公司文件合同管理办法.docx

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1、 公司文件合同管理办法公司文件合同治理方法【1】 第一条为加强公司档案工作，促进档案工作为企业各项工作效劳，依据中华人民共和国档案法(以下简称档案法)和有关法律、法规，制定本规定。 其次条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和治理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。 第三条企业应遵守档案法，依法治理本企业档案，明确治理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、精确和安全。 第四条企业档案工作承受档案行政治理部门的监视和指导。 。 中心治理的企业制定本企业档案治理制度和方法须报国家档案局备案。 第五条企业负责档案工作的部门依法履行以下职责: (一)贯彻执行档

2、案法等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度; (二)统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和供应利用工作; (三)指导本企业各部门文件材料的形成、积存、整理和归档工作; (四)监视、指导本企业所属机构(含境外机构)的档案工作。 第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业学问和业务力量。 第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中治理。任何人不得拒绝归档。 第八条归档的文件材料应完整、精确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。 。文件材料整理符合标准。归档的电子文件，

3、应有相应的纸质文件材料一并归档保存。 第九条企业依据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级。 第十条企业实行有效措施对档案进展安全保管，并切实加强对学问产权档案和涉及商业隐秘档案的治理。 第十一条企业对保管期限已满的档案进展鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经企业法定代表人批准后进展监销。 第十二条企业做好档案统计工作。国有大中型企业应按档案行政治理部门的要求填写有关报表。企业仔细做好对国家和社会有保存价值的档案的登记工作。 第十三条企业档案现代化应与企业信息化建立同步进展，不断提高档案治理水平。 第十四条企业档案部门应积极做好档案的供应利用工作，努力开发档案信息资源，为企业供应

4、准时、有效的效劳。 第十五条企业必需为政府有关部门、司法部门依法执行公务供应真实、精确的档案。 第十六条企业供应利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵害他人的合法权益。 第十七条国有企业资产与产权发生变动，应按国有企业资产与产权变动档案处置方法做好档案的处置工作。 国有企业破产，破产清算组应妥当处置破产企业档案;国有企业分立，档案处置工作由分立后的企业协商办理。 第十八条企业对在企业档案工作中做出突出奉献的人员赐予表彰和嘉奖。 第十九条企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进展涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丧失或损坏

5、的直接责任者，依法进展处理。 其次十条本规定由国家档案局负责解释。 其次十一条本规定自2023年9月1日起实施。国营企业档案治理暂行规定同时废止。其他有关企业档案工作的规定凡与本规定抵触的，以本规定为准 公司文件合同治理方法【2】 一、合同治理总则 1、目的和依据 为加强公司的合同治理工作，预防、削减和准时解决合同纠纷，维护企业合法权益，提高经济效益，依据中华人民共和国合同法和有关政府部门规定，结合公司的实际状况，制定本制度。 2、适用范围 本制度适用于公司及其所属各单位与各法人单位、其他经济组织、自然人或相互之间签订的各类合同、协议等，包括但不限于买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、

6、运输合同、资产转让合同、仓储合同、效劳合同、保险合同等。 3、合同治理原则 合同治理必需遵循依法办事，预防为主，层层把关，跟踪监视，准时调处，维护企业合法权益的原则。 签订、履行、变更、解除合同，必需遵守中华人民共和国合同法及有关法律、法规、规章，参照有关政策。 4、保守商业隐秘 治理、参加合同工作的一切有关人员，应当为公司保守商业隐秘。 二、合同治理职责 1、企业合同治理部门(法务部)的主要合同治理职责 1)、仔细学习、贯彻执行中华人民共和国合同法和有关条例，依法爱护本企业的合法权益。 2)、制定、修订本公司合同治理制度、方法，组织实施合同治理工作。 3)、审查合同，防止不完善或不合法的合同

7、消失。 4)、帮助合同承办人员依法签订合同，参加重大合同的谈判与签订。 5)、做好合同统计、归档、保管工作。 6)、监视、检查本公司合同签订、履行状况。 7)、宣传合同法和有关法规，培训合同治理人员和业务人员、选购人员。 8)、依法处理本公司的”合同纠纷。 9)、制止公司或个人利用合同进展违法活动。 10)、按期统计、汇总本公司合同签订、履行以及合同纠纷处理状况并向公司领导汇报。 2、供销部门的主要职责 1)、依法签订、变更、解除本部门的合同。 2)、严格审查本部门所签订的合同，重大合同提交有关方面会审。 3)、对所签合同，仔细执行，并定期自查合同履行状况。 4)、在合同履行过程中，加强与其它

8、各有关部门联系，发生问题准时向法务部通报。 5)、本部门合同的登记、统计、归档工作。 6)、帮助法务部对合同纠纷的处理。 3、财务部门的主要职责 1)、加强与供销等有关部门的联系，准时通报合同履行中的应收应付状况。 2)、做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析，提出处理建议、妥当保管收、付凭证。 3)、协作法务部做好合同治理工作。 三、合同审签治理 1、公司对外签订合同，应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进展。未经授权，任何人不得以公司名义对外签订合同。 2、严禁将合同业务介绍信转借其他单位或个人使用。介绍信的存根应当保存五年，以备核查。 3、除准时清结者外，合同应当采纳书面形式，合同文

9、本应当采纳法务部公布的合同示范文本;合同相对方供应的合同文本必需送交法务部审核。 4、全部合同都应按挨次由法务部统一编号。 5、合同及其有关的书面材料，应当语言标准，字迹(符号)清楚，条款完整，内容详细，用语精确、无歧义。 6、订立合同，必需完备合同条款。合同条款一般包括当事人的名称或者姓名和住宅，标的，数量和质量，价款和酬劳，履行的期限、地点和方式，违约责任及解决争议的方法等。 7、对于合同标的没有国家标准又难以用书面准确描述的，应当封存样品，由合同双方共同封存，加盖公章或合同章，分别交由各分公司经理、各部门经理或主管负责保管。 8、订立依法可以设定担保或者对对方当事人的履约力量没有把握的合

10、同，应当要求对方当事人依法供应保证、抵押、留置、定金等相应形式的有效担保。 对方当事人供应的保证人，必需是法律许可的具有代为清偿债务力量的法人、其他组织或者自然人。对对方当事人的保证人的主体资格和清偿债务力量要参照本制度的规定进展审查。 9、对外签订合同，要明确选择纠纷管辖地，并力求选择本公司所在地法院。 10、法定代表人或合同承办人应当亲拘束合同文本上签名盖章。 11、签订合同，应当加盖单位的合同专用章或公章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章或公章。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。 四、合同审签程序 1、签订合同前必需严格审查对方当事人的主体资格。 对法人必需审查原件或者盖有工商行政

11、治理局复印专用章的公司法人营业执照或营业执照的副本复印件(必需有最近年检章)。 对非法人经济组织，应当审查其是否按法律规定登记并领取营业执照。对分支机构或是事业单位和社会团体设立的经营单位，除审查其经营范围外，还应同时审查其所附属的法人主体资格。 对外方当事人的资格审查，应调查清晰其地位和性质、公司或组织是否合法存在、法定名称、地址、法定代表人姓名、国籍及公司或组织注册地。 2、签订合同前需要审查代理人的代理身份和代理资格。 代理人职务资格证明及个人身份证; 被代理人签发的授权托付书; 代理行为是否超越了代理权限或代理权是否超出了代理期限。 3、签订合同，必需仔细审查对方当事人的履约力量。 4

12、、签订合同，应当认真审查对方当事人供应的有关证明资料，必要时应到签发部门进展验证或进展实地考察，以防对方当事人伪造或变造证明材料。对方当事人供应的各种证明资料中所使用的当事人名称、印章等内容必需完全全都。 5、以下资料不能作为主体资格和履约力量的证明资料，但可归入合同档案保存，以备考察。 名片; 厂家介绍、产品介绍等资料; 各类广告、宣传资料; 各类电话、BP机等通讯工具号码; 对方当事人供应的未经我方合同承办人见证而复制的或未与原件核对无异的复印资料。 6、合同承办人应将合同的副本一份准时送交本单位财务部门备案，作为财务部门收付款物的依据。 五、合同履行、变更和解除 1、合同履约治理 1)、

13、法定代表人、公司总经理全面负责合同的履行。合同承办单位、部门和人员详细负责其订立合同的履行。 2)、在履行合同过程中，依据状况的变化，应当对对方当事人的履行力量进展跟踪调查。如发觉问题，合同承办人要准时处理，必要时经单位负责人同意，可实地调查合同标的状况和对方当事人的履约力量。 3)、接收标的必需经过严格的验收或商检程序。对不符合制度和合同商定的标的应在法定期限内准时提出书面异议。 4)、合同结算必需通过本单位财务部门进展。对合法有效的合同，财务部门必需在合同商定的期限内结算。对未经合法授权或超权限签订的合同，财务部门有权拒绝结算。 5)、凡与合同有关的来往文书、电传、信函、电话记录都应作为履

14、约证据留存。 对我方当事人的履约状况，除妥当保存有关收付凭证外，还要做好履约记录。 我方当事人收到对方当事人通过邮递方式传送的与合同有关的法律文书时，应当连同信封一并收存。通过邮递方式传送与合同有关的法律文书时，必需使用挂号信函，并保存邮局收据、回执备案。 2、合同的变更和解除 1)、对方当事人作为款物接收人而要求变更接收人时，必需有书面变更协议。严禁未取得对方当事人的书面材料而凭口头商定向已变更的接收人发货或付款。 2)、我方当事人遇有不行抗力或者其他缘由无法履行合同时，应当准时收集有关证据，并马上以书面形式通知对方当事人，同时积极实行补救措施，削减损失。 3)、发觉对方当事人不履行或不完全

15、履行合同时，合同承办人应当督促对方当事人实行有效补救措施，收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据，准时向法务部报告。 4)、我方当事人因故变更或解除合同，应当准时以书面形式通知对方当事人，说明变更或解除合同的缘由和恳求对方书面答复的期限，尽快与对方当事人达成变更或解除合同的协议。 六、合同纠纷处理 1、合同纠纷治理 1)、为解决合同纠纷所实行的各项措施，必需在法定的诉讼时效和期间内进展。 2)、发觉对方当事人利用合同进展诈骗等犯罪活动时，应当马上向单位负责人报告并向公安机关报案。 3)、合同承办部门、人员应协作好公司法务部参与仲裁或诉讼。 4)、合同纠纷发生后，可以通过协商、调解、仲裁、诉讼

16、等方式解决。 5)、合同发生纠纷后，需要托付代理人参与仲裁或诉讼活动的，应当准时托付有资质的代理人参加处理纠纷。 6)、解决合同纠纷的申请书、起诉书、证据、辩论书、协议书、调解书、仲裁书、裁定书、判决书等，在结案后十日内，由承办人送交法务部备案。 2、合同纠纷处理程序 1)、发生合同纠纷，合同承办部门、人员应马上报告分管领导和法务部、公司领导，法务部、供销部门、财务部等相关部门应当准时供应解决纠纷所需的相关材料。 2)、在处理合同纠纷过程中，对于可能因对方当事人的行为或者其他缘由，使判决不能执行或者难以执行的案件，应当准时向法院申请财产保全。 3)、合同纠纷发生后，应当依法实行一切措施，积极收

17、集、整理有关证据。在证据可能灭失或者难以取得的状况下，应当向法院申请保全证据。 4)、向法院供应原始证据时，必需先行复制，并恳求法院的承办人员出具证据收执。 七、合同资料治理 1、档案资料内容 以下资料可以作为合同档案: 谈判记录、可行性讨论报告和报审及批准文件; 对方当事人的法人营业执照、营业执照、事业法人执照的副本复印件; 对方当事人履约力量证明资料复印件; 对方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权托付书的原件或复印件; 我方当事人的法定代表人的授权托付书的原件和复印件; 对方当事人的担保人的担保力量和主体资格证明资料的复印件; 双方签订或履行合同的往来

18、电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料; 登记、见证、鉴证、公证等文书资料; 合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议; 标的验收记录; 交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。 2、合同资料归档、统计与治理 1)、公司全部合同都必需统一编号，由法务部妥当保管。 2)、合同承办人办理完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后十日内，应将合同档案资料移交法务部。 八、附则 1、凡因未按规定处理合同事宜、未准时汇报状况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究相关负责人和责任人的经济和行政责任。 2、法务部应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料按合同编号整理，由法务主管确认后交行政部档案治理人员存档，不得随便处置、销毁、遗失。 3、本制度自 年 月 日起生效实施。 【公司文件合同治理方法】