《高效的会议管理》PPT课件.ppt

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1、高效会议EfficientMeeting北京华夏基石人力资源顾问有限公司2004.010 0引子引子 王大侠华山论会王大侠华山论会王大侠华山论会王大侠华山论会 1 1北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司引子引子 王大侠华山论会王大侠华山论会王大侠华山论会王大侠华山论会 2 2北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司引子引子 王大侠华山论会王大侠华山论会王大侠华山论会王大侠华山论会 3 3北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司引子引子 王大侠华山论会王大侠华山论会王大侠华山论会王大侠华山论会 4 4北京华夏基石人力资源

2、顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司引子引子 王大侠华山论会王大侠华山论会王大侠华山论会王大侠华山论会 5 5北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司引子引子 王大侠华山论会王大侠华山论会王大侠华山论会王大侠华山论会 6 6北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司第五回第五回 会议专门技术会议专门技术会议专门技术会议专门技术有效的管理者知道，如果要有效的管理者知道，如果要管理自己的时间，首先应该管理自己的时间，首先应该了解自己的时间实际上耗用了解自己的时间实际上耗用在什么地方。在什么地方。彼得彼得杜拉杜拉克克7 7北京华夏基石人力资源顾问

3、有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司实话实说实话实说 1 1，请大家计算一下：我们平均每天要在会议上花费多少时间？，请大家计算一下：我们平均每天要在会议上花费多少时间？占一周标准工作时间的百分之几？占一周标准工作时间的百分之几？8 8北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司 第一回第一回 会议概览会议概览会议概览会议概览 我们有多少时间在开会？我们有多少时间在开会？美国权威机构数据：经理级和专业人员每周约花1/4的时间在开会上。1996年美国企业因不当的会议管理导致的损失高达60亿美元。另一个统计显示：美国每天要召开1100万次各种会议，经理们花在会议上的时间要占工

4、作时间的40-70。据日本效率协会统计，科长以上的人员仅开会的时间就占整个工作时间的40%以上。日本旭化成公司的一家设备工厂1980年的统计数字：在办公业务时间中会议时间占去28%以上，折算成本10亿元。9 9北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司 第一回第一回 会议概览会议概览会议概览会议概览 第二回第二回 会议效率会议效率会议效率会议效率 第三回第三回 会议角色会议角色会议角色会议角色 今日研讨课题今日研讨课题 第四回第四回 会议组织与管理会议组织与管理会议组织与管理会议组织与管理 第五回第五回 会议专门技术会议专门技术会议专门技术会议专门技术 1010北京华夏基

5、石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司 第一回第一回 会议概览会议概览会议概览会议概览 第二回第二回 会议效率会议效率会议效率会议效率 第三回第三回 会议角色会议角色会议角色会议角色 今日研讨课题今日研讨课题 第四回第四回 会议组织与管理会议组织与管理会议组织与管理会议组织与管理 第五回第五回 会议专门技术会议专门技术会议专门技术会议专门技术 1111北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司 第一回第一回 会议概览会议概览会议概览会议概览 1 1，会议的基本功能是什么？，会议的基本功能是什么？群体群体群体群体沟通沟通沟通沟通 传达指令，收集信息传达指令，

6、收集信息传达指令，收集信息传达指令，收集信息 协调矛盾，解决问题协调矛盾，解决问题协调矛盾，解决问题协调矛盾，解决问题 共享资源共享资源共享资源共享资源 集思广益，开发创新集思广益，开发创新集思广益，开发创新集思广益，开发创新 激励士气，制造氛围激励士气，制造氛围激励士气，制造氛围激励士气，制造氛围1212北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司 第一回第一回 会议概览会议概览会议概览会议概览 2 2，会议的基本类型有哪些？，会议的基本类型有哪些？告知型会议告知型会议告知型会议告知型会议 由特殊身份的人宣布指令，与会者只应接受、讨论和理解。由特殊身份的人宣布指令，与会者

7、只应接受、讨论和理解。执行型会议执行型会议执行型会议执行型会议 将任务分配给执行者，解决将任务分配给执行者，解决“怎么做？谁来做怎么做？谁来做”的问题。的问题。立法型会议立法型会议立法型会议立法型会议 受命制定规章、制度等，或修改旧的、不适应新情况的规章、制度。受命制定规章、制度等，或修改旧的、不适应新情况的规章、制度。研究型会议研究型会议研究型会议研究型会议 研究、讨论新方法、新技术、非确定性问题等的开放式会议。研究、讨论新方法、新技术、非确定性问题等的开放式会议。1313北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司 第一回第一回 会议概览会议概览会议概览会议概览 2 2

8、，会议的基本类型有哪些？，会议的基本类型有哪些？（CONT.CONT.)通过式会议通过式会议通过式会议通过式会议 只有一种意见和主张，提出后让大家举手通过，履行认可手续。只有一种意见和主张，提出后让大家举手通过，履行认可手续。选择式会议选择式会议选择式会议选择式会议 在两种或多种意见中选取一种。在两种或多种意见中选取一种。拼合式会议拼合式会议拼合式会议拼合式会议 在已提出的几个方案中，采纳每个方案中的合理意见，拼成一个新方案。在已提出的几个方案中，采纳每个方案中的合理意见，拼成一个新方案。折衷式会议折衷式会议折衷式会议折衷式会议 两种方案相持不下，只好采用介于两者之间的第三种方案，虽双方均不满

9、两种方案相持不下，只好采用介于两者之间的第三种方案，虽双方均不满意，但得到部分满足，尚可以接受。意，但得到部分满足，尚可以接受。综合式会议综合式会议综合式会议综合式会议 将所有好的意见综合起来，形成一个最佳方案。将所有好的意见综合起来，形成一个最佳方案。1414北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司 第一回第一回 会议概览会议概览会议概览会议概览 3 3，会议成本知多少？，会议成本知多少？3.1 3.1 3.1 3.1 时间成本时间成本时间成本时间成本1515北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司 第一回第一回 会议概览会议概览会议概览会议概

10、览 3 3，会议成本知多少？，会议成本知多少？（CONT.CONT.)3.2 3.2 3.2 3.2 直接的会议成本直接的会议成本直接的会议成本直接的会议成本1616北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司 第一回第一回 会议概览会议概览会议概览会议概览 3 3，会议成本知多少？，会议成本知多少？（CONT.CONT.)3.3 3.3 3.3 3.3 效率损失成本效率损失成本效率损失成本效率损失成本1717北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司 第一回第一回 会议概览会议概览会议概览会议概览 3 3，会议成本知多少？，会议成本知多少？（CONT

11、.CONT.)3.4 3.4 3.4 3.4 会议总成本概算会议总成本概算会议总成本概算会议总成本概算 会议总成本会议总成本 =每小时平均工资的每小时平均工资的3 3倍倍22开会人数开会人数开会时间（小时）开会时间（小时）1818北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司实话实说实话实说 1 1，请大家回想一下，我们的会议效率如何？还存在哪些需要，请大家回想一下，我们的会议效率如何？还存在哪些需要 改进的地方？改进的地方？2 2，请大家畅想一下：高效会议应当是什么样子？，请大家畅想一下：高效会议应当是什么样子？1919北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾

12、问有限公司 第二回第二回 会议效率会议效率会议效率会议效率 第三回第三回 会议角色会议角色会议角色会议角色 今日研讨课题今日研讨课题 第一回第一回 会议概览会议概览会议概览会议概览 第四回第四回 会议组织与管理会议组织与管理会议组织与管理会议组织与管理 第五回第五回 会议专门技术会议专门技术会议专门技术会议专门技术 2020北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司 第一回第一回 会议概览会议概览会议概览会议概览 第二回第二回 会议效率会议效率会议效率会议效率 第三回第三回 会议角色会议角色会议角色会议角色 今日研讨课题今日研讨课题 第四回第四回 会议组织与管理会议组织与

13、管理会议组织与管理会议组织与管理 第五回第五回 会议专门技术会议专门技术会议专门技术会议专门技术 2121北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司 第二回第二回 会议效率会议效率会议效率会议效率 1 1，低效会议的表现，低效会议的表现 没有明确的目的和主题，形成多中心会议没有明确的目的和主题，形成多中心会议没有明确的目的和主题，形成多中心会议没有明确的目的和主题，形成多中心会议 主持人被参会者牵着鼻子跑，无法控制会议局面主持人被参会者牵着鼻子跑，无法控制会议局面主持人被参会者牵着鼻子跑，无法控制会议局面主持人被参会者牵着鼻子跑，无法控制会议局面 参会者缺乏效率观念，不准

14、时参加参会者缺乏效率观念，不准时参加参会者缺乏效率观念，不准时参加参会者缺乏效率观念，不准时参加 对某些问题反复研究，不能形成决议对某些问题反复研究，不能形成决议对某些问题反复研究，不能形成决议对某些问题反复研究，不能形成决议 重复发言，重复表态重复发言，重复表态重复发言，重复表态重复发言，重复表态 会议气氛沉闷，参会者消极应付、不充分准备、不积极参与会议气氛沉闷，参会者消极应付、不充分准备、不积极参与会议气氛沉闷，参会者消极应付、不充分准备、不积极参与会议气氛沉闷，参会者消极应付、不充分准备、不积极参与 汇报不得要领，像流水帐汇报不得要领，像流水帐汇报不得要领，像流水帐汇报不得要领，像流水帐

15、2222北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司 第二回第二回 会议效率会议效率会议效率会议效率 2 2，造成会议低效的原因，造成会议低效的原因 会议的任务、目的不明确，或者开会只是走形式会议的任务、目的不明确，或者开会只是走形式会议的任务、目的不明确，或者开会只是走形式会议的任务、目的不明确，或者开会只是走形式 会前准备不充分，通知、议程、资料等没有提前送达与会者会前准备不充分，通知、议程、资料等没有提前送达与会者会前准备不充分，通知、议程、资料等没有提前送达与会者会前准备不充分，通知、议程、资料等没有提前送达与会者 参会者缺乏必要的技能和准备参会者缺乏必要的技能和准

16、备参会者缺乏必要的技能和准备参会者缺乏必要的技能和准备 时间、地点选择不当，会议时间过长时间、地点选择不当，会议时间过长时间、地点选择不当，会议时间过长时间、地点选择不当，会议时间过长 主持人缺乏充分的准备，缺乏控制力、影响力和说服力主持人缺乏充分的准备，缺乏控制力、影响力和说服力主持人缺乏充分的准备，缺乏控制力、影响力和说服力主持人缺乏充分的准备，缺乏控制力、影响力和说服力 参会对象选择不当参会对象选择不当参会对象选择不当参会对象选择不当 2323北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司 第二回第二回 会议效率会议效率会议效率会议效率 3 3，高效会议的特征，高效会议

17、的特征 只在必要时召开只在必要时召开只在必要时召开只在必要时召开 事先对时间、地点等进行了认真的筹划事先对时间、地点等进行了认真的筹划事先对时间、地点等进行了认真的筹划事先对时间、地点等进行了认真的筹划 拟定和分发了议程表，按部就班，按时开始，按时结束拟定和分发了议程表，按部就班，按时开始，按时结束拟定和分发了议程表，按部就班，按时开始，按时结束拟定和分发了议程表，按部就班，按时开始，按时结束 清晰记录了所有建议、决定及执行的责任人清晰记录了所有建议、决定及执行的责任人清晰记录了所有建议、决定及执行的责任人清晰记录了所有建议、决定及执行的责任人 通过研究、讨论，归纳形成了鲜明的结论和成果通过研

18、究、讨论，归纳形成了鲜明的结论和成果通过研究、讨论，归纳形成了鲜明的结论和成果通过研究、讨论，归纳形成了鲜明的结论和成果 在条件允许的情况下，请到了最有经验和能力的人参与在条件允许的情况下，请到了最有经验和能力的人参与在条件允许的情况下，请到了最有经验和能力的人参与在条件允许的情况下，请到了最有经验和能力的人参与 与会者积极参与，主持人准确引导、控制会议进程与方向与会者积极参与，主持人准确引导、控制会议进程与方向与会者积极参与，主持人准确引导、控制会议进程与方向与会者积极参与，主持人准确引导、控制会议进程与方向2424北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司 第二回第二

19、回 会议效率会议效率会议效率会议效率 第三回第三回 会议角色会议角色会议角色会议角色 今日研讨课题今日研讨课题 第一回第一回 会议概览会议概览会议概览会议概览 第四回第四回 会议组织与管理会议组织与管理会议组织与管理会议组织与管理 第五回第五回 会议专门技术会议专门技术会议专门技术会议专门技术 2525北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司 第二回第二回 会议效率会议效率会议效率会议效率 第三回第三回 会议角色会议角色会议角色会议角色 今日研讨课题今日研讨课题 第一回第一回 会议概览会议概览会议概览会议概览 第四回第四回 会议组织与管理会议组织与管理会议组织与管理会议

20、组织与管理 第五回第五回 会议专门技术会议专门技术会议专门技术会议专门技术 2626北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司第三回第三回 会议角色会议角色会议角色会议角色 1 1，会议中的角色，会议中的角色 2727北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司第三回第三回 会议角色会议角色会议角色会议角色 1 1，会议中的角色，会议中的角色 会议主席会议主席会议主席会议主席 2828北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司第三回第三回 会议角色会议角色会议角色会议角色 会议主席的职责：会议主席的职责：致开幕词，明确会议的背景、

21、基调和目标致开幕词，明确会议的背景、基调和目标致开幕词，明确会议的背景、基调和目标致开幕词，明确会议的背景、基调和目标 对主持人提供支持，协助把握会议的方向和氛围对主持人提供支持，协助把握会议的方向和氛围对主持人提供支持，协助把握会议的方向和氛围对主持人提供支持，协助把握会议的方向和氛围 在必要时中止争论，或者将讨论引向需要的方向在必要时中止争论，或者将讨论引向需要的方向在必要时中止争论，或者将讨论引向需要的方向在必要时中止争论，或者将讨论引向需要的方向 在会议出现异常情况时，果断出手处理在会议出现异常情况时，果断出手处理在会议出现异常情况时，果断出手处理在会议出现异常情况时，果断出手处理 推

22、动会议得到结论或成果，而不是一无所获推动会议得到结论或成果，而不是一无所获推动会议得到结论或成果，而不是一无所获推动会议得到结论或成果，而不是一无所获 评估会议的效果与成果评估会议的效果与成果评估会议的效果与成果评估会议的效果与成果 跟踪、检查会议成果的发布与落实跟踪、检查会议成果的发布与落实跟踪、检查会议成果的发布与落实跟踪、检查会议成果的发布与落实2929北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司第三回第三回 会议角色会议角色会议角色会议角色 1 1，会议中的角色，会议中的角色 主持人主持人主持人主持人3030北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有

23、限公司第三回第三回 会议角色会议角色会议角色会议角色 主持人的职责：主持人的职责：规划会议规划会议：确定会议确定会议确定会议确定会议目标、内容、议程目标、内容、议程目标、内容、议程目标、内容、议程以及以及以及以及时间、地点、方式时间、地点、方式时间、地点、方式时间、地点、方式；发出会议邀请，与受邀人员约定会议之前的任务；发出会议邀请，与受邀人员约定会议之前的任务；发出会议邀请，与受邀人员约定会议之前的任务；发出会议邀请，与受邀人员约定会议之前的任务；启动会议：启动会议：分配会议角色；分配会议角色；分配会议角色；分配会议角色；组织会议的召开；组织会议的召开；组织会议的召开；组织会议的召开；向与会

24、人员介绍会议背景、目标、议程和规则；向与会人员介绍会议背景、目标、议程和规则；向与会人员介绍会议背景、目标、议程和规则；向与会人员介绍会议背景、目标、议程和规则；3131北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司第三回第三回 会议角色会议角色会议角色会议角色 主持人的职责：主持人的职责：CONT.CONT.促进推动促进推动：在会场建立和维护鼓励讨论的氛围；在会场建立和维护鼓励讨论的氛围；在会场建立和维护鼓励讨论的氛围；在会场建立和维护鼓励讨论的氛围；对争论的问题进行解释、澄清，推动会议的进行；对争论的问题进行解释、澄清，推动会议的进行；对争论的问题进行解释、澄清，推动会议

25、的进行；对争论的问题进行解释、澄清，推动会议的进行；对参会者表述不清楚的地方进行解释和确认，避免误解；对参会者表述不清楚的地方进行解释和确认，避免误解；对参会者表述不清楚的地方进行解释和确认，避免误解；对参会者表述不清楚的地方进行解释和确认，避免误解；3232北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司第三回第三回 会议角色会议角色会议角色会议角色 主持人的职责：主持人的职责：CONT.CONT.监控管理监控管理：在结束某一个议题的讨论后进行总结，确认一致认可的在结束某一个议题的讨论后进行总结，确认一致认可的在结束某一个议题的讨论后进行总结，确认一致认可的在结束某一个议题的

26、讨论后进行总结，确认一致认可的 行动计划、职责和时间期限。行动计划、职责和时间期限。行动计划、职责和时间期限。行动计划、职责和时间期限。控制会议时间，确保会议按进度进行；控制会议时间，确保会议按进度进行；控制会议时间，确保会议按进度进行；控制会议时间，确保会议按进度进行；严格限制讨论时间，及时处理离题；严格限制讨论时间，及时处理离题；严格限制讨论时间，及时处理离题；严格限制讨论时间，及时处理离题；建一座建一座建一座建一座“停车场停车场停车场停车场”，将没有时间处理的问题先放在上面；，将没有时间处理的问题先放在上面；，将没有时间处理的问题先放在上面；，将没有时间处理的问题先放在上面；3333北京

27、华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司第三回第三回 会议角色会议角色会议角色会议角色 1 1，会议中的角色，会议中的角色 记录人记录人记录人记录人3434北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司第三回第三回 会议角色会议角色会议角色会议角色 记录人的职责：记录人的职责：记录会议时、地、人等基本信息记录会议时、地、人等基本信息记录会议时、地、人等基本信息记录会议时、地、人等基本信息 准确记录和概括会议对于各个议题的讨论成果准确记录和概括会议对于各个议题的讨论成果准确记录和概括会议对于各个议题的讨论成果准确记录和概括会议对于各个议题的讨论成果 准确记录

28、会议的决策以及要采取的实施行动，包括责任人准确记录会议的决策以及要采取的实施行动，包括责任人准确记录会议的决策以及要采取的实施行动，包括责任人准确记录会议的决策以及要采取的实施行动，包括责任人 和截止时间和截止时间和截止时间和截止时间 在会议出现异常情况时，果断出手处理在会议出现异常情况时，果断出手处理在会议出现异常情况时，果断出手处理在会议出现异常情况时，果断出手处理 评估会议的效果与成果评估会议的效果与成果评估会议的效果与成果评估会议的效果与成果 跟踪、检查会议成果的发布与落实跟踪、检查会议成果的发布与落实跟踪、检查会议成果的发布与落实跟踪、检查会议成果的发布与落实3535北京华夏基石人力

29、资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司第三回第三回 会议角色会议角色会议角色会议角色 1 1，会议中的角色，会议中的角色 支持人支持人支持人支持人3636北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司第三回第三回 会议角色会议角色会议角色会议角色 支持人的职责：支持人的职责：协助主持人做好会议通知和议程分发工作协助主持人做好会议通知和议程分发工作协助主持人做好会议通知和议程分发工作协助主持人做好会议通知和议程分发工作 确保会议设施和设备已经被预订和调整、准备完毕确保会议设施和设备已经被预订和调整、准备完毕确保会议设施和设备已经被预订和调整、准备完毕确保会议设施和设备

30、已经被预订和调整、准备完毕 确保会议所需的材料和设备随时可用确保会议所需的材料和设备随时可用确保会议所需的材料和设备随时可用确保会议所需的材料和设备随时可用 安排与会人员的膳宿、茶点安排与会人员的膳宿、茶点安排与会人员的膳宿、茶点安排与会人员的膳宿、茶点3737北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司第三回第三回 会议角色会议角色会议角色会议角色 1 1，会议中的角色，会议中的角色 参会者参会者参会者参会者3838北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司第三回第三回 会议角色会议角色会议角色会议角色 参会者的职责：参会者的职责：以会议议程表为指南

31、，进行充分的准备以会议议程表为指南，进行充分的准备以会议议程表为指南，进行充分的准备以会议议程表为指南，进行充分的准备 准时参加会议准时参加会议准时参加会议准时参加会议 遵守会议规则遵守会议规则遵守会议规则遵守会议规则 仔细倾听，不断验证听到的内容，准确辨别发言者的意图仔细倾听，不断验证听到的内容，准确辨别发言者的意图仔细倾听，不断验证听到的内容，准确辨别发言者的意图仔细倾听，不断验证听到的内容，准确辨别发言者的意图 积极参与，包括：表达不同的观点，提问，回答问题，积极参与，包括：表达不同的观点，提问，回答问题，积极参与，包括：表达不同的观点，提问，回答问题，积极参与，包括：表达不同的观点，提

32、问，回答问题，提供相关的背景信息，等等提供相关的背景信息，等等提供相关的背景信息，等等提供相关的背景信息，等等 清晰地组织和表达自己的见解，不重复、不跑题清晰地组织和表达自己的见解，不重复、不跑题清晰地组织和表达自己的见解，不重复、不跑题清晰地组织和表达自己的见解，不重复、不跑题 贯彻、实施会议的决议和行动计划贯彻、实施会议的决议和行动计划贯彻、实施会议的决议和行动计划贯彻、实施会议的决议和行动计划3939北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司 第二回第二回 会议效率会议效率会议效率会议效率 第三回第三回 会议角色会议角色会议角色会议角色 今日研讨课题今日研讨课题 第

33、一回第一回 会议概览会议概览会议概览会议概览 第四回第四回 会议组织与管理会议组织与管理会议组织与管理会议组织与管理 第五回第五回 会议专门技术会议专门技术会议专门技术会议专门技术 4040北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司 第二回第二回 会议效率会议效率会议效率会议效率 第三回第三回 会议角色会议角色会议角色会议角色 今日研讨课题今日研讨课题 第一回第一回 会议概览会议概览会议概览会议概览 第四回第四回 会议组织与管理会议组织与管理会议组织与管理会议组织与管理 第五回第五回 会议专门技术会议专门技术会议专门技术会议专门技术 4141北京华夏基石人力资源顾问有限公

34、司北京华夏基石人力资源顾问有限公司第四回第四回 会议组织管理会议组织管理会议组织管理会议组织管理 会议成功的七要素会议成功的七要素 时间地点控制跟进会议成果氛围准备4242北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司第四回第四回 会议组织管理会议组织管理会议组织管理会议组织管理 会议成功的七要素会议成功的七要素 时间地点控制跟进会议成果氛围准备4343北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司第四回第四回 会议组织管理会议组织管理会议组织管理会议组织管理 会议准备：会议准备：Well begin,half done.好的开始是成功的一半。好的开始是成功

35、的一半。4444北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司第四回第四回 会议组织管理会议组织管理会议组织管理会议组织管理 会议准备：是否会议非开不可会议准备：是否会议非开不可 如果某些问题不开会也可以解决，就不要开会。如果某些问题不开会也可以解决，就不要开会。如果某些问题不开会也可以解决，就不要开会。如果某些问题不开会也可以解决，就不要开会。先想一想：不开这个会会怎么样？先想一想：不开这个会会怎么样？先想一想：不开这个会会怎么样？先想一想：不开这个会会怎么样？惜会如金！惜会如金！4545北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司第四回第四回 会议组织

36、管理会议组织管理会议组织管理会议组织管理 会议准备：作为组织者会议准备：作为组织者 充分了解会议发起的背景和发起者的初衷充分了解会议发起的背景和发起者的初衷充分了解会议发起的背景和发起者的初衷充分了解会议发起的背景和发起者的初衷 确定会议的关键人物，与他们协商会议的目标、议程和方式确定会议的关键人物，与他们协商会议的目标、议程和方式确定会议的关键人物，与他们协商会议的目标、议程和方式确定会议的关键人物，与他们协商会议的目标、议程和方式 确定参会人员和时间范围，收集所有被邀请人员的时间表，确定参会人员和时间范围，收集所有被邀请人员的时间表，确定参会人员和时间范围，收集所有被邀请人员的时间表，确定

37、参会人员和时间范围，收集所有被邀请人员的时间表，找出最适宜所有人参会的确切时间找出最适宜所有人参会的确切时间找出最适宜所有人参会的确切时间找出最适宜所有人参会的确切时间 准备会议通知、会议议程、会议相关资料，提前至少两天以准备会议通知、会议议程、会议相关资料，提前至少两天以准备会议通知、会议议程、会议相关资料，提前至少两天以准备会议通知、会议议程、会议相关资料，提前至少两天以 各种方式发给被邀请者，并确认其已经收到各种方式发给被邀请者，并确认其已经收到各种方式发给被邀请者，并确认其已经收到各种方式发给被邀请者，并确认其已经收到 准备会议主席的开幕词，准备会议期间需要的资料；资料应准备会议主席的

38、开幕词，准备会议期间需要的资料；资料应准备会议主席的开幕词，准备会议期间需要的资料；资料应准备会议主席的开幕词，准备会议期间需要的资料；资料应 当经过精心筛选，避免过多的信息当经过精心筛选，避免过多的信息当经过精心筛选，避免过多的信息当经过精心筛选，避免过多的信息 准备行政资源准备行政资源准备行政资源准备行政资源4646北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司第四回第四回 会议组织管理会议组织管理会议组织管理会议组织管理 会议准备：作为被邀请参会者会议准备：作为被邀请参会者 充分了解会议发起的背景和发起者的初衷充分了解会议发起的背景和发起者的初衷充分了解会议发起的背景和

39、发起者的初衷充分了解会议发起的背景和发起者的初衷 认真阅读资料，明确会议需要解决的问题以及个人的角色认真阅读资料，明确会议需要解决的问题以及个人的角色认真阅读资料，明确会议需要解决的问题以及个人的角色认真阅读资料，明确会议需要解决的问题以及个人的角色 根据个人在会议中的角色和贡献，准备相关资料根据个人在会议中的角色和贡献，准备相关资料根据个人在会议中的角色和贡献，准备相关资料根据个人在会议中的角色和贡献，准备相关资料 不清楚的地方，及时向会议的组织者提出和询问不清楚的地方，及时向会议的组织者提出和询问不清楚的地方，及时向会议的组织者提出和询问不清楚的地方，及时向会议的组织者提出和询问 安排好自

40、己的时间和参会期间的工作安排好自己的时间和参会期间的工作安排好自己的时间和参会期间的工作安排好自己的时间和参会期间的工作 携带必要的资料和设备，以饱满的精神，准时参会携带必要的资料和设备，以饱满的精神，准时参会携带必要的资料和设备，以饱满的精神，准时参会携带必要的资料和设备，以饱满的精神，准时参会4747北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司第四回第四回 会议组织管理会议组织管理会议组织管理会议组织管理 会议准备：会议规模会议准备：会议规模 除非告知型会议，一般会议的规模：除非告知型会议，一般会议的规模：4 4 4 47 7 7 7 人最理想；人最理想；人最理想；人最

41、理想；10 10 10 10人可以忍受；人可以忍受；人可以忍受；人可以忍受；12 12 12 12人为上限；人为上限；人为上限；人为上限；如果规模无法降低，应当考虑：如果规模无法降低，应当考虑：是否可以用较小的规模完成某些议题？是否可以用较小的规模完成某些议题？是否可以用较小的规模完成某些议题？是否可以用较小的规模完成某些议题？是否需要另一次会议？是否需要另一次会议？是否需要另一次会议？是否需要另一次会议？4848北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司第四回第四回 会议组织管理会议组织管理会议组织管理会议组织管理 会议成功的七要素会议成功的七要素 时间地点控制跟进会议

42、成果氛围准备4949北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司第四回第四回 会议组织管理会议组织管理会议组织管理会议组织管理 会议时间安排：会议时间安排：上午上午8-98-9点之间：点之间：正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。这个正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因此，试时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析，从图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。

43、人的生理和心理角度来看，是不现实的。上午上午9-109-10点之间：点之间：员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。上午上午10-1210-12点或下午点或下午1-31-3点之间：点之间：最适合调动员工集思广益。大家利用头最适合调动员工集思广益。大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。脑风暴，不断想出新点子、新方法。下午下午3-53-5点之间：点之间：最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中

44、的倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。的倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。5050北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司第四回第四回 会议组织管理会议组织管理会议组织管理会议组织管理 会议时间安排：会议时间安排：会议长度：一般会议时间以一小时为宜，大型报告会也不应超过会议长度：一般会议时间以一小时为宜，大型报告会也不应超过会议长度：一般会议时间以一小时为宜，大型报告会也不应超过会议长度：一般会议时间以一小时为宜，大型报告会也不应超过两个小时。生理学家认为，脑力的最佳状态只能保持两个小时。生理学家认为，脑力的最佳状态只能

45、保持两个小时。生理学家认为，脑力的最佳状态只能保持两个小时。生理学家认为，脑力的最佳状态只能保持45454545分钟，人在分钟，人在分钟，人在分钟，人在生理上产生疲劳感的临界点是一小时生理上产生疲劳感的临界点是一小时生理上产生疲劳感的临界点是一小时生理上产生疲劳感的临界点是一小时 如果想缩短会议，一是临下班开会；二是站着开会；三是限定会如果想缩短会议，一是临下班开会；二是站着开会；三是限定会如果想缩短会议，一是临下班开会；二是站着开会；三是限定会如果想缩短会议，一是临下班开会；二是站着开会；三是限定会议时间，到时就鸣铃。如果作不出决议，说明这个问题不适合在会议时间，到时就鸣铃。如果作不出决议，

46、说明这个问题不适合在会议时间，到时就鸣铃。如果作不出决议，说明这个问题不适合在会议时间，到时就鸣铃。如果作不出决议，说明这个问题不适合在会议上解决议上解决议上解决议上解决 如重要的议程安排在前面，在大家精力比较集中的时间段如重要的议程安排在前面，在大家精力比较集中的时间段如重要的议程安排在前面，在大家精力比较集中的时间段如重要的议程安排在前面，在大家精力比较集中的时间段5151北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司第四回第四回 会议组织管理会议组织管理会议组织管理会议组织管理 会议成功的七要素会议成功的七要素 时间地点控制跟进会议成果氛围准备5252北京华夏基石人力资

47、源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司第四回第四回 会议组织管理会议组织管理会议组织管理会议组织管理 会议地点与会场布置：会议地点与会场布置：会议地点不应设在经常会被打断的地方会议地点不应设在经常会被打断的地方会议地点不应设在经常会被打断的地方会议地点不应设在经常会被打断的地方 在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松 长桌比较适合指令为主的会议，圆桌可以定调为非正式长桌比较适合指令为主的会议，圆桌可以定调为非正式长桌比较适合指令为主的会议，圆

48、桌可以定调为非正式长桌比较适合指令为主的会议，圆桌可以定调为非正式 使全体与会者既能看见又能被看见使全体与会者既能看见又能被看见使全体与会者既能看见又能被看见使全体与会者既能看见又能被看见 座位之间留有一臂长的距离，与会者不能受太阳暴晒座位之间留有一臂长的距离，与会者不能受太阳暴晒座位之间留有一臂长的距离，与会者不能受太阳暴晒座位之间留有一臂长的距离，与会者不能受太阳暴晒 考虑多种座位方案，选择最合适的一种考虑多种座位方案，选择最合适的一种考虑多种座位方案，选择最合适的一种考虑多种座位方案，选择最合适的一种 将电话转移出会场，请参会人关闭移动电话将电话转移出会场，请参会人关闭移动电话将电话转移

49、出会场，请参会人关闭移动电话将电话转移出会场，请参会人关闭移动电话5353北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司第四回第四回 会议组织管理会议组织管理会议组织管理会议组织管理 会议成功的七要素会议成功的七要素 时间地点控制跟进会议成果氛围准备5454北京华夏基石人力资源顾问有限公司北京华夏基石人力资源顾问有限公司第四回第四回 会议组织管理会议组织管理会议组织管理会议组织管理 会议控制：时间控制会议控制：时间控制 将会议安排在午餐之前，比较容易按时结束将会议安排在午餐之前，比较容易按时结束将会议安排在午餐之前，比较容易按时结束将会议安排在午餐之前，比较容易按时结束 设置

50、钟表，指定会议的时间管理人设置钟表，指定会议的时间管理人设置钟表，指定会议的时间管理人设置钟表，指定会议的时间管理人 按时开始，按时结束，让迟到者明白他们的行为对会议不利按时开始，按时结束，让迟到者明白他们的行为对会议不利按时开始，按时结束，让迟到者明白他们的行为对会议不利按时开始，按时结束，让迟到者明白他们的行为对会议不利 主持人应在会议开始重申会议的议程主持人应在会议开始重申会议的议程主持人应在会议开始重申会议的议程主持人应在会议开始重申会议的议程 发言者应事先进行准备，简洁明了，并控制发言时间发言者应事先进行准备，简洁明了，并控制发言时间发言者应事先进行准备，简洁明了，并控制发言时间发言