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1、会议服务方案 一、目的 为了更好地体现*公司的国际化、职业化形象，规范会议接待行为，也为了提升物业自身服务水平，提供多元化服务，做好会务服务的支撑工作，提高服务质量。二、会议服务对象：*武汉研究所有会议需求的部门。三、会议分类：将会议按照所服务的客户群体进行如下分类：会议级别 等级 客户群 备注 一级 VIP+所长、市级省级领导、机关领导等 包含媒体采访 二级 VIP 部门领导、所长、其他分部领导 包含高校招聘会、分部间交流会议 三级 一般 部门内部会议 包含各类培训、小型研讨会、座谈会等 四、承接服务类型：服务类型 基础服务 增值服务 礼宾礼仪 服务内容 1、现场布置；2、设备调试；3、会场
2、整理；1、特殊饮品（茶叶、咖啡等）；2、物品（简单文具、鲜花、横幅、文化礼品等）；3、茶歇（果盘、茶点）；1、接待（司仪）；2、主持；3、外请节目；4、会场布置策划。五、会务人员资质及会议安排 1、会议服务人员资质要求：岗位 学历与资质 人数 素质要求 会务接待专员 1、专科以上学历，英语口语良好；2、年龄 22-30 岁，身高 165CM 以上，形象气质佳；3、酒店管理、旅游及空乘专业优先；2 人 1、具有良好的服务意识及服务精神；2、具备良好的沟通理解能力，反应敏捷，突发事件应变能力较强；4、具备礼貌礼仪、会务服务基础，服务意识佳。3、工作积极主动，责任心强；4、心态平和，亲和力好，言谈得
3、体，有上进心。说明：（1）人员配备：共2名接待专员，特殊情况需临时增加人员可抽调前台兼会务接待，以满足紧急需求为原则。（2）人员要求：女性、身高1.65m以上，年龄22-30岁之间；大专及以上学历，具备酒店管理、旅游管理、空中乘务等方面的知识，掌握接待服务礼仪及形体礼仪知识，了解会议服务流程，具备较强的听、说能力，能够进行简单的英语对话。（3）素质要求：具有良好的服务意识及服务精神；具备良好的沟通理解能力，反应敏捷，突发事件应变能力较强；工作积极主动，责任心强；心态平和，亲和力好，言谈得体，有上进心。（4）会务接待专员工作职责：a)客户接待环境的保障；b)会议区域管理；c)规范化会议服务；d)
4、现场接待指引；e)现场活动支撑。（5）会务接待专员工作内容：a)研究所会务接待总接口，负责前期的需求确认，判断是否接待，接待的 类型；b)根据确认的接待需求，以天为单位排班接待支撑资源（依据时间排班，如果客户非常重要，可适度调整）；c)负责每次会议接待的公共支撑，包括：接待电子流、园区路线指引、讲解、拍照、鲜花、横幅、茶歇等；d)做好日常接待用品的登记及管理；e)做好日常公共接待资源环境看护；f)做好日常接待统计分发，每月输出接待总结月报；g)整合周边资源，如周边各餐饮店、鲜花店、礼品店、水果店、酒店、礼仪公司等；h)研究所大型活动支撑及礼宾礼仪服务的统筹、报价。（5）保密要求：按*信息安全规
5、定，严守客户信息、公司机构、部门分布及人员通讯信息，签署保密协议。（6）考评要求：需求部门评价结果作为对方服务质量评价主要依据，同时参考现场抽检及月度考核结果。（7）薪酬要求：参考业界标准，为保证服务质量，所有薪酬实际发放与合同要求保持一致，暂按专员薪酬标准（7314.3元/月/人）结算。2、人员安排：服务类别 会议人数 会务人员安排 会议级别 基础服务 不限 1 一般（三级）增值服务 50 人以下 2 VIP（二级）VIP+（一级）50 人以上 4（其中 2 人为前台抽调）礼宾礼仪 按需求 根据实际情况进行人员安排及各项费用报价 不限 说明：（1）本着勤俭、精简、高效的会议原则，原则上按照会
6、议级别判断承接服务类别，进行人员安排，因特殊需要，可按实际情况根据需求方申请承接；（2）物业承担会议接待的“软件”服务，其他会议用品均由需求方承担，详见费用承担部分。六、费用承担与结算：1、费用承担原则：（1）武研所承担的费用包括：茶具、茶、咖啡、纸巾、消毒液等日常用品费用；（2）每次会议的具体费用由会议需求方负责，具体包括：a）资料、文具费用；b）文化礼品费用；c）鲜花、横幅、茶歇、果盘等会务费用；d）就餐、车辆等费用。（3）上述费用原则上由甲方承担，若有特殊情况需要物业提供的，由会议需求部门负责人以纸面形式提出，会务专员负责询价、报价，首选与*有协议的供应商，待需求部门负责人签字确认后方可购买，开具发票，与*公司月结。2、费用结算：（1）会务接待专员从到岗之日起计算，与其他人员薪酬支付方式相同，按月结算；（2）临时抽调人员按会议时间，20 元/小时进行补贴，每月凭会议服务登记表与需求电子流对应结算；（3）对于会议中临时产生的费用，实报实销，按月结算。附件：05会议登记表.xlsx