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1、-西北大学 继续教育学院 毕 业 设 计(论 文)题 目浅论企业会计电算化后财务档案管理 专业班级层次形式 学生姓名 指导教师 设计(论文)完成日期 年 月 日 -浅论企业会计电算化后财务档案管理 摘 要 会计电算化是通过电子计算机对会计信息进行系统的计算处理，它大大提高了会计信息的处理速度和准确性，为企业提供及时准确的会计信息，有助于企业加强管理提高竞争能力。并能有效的减轻会计工作人员的负担，使他们从繁重而简单重复的记账算账中解放出来，以更多的精力从事财务管理和决策工作。会计电算化的普及和应用是会计发展的一个历史性飞跃，它能更好的促进会计工作朝标准化、规范化、制度化的方向发展。电算化后加强会
2、计的基础管理工作更有其重要的意义。随着我国会计电算化事业的不断发展，会计业务执行主体发生了变化,使得会计档案的管理工作也发生了变化,手工会计下所采用的档案管理办法已不适应电算化会计的需要。因此,必须加强会计电算化系统的档案建设,即加快会计档案管理的信息化建设,以适应新时期会计电算化提出的新要求,建好用好电子财务档案,提高财务档案管理工作水平和财务管理工作效率,更好的服务于企业经济建设。本文在会计电算化在我国会计核算领域运用日渐成熟的前提下，针对会计电算化下档案管理工作的特点和内容，挖掘出会计电算化下档案管理存在的问题，主要包括首先，会计电算化档案管理认识滞后；其次，会计电算化档案管理缺乏专门人
3、员；最后，会计电算化档案管理的制度不完善三个方面，结合会计电算化档案管理工作的基本内容和现阶段档案管理工作的现状，提出了如下解决措施，首先，加强企业财务档案管理的基础设施建设；其次，做好电算化会计档案的收集；再次，做好电算化会计档案的管理与保存；第四，做好电算化会计档案的整理和利用；最后，提高财务档案管理人员的信息化素质。有一定的理论意义与现实指导意义。关键词:财务档案，电算化，档案管理，信息化 -目录 前言1 1实行会计电算化意义2 1.1电算化改变了会计核算的处理方法2 1.2 电算化改变了会计数据的修改方法，并对内控制度提出了新的要求 2 2会计电算化档案管理的现状2 2.1电子档案和纸
4、质档案并存2 2.2管理工作依赖于计算机系统环境3 2.3会 计 电 算 化 档 案 的 安 全 性、完 整 性 要 求 更 高3 3会计电算化会计档案的特点3 3.1会计电算化档案的范围扩大3 3.2会 计 电 算 化 档 案 使 用 需 要 一 定 的 外 部 环 境4 3.3会 计 电 算 化 档 案 使 用 不 同 于 以 往 的 介 质 保 存4 3.4会 计 电 算 化 档 案 对 保 存 环 境 有 一 定 的 要 求4 3.5会计电算化档案需要科学的管理4 4电算化会计档案工作的内容4 4.1搞 好 数 据 挖 掘 和 整 理,建 好 数 据 库,并 及 时 采 集 动 态 数
5、 据4 4.2搞 好 财 务 档 案 信 息 网 络 建 设,提 高 档 案 使 用 效 率5 4.3 搞好财务档案管理辅助决策系统建设,做到定量分析与定性分析相结合,科学管理使用档案5 5会计电算化档案管理工作存在的问题5 5.1会计电算化档案管理认识滞后5 5.1.1备份打印输出不及时。6 5.1.2.硬件设施未跟上。6 5.1.3是思想认识上不够重视。6 5.2会计电算化档案管理缺乏专门人员6 5.3会计电算化档案管理的制度不完善7-6改进会计电算化下档案管理工作的措施7 6.1加强企业财务档案管理的基础设施建设8 6.2做好电算化会计档案的收集8 6.3做好电算化会计档案的管理与保存8
6、 6.4做好电算化会计档案的整理和利用9 6.5提高财务档案管理人员的信息化素质10 结论13 致谢词12 参考文献16 -前 言 所谓会计电算化,是指计算机技术在会计工作中的应用,即采用电子计算机替代人工记账、算账、报账,以及对会计信息进行分析和利用的工程。会计电算化后,提高了会计核算与物资管理的准确性、规范性和工作效率,减轻财会人员的劳动强度,使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来,更好地参与单位的经营决策,加强财务管理。会计电算化在我国现阶段的运用越来越普遍，在会计电算化条件下的档案管理工作与传统的会计档案管理不同，不能按照原来的会计档案管理方法进行会计电算化下会计档案的管
7、理工作，必须针对新形势下档案管理的特点，挖掘档案管理工作中存在的问题，从而提出改进的措施，这对企业会计工作而言有着非同寻常的意义。因此，加强会计档案管理信息化是企业会计电算化改革和发展的客观需要,是时代发展的必然,是会计档案管理的发展方向。管好用好财务档案是企业财会工作向高水平发的重要前提。-3.2会计电算化档案使用需要一定的外部环境 会计电算化会计档案的调用需要使用一定的软硬件环境，虽然传统的会计档案具有直观可视性，但是存储在磁性介质上的会计档案则必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才能得以使用和审阅。3.3会计电算化档案使用不同于以往的介质保存 在会计电算化档案的保管中不仅有记录会计资料
8、信息载体的纸张，还有一些不易保管的磁性介质或光盘，因此，在信息的保管上应注意对这一类档案的保存。3.4会计电算化档案对保存环境有一定的要求 提高对会计档案的安全性、完整性的管理。会计电算化档案具有易遭破坏，难留痕迹的特点，同时它们又受到载体的质量、载体存放环境、载体信息以及存储的有效期等条件的制约，从而增加了会计档案在保管上的难度。3.5会计电算化档案需要科学的管理 实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本越多，会计电算化的管理才能更为科学有效，所以进行科学化的会计管理就显得尤为重要。4 电算化会计档案工作的内容 4.1 搞好数据挖掘和整理,建好数据库,并及时采集动态数据 档案信息的数字
9、化是整个档案管理信息化的基础,其他的一切工作都建立在此基础之上。传统的档案大都以纸质为载体,实现档案管理的信息化,必须向数字化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地,是数据存储、管理、处理、-查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。在财务档案数字化的基础上,必须建立企业财务档案数据库,可以按企业财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库,如按标准制度、原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等建立几个主要基本数据库。数据库一经建立,立即着手数据的录入,将本单位的财务档案资料都录入计算机。4.2 搞好财务档案信息网络建设,提高档案使用效率 档案的最大价值在于利用,档案管理信
10、息化的实现将为档案信息的充分利用提供广阔天地。建立完善的财务档案信息网络,一方面可以将业务上级的文档以及本级各单位的相关文件直接进入或转换进入档案数据库,减少档案人员的重复录入工作,保证档案信息的完整性。另一方面也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务,也可以通过电子邮件或 BBS 等方式开展财务档案信息咨询。总之,网络财务档案的在线管理和使用功能,可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差,实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越,整合财力资源、人力资源,提高财务档案管理能力和质量。4.3 搞好财务档案管理辅助决策系统建设,做到定量分析与定性分析相结合,科学管理使用档案 财务档案信息通过采
11、集整理和网络传输,最终要提供给各级领导、决策部门、财务人员处理和运用。由于信息量大、保障要求高,仅凭有关人员的经验来处理问题是不行的,必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统。以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础,以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段,建立决策支持系统。该系统能对一个问题提出多种方案,并对方案进行比较、分析和优化,最大限度地提高财务保障的决策水平和决策质量。5 会计电算化档案管理工作存在的问题 5.1 会计电算化档案管理认识滞后 会计电算化档案需在一定的系统内才可实现，因此目前许多单位因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，
12、不同版本下的会计数据不能被-案，遇有上级主管部门检查时则应付了事，档案意识滞后。个别单位的档案室多采用打开柜门，让财务部门的工作人员自己查阅会计档案，有的甚至未办任何手续就随意借出档案查阅，既不符合会计档案管理的要求，也无法满足单位对会计档案的信息需求。众所周知，电算化下的档案管理涉及软件、系统安全、维护等一系列专业问题，但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训，然后就去操作系统。从一定层面上而言，会计人员仅学会了计算机操作，管理与维护还是非常陌生的，由此导致的损失往往非同小可。一些会计人员业务经验丰富，但计算机专业知识却很缺乏，难以胜任用计算机处理会计业务工作的重任。一旦出错，就会
13、将自己很长时间的工作成果付诸东流，使系统数据丢失，严重的导致系统崩溃。5.3 会计电算化档案管理的制度不完善 准确、真实和安全是会计档案的生命所在，是对会计工作提出的最基本要求。由于会计档案主要对财务收支进行价值量的记录和描述，反映经济活动的质的变化，要求极准确的资料。但在会计电算化条件下，由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上，在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹。如果被修改，就很难辨别出经济业务的原貌，会计信息的真实性就难以保证。再者，电算化条件下，会计数据高度集中在磁盘、光盘等磁性介质上，未经授权的人员出于私利和不正当的目的有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁
14、一些重要的会计数据，会计信息的完整性、安全性也因此受到挑战。可见，由于磁性材料易被遗失、污染、篡改、复制、销毁等，因而防潮、防盗、防尘、防火、防篡改、防过期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了会计电算化档案管理的重要内容。由于没有完善的、针对电子文件的制度规范，一些单位会计电算化档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法，只归档纸质文件，而且只是将原来用手工记录的账簿、报表改成了用计算机打印出来的账簿、报表，强调了会计业务工作而忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员的岗位责任制中。6 改进会计电算化下档案管理工作的措施 -电算化会计档案是电算化会计活动的
15、产物,又是电算化会计活动的客观表现,在经济活动中具有史料和查证作用。所以加强电算化会计档案管理是电算化会计工作连续进行的保证,是电算化会计信息系统内数据安全完整的保证,是电算化会计信息系统正常运行的保证。因此,必须做好会计凭证的收集和整理、会计账簿的收集和整理、会计报表的收集和整理、会计电算化系统开发文档资料的收集和整理、磁盘数据的收集和整理。6.1 加强企业财务档案管理的基础设施建设 软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件,是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础,而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。在工程规划初期,应该由财务部门和档案部门人员共同
16、协商,分别从财务管理角度和档案管理角度提出设计思路,考虑各方面的需要,从而避免在系统运行过程中出现空缺或重叠,提高效率。在财务软件方面,应采用一定的安全保密措施,实行电子签单制度,建立和健全财务档案管理责任制、电子文件签入、签出制、安全日志制,从而保障财务档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。此外,为便于财务软件升级,保证不同开发商提供的软件能够相互兼容,必须提高财务数据存贮形式的标准性、一致性和可续性。6.2 做好电算化会计档案的收集 所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内(如一个会计年度),把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上,从而形成脱离于原计算机系统
17、的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好,以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。除了备份之外,还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统;财务软件的编程语言、数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号;财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。6.3 做好电算化会计档案的管理与保存-由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应准备双份即采用“AB 备份法”进行数据的
18、备份,并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名,贴上保护字样,存放在两个不同的地点,以防止地震或火灾等意外情况引起的整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场,注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案,还应定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质的损坏,而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失。此外,还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同,这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。因此,本文建议会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统版
19、本,二者的一致性是非常必要的。显然,其收集与管理工作也是比较艰巨的。6.4 做好电算化会计档案的整理和利用 电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析,从而为企业或部门的决策者提供可靠的决策依据。另外还可以得出本单位、本部门,甚至某一地区过去、现在与将来的发展情况与发展趋势,使决策者在遵循市场经济规律的前提下,制定出适合自身发展的行为规范,改善经营管理、提高经济效益。我们还可以利用会计电算化会计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型,建立一整套比较完善的决策支持系统,以实现会计电算化会计档案的
20、再利用。在长期开展会计电算化的过程中,随着软件系统的不断升级,我们所调阅的会计档案会有下述两种情况:(1)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致,此时只需将您所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可;(2)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致,此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统,然后再进行调阅 6.5 提高财务档案管理人员的信息化素质 财务档案管理信息化是不断完善、优化的过程,始终要依赖于档案人员素质的提高。建设一支高素质的财务档案干部队伍,是财务档案管理信息化的重要基础。财务部门要-补充具有计算机
21、、通信、微电子等学历背景的技术人员,逐步改变现有业务人员队伍专业结构单一的情况,满足信息化建设工作的需要;加强财务档案人员的继续教育,以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则,着重加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训,提高其掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能。建立合理的财务档案管理人员的效绩考核评价规定,对财务档案管理信息化能力强、成绩好的单位和个人要及时进行表彰,激励大家学信息化、用信息化。此外,还要对计算机信息化技术人员进行一定的档案工作、财务管理工作知识和技能的介绍,使其了解财务档案工作的客观规律,更好地为财务档案管理信息化提供技术支持。-结
22、论 进入 WTO 后，中国经济的发展将进入快车道,中国的企业要走国际市场,参与国际竞争和国际分工。随着电子计算机技术、网络技术的不断发展,档案管理信息化代替传统的手工工作是必然趋势。为了适应新形势下会计电算化工作的开展，会计档案管理工作急需要改进和完善，本文针对企事业单位先行会计档案管理工作中存在的问题，提出了解决问题的措施，首先，加强企业财务档案管理的基础设施建设，其次，做好电算化会计档案的收集；再次，做好电算化会计档案的管理与保存；第四，做好电算化会计档案的整理和利用；最后，提高财务档案管理人员的信息化素质。除了如上文所提措施之外，各企事业单位也可以根据自身情况为会计档案管理工作配备会计档
23、案管理信息系统，以帮助会计档案管理人员加强和完善档案管理工作。如何强化电算化会计档案管理,将成为各个企业在财务工作以及在整个企业经营管理工作中必须考虑的问题,财务档案管理的好坏将直接影响到企业的管理和效益。会计电算化档案作为会计档案的一部分，它与传统形式的会计档案相互配合、密切联系。如果说传统形式的会计档案是会计电算化档案的基础，那么会计电算化档案就是电算化独特的个性，它代表着未来会计规范化、现代化的发展方向。良好的会计档案管理是保证会计数据安全完整的关键环节，也是会计信息得以充分利用，更好地为决策服务的保证。为此，要充分发挥电算化会计的强大功能，必须做好会计电算化档案管理这一基础性工作。我们
24、有理由相信随着会计电算化事业的蒸蒸日上,会计电算化档案的管理工作也一定会更出色,我们的工作也将会有条不紊地进行下去。-致谢词 感谢我的辅导老师王静对我的指导、感谢我的同学朋友们给了我无言的帮助，在此请接收我诚恳的谢意！参考文献-1 艾文国.会计电算化M.北京:高等教育出版社,2003.2 史迎春.会计电算化及其对财会业务内部控制的影响J.辽宁师范大学学报(自然科学版),2001(6).3 黎克双.电算化会计信息系统的内部控制J.吉首大学学报(自然科学版),2001(6).4 王定迅.企业会计电算化系统内部控制的再认识J.经济经纬,2004,(1).5 张克友.会计电算化局域网共享资源的安全管理研究 J.微型机与应用,2009,28(15).6 牛丹.会计电算化教学存在的问题及改进措施J.中国管理信息化（综合版）,2006,9(4)7 诸秀敏,张媛.影响医院会计电算化进程的深层次问题及对策J.中国卫生经济,2007,26(7)8 李闻一.会计电算化专业实践教学体系的研究J.会计之友,2008,(10)9 李举芝,王书果.高职会计电算化教学问题探讨J.中国管理信息化,2010,13(11).