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1、精选学习资料 - - - - - - - - - 电大 - 办公室治理考试必备细心排版全 QQ:188806180 一、选择题1 办公室布置要留意 D ；D. 必需考虑到符合各种沟通、保密、心理调适、心情转换以及休息等要求；2 办公室人员在社交活动中应如何选择话题,哪些是属于合适的话题？（A）； A有共同利益的话题3 传真机的使用哪哪一项不对的 BB. 随时随地可向对方发送4 传真机最好用来传送以下哪种邮件 .AA. 一般的图纸5 当文员获各婚丧喜庆的消息后,第一应 DD. 查证消息的牢靠性6 会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理,这时文员应 DD. 征求主持人看法,停止笔录,关录音
2、机7 将同文多页沿边取齐后匀称错开,从首页到末页,在页边加盖一完整公章,可以证明文件各页的确是同时形成,以绝日后篡改之嫌疑,这是 A ；A. 骑边章8 接受忠告的正确反应是 DD. 切勿感情用事9 上司参与各种应酬和会议,有时需要更换服装,文员应 AA. 通知上司家人把衣服送达10 上司出差,文员预订机票时,以下哪一种做法不正确 DD. 不必提前在取票前或动身前再用电话予以确认11 上司打算参与某个会议时,文员不应当 AA. 只在便笺上写好会议名称12 社交场合很讲究次序礼仪,一般 BB. 以右为尊13 文书立卷的归档制度包括三方面；归档范畴、A 和归档要求； A. 归档时间14 文书立卷归档
3、要求遵守肯定的制度,包括以下方面 BB. 归档范畴、归档时间、归档要求15 文员依据 优先次序 处理工作,以下哪哪一项不相宜的 D ；D. 可以依据文员自己的习惯进行工作16 文员必需治理好金钱,学会节约开支,以下行为中哪哪一项不恰当的 A ；A. 最好到价格廉价的商店去购买,质量并不重要17 文员必需治理好自己的时间,以下利用时间的行为中哪哪一项不相宜的 CC. 每天把工作支配得超出工作时间,给自己压力18 文员必需具有合作精神,以下合作方法中哪哪一项不相宜的 BB. 应当有自己的个性,尽可能使别人听从自己19 文员传达上司的指示时,哪一项做法是不相宜的 A ；A. 传达可以依据上司主要意思
4、,夹进自己的看法20 文员从事信访工作,在处理顾客或其他人的来信时,不应 AA. 拆开后信纸在后、信封在前,一并装订,有转办单的放在信纸前面一并装订21 文员从事信访工作,在处理顾客或其他人的来信时,不应（C）；处理信件依据“ 分级负责、归口办理” 原就,进行转办、交办或自办22 文员打印寄往欧美国家的信封,寄信人姓名、地址应当打印在 BB. 左上角23 文员打印寄往欧美国家的信封,收信人内容的打印次序应当是 CC. 姓名、部门、地址、国名24 文员依据上司指示,向对方要求约会时,以下哪些做法是错误的 D 假如上司出差,可以在他回来的当天支配约会25 文员进行会议的方案和预备时,不应当做的是
5、CC. 会议场所的选择,要依据会议时间长短、花费多少作打算26 文员假如误拆了非本人司的信,应当 AA. 在信封上注明 误拆 ,写上自己姓名的缩写,并把信重新封好并退回去27 文员帮助举办宴会时,不用考虑 D ；D. 有无休息室28 文员要做好档案收集,应当收集的文书资料是 AA. 下级单位报送的报告、统计报表等29 文员应当为上司的商务旅行作很多预备工作,以下哪哪一项不相宜的 BB. 代替上司制定约会方案30 文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字,应当 DD. 请教对方 可否请问一下,这个字怎么念？ 31 文员在拆邮件时,不正确的做法是 AA. 拿到信件后在桌子上磕几下,然后用手撕开32 文
6、员在处理信访工作时,由收信人（单位）复信的情形是以下哪一种 AA. 初次写信,或有过激言行的33 文员在接打电话时,正确的做法是 BB. 在电话机旁随时放着电话记录单和笔,一有留言就能立刻记录下来34 文员在进行办公室布置时,以下哪些为是不相宜的 CC. 较大物的物品放在稍高于眼光平行的层面上,用标签贴在各种物品的下方35 文员制作日程支配方案表时,以下哪一种情形应防止 D ；日程支配方案笔记本假如已经使用一年以上,可以废弃36 文员做会议记录时,可以在会议记录中 CC. 与发言者用词不一样但意思完全一样37 以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷；如问函与复函等用（A）； A. 按通
7、讯者特点立卷38 以下餐巾的使用方法是正确的 CC. 用来擦嘴唇嘴角39 以下关于交互式电话会议的功能中,哪哪一项不具备的 A ；A. 审查功能40 以下关于交际礼仪的举止行为,哪哪一项比较相宜的 C 穿着短裙的下蹲姿态,应跨前半步后腿跪,上身保持挺拔,蹲下时慢悠悠地弯下腰41以下关于录音机的使用哪哪一项不相宜的AA. 录音时需将监听开关至于ON位置1 / 14 名师归纳总结 - - - - - - -第 1 页,共 14 页精选学习资料 - - - - - - - - - 42 以下关于名片的使用方式,哪些是错误的 DD. 名片只能当面递送,寄去是不礼貌的43 以下关于确认上司日程支配方案的
8、行为中,哪一些是不相宜的 AA. 以电话方式打算面谈或开会的重要预定方案,不用再以书面形式确认44 以下关于说话的要领中,哪一项不相宜 B ；B. 由过程先说45 以下关于投影机的使用哪哪一项不相宜的 DD. 应设置电脑的桌面屏幕爱护功能46 以下关于文员的宴会礼仪中,哪哪一项正确的（D）吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起,再用汤匙轻轻由里向外舀去47 以下关于文员对办公室的情形,哪一个是错误的 B 办公桌抽屉里的物品摆放要留意放置整齐,东西可放得满一些48 以下关于文员治理好时间的说法,哪一个是不正确的 DD. 把零散工作支配在寂静、有效的时间段里去做49 以下关于握手的礼节,不正
9、确选项 CC. 双方有很多人时,可以交叉握手50 以下关于预订工作的行为中,哪哪一项不相宜的 DD. 不肯定要弄到确认旅社预订的传真或其他书面形式的证明51 以下接打电话的行为中,哪哪一项不相宜的 CC. 应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系52 以下哪项不是办公室事务治理的特点 BB. 决策性53 以下哪些标准不是文员分拣邮件应当遵守的 CC. 按私人公务标准分拣54 以下哪些不是文员在预备办公用品时的职责 BB. 制造55 以下哪一种类型适合自由谈话,或是收集创意的会议CC. 圆桌型56 以下哪种接打电话的行为是不正确的 AA. 受到通话对方极大的责难,应针锋相对回击57 以下
10、说明宴会的种类与形式的内容,哪哪一项正确的 CC. 工作餐是非正式宴请形式,早午、晚举办均可58 以下文员的工作次序中,哪哪一项正确的 B ；B. 文员也应具有适当判定情形,机灵应对的应变才能59 以下文员订购和储备办公用品的行为中,哪哪一项不相宜的 B ；B. 让员工们随便领取办公用品60 以下文员对办公室零用现金治理的行为中,哪哪一项不相宜的 C ；C. 标准的零用现金单据有一个签名61 以下文员应遵守的参与宴会的礼仪中,哪哪一项不相宜的 C ；C. 未用完一道莱时,应将刀叉平行排放在盘了上右侧,叉尖向上,刀刃向内62 以下文员应遵守的电话礼仪中,哪哪一项不相宜的 B 打出电话,而对方无人
11、接听,等铃声响了二、三下可挂电话63 邮件的寄发不要考虑以下 D 因素； D. 爱好64 邮件送到单位所租的信箱,由文员开启,取出邮件带回办公室,以下哪些事情与文员的工作要求不一样 DD. 应提高办事效率,把取邮件与其他事一起办65 有时应上司要求,文员参与会见或会谈,以下哪些内容不是文员的任务 BB. 发表看法66 在办公室里, A 的位置是上座； A. 离入口最远67 在会议开头前和进行过程中,文员的以下哪项活动是不恰当的 C ；C. 作会议记录时离开会议室接听电话68 在某些情形下,文员在支配日程方案表时可能获得上司的完全信任,取决于两点；一时把握足够的学问,明白业务的轻重缓急；另一是具
12、有 B ,明白要求约会者的心理；B. 说话的技巧69 在使用复印机的过程中,以下哪项内容是不恰当的 AA. 接通电源可立刻复印操作；70 照管上司身边琐事的说法,哪一种是不正确的 DD. 应酬需要换衣服,这是上司个人的需要,不必赐予帮助71 值班人员不应当做以下哪类事情 AA. 签发文件二、判定题1.2.3.4.5.6.7.8.9.10. 11. 12. 13. 14. 15.按英美国家习惯,文员接待来访者,应当站起来与来访者讲话；（ ）拜望长辈或位置较高人士时,可先请人递上你的名片,以作通报；（）办公室的灯光照明要躲开自然光,最好用人工灯光；（ ）办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度；
13、（）办公室环境布置的目的之一是为了有利于保密工作；（）办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度,但没有岗位责任制度；（ ）不要在酒宴上评论或附和别人对某人的谈论,也不行评论菜肴的优劣；（）代表会议依法定期召开,与会代表必需达到法定人数方为有效,因此文员应认真核对出席人数；（）当上司要求文员帮助私人事务时,就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来帮助他解决私人的事务；（）当与人擦肩而过,或越过长辈、上司前面,或因事中途离座时,都要招呼一声；（）档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有储存价值的文书；（ ）对于紧急而重要的事,文员应作书面请示,留档备查；（ ）对
14、于误投邮件,文员可先拆开看看,然后在信封上写上 该地址不对 ,并把它退回去；（ ）凡是单位撤消,原公章应立刻停用,不用通知有关单位；（ ）合适的话题可以有双方都感爱好的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和炫耀自己的话题；（ ）2 / 14 名师归纳总结 - - - - - - -第 2 页,共 14 页精选学习资料 - - - - - - - - - 16. 会议租用的设备,文员必需确保宾馆（或其他供应者）把所需用设备都送过来,并在会议开头前有足够的时间布置好,这些设备应由文员具体操作和负责；（ ）17. 鸡尾酒会一船要支配好座次,在请柬上注明对着装的要求；（ ）18. 即使客观形势发生变化,
15、也不应变更档案的密级、期限；（ ）19. 即使是上司私的应酬,文秘人员也应当积极、愿意地去帮助；（）20. 假如对方所要求的日期已经被预约,除非有相当的确认,文秘人员切不行独断地拒绝,应当问明上司的意思,由于或许那是件必需取消原定约会的重要事情；（）21. 假如上司不预备参与某个会议,应立刻将会议通知丢掉,以免干扰其他事情；（ ）22. 监印员可把印章携带出办公室,去其他地方盖章；（ ）23. 交际应酬要讲求时效,如时机错过再来补救,不但无法表达诚心,仍会破坏彼此关系；（）24. 介绍位置相同的人时,应依据到职的先后,先介绍新进的职员,如同时到职,就先介绍年纪较轻的人；（）25. 介绍信的正本
16、和存根必需一样；可以出具空白介绍信；（ ）26. 口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同,对上司或长者说话,应文静些；对一般同事或顾客说话,就可通俗些；（）27. 列入保密范畴的公文,应在产生的同时,由制文机关确定密级和保密范畴,密级和保密期限的变理和解密；（）28. 没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的,但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一样就是典型的工作；（）29. 面对突发大事,值班人员有时在领导人未指示前就要实行临时应急措施；（）30. 男女之间,男士先伸手了,女士才能与之相握；（ ）31. 男女之间,女士先伸手了,男士才能与之相握；（）32. 女性文员应留短、薄式的
17、发型,以免阻碍工作（）33. 女性文员坐下后,臀部在椅子上只坐三分之二,后背离椅有一个拳头大小距离；（）34. 如查两位来访者均未预约,应当依据先来后到的原就引见给上司；（ ）35. 假如不当心发生日程支配方案重复的情形,就要排定能够动用的空档,自己打算优先次序；（ ）36. 假如会客室的门是拉开的,文员进入会客室后,才能让客人进入；（ ）37. 假如会客室的门是拉开的,先让来访者进入会客室后,文员立刻换手握住室内的门把手,以轻巧的步伐进入室内,轻轻关上门；（）38. 假如会客室的门是推开的,文员应先小步走进会客室,等客人进入后,再轻轻关上门；（）39. 假如会议气氛紧急,且对上司立场不利时,
18、文员可借奉茶为名,态度和气,轻柔缓慢地端出茶点,以排除紧急的气氛；（）40. 假如上司一年之中交往很多,但很难记住每一个人和每一次见面的情形,文员应把有关资料输入电脑,预备交往提示文件；（）41. 假如是你主持会议,就要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹,假如以后显现问题,可以查看笔记,证明某一天你曾给某人支配了某件工作等（）42. 假如是沿着人行道走,两个人并行, 尊贵的位置 是在右边,三个人并行,就在中间；（）43. 假如文员要找的人是一位比上司位置高的人或尊长,你跟对方的文员说完之后就应当叫上司接过电话,告知上司要找的人立刻就会来听电话,让上司直接与对方通话（）44.
19、假如需要与来访者确定会面时间,应先征求来访者便利的时间,查看上司的时间表,假如这一时间有空,就可答应下来；（ ）45. 假如要拒绝别人,最好是依照自己和对方的人际关系程度,分别使用表示方法,以防止由于拒绝而发生不必要的困扰；（）46. 善于合作指每一名文秘人员都要虚心、谨慎,对同事敬重和懂得,即不能违反同事的意愿；（ ）47. 上司自己支配的约会忘了事先告知你,显现约会冲突,解决方法是上司先见他自己支配的那一位；（ ）48. 上下级之间握手,下级先伸手后,上级才能相握（ ）49. 受到直属上司以外的指派时,假如文员自己能够支配办理,而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受,否就要向直属上司
20、请示后再作打算；（）50. 同时介绍很多人时,可从右至左,按次序介绍；（）51. 为来自外地的与会者支配宾馆住宿,最便利的支配是在同一家宾馆为与会者预定房间,只要弄清有多少人数即可；（ ）52. 文秘人员对上司支票往来治理要谨慎当心,支票簿与印章应当一起保藏,以防止被盗用冒领；（ ）53. 文秘人员对上司主要工作的辅佐主要有提神醒脑的服务、私事方面的帮助、财物治理及其他活动；（）54. 文秘人员或文书人员依旧照已经编好的立卷类目,将已经处理完毕的文件,随时按类目上的对应条款归入卷内,即为年终归卷工作；（ ）55. 文秘人员开出的介绍信的正本和存根必需一样,可以出具空白介绍信；（）56. 文书部
21、门立好的案卷,必需逐年移交给档案室集中保管,称为 归档 ,有归档范畴和要求,但没有期限；（ ）57. 文员传达上司信息时,可以把上司的话语加多或削减,以个人的口吻来转达；（ ）58. 文员代替上司传达不利消息时,由于当这个信差很困难,所以要拖到最终一刻行动；由于上司震怒,自己转达口信的语气也应当变成上司的语气；（ ）59. 文员第一次做一项工作时应当快一些,假如错误可以再做一遍；（ ）60. 文员对报纸和杂志的处理,可以挑出上司喜爱的报纸和杂志放在他的办公桌上,其他的放在报刊架上供大家阅读；（）61. 文员对于在值班期间发生的重要情形,可以等交接班后再报告上司；（ ）62. 文员对支票治理要谨
22、慎,支票簿与印章应当一同锁入抽屉；（ ）63. 文员由于已经打过电话,并给对方留了言,即是已经完成任务了,做过某项工作 和 完成某项工作 是完全相同的；（ ）64. 文员应防止必要的通信和邮寄,尽可能把频繁的联系集中起来分批进行；（）65. 文员应有效利用时间,可以把重要工作如写报告等与其他工作支配在一起去做；（ ）66. 文员在工作时间如需要补妆,应当去洗手间；（）67. 文员在工作时间如需要补妆,应随时随地进行；（ ）68. 文员在接听电话时,如查投诉者无故辱骂,可把他使用的字眼写下来,以做证据,再渐渐地向他说明： 邓先生,假如你始终说脏话,我就没有方法再跟你谈下去了； （）3 / 14
23、名师归纳总结 - - - - - - -第 3 页,共 14 页精选学习资料 - - - - - - - - - 69. 文员作介绍,如年龄、位置都相同,应从较靠近的人开头介绍；（）70. 文员作介绍,应先介绍位置高的人,再介绍位置低的人；（ ）71. 文员坐下时,脚尖在膝盖垂直线以内,也可稍向左侧后右侧,膝盖与大脚可分开；（ ）72. 无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式；请帖上指定打 黑领结 ,便表示穿无尾正式礼服；（）73. 无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送,因而文员传递信息应首选传真；（ ）74. 小办公室的优点是节约空间,空气流通,联系便利；（ ）75. 宴请的菜谱
24、应符合对方的饮食习惯,但必需有反映我国传统风味的土特产品,如茅台等烈性酒；（ ）76. 宴请的请柬一般要提前一至二周发出,以便客人及早支配,已经口头商定的就不要补发请柬了；（ ）77. 要发问或有看法时,应当等上司说完话之后再发问,可以提出自己的看法；假如上司不加采纳,应说服上司；（ ）78. 英美国家习惯,文员接待来访者,应当站起来与来访者讲话；（ ）79. 用叉、匙进食西餐时,可将餐具的整体放入嘴里,或用舌头去舔；（ ）80. 在阳光光明的教室和会议室内使用投影机,成效不受影响；（ ）81. 值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志,直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理；（
25、）82. 注办是指文秘人员在文件处理单上或文尾的下角注明公文办理的结果；（）三、设计题1. 安徽某企业欲与上海某企业合作,上海以品牌、技术人股,利用安徽比较廉价的原材料和人工,共同生产国内紧缺的产品；上海代表团一行 10 人将于 8 月下旬来访,商议合作的具体事宜,办公室主任请小李作好预备；假如你是小李,你怎样设计这个接待方案 . 答： 1 接受任务； 2 明白来宾； 3 制订方案； 4 客人； 10 接待小结；预订食宿； 5 迎接来宾； 6 商议日程； 7 支配会谈； 8 伴随参观； 9 送别2. 康桥宾馆位于本市南京西路号,是个中型宾馆,有会议室、餐饮、停车场等,某企业预备在 11 月 1
26、5 日上午 9：00 至 12：00 召开全厂中层干部大会,争论其次年的产品进展和销售方案,地点就在康桥宾馆的 让小付拟一个会议通知；他应当考虑哪些问题？12 楼会议室；这次会议由总经理办公室负责支配；办公室主任答：（ 1）会议的名称：（2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称；（3）日期、时间（开头到终止的预定时刻）；（4）地点：（具体在几楼几号会议室）；（5）议题（或者议事日程）；（6）主办者的联络处,电话号码等；（7）开会所在地,建筑物名称、几楼、电话号码（必要时可附上地图）；（8）留意事项、是否备有餐点、有否停车场,或当天应备的资料等；3. 科达公司召开中层干部扩大会议,参与人员为总经理
27、、副总经理各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等,共 46 人,会议文秘人员和其他服务人员 4 人,会议时间为 5 小时；参与会议人员月平均工资为 2400 元,其他收入 600 元,假设一个月工作 30 天、一天工作 8 小时；会议后勤费用开支有：文件材料费 200 元,饮料费 100 元,因会议紧急支配午餐,餐费每人 10 元；请运算会议的成本；答： 1 会议成本 =2 3G+S Tn+ 后勤开支 =6G+STn+后勤开支2G-参与会议人员的每小时人均工资数；每个人每小时平均工资为 10 元, 2400 30 8 3S-参与会议人员每小时人均其他收入数；其他收入为 25 元； 6
28、00 30 8 4T-参与会议人员人均到会时间为 5 小时；5n-参与会议人数为 50 人46+4 ；6 后勤开支 - 等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为 800200+100+10 50 7 会议成本一 6 10+2 5 5 50+800 =18750 一-800 =19550 元 4. 麦格公司为明白新产品的科技含量和市场竞争力,以制定合适的价格打入市场,打算召开专家座谈会,对新产品进行评估,办公室人员应当如何预备和开好这次座谈会 . 答： 1 座谈会邀请对象必需是新产品所在领域的专家和学者,能独立摸索、有主见又敢于发表看法者； 2 座谈会以小型为主,人数以七、 L 人为宜； 3 座
29、谈会上,文秘人员应与主持人亲密协作；4 主持人负责引导、组织,可不做记录；5 具体的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；6 座谈会的时间不必严格规定,可长可短；7 会场应预备些饮料、茶点,边吃边谈,可使气氛轻松；5. 某个下雨天,在利达公司召开的新产品推介会终止了；公司的大型会议室有各种会议用品,室外有接待处,公司仍租了汽车接送来宾,为圆满终止这次会议,办公室人员在会后应当做些什么工作？答：（ 1）要替搭车回去的人支配车子；（2）在接待处临时代为保管的衣物,不要遗失或被人错领、冒领；（3）有留话时,切记务必传达；（ 4）检查会场有无物品遗漏；（5）要为参与会议的人员送行；（6）文秘人员离
30、去前；要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西,如有,就必需加以熄灭；（7）桌、椅早先如和移动,必需仍原,洗涤烟灰缸、茶具等,如有,就必需加以熄灭（8）携带进会场的资料和会议用品要记得带回；（9）关紧门窗并上锁；（10）通知会场的治理单位,会议已经终止；6. 某公司成立不久,业务就特别繁忙,电话不断,上司要求文员小胡设计一个电话记录单；小胡应当怎样设计？答：来电单位年月日时分来电号码来电者姓名分机来电时间手机内容摘要上司指示处理结果 记录人7. 某公司成立三周年,预备举办大型宴会,办公室人员应当如何做好预备,要做哪些工作？4 / 14 名师归纳总结 - - - - - - -第 4 页,共 14 页
31、精选学习资料 - - - - - - - - - 答：（ 1）客人的选择；缺点名单,再请上司核定；（2）确定时间；假如是涉外宴请,宴请时间应按国际惯例,征询客人的看法,要防止选择对方的重大节假日；（3）会场的选择；要考虑宴会的性质、客人的数目、交通是否便利、场地大小是否合适、菜式、有无停车场；（ 4）拟订菜单；应符合对方的饮食习惯,从来宾的身份、宴请次数、目的等方面去考虑,至少要供应 2 份菜单,供上司选择；（ 5）寄法请柬；宴请需要发请柬,请柬上应写明邀请人姓名、宴请的目的、方式、时间、地点,着装要求、要求回函及其他说明等；请柬一般要提前一至二周发出；（6）席次的排列；以社会位置与年龄作优先
32、考虑来支配,在请柬上应注明席次号；席次的排列原就是：男女主人对坐桌椅的两端；男女来宾间隔而坐；夫妇分开坐；难主宾做在女主任的右边,女主宾坐在男主人的右边；主任方面的陪客,应插在客人中间坐,以便同客人接触；8. 某中外外资公司德方总经理来访,恰逢生日,上司要求文员小陈购买礼物赠送,小陈应如何办？要考虑哪些因素？答：清晰德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；征求上司看法或同意,在答应的钱款额度范畴内选购礼物；比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜爱的物品；赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精致包装纸重新包装一下；附上贺卡写上中国公司的名称,让上司亲自送给德方总经理；9. 上海某
33、企业欲与德国某企业合作,德国以品牌、技术人股,利用上海比较廉价的原材料和人工,共同生产国内紧缺的产品；德国代表团一行 9 人将于 8 月下旬来访,商议合作的具体事宜,办公室主任请小李作好预备；假如你是小李,你怎样设计这个接待方案 . 答：（ 1）接受任务（ 2）明白来宾（ 3）制订方案（ 4）预订食宿（ 5）欢迎来宾（ 6）商议日程（ 7）礼节性拜望（8）宴请（ 9）正式会谈（ 10）签订协议书（ 11）伴随参观游玩（12）互赠礼品（ 13）欢送来宾（ 13）接待小结；10. 所谓 有问题 的来访者一般式怎样的？文员应如何应对？答：（ 1）顽固任性的来访者；死搅蛮缠、出言不逊,文员应毫不妥协（
34、但要留意礼貌）地反复进行说明并提出建议；坚持说你没有权利更换规章制度；可保证：假如对方写信给上司,上司肯定会看到这封信；（2）进行威逼的来访者；静静地告知老板,打电话给保安部门,不要与蛮横无理、可能带来危急的来访者直接冲突；（3）心情兴奋的来访者；假如来访者是男生,女文员应招男的帮忙；假如是女生,女文员可能会使她寂静下来；假如不行,招一个成熟的女同事来帮忙；（4）骗人的老手；他们介绍的产品或服务价格低得离谱；公司经营时间不长；个人或公司没有通信地址,或电话号码有疑问；文员要认真辨认,爱护上司和公司的利益；11. 文秘人员常常要代替上司选择礼品,向他人赠送礼品,在处理这些事情应考虑什么,怎样做
35、. 答： 1 在赠礼前必需搞清赠礼目的,如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁,或是圣诞节、中秋节等；2 仍要清晰赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等；3 在日历上应当清晰地标明节日活动支配以引起上司的留意；时间如何取决于当地的购物环境；4 仍应熟知以下规章：除非上司有特殊的要求,不必送太昂贵的礼物,只要专心为对方选择适当的礼物即可；5 要看对方的实际情况选择礼品,做到恰如其分,适合对方；6 赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精致包装纸重新包装一下； 7 假如不是亲自送礼,应当在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡；8 文秘人员应预备一张节日礼物名单,上司可以在上面作一些
36、增减,表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的看法、以及标明价格范畴；9 为了防止所送礼物的重复,文秘人员应当为全部接受上司礼物的人做一张卡片记录；12. 文秘人员如何主持会议？应留意哪些细节？答：（ 1）文秘人员假如在会议上要发言,应先把要讲的内容作一个完整结构的构思,简略登记发言的要点；（2）会议上留意自己的表情和说话的语调,并掌握发言的时间；（3）对发言内容加以引导,提示时间有限；（4）在会上可安排工作任务,认真倾听其他人的看法,不要当众批判某个人；最终作总结,统一熟悉；（以作查证；5）要求与会者记笔记,自己做好笔记并把会议纪要的打印件放进文件夹,13. 文秘人员在单独或伴同上司旅行终止
37、后,要做好哪些工作 . 答： 1 整理好旅行过程中全部的单据、凭证,送上司批阅、签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用；2 回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报；假如是与上司同行的,可依据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案； 3 尽快复原正常工作和生活状态,连续做旅行前未完的工作；4 把在出差时结识的有关人士、单位等情形做好记录,以便将来有用； 5 对在旅行过程中赐予帮忙和照管的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢14. 文员应当为上司的商务旅行作很多预备工作,在预备国内国际旅行时要考虑哪些工程？履行哪些职责？答：（ 1）预备旅行方案和旅行信息,旅
38、行方案表要说明动身和到达地点、是乘飞机仍是汽车、火车或轮船,动身和到达的日期准时间、座位情形、旅社情形；（2）制定约会方案；约会方案表包括：城市名和省州名（假如是国外旅行,写明城市名和国家名）,日期和时间,与上司约会的者的姓名、公司和地址,电话号码；（3）为商务洽谈收集资料；（4）觉打算旅行用品；把上司作商务两重性时需要带的用品列出清单；（5）考虑行李问题；通过航空公司出版的两重性方案手册或旅行社代办人信息；为每件行李预备识别标签；（ 6）支配差旅费；（7）建立旅行 - 旅社信息资料库；随时与旅行社联系,建立最新信息充实自己的资料库；（8）办理旅行保险,如意外损害保险等；15. 小李是刚到公司
39、的文员,公司办公室内有各种文件柜,储物架、书报架,办公室主任给她配置了带锁的办公桌,电脑,电话机,仍给了她新的文件架、文具用品盒各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章,印盒、墨水,复印纸 2 刀 ,要求小李整理好办公桌,把东西分门别类放置在适当的位置；小李应当怎么做 . 答：（ 1）电话放在办公桌左边,便于左手摘机,右手做记录,电脑放在右边,（2）新文件夹放需要翻译的资料,在文件夹上贴上相应的标识条：（3）各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内,参考书应当放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里；（ 4）公司印章放人办公桌带锁的抽屉内；（5）墨水放置在储物架底层,复印
40、纸放在下面几层；16. 总经理把保管单位公章和盖卬的任务交给了秘书小付,小付应当怎样做？答：小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内,钥匙内,钥匙随身携带；每次用毕应将印章加锁存放,随印随锁；如因事外出,须经批准交他人代管；加盖单位公章,须经总经理批准,并审核签名；并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项具体登记；加盖印章必需做到力匀称,使印章端正、完整；四、简答题1. 依据 2000 年国务院行政机关公文处理方法的规定,国务院规定的行政公文共有几类几种？答：（ 1）命令（令）；（2）打算；（ 3）公告；通告；（4）通知；通报；（5）议案；（ 6）报告；（ 7）请示；（ 8
41、）批复；看法；（ 9）函；（ 10）会议纪要；5 / 14 名师归纳总结 - - - - - - -第 5 页,共 14 页精选学习资料 - - - - - - - - - 2. 办公室人员为了说服对方接受自己的看法应当怎么做,要领有哪些？答： 1 清晰地知道在所说的事项中,最想说什么,以规律分析自己的意向,并对目的、成效、重要性、关联性等,抓住重点；2 说服时,要尽量具体客观,使对方产生明白的动机；3 有时也需要引用某些权威人士、专家的看法,或者用图表、资料、体会谈等等； 4 要具体明白对方的立场和意向,先留意倾听对方所说的话,切勿以自己主观的方式进行谈话；要把握对方不能明白的地方,努力加以
42、说服；5 主动发问,明白对方的想法,对方有关信息的种类和数量,以及背景如何等等；6 以恳切的态度为对方着想而发言,不要使用另对方反感的言词；7 让对方打高兴扉,使对方对自己的看法产生爱好（让对方认同自己）；8 不行损害对方的自尊心；3. 单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些规定？答：（ 1）单位印章、套印章；（2）钢印、领导人签名章、其他印章；（3）刻制公章有两种情形；一种是由上级主管机关刻制颁发；（ 4）另一种由法人代表申请,经主管部门批准,公安部门登记后由特地刻制厂刻制；（5）公章一般由指定的文秘人员统一使用,其他印章也应专人专用；（6）加盖公章,是哪一级的公章,须经哪一级的负责人批
43、准,并审核签名；（7）将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项具体登记；（8）加盖印章必需做到用力匀称,使印章端正、完整,不歪斜、更不能颠倒；（9）凡以单位名义发出的公文、信函等都必需加盖单位公章方能有效；4. 公文的完全格式包括哪几项 .请写出这些工程；答： 1 版头、发文字号、印刷次序号；2 密级、紧急程度； 3 签发人姓名； 4 公文标题； 5 主送机关； 6 正文、附件； 7发文机关、成文日期、机关印章； 8 注释、阅读 发送 范畴； 9 主题词； 10 抄送单位、印发说明；5. 来信受访的范畴包括哪些 .受理与处理的程序和基本要求是什么 . 答： 1 受理的范畴是：国家
44、机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件；2 准时拆封；拆封时,不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方；对急信、要信,或有过激言语的来信,要处理准时,报告上司,仍要以有效方式通告有关单位紧急处理；拆开后在装订时,信纸在前、信封在后,要一并装订；3 认真阅读；把握信中的主要内容,也可用颜色笔为领导标明信中的重点,或在信纸的空白处注明 参阅某卷宗 或 可与前信印证 等；供应领导复信所需要的资料；4 逐项登记；用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位 人 以及承办后的情况、结果和立卷存档号等具体记载,便于统计、查找和催办； 5 认真处理；处理信伺：应当依据 分级负责、归口办理 的原就,进行转办、交办或自办；6 准时复信；复信是取信于职工群众的有效措施,增加职工群众对组织的信任；复信可实行收信人 单位 复信,或承办人 单位 复信两种方式进行；6. 什么是受意 .受意有几种 .办公室人员应怎样运用受意方法 .