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1、销售与收款核算与管理 一、名词解释 1.销售与收款子系统:是适用于各类工业企业和商品流通企业往来账款和销售业务管理及核算的会计电算化子系统,是企业会计信息系统的重要组成部分。在此子系统中完成对销售与收款管理业务流程的全面管理工作,就是从客户资料、报价单、销售合同及销售发票的输入到实现销售、收到货款的全过程进行管理。其中经过销售报价、销售合同签订、销售开票、销售收款、销售退货等活 动。2.客户付款条件:由现金折扣比率和最长的信用期间构成。企业针对当前的销售业务,确定客户在不同期间的付款可以获取的现金折扣比率及最长的信用期间,系统将根据所选客户自动输出其对应的应付款条件。3.现金折扣:是指供应商为
2、了鼓励用户偿还货款而允诺在一定期限内给予规定的折扣优待,是客户付款条件的组成内容。4.销售报价单:记录企业向客户提供货品、规格、价格、结算方式等信息,双方达成协议后,销售报价单转为有效力的销售合同。5.销售报价:从商品档案获取商品的销售价格,同时考虑客户适用折扣率以及批量购买引起的价格折扣因素,系统自动生成销售报价。销售报价=销售单价客户适用折扣率批量折扣率 6.销售合同:本章所指的是企业传统意义上的销售合同中关于货物的明细内容,也可以是一种订货的口头协议,是反映由购销双方确认的客户要货需求的单据。企业根据销售合同组织货源,并对告同的执行进行管理、控制和跟踪。7.销售发票:是指在销售过程中所开
3、具的原始销售单据,包括增值税专用发票、普通发票等。销售二支票是确认和计量销售收入、销售税金、应收账款的依据。8.销售方式:如直销、赊销、预付货款、预付定金、分期付款等。主要供用户按不同的标准分类统计报表之用。9.销售文件:是系统根据销售发票文件记账生成的数据文件,该文件用来存储每笔销售业务的详细数据,有关销售的统计分析数据均可由此数据文件加工处理生成。10.基础设置:也称系统初始化,是指企业在开始使用销售与收款子系统时,根据本企业的业务特征、会计核算和财务管理要求而设置的一系列基础信息,为日常核算和管理提供支持。11.年初始化:在基在瑞设置模块中,第一次启用系统做初始化时以及每年年初执行年初始
4、化操作,其目的是建立数据库结构框架,为录入原始单据做好数据库结构准备。如果上年使用了本系统,则执行年初始化的同时,亦将去年各种期末余额逐笔转至本年年初,即年初余额过账。12.账龄区间:指由企业定义应收账款时间间隔,其目的是进行账龄分析时,统计应收账款在不同时二间段的余额,统计的结果是应收账款的余额会归属于上述不同的时间段,便于企业清楚掌握在不同期间内所发生的应收款情况。13.结算方式:企业钵事售货款的结算方式主要有现金、支票、汇兑、银行汇票、商业汇票、银行本票、托收承付和委托收款等。结算方式用于收款环节,不同的结算方式管理要求不同;此外,结算方式还将用于转账处理中,结算方式不同,收款信息转化为
5、会计凭证对应的会计科目也可能不同。14.往来核销:建立收到客户款项和客户所欠账款之间的对应关系,以便了解每笔业务的回款情况。系统提供了自动核销与手工核销的功能。15.凭证模板:销售业务涉及的会计科目与销售方式和结算方式有明确的对应关系,在销售与收款子系统中,记账凭证的生成是通过销售方式、结算方式设 置中所定义的凭证模板,在 销售业务确认处理的同时根据输入的有关数据自动生成的。凭证模板是针对不同的单据、业务特征,定义不同的实现业务信息转化为会计信息之间的规则。16.应收账款核销明细账:以发票号的不同来区别不同记录。存储销售发票及收款单按发票号逐笔核销后产生的款项发生额、余额等信息,查询应收账款核
6、销明细账的同时,系统动态即时生成。系统提供按发票号、客户进行查询及按发 票号进行排序的功能。二判断题 1 2.3.4.5.6.7.三.单项选择题 1.C 2.C 3.B 4.A 5.B 6.A 7.D 8.C 9.C 10.D 四.多项选择题 1.ABCDE 2.ABC 3.BC 4.ABCDE 5.ABCDE 6.ABCD 7.ABCDE 8.ABE 9.AB 10.BCDE 11.ABCDE 五、简答题 1.销售和收款业务流程如下:(1)客户通过电话、邮件或上门洽谈购货意向,销售业务员根据商品价格政 策给客户提供销售报价,双方进行协商,洽谈销售合同。销售部门据以填制销货 通知单,引发其他销
7、售作业步骤。(2)销售部门请求信用审核部审核客户信用状况(如果客户不在已有客户名单内,需考虑将客户信息添加至客户名单中),批准是否可以进行除销,以及对每个客户己授权的信用额度进行除销审批,通过审核后正式签订销售合同。企业根据销售合同安排生产。(3)销售部门将经过批准的多联式销货通知单及其他销售交易资料分送仓储、发运和开单等部门。(4)发运部门根据己批准的销货通知单安排从仓储部提货、包装和发运货物,并把发运汇总资料转送开单部门。(5)开单部门核对销货通知单与发运汇总单据,依据销售合同、企业的产品价格目录资料开出销售发票和提货单给客户(列明销售物品品种与数量、价格、运费、税金项目、销售折扣和付款方
8、式等),然后把发票的副联转送财会和存货控制两部门。客户以销售发票为凭据办理销售结算;客户持提货单也可到仓库部 门提取商品。(6)财会部门编制会计凭证。记录销售过程,严格区分除销和现销业务并按 销售发票编制转账凭证或现金、银行存款收款凭证,再据以登记销售明细账、应收账款明细账及现金、银行存款日记账,反映现金、应收账款及销售情况。(7)财会部门确认、计量并记录销售成本。根据存货计价方式和所销售商品数量,计算销售商品成本,编制转账凭证,再据以登记销售成本明细账和库存明细账。(8)仓储部门依据相关部门转来的销售资料登记存货记录,反映库存发出的数量情况。(9)办理和记录销货退回业务。对于客户的退货事件,
9、企业需要开具红字销售发票冲减原来已经确认的销售业务,财务部根据红字发票退还客户货款,并冲减已经确认的销售收入、销售税金及销售成本。仓库部门确认收回所退商品,并用红字登记库存账。(10)坏账管理。根据企业应收账款状况和提取坏账准备的相关制度,及时准确提取坏账准备。对于确实无法收回的货款,获取货款无法收回的确凿证据,经审批后,注销这类坏账。对坏账计提、发生与收回编制会计凭证。2 完成对销售与收款管理业务流程的全面管理工作,就是从客户资料、报价单、销售合同及销售发票的输入到实现销售、收到货款的全过程进行管理。其中经过销售报价、销售合同签订、销售开票、销售收款、销售退货等活动。同时销售价格管理和客户信
10、用管理将贯穿于整个销售与收款的日常单据处理流程之中。3.销售与收款核算和管理系统的主要特点有:(1)业务频繁,数据量大。(2)数据的真实性、准确性要求高。(3)销售活动参与者众多,数据的实时性要求高。(4)业务内容及核算方法比较复杂,可靠性要求高。(5)信息加工的深度要求较高,应具备一定的统计功能,为销售分析预测提 供基础数据。(6)应具备资料、档案管理的特点。(7)同其他子系统联系紧密。4.在IT环境下,销售与收款子系统的主要设计目标归纳如下:(1)在系统的初始设置方面完成用户自定义功能。根据具体业务不同,完成产品(商品)目录、销售部门、销售人员、销售客户、销售合同、主要单证票据等数据文件结
11、构的字段的用户自定义工作;可定义不同的销售方式,并根据不同 销售方式的需要,自定义若干核算字段;在进行利润等指标核算时,用户可使用系统提供的语言,自定义不同的计算公式,对上述核算字段进行运算。用户可自定义应收账款账龄分析时间段。(2)在信息采集方面,要求能够全面、准确地收集销售信息。规范业务流程,以统一的口径、要求,多种手段、多种渠道收集销售信息,有利于系统所记 录的销售信息全面、一致、准确。(3)在信息记录、加工和处理方面,要求做到:及时掌握企业的销售情况,反映和监督销售计划、销售合同、销售订单的执 行情况,促使企业按预定的销售战略完成销售计划,保证企业正常经营所需的周转资金。完成日常销售核
12、算与管理,反映和监督企业的销售数量、销售收入、销售成本、销售费用、销售税金及附加和销售利润的完成情况,促使企业加强对销售货款的管理,降低销售成本与销售费用。及时记录已经收回的货款,反映和监督除销货款的收回情况,尽量避免和减少坏账损失的发生,并对可能的坏账进行合理的估计。及时反映每笔业务的执行情况,不仅有利于维系与客户的良好关系,而且有利于企业进行应收账款管理,减少应收占用资金成本,减少坏账损失,加速应收账款周转速度。(4)在信息传递和流程管理方面,要求做到:规范销售流程,相关部门熟悉销售业务处理过程,有利于提高工作效率。实行动态管理,有效控制销售一发货一收款等环节,上述环节之间的信息传递与共享
13、对于有效管理销售流程至关重要。例如,销售发票的数量应该决定发货数量,在销售部门和仓库部门之间实现信息共享,通过销售发票数量控制出库单数量,将在很大程度上减少销售发票信息与出库信息之间的差异;销售发票与收 款信息直接决定企业应收账款的状况,一方面,将发票的关键信息(如客户编码 及名称)动态传递给收款环节;另一方面,提供销售发票和收款(包括预收款)之间的结算处理,保证应收账款信息的准确无误。(5)在资料管理、风险控制方面,实行价格管理,与信用管理,防范经营风险。IT销售与收款子系统将借助IT技术快速计算、信息共享等特征,有效实施 价格管理和信用管理,评价客户的偿债能力和信誉程度,控制除销合同的签订
14、,对客户资料和销售合同进行管理,防范企业经营风险。(6)在信息查询、输出方面,要求做到多角度销售分析,提供销售决策支持信息。首先,销售活动涉及多方参与者,需要加强对参与者的管理,如加强客户管理,对客户交易状况、信用情况等进行分析;又如加强销售人员管理,对销售人员进行业绩分析等。其次,以核算信息为基础,对产品盈利能力进行分析与预测,对各销售地区销售业绩进行分析与预测,对销售增长趋势进行分析与预测等,从多个角度展开销售分析,为企业日常管理与决策提供支持信息。7)在与其他会计子系统集成使用方面,要求做到:一方面提供与账务处理子系统等其他会计子系统之间的接口,能够方便、及时地将有关数据在各子系统之间进
15、行传递。例如,销售业务所产生的会计信息必须自动生成并传递给账务处理子系统。另一方面,该子系统需要获取其他子系统的相关信息,如从其他子系统中获取所销售产品的成本信息等。因此,销售与收款子系统应该与其他会计子系统集成使用,实现数据一次录人多方使用,借助信息共享特性,促进各部门之间的沟通与监督,促进各环节之间的衔接与控制。5.主要包括:(1)客户档案文件。该文件用于存储所有客户的固定信息,以及所欠账款综合动态信息,以便加强货款催收工作,提高销售管理,文件中每个记录对应一个客户,根据此文件可以输出欠款客户信息表、客户信誉信息表、催款单、客户代码表、客户应收账款汇总表等。(2)销售报价单文件。记录企业向
16、客户提供货品、规格、价格、结算方式 等信息。企业可以针对不同客户、不同商品、不同批量提出不同的报价、折扣率。(3)销售合同文件。指的是企业传统意义上的销售合同中关于货物的明细内容,也可以是一种订货的口头协议。是反映由购销双方确认的客户要货需求的单据,该文件用于存储所有已签署合同的固定信息,以及合同执行过程中的综合动态信息。(4)销售发票文件。用于存储在销售开票过程中用户所开具的销售发票的详细信息。销售发票包括增值税专用发票、普通发票等。销售发票是确认和计量销售收入、销售税金、应收账款的依据。发票管理是销售管理的重要环节。(5)销售文件。是系统根据销售发票文飞件记账生成的数据文件,该文件用来存储
17、每笔销售业务的详细数据,有关销售的统计分析数据均可由此数据文件加工 处理生成。(6)应收、预收账款文件。该文件用于存储每笔除销业务形成的应收账款及预收账款信息。该信息由销售发票文件记账以及销售发票文件与收款单文件核销后生成。该文件是生成应收账款对账单的重要数据来源。利用该文件可以生成销售发票信息列表、客户欠款发票列表、逾期未收款明细表、应收账款账龄分析表等。(7)收款单文件。用来存储收款单信息,记录企业所收到的客户款项,每张收款凭证为一个记录,以提供生成应收账款明细账所需的收款信息,款项性质包 括应收款、预收款、其他费用等。6.签署销售合同时,同一合同上可以记录多种存货的销售信息,因此,可以将
18、销售合同文件拆分成两个文件:一个文件用于保存销售订单的固定信息,处于单据的表头位置;另一个文件用于保存销售订单的变动信息,处于单据的表体位置。这样进行文件结构设计的目的是便于随时了解合同执行情况,提高销售管理水平。(1)销售合同固定信息文件结构包含下面字段:合同编号、销售方式、签订日期、付款期限、客户代码、客户付款条件、部门代码、销售人员代码、交货地 点、交货日期、违约责任。(2)销售合同变动信息文件结构包含下面字段:合同编号、产品代码、增值税税率、计量单位、销售单价销售数量、销售税金、合同金额。(3)上述两个文件可以通过 合同编码 进行连接。固定信息文件以 合同编码 作为索引关键字建立索引文
19、件;变动信息文件以 合同编码+产品代码 作为索引建立索引文件。7.由于许多时候同一客户开具的一张销售发票可以包含多种存货的销售信息,因此,与销售报价单和销售合同相对应,销售发票文件可以拆分成固定信息 和变动信息两个文件。(1)销售发票固定信息文件结构包含以下字段:发票号、合同编号、开票日期、预计收款时间、销售方式、计税方式、结算方式、结算号、运输单号、出库 单号、客户代码、客户付款条件、部门代码、销售人员代码、仓库代码、发货地 址、开户银行、银行账号、纳税人登记号、制单人、审核标志、转账标志、核销 标志。(2)销售发票变动信息文件结构包含以下字段:发票号、产品代码、计量单 位、增值税税率、销售
20、单价、销售数量、销售金额、销项税额、代垫运费、收款合计。(3)两个文件以 发票号 字段进行连接。固定信息文件以 发票号 为关键字建立索引文件。变动信息文件以 发票号 十 产品(商品)代码 作为关键字建立索引文件。8.销售与收款子系统由系统初始化、日常单据处理、销售核算及结账、统计、查询、输出和系统维护五个功能模块构成。各模块的基本功能介绍好下：(1)系统初始化:销售与应收账款子系统基础设置的主要作用是建立起各类档案、各种初始设置及初始余额等数据的录人,如销售部门及人员档案、销售产品档案、客户档案等。基本档案的建立,不仅有利于方便、快速的录入,更重要的是可以根据各类档案进行统计分析。另外,会计信
21、息系统的各子系统都将使用相同的基本档案,这为各个子系统之间数据的共享与传递奠定了基础,各种初始设置包括数据文件结构的用户自定义、打印格式的自定义、转账 流程(如凭证模板)的用户自定义、账龄分析的时间段定义、税种、税率设置等,同时在初始化模块还要完成应收账款的余额录人,特别是上年未核销的往来账余额录入等。部分初始信息的设置使用还将协助企业实现业务环节的相关控制与监督,如其他设置模块中的客户付款条件设置将用于发票处理环节,除销类业务信用期限到期后,系统将自动提供应收预警信息,促进企业加快款项回收。(2)日常单据处理:主要用于规范销售与收款活动日常处理流程,具体而言体现在编制录入和审核各种单据、记账
22、、往来核销、自动转账以及坏账处理。日常单据的录入:包括报价单、销售合同、销售发票及收款单等。由于销售 与收款活动的各个环节之间存在继承性,各种单据之间必须遵循一定的因果关系,该功能模块将根据销售类型的不同,约束各单据的处理顺序,界定同一单据 内部不同数据项之间、不同单据的数据项之间的计算关系。如同一笔业务的收款单参照销售发票生成,两张单据的客户信息、交易信息保持一致。往来核销:提供了自动核销和手工核销两种方式。坏账处理:包括坏账计提、坏账发生与收回等,全面掌握坏账信息,加强对应收账款的管理,减少坏账损失。转账处理:销售与收款处理全面收集了业务信息,转账处理主要实现将销售与收款业务信息转换为会计
23、信息,并传递给总账子系统。转账定义将针对具有相同特点的销售、收款活动设置转账规则,转账规则将决定业务单据(销售发票、收款单、出库单)各数据项如何转化成凭证的科目、借贷方金额及辅助核算信息。在企业销售与收款业务特征保持稳定的情况下,一次设定转账规则后可以长期重复使用,一旦业务特征发生变化,企业需要修改转账规则。转账生成根据业务单据的各数据项的具体数值及已经设置的转账规则,将业务单据记载 的业务信息转换成凭证信息,传递给总账子系统,实现销售与收款信息的计量与 确认。(3)销售核算及结账:主要是为了完成产品销售利润的计算,针对销售文件的处理而设计的,实现销售信息的汇总、结转与计算。包括汇总销售收入,
24、结转销售成本,结转销售税金,计算销售利润以及月底结账。(4)统计、查询和输出:查询销售与收款的明细单据,按不同统计条件,分地区、部门人员、产品品种等对一段期间内的销售与收款业务进行汇总统计。此外,根据企业常用的销售与收款分析方法,提供内部管理及分析报表。销售分析通常包括销售构成分析、销售增长分析、销售毛利分析、部门与职员业绩分析等。收款与应收分析通常包括应收账款账龄分析、未来期间收款预测、资金回笼情况分析及逾期未收款分析等。不同企业可能采用不同的统计与分析方法,相关报表将为企业日常管理和决策提供支持信息。此外该模块还可查询客户信息、合同及发票信息等。（5）系统维护：该模块提供系统服务功能,包括
25、数据备份、数据恢复系统帮助、权限设置口令修改、系统修复等功能。9 在进行系统初始化前,应对手工的一些基础数据进行规范，包括:(1)整理已有的各类档案,包括客户档案、合同档案、产品(商品)资料等,制定合理的客户、产品编码规则。（2）按照销售发票号的不同，逐笔整理出已有的未核销的往来业务,为初始录入应收账款、预收账款期初余额做好准备。(3)制定好销售发票及收款单据的格式和内容。(4)整理出销售过程中的应交税种和税率,使系统能自动算出相应的税金额和附加费额。（5）在算销售利润时,销售费用中的间接费用要分推到各项产品(商品)中去,应事先制定出费用分摊原则和方式。(6)结算方式、销售类型、客户付款条件、
26、费用项目等内容的确定。（7）确定输出的各类报表的格式。10初始化内容主要包括各种档案(存货档案、客户档案、部门档案人员档案等)的建立,期初余额的录入,年初始化的执行,结算方式、销售类型、客户付款条件、打印格式、税种、税率的设置,以及数据文件结构、凭证模板、应收账款账龄时间段的定义及设置等,初始化的基本信息将运用于日常单据处理、销售核算与查询分析过程中。在企业基础信息发生变化时,必须通过初始化模块的设置功能更新这些信息。初次启用系统时,需要将未处理完毕的业务单据输入子系统中,如未做收款处理的销售发票、未结算的预收款项对应收款单等,以保证计算机会计信息系统与手工会计系统的延续性。11对于有销售报价
27、环节的销售业务而言，销售合同可以参照报价单生成，按下此功能按钮,报价单上的相关信息将自动传递给销售合同,商品的销售单价为含税单价,即报价单的销售报价。12.对于系统未能自动核销的款项,即自动核销后尚未建立对应关系的发票和收款单,系统可提供手工核销的功能。按下往来核销界面中的手工核销按钮,用户可进行手工核销的操作。在往来核销界面中,屏幕可分为上下两个部分,屏幕上半部分是销售发票文件,下半部分是收款单文件,光标停在发票文件中的某记录上时,收款单文件将显示出与发票文件的该记录发票号一致的一个或若干记录。用户需要执行手工核销时,可人为指定收款单与销售发票的对应关系。手工核销方式下,可能出现一张销售发票
28、对应一条或几条收款记录的现象。由于客户可能就几笔销售业务一次付款,因此,手工核销方式下,还需要支持一张收款单的收款金额在多张销售发票之间进行分摊,几张销售发票对应一张收款单的情况。13.销售与收款子系统通过录入各种相应的原始单据,全面收集销售活动中产生的业务信息,转账处理将业务信息按照一定的规则转化为以凭证形式体现的会计信息。转账处理主要包括两个功能:定义凭证模板,即定义信息转化规则;生成记账凭证,即根据所定义的凭证模板,将销售发票和收款单所记载的业务信息转化为记账凭证形式的会计信息。14.在基础设置模块中,设置客户所适用的信用政策,具体包括信用额度和客户付款条件。(1)信用控制环节。用户可以
29、选择在销售活动的一些环节实施信用检查。可以被选做信用控制的单据包括销售合同、销售发票、销售出库单;用户可以同时选择多个信用控制单据。选择信用控制的时点有单据保存、单据审核。一般而言,只允许选择一个信用检查的时点。(2)信用额度控制。当在信用控制环节出现超出信用额度事件时,系统一般提供两种信用控制方式:一是提示超信用;二是超信用审批。如果采用第一种方式,则在业务处理过程中,系统将给出超信用提示,但是不控制后续环节的开展;如果采用方式二,则系统将控制后续环节的开展,等待专人审批,审批通过后方可继续后续处理环节。(3)信用期间管理。根据客户付款条件所规定的信用期间,开出销售发票后如果信用期间已经结束
30、,而客户仍然没有付款结算,则登录系统时,系统将提供单据的信用期间过期预警。15.不同商品其有不同的销售价格,但商品不是决定销售价格的唯一因素,客户、销售数量、促销活动、批发或零售等因素都可能影响销售价格。(1)设置价格级别。同一商品可能存在不同的价格,不同客户适用于不同的价格,因此,需要对商品价格进行分级管理。(2)商品价格管理。根据所设定的价格级别,确定不同商品不同级别的具体价格。(3)客户折扣率管理。企业在价格政策中可能采用多种销售价格,还可能针对不同客户给予不同的折扣率。(4)批量折扣率管理。企业提供批量折扣,鼓励客户批量购买。不同商品可适合不同的批量折扣率,同时不同客户也可适合不同的批
31、量折扣率。综合客户档案中所选择的价格级别、商品价格、客户折扣及批量折扣四个因素,可以确定某个客户购买某种产品的价格:购买价格=商品价格客户折扣率批量折扣率 不同企业有不同的价格管理需求,部分企业可能针对客户分类、商品分类等进行价格管理。在价格管理的上述各个环节,可以根据企业管理需求,将客户折扣率表和批量折扣率表根据客户分类和商品分类进行设置。销售价格管理将运用于销售活动的多个环节。六、综合题 (一)案例分析-1.(1)如果现金销售或者货到付款销售的销售票据没有编号或者编号管理不善,出纳就可以破坏这些销售票据,然后把钱装进自己的口袋。(2)挪用资金的现象可能发生。这牵扯到收到现金而不做相应的分录
32、,过些时候,当另外一笔现金收到时,再对第一笔现金做分录。最近一笔的收入就被不诚实的人持有和使用。在以上描述的问题里,ABC 分公司的这四名职员中的任 何一人都有可能挪用应收账款的收入。(3)由于信用主管的助理知道哪些坏账已经被认为收不回来而被冲销掉,当这些坏账的汇款收到以后,就可以挪用这些汇款。(4)信用部门的人员可以编造并录入一些实际上没有提供给客户的折扣,或 者对折扣日之后收到的汇款编造折扣。通过这些分录的掩盖,个人可以将这笔资金据为己有。(5)通过邮件得到的收入,在被第四名职员(信用主管的助理)处理之前没 有做任何记录,所以四人中的任何一人都可以抽走现金而不需要任何掩饰。当发 现盗用行为
33、以后,也没有任何记录可以证明是谁盗南的。(6)信用主管的助理可以添加或者毁坏应收账款分类账记录,或伪造明细分类账试算平衡表,或给出与账户记录不一致的报表等,以此来掩盖自己抽走现金 的行为。2.为了加强现金收入的内部控制,ABC 分公司应采取下列程序:(1)所有销售票据应该编号,并每日清点销售票据的号码。所有盖了付讫戳的销售票据应与银行接收的存款单的副本核对,应由专人而不是出纳或信 用部门的职员负责核对工作。42)应该有一名出纳员之外的职员或信用部门之外的职员负责打开邮件,并 在当天准备三联的汇款清单。原始单据和支票(或现金)直接转交给出纳;一张 汇款清单的副本交给上面提到的负责核对工作的职员;
34、另一张副本交给负责过账 到应收账款分类账的人员。(3)收到汇款清单副本的职员应该把上面列示的汇款单和两联的存款票据相比较,同时核对现金销售票据和存款票据。应调查任何接受的支票或现金没能在 当天存入银行的原因。(4)可以使用不同的形式(或颜色)来表示现销、货到付款销售和除销的销售票据,以便于每日清点用过的销售票据。(5)出纳不应与应收账款有职责上的联系。出纳准备银行存款单并把现金存 入银行。出纳和信用部门以外的一名职员负责审核汇款清单和日存款票据上列示 的日收款金额是否一致。(6)汇款单不能滞留在手中。按天或按批处理邮件,不管使用哪种方法处理 邮件,都应该将汇款原封不动地存到银行。信用部门应该为
35、那些数目不正确的汇 款单准备必要的记录,以备将来进一步查找。(7)把汇款单过账到应收账款分类账的责任可以留给信用部门。这步操作 一般安排在现金的接受和控制之后,因此,只要信用部门不接触代表现金的汇 款通知单,由信用部门来执行过账职责就不会削弱现金的内部控制。3.ABC 公司典型的收款方式有邮寄和直接向出纳人员或者收款窗口付款两种。客户付款之后应当获得相应的收据和按月列示的付款额清单。对客户付款 的确认是相当重要的管理控制措施。,.,-,按照职能部门描述如下:职能部门 作用 收发部门负责收取客户寄来的付款支票与汇款通知书。收发人员要将汇款通知书 收发部门 与收到的支票合计金额数相比较,金额一致要
36、得到确认。然后将两者分离,编制 多联式的收款汇总单。一联与客户支票一起提交给现金收入部门并送存银行;另 一联随同汇款通知单传递给应收账款部门。收款汇总单副本按日期整理归档 出纳员检验客户支票和收款单汇总金额,登记现金日记账。出纳员需填制三联式 银行存款单,列示每个工作日内的收人及送存银行的全部现金和支票。从收发部 门取得的汇款单应与存款单上的金额保持一致,并且须经有关部门的批准。两联 现金收人部门 存款单随同现金收人支票一起送往银行,经银行签收后退回一联存款单给ABC 公司存档。每个工作日结束之前,出纳员还要填制现金收入汇总记账凭证,送往 总账部门过账。最后按日期的先后顺序整理归档收款汇总单以
37、及存款单的副本,并将所收到的现金全部送存银行 应收账款职员根据汇款通知单登记应收账款分类账后,将过账的金额汇总,并与 应收账款 收款汇总单上的数据相比较,金额数核对一致后报有关部门确认批准。对于汇款 通知单应按客户类别整理归档。应收账款职员在每个工作日:终了时,填制应收账 款明细账户余额汇总表,交送总账部门、依据现金收入部门和应收账款部门送来的记账凭证和应收账款明细账户余额汇总 总账处理 表,定期将现金与应收账款总账账户作过账处理,同时还应核对总账账 户余额与相关明细账户余额之和是否一致 银行 银行收到款项后,与相应存款单的副本进行核对、确认,然后将已核准的存款单 副本退还给企业的内部审计部门
38、,按日期顺序整理归档 银行定期向ABC公司内部审计部门报送银行对账单。在应收账款的收回过程中,一份独立的银行存款余额表是一种重要的控制手段。由于现金收人属于敏感性交 内部审计 易,需要有严格的控制。在ABC公司的案例中,将由一位不参与现金收入处理 的部门即内部审计部门,定期核对汇款通知书、银行对账单、银行存款单等各种 相关的凭证。复核验证现金收人处理与记录的正确性 综上所述,为了控制以邮寄方式取得的现金收入,不管是在收发部门(信件 在此打开)、现金收入部门(此处现金被汇总并送存银行,取得相应的存款单 据),还是在应收账款部门(在此登账),应当确认没有人能完全控制整个收款业 务的交易流程。通常,
39、之所以向客户开具发票,并报送有关报表,主要是为了按 照客户的姓名、地址编制汇款通知单,并会同该客户应付的款项一起汇囚。登记 总分类账的依据是出纳人员为记录送存银行的现金收入数量而编制的日记账凭证 通知单。日记账通知单上记录的金额应该与应收账款各项目的汇总数核对一致。然后将经过确认的银行存款单副本传递到内部审计部门的职员,以便与银行账户 调节一致。对通过邮件实际收到的现金的内部控制,更大程度上取决于直接监管 的力度。4.ABC 分公司采用整批处理与直接更新系统处理现金收入交易,其系统作业步骤如下:(1)收发部门:收发员核对客户寄来的付款支票和汇款通知单与金额是否一 致,然后把两者分离,同时编制收
40、款单:第一联收款单和客户付款支票送往现金 收入部门;汇款通知单和第二联收款单送往应收账款部门。(2)现金收入:现金出纳员核对收款单和客户付款支票,编制银行送存单。此外,通过终端机产生每个工作日现金收入的整批总和。在各个工作日结束前,把客户付款支票和两联送存单送往银行办理存款;另一联送存单和客户寄来的汇 款通知单则予以存档。(3)应收账款:应收账款职员核对汇款通知单和收款单,通过终端机键人有 关资料,产生 现金收入交易文件,然后把汇款通知单和收款单一起存档。(4)信息处理:每日终了前,整批处理计算机程序将自动核对控制总和文件 记录和现金收入交易文件记录,依据直接更新方式对应收账款明细账户和总账记
41、 录过账。此后,计算机系统将产生一份过账作业清单,送往应收账款部门复核过 账处理结果。(5)内部审计:为确保现金收入交易处理的正确性,ABC 分公司的内部审 计部门职员(不参与现金交易)定期核对由收发部门职员编制的收款单及经银行 退回的送存单,检验收到的客户付款支票是否已如数地送存银行。(二)案例分析二 1.A 公司处理销货退回的部门及其处理步骤如下表所示:职能部门 作用 验收部门 当已发商品退回时,验收部门的员工要进行核查,填制退货清单,一联随退回物 品送仓储部门,另一联交销售部门 根据验收部门转来的退货清单,销售部门职员填制退货通知,授权对退回商品的 客户往来账户做冲账处理。退货通知的格式
42、类似销货单。若属于大额退货或者退 销售部门 货原因不明者,退货通知必须送信用部门审核,然后再送开单部门处理。信用部 门职员将分析及评估客户退货原因,决定是否批准或拒绝有关的退货通知,并将 退货通知退回销售部门 根据销售部门送来的退货通知,填制销货日记冲账分录,然后把退货通知转送存 开单部门 货控制部门。在各个期末,开单部门职员将汇总期间内发生的全部销货退回,填 制记账凭证送往总账部门过账处理 存货控制 依据退货通知调整存货明细记录,即冲转原先的存货减少分录,然后把退货通知 转送应收账款部门。期未需要编制存货冲账分录汇总记账凭证,送总账部门过账 应收账款部门 应收账款职员将冲转退回客户的应收账款明细记录,即减少应收账款账户余额,并于期末填制应收账款冲账分录汇总,送往总账部门 总账部门职员将核对由开单、存货控制和应收账款部门转来的退货冲账凭证及其 总账处理 金额以及账户登录的正确性,据以过人有关的总账账户,核实总账账户与所属明 细账户余额之间的一致性,并把各种凭证存档