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1、Word 长篇文档排版技巧（一）市场部经常要出各种分析报告，一写就是洋洋洒洒几十页。文字功底深厚的小王写东西自然不在话下，然而每每困扰他的却是排版的问题，每次都要花大量的时间修改格式、制作目录和页眉页脚。最头疼的是上司看完报告后让他修改，整篇文档的排版弄不好就要重来一遍。制作目录也是出力不讨好的事，尽管小王知道 Word 中有插入目录的功能，可是尝试了几次就弃之不用了，原因是系统总是提示有错误。现在只能手工输入目录，加班加点数页码居然成了家常便饭。为了让自己有时间下班后享受生活，小王花了半天的时间学习了一下长篇文档的排版技巧，这才发现，这半天的时间，可以让他享受无数个闲暇的傍晚和周末。小王把自
2、己的体会重点总结为两点：1.制作长文档前，先要规划好各种设置，尤其是样式设置 2.不同的篇章部分一定要分节，而不是分页 下面就看看他是怎样用新学的技巧制作一篇几十页的长文档的。单面打印的简单报告单面打印的简单报告这份报告要求的格式是：A4 纸；要有封面和目录；单面打印；除封面和目录外，每页的页眉是报告的题目；页码一律在页面底端的右侧，封面和目录没有页码，目录之后为第 1 页。设置纸张和文档网格设置纸张和文档网格写文章前，不要上来就急于动笔，先要找好合适大小的“纸”，这个“纸”就是 Word 中的页面设置。从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，显示“页面设置”对话框，选择【纸张】选项卡，如图
3、1 所示。图图 1 1 选择纸张选择纸张通常纸张大小都用 A4 纸，所以可采用默认设置。有时也会用 B5 纸，只需从“纸张大小”中选择相应类型的纸即可。很多人习惯先录入内容，最后再设纸张大小。由于默认是 A4 纸，如果改用 B5纸，就有可能使整篇文档的排版不能很好地满足要求。所以，先进行页面设置，可以直观地在录入时看到页面中的内容和排版是否适宜，避免事后的修改。考虑到阅读报告的领导年龄都比较大，对于密密麻麻的文字阅读起来比较费力，还可以调整一下文字。通常，很多人都采用增大字号的办法。其实，可以在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距，即使不增大字号，也能使内容看起来更清晰。在“页面设置”对话框
4、中选择“文档网格”选项卡，如图 2 所示。选中“指定行和字符网格”，在“字符”设置中，默认为“每行 39”个字符，可以适当减小，例如改为“每行 37”个字符。同样，在“行”设置中，默认为“每页 44”行，可以适当减小，例如改为“每页 42”行。这样，文字的排列就均匀清晰了。设置样式设置样式现在，还是不用急于录入文字，需要指定一下文字的样式。通常，很多人都是在录入文字后，用“字体”、“字号”等命令设置文字的格式，用“两端对齐”、“居中”等命令设置段落的对齐，但这样的操作要重复很多次，而且一旦设置的不合理，最后还要一一修改。熟悉 Word 技巧的人对于这样的格式修改并不担心，因为他可以用“格式刷”
5、将修改后的格式一一刷到其他需要改变格式的地方。然而，如果有几十个、上百个这样的修改，也得刷上几十次、上百次，岂不是变成白领油漆工了？使用了样式就不必有这样的担心。样式是什么？简单地说，样式就是格式的集合。通常所说的“格式”往往指单一的格式，例如，“字体”格式、“字号”格式等。每次设置格式，都需要选择某一种格式，如果文字的格式比较复杂，就需要多次进行不同的格式设置。而样式作为格式的集合，它可以包含几乎所有的格式，设置时只需选择一下某个样式，就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上。样式在设置时也很简单，将各种格式设计好后，起一个名字，就可以变成样式。而通常情况下，我们只需使用 Word
6、提供的预设样式就可以了，如果预设的样式不能满足要求，只需略加修改即可。从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式，如图 3 所示。要注意任务窗格底端的“显示”中的内容，在图3 中，“显示”为“有效格式”，则其中的内容即有格式，又有样式。例如，“加粗”为格式，“标题 1”为样式，“标题 1+居中”为样式和格式的混合格式。对于初学者来说，很容易混淆。为了清晰地理解样式的概念，可在如图 3所示的“显示”下拉列表中选择“有效样式”，则显示如图 4 所示的内容。这时，将只会显示文档中正在使用及默认的样式。图图 4 4 有效样式有效样式“正文”样式是文档中的默认样式
7、，新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。很多其他的样式都是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置出来的，因此“正文”样式是 Word 中的最基础的样式，不要轻易修改它，一旦它被改变，将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式。“标题 1”“标题 9”为标题样式，它们通常用于各级标题段落，与其他样式最为不同的是标题样式具有级别，分别对应级别 19。这样，就能够通过级别得到文档结构图、大纲和目录。在如图 4 所示的样式列表中，只显示了“标题1”“标题 3”的 3 个标题样式，如果标题的级别比较多，可在如图 3 所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可选择“标题 4”“标题 9”样式。
8、现在，规划一下文章中可能用到的样式。对于文章中的每一部分或章节的大标题，采用“标题 1”样式，章节中的小标题，按层次分别采用“标题 2”“标题 4”样式。 文章中的说明文字，采用“正文首行缩进 2”样式。 文章中的图和图号说明，采用“注释标题”样式。 规划结束之后，即可录入文字了。首先，录入文章第一部分的大标题，如图 5 所示。注意保持光标的位置在当前标题所在的段落中。从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在任务窗格中单击“标题 1”样式，即可快速设置好此标题的格式，如图 6 所示。图图 5 5 录入标题录入标题图图 6 6 应用应用“标题标题 1”1”样式后的格式样式后的格式用同样的方法，
9、即可一边录入文字，一边设置该部分文字所用的样式。注意用同样的方法，即可一边录入文字，一边设置该部分文字所用的样式。注意在如图在如图 3 3 所示的所示的“显示显示”下拉列表中选择下拉列表中选择“所有样式所有样式”，即可为文字和段落设，即可为文字和段落设置置“正文首行缩进正文首行缩进 2”2”和和“注释标题注释标题”样式。当所需样式都被选择过一次之后，样式。当所需样式都被选择过一次之后，可显示可显示“有效样式有效样式”，这样不会显示无用的其他样式。，这样不会显示无用的其他样式。文章的部分内容录入和排版之后的效果如图 7 所示。为了方便对照，图中左侧列出了对应文章段落所用的样式。在录入和排版过程中
10、，可能会经常在键盘和鼠标之间切换，这样会影响速度。对样式设置快捷键，就能避免频繁使用鼠标，提高录入和排版速度。将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题 1”样式右侧，单击下拉箭头，如图 8所示，单击【修改】命令。显示“修改样式”对话框，如图 9 所示。单击【格式】按钮，选择【快捷键】命令，显示“自定义键盘”对话框，如图10 所示。此时在键盘上按下希望设置的快捷键，例如【Ctrl】+【1】，在“请按新快捷键”设置中就会显示快捷键。注意不要在其中输入快捷键，而应该按下快捷键。单击【指定】按钮，快捷键即可生效。用同样的方法为其他样式指定快捷键。现在，在文档中录入文字，然后按下某个样式的快捷键，即可快速设置
11、好格式。文档中的内容采用系统预设的样式后，格式可能不能完全符合实际需要。例如，“标题 1”样式的字号太大，而且是左对齐方式，希望采用小一点的字号，并居中对齐。这时可以修改样式。将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题 1”样式右侧，单击下拉箭头，如图 8所示，单击【修改】命令。显示“修改样式”对话框，如图 9 所示。选中“自动更新”选项，单击【确定】按钮完成设置。这样，当应用了“标题 1”样式的文字和段落的格式发生改变时，就会自动更改“标题 1”样式的格式。选中采用了“标题 1”样式的某段文字，例如“一、中国互联网络宏观状况”，然后利用“格式”工具栏设置字号和居中对齐。注意文章中所有采用“标题1”样
12、式的文字和段落都会一起随之改变格式，不用再像以前那样用格式刷一一改变其他位置的文字的格式。因此，使用样式带来的好处之一是大大提高了格式修改的效率。查看和修改文章的层次结构文章比较长，定位会比较麻烦。采用样式之后，由于“标题 1”“标题 9”样式具有级别，就能方便地进行层次结构的查看和定位。从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令，可在文档左侧显示文档的层次结构，如图 11 所示。在其中的标题上单击，即可快速定位到相应位置。再次从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令，即可取消文档结构图。如果文章中有大块区域的内容需要调整位置，以前的做法通常是剪切后再粘贴。当区域移动距离较远时，同样不容易找到位置。
13、从菜单选择【视图】|【大纲】命令，进入大纲视图。文档顶端会显示“大纲”工具栏，如图 12 所示。在“大纲”工具栏中选择“显示级别”下拉列表中的某个级别，例如“显示级别 3”，则文档中会显示从级别 1 到级别 3 的标题，如图 13 所示。 如果要将“用户职业”部分的内容移动到“用户年龄”之后，可将鼠标指针移动到“用户职业”前的十字标记处，按住鼠标拖动内容至“用户年龄”下方，即可快速调整该部分区域的位置。这样不仅将标题移动了位置，也会将其中的文字内容一起移动。从菜单选择【视图】|【页面】命令，即可返回到常用的页面视图编辑状态。对文章的不同部分分节文章的不同部分通常会另起一页开始，很多人习惯用加入
14、多个空行的方法使新的部分另起一页，这是一种错误的做法，会导致修改时的重复排版，降低工作效率。另一种做法是插入分页符分页，如果希望采用不同的页眉和页脚，这种做法就无法实现了。正确的做法是插入分节符，将不同的部分分成不同的节，这样就能分别针对不同的节进行设置。定位到第二部分的标题文字前，从菜单选择【插入】|【分隔符】命令，显示“分隔符”对话框，如图 14 所示。选择“分节符”类型中的“下一页”，并单击【确定】按钮，就会在当前光标位置插入一个不可见的分节符，这个分节符不仅将光标位置后面的内容分为新的一节，还会使该节从新的一页开始，实现既分节，又分页的功能。用同样的方法对文章的其他部分分节。对于封面和
15、目录，同样可以用分节的方式将它们设在不同的节。在文章的最前面输入文章的大标题和目录，如图 15 所示，然后分别在“目录”文字前和“一、中国互联网络宏观状况”文字前插入分节符。如果要取消分节，只需删除分节符即可。分节符是不可打印字符，默认情况下在文档中不显示。在工具栏单击“显示/隐藏编辑标记”按钮 ，即可查看隐藏的编辑标记。在如图 16 和图 17 所示中，分别显示了不同节末尾的分节符。在段落标记和分节符之间单击，按【Delete】键即可删除分节符，并使分节符前后的两节合并为一节。为不同的节添加不同的页眉利用“页眉和页脚”设置可以为文章添加页眉。通常文章的封面和目录不需要添加页眉，只有正文开始时
16、才需要添加页眉，因为前面已经对文章进行分节，所以很容易实现这个功能。设置页眉和页脚时，最好从文章最前面开始，这样不容易混乱。按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入“页眉和页脚”编辑状态，如图 18 所示。注意在页眉的左上角显示有“页眉 第 1 节 ”的提示文字，表明当前是对第 1 节设置页眉。由于第 1 节是封面，不需要设置页眉，因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮 ，显示并设置下一节的页眉。第 2 节是目录的页眉，同样不需要填写任何内容，因此继续单击“显示下一项”按钮。第 3 节的页眉如图 19 所示，注意页眉的右
17、上角显示有“与上一节相同”提示，表示第 3 节的页眉与第 2 节一样。如果现在在页眉区域输入文字，则此文字将会出现在所有节的页眉中，因此不要急于设置。在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮 ，默认情况下它处于按下状态，单击此按钮，取消“同前”设置，这时页眉右上角的“与上一节相同”提示消失，表明当前节的页眉与前一节不同。此时再在页眉中输入文字，例如可用整篇文档的大标题“中国互联网络发展状况”作为页眉。后面的其他节无需再设置页眉，因为后面节的页眉默认为“同前”，即与第 3 节相同。在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮，退出页眉编辑状态。用打印预览可以查看各页页眉的设置情况，其中封面和目录没
18、有页眉，目录之后才会在每页显示页眉。 在指定位置添加页码通常很多人习惯从菜单选择【插入】|【页码】命令插入页码，这样得到的页码，将会在封面和目录处都添加页码。而现在希望封面和目录没有页码，从目录之后的内容再添加页码，并且页码要从 1 开始编号。这同样要得益于分节的设置。按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入“页眉和页脚”编辑状态，如图 18 所示。在“页眉和页脚”工具栏中单击“在页眉和页脚间切换”按钮 ，显示页脚区域，如图 20 所示。注意在页脚的左上角显示有“页脚 第 1 节 ”的提示文字，表明当前是对第 1 节设置页脚。由于第
19、1 节是封面，不需要在页脚区域添加页码，因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮，显示并设置下一节的页脚。第 2 节是目录的页脚，同样不需要添加任何内容，因此继续单击“显示下一项”按钮。第 3 节的页脚如图 21 所示，注意页脚的右上角显示有“与上一节相同”提示，表示第 3 节的页脚与第 2 节一样。如果现在在页脚区域插入页码，则页码将会出现在所有节的页脚中，因此不要急于插入页码。在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮，默认情况下它处于按下状态，单击此按钮，取消“同前”设置，这时页脚右上角的“与上一节相同”提示消失，表明当前节的页脚与前一节不同。这时再插入页码，就能让页码只出现
20、在当前节及其后的其他节。从菜单选择【插入】|【页码】命令，显示“页码”对话框，如图 22 所示。采用默认设置即可。单击【格式】按钮，显示“页码格式”对话框，如图 23 所示。默认情况下，“页码编排”设置为“续前节”，表示页码接续前面节的编号。如果采用此设置，则会自动计算第 1 节和第 2 节的页数，然后在当前的第 3 节接续前面的页号，这样本节就不是从第 1 页开始了。因此需要在“页码编排”中设置“起始页码”为“1”，这样就与前面节是否有页码无关了。第 3 节之后的其他节无需再设置页码，因为页脚的默认设置为“同前”，而且页码格式默认设置均为“续前节”，将会自动为每一节编排页码。在“页眉和页脚”
21、工具栏中单击【关闭】按钮，退出页脚编辑状态。用打印预览可以查看各页页脚的设置情况，其中封面和目录没有页码，目录之后才会在每页显示页码，并且目录之后的页码从 1 开始编号。插入目录插入目录最后可以为文档添加目录。要成功添加目录，应该正确采用带有级别的样式，例如“标题 1”“标题 9”样式。尽管也有其他的方法可以添加目录，但采用带级别的样式是最方便的一种。定位到需要插入目录的位置，从菜单选择【插入】|【引用】|【索引和目录】命令，显示“索引和目录”对话框，单击“目录”选项卡，如图 24 所示。在“显示级别”中，可指定目录中包含几个级别，从而决定目录的细化程度。这些级别是来自“标题 1”“标题 9”
22、样式的，它们分别对应级别 19。如果要设置更为精美的目录格式，可在“格式”中选择其他类型。通常用默认的“来自模板”即可。单击【确定】按钮，即可插入目录。目录是以“域”的方式插入到文档中的（会显示灰色底纹），因此可以进行更新。当文档中的内容或页码有变化时，可在目录中的任意位置单击右键，选择“更新域”命令，显示“更新目录”对话框，如图 25 所示。如果只是页码发生改变，可选择“只更新页码”。如果有标题内容的修改或增减，可选择“更新整个目录”。小结小结至此，整篇文档排版完毕。在整个排版过程中，可以注意到样式和分节的重要性。采用样式，可以实现边录入边快速排版，修改格式时能够使整篇文档中多处用到的某个样式自动更改格式，并且易于进行文档的层次结构的调整和生成目录。对文档的不同部分进行分节，有利于对不同的节设置不同的页眉和页脚。有关样式和分节应用，以及页眉页脚的设置，这里介绍的仅仅是最基本的用法。下一篇文章将会看到更为精彩和美妙的应用。