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1、工作说明书编写技巧过过程程结结 果果 一、职责条目的整体规划一、职责条目的整体规划先将部门职能按预先设计的岗位进行分解，先将部门职能按预先设计的岗位进行分解，形成各岗位的职责模块。形成各岗位的职责模块。在职责模块下列出所有具体的工作，遵循在职责模块下列出所有具体的工作，遵循工作流程、内在逻辑顺序（工作流程、内在逻辑顺序（PDCA）或占）或占用时间的多少的思路来编写。用时间的多少的思路来编写。编写时注意动词的使用，如拟订不要写成编写时注意动词的使用，如拟订不要写成制定、协助不要写成负责。制定、协助不要写成负责。PDCA原则原则P 计划计划D 执行执行C 检查检查A 改进改进（一）、按（一）、按P
2、DCA循环循环在职培训在职培训协助部门经理制定培训计划协助部门经理制定培训计划月度在职培训月度在职培训计划计划组织相关人员编写培训课程、组织相关人员编写培训课程、教材教材相关培训教材相关培训教材组织安排培训并跟进培训的组织安排培训并跟进培训的实施实施评估培训效果评估培训效果培训效果评估培训效果评估表表建立公司内部培训讲师的档建立公司内部培训讲师的档案案内部培训师档内部培训师档案案职责模块职责模块职职 责责 细细 则则见证表单见证表单/文档文档例：例：职责模职责模块块职职 责责 细细 则则见证表单见证表单/文档文档生产计生产计划编制划编制根据销售计划和生产能力制定根据销售计划和生产能力制定3个月
3、滚个月滚动生产计划动生产计划生产计划表生产计划表根据公司外协规定，生产能力及品质要根据公司外协规定，生产能力及品质要求等制定外协加工计划求等制定外协加工计划外协加工计划外协加工计划表表分析物料需求量，并编制物料需求表分析物料需求量，并编制物料需求表物料需求表物料需求表计划跟计划跟进进跟进采购进度，确认采购的交货期跟进采购进度，确认采购的交货期进度跟踪表进度跟踪表跟进外协加工进度，确认外协加工交货跟进外协加工进度，确认外协加工交货期期进度跟踪表进度跟踪表检查生产进度，分析和预测生产计划的检查生产进度，分析和预测生产计划的完成情况，并及时向部门经理汇报完成情况，并及时向部门经理汇报进度跟踪表进度跟
4、踪表计划调计划调整整召开生产协调会，检讨生产计划，制订召开生产协调会，检讨生产计划，制订应对方案应对方案生产协调会议生产协调会议记录记录根据调度指示修订生产排期根据调度指示修订生产排期生产排期表生产排期表跟进、检查有关生产排期决议的执行情跟进、检查有关生产排期决议的执行情况况（二）、按工作流程（如果有）（二）、按工作流程（如果有）职责模块职责模块职职 责责 细细 则则见证表单见证表单/文档文档入职培训编写新员工入职培训教材相关培训教材组织新员工的入职培训培训签到表跟进、调查入职培训效果，制定改善方案培训评估表劳动合同管理协助部门经理制定、修订劳动合同管理标准劳动合同管理制度按照劳动合同管理标准
5、办理员工劳动合同的签定、条款变更、续签、终止、解除手续劳动合同资料的存档管理劳动合同台帐计算员工劳动合同补偿金例：例：二、职责条目表达及方法技巧二、职责条目表达及方法技巧活活动动输入输入输出输出过程方法过程方法岗位说明书中的岗位说明书中的“见证表单见证表单/文档文档”主语主语谓语谓语宾语宾语主语隐含，在职责主语隐含，在职责描述中一般省略描述中一般省略如职责：编写项目如职责：编写项目/课题计课题计划书（任务书）划书（任务书）除一般省略主语外，有除一般省略主语外，有时也加上时也加上“依据、按照、依据、按照、根据根据”等词语表示等词语表示“输输入入”如职责：根据财务部的报如职责：根据财务部的报废通知
6、销帐废通知销帐 1、（主）谓宾表达方式、（主）谓宾表达方式2、动词的使用动词的使用常见动词常见动词 负责 制定 批准 审阅 准备 提出 建议 检查 开发 指导 评估 编制 实施 审定 监督 审批 指导 接待 走访 收集 确保 审核 制定 编写 承担 拟订 办理 草拟 计算 统计 督促 起草 购买 检测 决定 建议 分析 设计 回答 汇总 报告 安排 研究 建立 参与 核对 抄写 传送 确认 提供 确定 考查 总结 协助 布置 调查 完成 巡查 预测 修改 保持 汇报 发放 验收 整理 保管 登记 签订权限角度权限角度 拟订拟订制定制定审核审核修订修订核对核对审批审批批准批准发布发布颁发颁发下达
7、下达转发转发承承办办组组织织协协助助参参与与配配合合参与程度角度参与程度角度 组织组织指挥指挥执行执行实施实施落实落实P P和和D D的角度的角度 指导指导编制编制建立建立计算计算草拟草拟接待接待收集收集C C的角度的角度 检测检测 检查检查 监控监控 监督监督 督导督导A A的角度的角度 解决解决 纠正纠正 改良改良 改善改善 改进改进其它角度的动词其它角度的动词 思考行为：思考行为：研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、推荐、计划直接行动：直接行动：组织、实行、执行、指导、带领、控制、监管、采用、生产、参加、阐明、解释、提供、协助上级行为：上级行为：许可、批准、定义、确定、指导、确立、
8、规划、监督、决定管理行为：管理行为：达到、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、监督专家行为：专家行为：分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价下级行为：下级行为：检查、核对、收集、获得、提交、制作u针对制度、方案、计划等文件针对制度、方案、计划等文件：编制、制订、拟定、起草、审定、审核、审查、转呈、转交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见u针对信息、资料：针对信息、资料：调查、研究、整理、分析、归纳、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理u关于某项工作（上级）：关于某项工作（上级）：主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、管理、分配、控制、牵头负责、审批、审定、签
9、发、批准、评估管理人员与非管理人员管理人员与非管理人员u对于管理人员，多用概括性词汇，如组织、领导、进行、审核、考察、决定、指挥、指导、建立、批准等；u对于非管理人员，多为具体动作词汇，如：操作、倾倒、开动、填制、计算、发放、检查、运送等。u最后一项可统一表达为“完成上级领导交办的其它任务”。三、基本信息撰写技巧三、基本信息撰写技巧1 1、职位标识（、职位标识（包括职位标号、名称、所属部门、包括职位标号、名称、所属部门、直接上级和职位薪点）直接上级和职位薪点）职位名称：职位名称：明确、具体，不能使用含糊、通称之名称。以下哪些名称是职位名称：经理、库存控制员、文员、市场专员、培训主管、秘书、工程
10、师u职位的编码：（职位的编码：（非计算机化可免）2 2、职位概要、职位概要用一句话或者几句简练的话来说明这一职位的主要工作职位。3 3、业绩标准、业绩标准职位上每项职责的工作业绩衡量要素与衡量标准衡量要素与衡量标准。4、有密切关系的其他岗位和人员、有密切关系的其他岗位和人员本部门的公司内其他部门的公司以外的写职位名称或机构名称“经常与车间质检员、生产供应部仓管员、公司办公室档案管理员、税务局、财政局进行联络”。5、所用工具及设备、所用工具及设备“自动化机器设备”“包装设备”“一般办公室设备（即电话、电脑、传真机、复印机等）”“机械工具”“一般钳工工具”6、工作环境特征、工作环境特征“闷热”“潮
11、湿”“无菌，对白细胞数量有轻微影响。”“办公室，对身心健康无不良影响。”“高臭氧环境，对身心健康有 一定不良影响。”u工作时间特征工作时间特征“正常上下班”“需要经常加班”“需要经常外出”“需要经常出差”“需要经常倒班”“午休时间不能保证”7 7、任职资格、任职资格u工作经验工作经验同行业工作经验同行业工作经验 如：物业管理行业工作2年以上同职位工作经验：同职位工作经验：如：从事财务经理岗位工作2年以上其它特定公司的工作经验其它特定公司的工作经验 如：2年以上上市公司工作经验、1年以上外资企业工作经验等专业技能所必需的工作磨练专业技能所必需的工作磨练如：2年以上财务或证券工作经验更多为以上的结
12、合:具有2年以上物业管理行业财务经理工作经验u培训经历培训经历 主要指脱产培训或专门培训“党的基本知识、基本理论学习1个月以上。”“企业管理知识培训2周以上。”财务管理培训 物业管理知识培训u知识、技能、能力知识、技能、能力明确的证书要求如会计证、律师证、锅炉工上岗证、教师资格证等。如果没有这方面要求，则略去，不用写“无证书要求”。基本知识、素质方面的要求“应具备企业管理专业背景”、“应具备较强文字表达能力”、“要求具有高等数学知识”、“要熟练掌握MS-Office系列软件的使用”、“具备较强的外语水平”等能力方面“应具备较强的协调能力、处理人际关系的能力”、“应具备倾听敏感性，能捕捉到谈话对
13、象的内心变化”u 身体条件身体条件/体能要求体能要求无特殊要求久站久坐强壮视力身高1.75M以上精力高度集中“要求身体健康”其实就是“无特殊要求”。u使用的词语必须非常清晰使用的词语必须非常清晰，以保证使用该职位说明的人以保证使用该职位说明的人能正确理解所说明的内容。能正确理解所说明的内容。u模糊不清或有各种理解的词语应避免使用。例如“进行”、“开展”、“做好”、“处理”等动词没有具体指出工作的具体内容。对于“尽可能多的、典型的、复杂的、困难的”一类的形容词，不同的人会有不同的理解。如以下的概括性描述就很难体现出具体的工作事项：u抓好企业文化建设，营造积极向上、团结奋进的氛围，增强企业的凝聚力
14、和竞争力。u反映青年的要求和呼声，维护青年的合法权益u做好安全保卫工作u尽可能多地收集市场信息 四、编写注意事项四、编写注意事项 1 1、用语要清晰、用语要清晰 尽量避免使用尽量避免使用“负责负责+动词动词”的表述方法的表述方法 例如，“负责组织”，“负责编制”、“负责提出”一类的表述就不规范，应当直接表述为“组织”、“编制 ”、“提出”。如：如：组织公司年度经营管理会议 组织质量管理体系ISO9001的 内部审核工作 2 2、避免使用、避免使用“负责负责+动词动词”以下动词可以和其他动词搭配使用以下动词可以和其他动词搭配使用 组织、协助、配合、参与，例如，“组织制定”、“配合制定”、“参与制
15、定”。3 3、动词的搭配使用、动词的搭配使用组织对现场情况的调查，协助解决生产过程存在的问题参与制定年度综合计划 参与评审供应商4 4、尽量以动词开头、尽量以动词开头 原表述原表述修改后的表述修改后的表述对分公司提交的需求计划表进行审核客户分类标准的制定将各制造部退回的余料将各制造部退回的余料入入库库 审核分公司提交的需求计划表制定客户分类标准保留原表述（非及保留原表述（非及物动词一般不以动物动词一般不以动词开头）词开头）5 5、用语要简洁、用语要简洁 原表述原表述修改后的表述修改后的表述实施积压库存的处理同销售公司财务部指定人员一起定期盘点库存，确保“帐物卡一致性”。并出具盘点表每半年主持一
16、次生产系统管理制度的修订、将新修订的管理制度下发制作生产计划表，并将生产计划表交计划部接收分公司的物资申请表 同分公司相关人员沟通，了解分公司的确切需求 处理积压库存配合财务人员盘点库存，并出具盘点表定期组织生产系统管理制度的修订、并下发制作生产计划表，并交计划部审核分公司的物资申请表6 6、其它注意事项、其它注意事项从事同一种职位的多个人可共用同一份职位说明书，而不从事同一种职位的多个人可共用同一份职位说明书，而不用一人一份。用一人一份。每个职位只需撰写一份职位说明书，如果工作职责每个职位只需撰写一份职位说明书，如果工作职责70%以以上发生重叠且没有上发生重叠且没有10%以上的显著不同，则可
17、视为同一种以上的显著不同，则可视为同一种职位；职位；工作列举必须具体明确，不要夸大或缩小；工作列举必须具体明确，不要夸大或缩小；在职位说明书中应当使用客观的描述性词汇，最好不要在职位说明书中应当使用客观的描述性词汇，最好不要用过多的体现规范性要求的形容词。用过多的体现规范性要求的形容词。最终的职位说明书所描述的内容是该职位应当承担的责任，最终的职位说明书所描述的内容是该职位应当承担的责任，而不是某个人当前实际承担的工作内容。而不是某个人当前实际承担的工作内容。在职位说明书中不应包括任职者个人的优缺点等诸如此类在职位说明书中不应包括任职者个人的优缺点等诸如此类的信息。的信息。职位说明书的内容样板
18、职位说明书的内容样板职位说明书的内容样板职位说明书的内容样板-1-1基本资料（1）职位名称；（2）直接上级职位；（3）所属部门；（4）工资等级；（5）工资水平；（6）所辖人员；（7）定员人数；（8）工作性质。工作描述工作概要工作活动内容：活动内容；时间百分比；权限等工作职责工作结果工作关系：受谁监督；监督谁；可晋升、可转换的职位及可升迁至此的职位；与哪些职位有联系。工作人员运用设备和信息说明任职资格说明 最低学历；所需培训的时间和科目；从事本职工作和其他相关工作的年限和经验。一般能力 兴趣爱好 个性特征 性别、年龄特征。体能要求：工作姿势 对视觉、听觉、嗅觉有何特殊要求 精神紧张程度 体力消耗
19、大小。工作环境 工作场所 工作环境的危险性 职业病 工作时间特征 工作的均衡性 工作环境的舒服程度职位说明书的内容样板职位说明书的内容样板职位说明书的内容样板职位说明书的内容样板-2-2招聘专员的职务描述职务名称：招聘专员 所属部门：人力资源部职务代码：XL-HR-021 工资等级：913直接上级职务：人力资源部经理工作目的：为企业招聘优秀、适合的人才工作要点：1、制订和执行企业的招聘计划2、制订、完善和监督执行企业的招聘制度3、安排应聘人员的面试工作工作要求：认真负责、有计划性、热情周到工作责任：1、根据企业发展情况、提出人员招聘计划2、执行企业招聘计划3、制订、完善和监督执行企业的招聘制度
20、4、制订招聘工作流程5、安排应聘人员的面试工作6、应聘人员的材料管理7、应聘人员材料、证件的鉴别8、负责建立企业人才数据库9、完成直属上司交办的所有工作任务衡量标准1、上交的报表和报告的时效性和建设性2、工作档案的完整性3、应聘人员材料的完整性工作难点：提供详尽的工作报告工作禁忌：工作粗心，不能有效地向应聘者介绍企业的情况实例一 招聘专员的任职资格职务名称：招聘专员 所属部门：人力资源部职务代码：XL-HR-021 工资等级：913直接上级职务：人力资源部经理一、知识和技能要求1、学历要求：本科及以上2、工作经验：3年以上大型企业工作经验3、专业背景：从事人力资源招聘工作2年以上4、英文水平：
21、达到国家四级水平5、计算机水平：熟练使用Windows和Office系列二、特殊才能要求1、语言表达能力：能够准确、清晰、生动地向应聘者介绍企业情况；准确、巧妙地解答应聘者提出的各种问题2、文字表述能力：能够准确、快速地将希望表达的内容用文字表述出来，对文字描述很敏感3、观察能力：能够很快的把握应聘者的心理4、处理事务能力：能够将多项并行的事务安排得井井有条三、综合素质1、有良好的职业道德，能够保守企业人事秘密2、独立工作能力强，能够独立完成布置招聘会场、接待应聘人员、应聘者非智力因素评价等任务3、工作认真细心，能准确的把握同行业的招聘情况四、其他要求1、能够随时出差2、假期一般不超过一个月实例二