用品选购后，由保管人核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题后再在发票背面签字验收、入库。 第七条 低值易耗品与办公用品的保管与发放 （一） 办公室行政主管负责对选购的低值易耗品与办公用品进行登记，并妥当保管。（二） 低值易耗品与办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人运用保管用品，如圆珠笔、橡皮

25、；“部门领用”系本部门共同运用用品如打孔机、装订机等专用办公用具。“部门领用”的专用办公用具由部门负责人或其指定人员负责保管。 （三） 办公室负责建立“低值易耗品与办公用品登记簿”，对低值易耗品与办公用品的发放进行动态管理。 （四） 公司全体员工应本着厉行节约的原则运用低值易耗品与办公用品，能共同运用的尽可能共同运用，能重复利用的尽可能重复利用，严禁奢侈、丢失、私用。 （五） 新入职人员由各部门负责人通报行政主管后，新入职人员到办公室办理领用手续。人员离职时，应将剩余办公用品一并交部门内勤人员。 第八条 低值易耗品与办公用品如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。第九条 低

26、值易耗品与办公用品严禁带回家私用。第十条 印刷品（如信纸、信封、表格等）除各部门特别表单外，其印刷、保管均由办公室统一印刷、保管。第十一条 打印、复印耗材的运用 （一） 公司各部门要节约运用打印纸。复印时，要严格根据规程操作，并自觉登记。复印的作废纸张，由文员留存。严禁打印、复印与工作无关的资料，严禁私用打印、复印纸，一经发觉，公司按0.5元/页计费。 （二） 除了对外报送的文件资料，公司内部的纸张必需正反面运用。 第十二条 低值易耗品与办公用品的摊销采纳全额摊销法。办公室行政主管月末、年末要盘点清查库存，在满意日常工作的前提下，尽量削减库存量，使库存量结构合理化并做到帐实相符。第十三条 办公

27、室行政主管每季度对上季度的低值易耗品与办公用品的消耗状况进行汇总。假如实际消耗费用超出季度预算的，应分析缘由，并进行动态限制。第十四条 每年年底在编制年度预算前，办公室行政主管汇总全年的办公用品实际耗用量和金额，分析与安排预算的偏差状况，写成总结报告，报办公室主任留存，并作为编制下一预算年度的依据。第十五条 未尽事宜，本方法由办公室负责说明。第十六条 本方法自颁布之日施行。 低值易耗品与办公用品管理流程图 需求安排 汇 总 采 购 保 管 审核批准 领 用 表1 表2 是否批准 表3 No Yes 各部门 行政选购员 行政选购员 至总经理 办公室 各部门 固定资产管理方法 第一条 固定资产的管

28、理范围 本文具体描述了固定资产以及低值易耗品的分类管理、选购、进出库的工作流程，并明确了各部门在固定资产以及低值易耗品管理上的职责和范围。 其次条 固定资产的管理规则 固定资产：指单位价值在人民币1,000元以上，或运用年限在一年以上的建筑物、机器设备、电子设备、交通运输工具、家具及其他与经营活动有关的设备； 低值易耗品：指单位价值在人民币100元至1,000元，且运用年限在一年以下的与经营活动有关的家具、办公用品及各类设备等。第三条 固定资产的资产编号 1）固定资产由财务部编号后交办公室。 2）编号方式：资产分类编号+地区代码(两位拼音字母)+购买年份(两位数字) +流水号码+部门代码 3）

29、资产编号中资产名称代码： DY打印机 BJB笔记本电脑 TS台式电脑 FY复印机 TY投影仪 BX冰箱 TV电视机 KT空调 HYZ会议桌 BGZ办公桌 CJ茶几 YZ椅子 GZ柜子 TE电话机 CA车 EL其他 4） 各类部门代码： 办公室-BG 财务部-CW 工程部-GC EL其他 例：2017年1月办公室购入笔记本电脑，编号：BJB1205001BG 第四条 固定资产管理的流程 固定资产购置安排登记 1）对于要求添置资产的部门或个人应填写固定资产购置申请单，直属部门经理批准，财务部审核（依据预算或其他），最终总经理签字批准。 2）固定资产的选购由办公室执行。 固定资产入库 购置的资产到达

30、公司后，由办公室负责组织相关部门验收。验收合格后，进行资产编号，然后填写“固定资产入库单”办理入库手续。 固定资产领用及登记 1）领用部门或人员凭批准的固定资产领用单，交办公室，由行政部负责配发相关固定资产。 2）全部固定资产的领用，领用人在固定资产卡片和固定资产标签上签字。 3）全部资产经行政部入资产库后，需进行登记工作，包括：记帐、建立卡片、标签等。 4）卡片由办公室制作，至少一式二份，由办公室、财务各留一份存档。固定资产的修理 1）资产的修理、更换、升级、添加等均需交办公室执行； 2）对于资产进行修理申请，由资产运用部门/人员填写固定资产修理申请单后交予行政部，在获得相关批准后，由行政部

31、负责联系修理。 固定资产的报废 固定资产由于正常运用而磨损，最终丢失其运用价值或由于自然侵蚀、意外事故造成固定资产无法修复的毁损或由于其他缘由需对固定资产进行报废，需办理相关报废手续。 1）固定资产运用部门或保管部门填写“固定资产报废审批单”，列明固定资产报废缘由及固定资产的原值、净值等，鉴定小组签署看法后报分管副总经理、总经理批准后转入固定资产清理程序。2）在清理过程中，留意节约费用，实事求是对残料进行作价。3）报废资产处理完毕，对固定资产刚好登记，核销账簿记录及固定资产卡片。保持账、卡、物一样。 固定资产的盘点 公司定于每月对资产进行一次实物的清点，清点工作由办公室组织，各部门应赐予主动的

32、配 2）清点完成后，行政部及财务部需填写固定资产月盘点表。 固定 资产统计表 单位名称： 统计时间： 序号 编号 资产名称 规格型号 数量 单位 资产存放地 责任人 是否完好 帐实相符（） 帐面原值 购买时间 签字 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 2.4 档案管理方法 第一章 总则 第一条 为了加强对公司档案的管理，促进对各类档案的共享和有效利用，防止各类档案的丢失、损坏，制定本方法。 其次条 本方法适用于公司本部及项目部对工程、文书、声像、实物等各类档案的管理，包括各类档案的收集、整理、立卷、归档、保管等。第三条 职

33、责分工 （一） 办公室负责对公司的各类档案实行统一管理和公司文书档案、影像档案、实物档案的干脆管理；监督、检查本方法的施行状况，对各部门的档案工作及资料员进行业务指导和培训。 （二） 财务审计部在遵照本制度和财务档案管理的有关法规性文件的前提下，负责公司会计档案的管理，并接受办公室的监督、检查。 （三） 各部门应指定本单位的档案管理人员（兼）并报公司办公室备案。 （四） 各部门负责人负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档和移交工作。 第四条 档案的分类 公司档案分为六大类：文书档案、人事档案、会计档案、影像档案、实物档案、经营档案。各类档案的详细管理见附件一至附件六。 其次章 档案立卷、归档

34、第五条 办公室及各职能部门的档案（资料）管理员应定期（每月一次）进行档案的收集。 第六条 立卷归档的时间 （一） 各类法规、政府文件等外来文件，各部门在收到或取回文件后，原件必需在7日内交办公室，由办公室负责外来文件的统一登记、传阅、保管。各经办部门或个人视实际须要，可留存复印件。除了项目技术性文件外，其他内部受控文件在成稿后，原稿由公司办公室归档。（二） 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料、合同、协议等，均应在当月内立卷归档。每月底，各部门档案管理员应把整理审定完毕的档案资料移交办公室保管。（三） 在获得证照后，除了“税务登记证”在财务审计部保存外，公司的其它各类证照（营业执照、资质证

35、书、企业代码证等）应在7日内交办公室保存。项目的各类批文、证照原件，在办理结束后三日内移交办公室保存。第七条 立卷归档的要求 （一） 归档文件要齐全、完整，要根据文件材料形成的规律进行科学的分类、立卷，要保持文件之间的历史联系。（二） 案卷要求 1、归档案卷封面的各个项目均应填写清晰。案卷标题要简明准确，保管期限要精确，装订要整齐。 2、归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷依次号，案卷书目一式两份。移交档案时，双方依据书目清点核对，并履行签字手续。 3、卷内文件排列要有依次，案卷能够反映公司业务的全貌，便于保管和利用。 4、填写案卷一律用碳素黑水钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清晰、精确。

36、 （三） 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必需有原件，并保持其完好无损。（四） 影像档案摄录必需具体记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必需是原版、原件、清楚、完整。第八条 交接档案的要求 （一） 交接的资料必需完整； （二） 交接的资料必需精确，务必真实地记录企业发展地全过程，做到文、图、物相符，数据精确要靠，签字手续完备； （三） 归档资料必需为原件，用圆珠笔、复写纸形成的资料和传真件一般不得作为归档资料，如遇特别状况需总经理助理批准； （四） 交接的资料如有缺卷、缺页、破损或不符合归档要求的，由移交部门负责完善，无法完善的由移交部门

37、形成书面说明材料报总经理助理审批方可归档； （五） 档案盒、档案袋的标签及书目的格式和内容实行统一的制作标准 （六） 卷内资料均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从“1”起先。页号编写位置：单面书写的资料在右下角，双面书写的资料，正面在右下角，背面在左下角，折叠后图标一律在右下角； （七） 交接资料时必需当面清点，核对确认无误后，在材料交接清单上由双方经手人和负责人签字。移交清单一式二份，双方各执一份（如有须要可供应电子版）。（八） 对工程资料档案的特别要求： 1、工程文件应字迹清晰，图样清楚，图表整齐，签字盖章手续要完备。文字材料尺寸规格应采纳A4幅面（297mm*210 mm），图

38、纸应采纳国家标准图幅（图纸一般采纳蓝晒图,竣工图应是新蓝图）； 2、用计算机出图必需清楚。并且不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面，图标栏要露在外面； 3、全部竣工图均应加盖竣工图章； 4、文字材料应按事项、专业依次排列，既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。 第三章 档案的保管 第八条 归档后的档案由办公室统一保管。各部门、项目部临时保管的档案应设专用档案柜，并由专（兼）职管理员负责保管。 第九条 档案资料要按门类和载体进行科学的分类、排列和编号。档案管理员要熟识档案状况，主动了解公司各项工作对利用档案的需求，主动做好供应利用工作，为公司各项业务的开展供应依据性资料。第十条

39、办公室要严格根据“八防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫蛀、防强光、防过度干燥、防失密）的要求做好档案的技术爱护并定期检查档案保管状况。第十一条 档案柜内不得存放与档案无关的物品。 第四章 档案的借阅和保密 第十二条 档案资料一般不外借。须要外借的档案，借阅人应办理借阅审批和登记手续。借阅、复印一般档案，应经办公室主任批准；重要档案（机密文件、证照等），需经公司总经理批准。 第十三条 各部门工作人员可干脆查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经办公室主任和原形成档案的部门负责人批准，方可借阅。第十四条 借阅人员在抄写、查阅档案时，档案管理员应主动协作、帮助

40、，严禁擅离岗位。第十五条 借阅人员要爱惜档案，按期归还。借阅人员不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借、涂改和私自复印。私自复印者，公司经查证属实后赐予“严峻警告处分”。预期归还者，档案管理人员应刚好催收。如延长借阅时间，须办理续借手续。第十六条 档案的保密 （一） 档案管理人员必需有严格的保密观念，保证公司档案的肯定平安。 （二） 档案室要坚实，保管设备要符合保密要求。 （三） 合理划分并调整档案密级，严格履行借阅手续，涉及公司重要信息的档案必需由副总经理以上领导签字后方可借阅，涉及本部业务的由部门负责人签字后方可借阅，涉及其它部门的由本部门负责人及相关部门负责人签字方可借阅。

41、（四） 常常对员工进行保密教化，不断增加保密观念。档案管理员丢失或擅自供应泄露机密，应依据情节轻重，赐予纪律处分，直到依法追究刑事责任。 （五） 企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案。 第五章 档案鉴定和移交 第十七条 公司办公室档案管理员、各部门、项目部专（兼）职档案管理员应根据档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，精确确定档案的存毁。 第十八条 档案的鉴定工作应在公司分管领导的指导下，由公司办公室和有关业务人员共同鉴定。失去保存价值的档案，须由鉴定人员提出看法并登记造册，经公司总经理或总经理助理批准后，由专人进行监销，并在销毁清册上签字。第十八

42、条 档案的移交工作需严格根据档案馆的规定，定期向档案馆移交。移交的档案应保留一份复印件以备查考。 第六章 附则 第十九条 本公司人员调动工作时，必需在办完档案移交手续后方可离开岗位。 其次十条 档案人员应主动开展档案编研工作，主动协作公司相关部门编写大事记、组织机构沿革等，为公司品牌建设服务。其次十一条 公司所属的各项目部的档案管理工作遵照本方法执行。其次十二条 本方法附七个附件，附件文件是本方法的组成部分。 附件一：文书档案管理细则 附件二：人事档案管理细则 附件三：经营档案管理细则 附件四：会计档案管理细则 附件五：影像档案管理细则 附件六：实物档案管理细则 其次十三条 本方法有办公室负责

43、说明。 其次十四条 本方法自颁布之日起施行。 附件一 文书档案管理细则 第一条 为了进一步加强对文书档案的管理，特制定本细则。 其次条 本细则适用于公司在工作活动中形成的全部文书档案的管理。第三条 职责 （一） 办公室负责公司文书档案的管理。（二） 各职能部门、项目部负责本单位文书档案的立卷、归档、移交工作，并指定专人（秘书）负责保管公司下发的文书档案。（三） 各项目部负责本项目部文书档案的管理工作，并指定专人（秘书）负责保管公司下发的文书档案。第四条 文件材料的归档范围 （一） 外单位来的文件材料.： 1、政府有关机构召开的重要会议的纪要、决议等。 2、政府有关机构颁发的、针对本单位的或必需贯彻执行的决议、确定、通知、指示、吩咐等。