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1、K2MG-E专业技术人员绩效管理与业务能力提升练习与答案 1 建 筑 设 计 院 管 理 标 准 QB/JZ：CX1-2010-A0 文件管理程序 目的 对影响管理体系有效运行的所有文件/资料实施控制，确保各相关场所及时获得所需文件的适用版本，防止过期或作废文件/资料的非预期使用。2 适用范围 本程序规定了文件资料的控制内容、程序与要求，适用于本院管理体系范围内文件/资料的控制。各项目部文件/资料的控制，具体按项目标准化管理文件规章制度标准化中“2.11 文件资料管理制度”执行。3 术语与定义 引用管理手册中的术语和定义，以及以下术语和定义：3.1 在用有效文件 指与管理体系直接相关的、规定管
2、理体系的运行和控制准则（要求）或具有指导作用且未过期、作废的文件。3.2 内部文件/资料 指各部门为确保管理体系有效运行而编制的文件/资料，包括管理手册、程序文件、项目标准化管理文件、其它技术和管理性文件等。3.3 外部文件/资料 指院以外的与管理体系有关的文件/资料,包括来自政府、上级单位、顾客、相关方等的文件/资料。注:体系覆盖单位外的转发文在在用有效文件清单中一律归为外部文件。4 职责 4.1 院办公室 4.1.1 负责编制、修订、解释本程序，并指导实施。4.1.2 负责制订本院文件管理规范及办法。4.1.3 负责院和本部门文件/资料的管理，指导下级办公室的文件/资料管理。4.2 总工办
3、 负责组织管理手册、程序文件、项目标准化管理文件通用文本和有关质量、职业健康安全、环境监督管理文件的编写、修订、发放。4.3 各部门 负责本项目文件资料的管理。5 工作程序 K2MG-E专业技术人员绩效管理与业务能力提升练习与答案 2 5.1 文件和资料的分类 文件和资料按来源分为内部和外部文件/资料。5.2 文件/资料的载体形式 5.2.1 文件/资料可以是纸质、电子载体等形式。5.2.2 同一内容的不同形式、不同语种的文件/资料视为同一份文件进行管理。5.3 文件/资料处理分为收文处理和发文处理。5.3.1 收文处理包括文件的签收、登记、拟办、批办、传阅、承办、归档。5.3.2 发文处理包
4、括文件的起草、核稿、呈批、登记编号、印制、分发、归档。5.4 文件的拟制审批及发布 5.4.1 各级部门在拟制新文件时，应组织评审现行有效的管理手册、程序文件及其他规范性引用文件的要求，避免文件之间的重复、矛盾或不一致。5.4.2 编制文件时，应按以下要求进行编号：a)管理手册和程序文件的编号：QB/ZJ:SC-*QB/JZ:CX*b)作业文件的编号：国家或行业以及顾客有规定的按规定执行，公文类文件编号由(发文单位简称)+(年号)+(顺号)组成。5.4.3 文件发布前应经具有相应职权的人员或其授权人审批。5.4.3.1 管理手册由总经理审批；程序文件由管理者代表审批。5.4.3.2 其他文件(
5、包括管理标准、作业标准)由分管领导审批。5.5 文件/资料的分发 5.5.1 文件资料分发由文管部门或文管人员负责，分发应建立和保持可追溯记录（如 发文薄、电脑记录等）。用邮寄分发的，应采用挂号，并将凭证号妥善保存备查；直接分发至收件人的，应保存收件人签收记录；用互联网、局域网分发，应使用统一配置的软件，并按规定操作。5.5.2 文件资料原则不得越级分发。本院文件原则分发至直管单位，再由各单位根据文件资料的适用性转发至相关场所。5.5.3 文件资料接收由文管部门和文管人员负责，收到后应先确认文件资料内容无误，然后按收文处理程序及时贴上处理签，呈送相关领导签处，并确保文件资料及时分发至相关场所。
6、5.6 电子公文 5.6.1 电子公文指由本院统一配置的文档管理软件生成传输的具有规范格式的电子数据，电子公文与纸质公文具有同等效力。5.6.2 电子公文的生成、分发、接收应使用统一配置的文件管理软件系统，并由文管部门及文管人员负责处理，应符合公文处理的有关规定要求和软件操作规程，同时要建立和保存相应的处理版 本 及编制年程序序程序代公司代号 版本及编制年手册代公司代企业管理企业管理K2MG-E专业技术人员绩效管理与业务能力提升练习与答案 3 记录，确保其可追溯。5.6.3 收到电子公文后，必须确认数据是否完整无误，并进行登记，按收文处理流程进行处理。同时建立电子公文的备份，分类存储，以便备查
7、。具体执行本程序。5.7 外来文件的识别与控制 5.7.1 外来文件的识别，由各部门根据职能划分归口负责，按收文处理程序进行管理。外来文件应判断其适用性、有效性，并确定使用范围，对适用且有效的要及时发送到部门或场所。5.7.2 相关的法律法规、标准/规范等的识别、评价与分发控制执行 法律法规及其他要求识别、获取与合规性评价程序。5.7.3 来自政府、上级单位、委托设计单位、监理单位、设计单位及会议文件等，按文件管理及职责权限规定，交由本单位文件管理部门按收文处理程序进行处理。5.8 文件/资料的复印控制 5.8.1 当仅作为参考(即不作为执行的依据)的文件/资料进行复印时，文件管理部门或人员可
8、自行进行复印，不需进行复印登记。5.8.2 文件资料作为执行的依据再分发复印时，应经部门负责人同意，并进行登记，按发文的相关规定进行分发。5.8.3 对机密的或明确规定不准复印的文件和资料，不得复印。5.9 文件和资料领用与清退 5.9.1 领用由需要的人员向文件管理部门或人员提出申请，由文件管理部门或人员负责分发。5.9.2 文件持有者调离单位/岗位时，应向文管部门清退文件。工作岗位或性质没有变化的内部调动人员，经文件部门同意，可不清退原持有的文件。5.10 文件和资料破损或丢失的处理 5.10.1 文件资料破损或不清晰影响使用时，使用人应到文管部门办理更换手续，交回破损的文件和资料，领用新
9、的文件和资料。5.10.2 当文件和资料丢失后，使用人应及时向文管部门说明情况，重新申请领用新的文件和资料。5.11 文件资料的评审 文件资料的评审分为定期评审和不定期评审。5.11.1 定期评审 5.11.1.1 文件资料应定期评审，以确保文件资料的有效性、适宜性。国家、行业和顾客有规定及要求的，按其规定及要求进行评审。5.11.1.2 局本部各单位和部门，应于每年 1 月底前对文件资料通过对在用有效文件清单进行整理（包括作废文件清除、新的文件补充）的形式集中评审，评审由各归口管理部门负责。评审后填报有效文件清单，经部门领导审核后报总工办汇总形成文件清单，呈管理者代表审批后于 2月 20 日
10、前发布。总工办将文件清单发至各部门。各部门建立本部门的部门文件清单。5.11.2 不定期评审 K2MG-E专业技术人员绩效管理与业务能力提升练习与答案 4 当企业内外部环境发生变化可能影响规范性引用文件资料的适宜性时，应及时组织评审。5.12 文件的修订和废止 5.12.1 对于内部文件，经过评审不适用时，应及时修订、废止，其修订和废止由原文件拟制部门负责，书面评审及修订、废止意见应报分管领导审批；对于外部文件，当其有关部门明确通知、说明其作废或修改时，应及时在收文簿的备注栏内标识。以上两种情况均应及时通知各相关场所,并予以记录。5.12.2 各部门接到文件修订、废止通知后，应及时通知文件持有
11、人。对于修订文件，持有人应及时按通知要求对文件进行修订，修订方式一般为将通知附于文件之后或用规定的笔在有关部分标注；废止文件应按通知要求进行处理，处理方式一般为统一收回、就地销毁。如作为资料保存，需在文件显著位置上加注“作废”二字或加盖“作废”印章，妥善保存。同时，在 有效文件清单的备注栏中作修订或作废标识。5.13 文件更改 5.13.1 文件印制过程中出现的漏字、错字、重字之类的问题，不影响其内容的，文件管理部门应及时发出文件更改通知。更改通知由文件管理部门负责人审批。5.13.2 文件持有人接到文件更改通知后，及时在文件相应处用红色墨水笔作出更改，并将更改通知附在文件之后或作标注。5.1
12、4 文件立卷归档 5.14.1 应归档文件处理完毕后，承办人要及时移交本部门文件管理人员，个人不得保管。5.14.2 各部门负责归口管理文件的立卷，各级部门负责本单位文件的归档管理。各部门文件的整理立卷时间，各部门文件管理人员应在规定的时间按要求将文件整理立卷，及时移交档案管理部门。立卷、归档标准按档案管理有关规定执行。5.14.3 机构撤销时，其档案必须按规定及时进行移交。5.14.4 电子公文归档按有关规定处理。5.15 文件借阅 5.15.1 借阅文件和资料，应办理借阅手续，填写文件和资料借阅登记表。5.15.2 借阅人应保管好文件和资料，并按时交还。5.16 文件销毁 5.16.1 不
13、属于归档范围的已作废、过期失效无保存价值的文件，文件持有人应交文件管理部门或文件管理人员统一销毁。5.16.2 机要文件按相关规定处理；其它文件由文件管理人员填写文件/资料/记录销毁清单报部门负责人批准后销毁。6 规范性引用文件 a)法律法规及其他要求识别、获取与合规性评价程序（QB/JZ：CX5-2010-A0）b)档案管理办法 K2MG-E专业技术人员绩效管理与业务能力提升练习与答案 5 7 记录表格(未规定表样的，各单位/部门可根据实际需要自行设置)a)有效文件清单(JZ:B1-1-A0)b)发文簿(JZ:B1-2-A0)c)收文簿(JZ:B1-3-A0)d）文件/资料/记录借阅登记表(JZ:B1-4-A0)e）文件/资料复印登记表(JZ:B1-5-A0)f）文件/资料/记录销毁清单(JZ:B1-6-A0)g)卷内文件目录(JZ:B1-7-A0)h)文件更改通知单(JZ:B1-8-A0)世上没有一件工作不辛苦，没有一处人事不复杂。不要随意发脾气，谁都不欠你的