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1、采购管理制度 一、目的 为了规范公司各类采购工作，明确公司各部门在采购工作中 的职责分工，加强对采购工作的有效管理，保证公司采购物资质 量，提高采购效率和采购物资准确性，降低采购成本，争取公司 的综合最佳效益，特制订本制度。二、适用范围 本制度适用于公司所有物品（原材料、辅料、包装物、备品备件、固定资产、劳保用品、办公用品）或劳务（技术、服务等）的采购 管理和执行工作。三、职责 3.1 综合计划部负责整理采购清单、执行采购作业、储存和保 管采购物资。3.2 综合制造部负责编制整体生产环节所需要的物资储备。3.3 安环部负责编制劳保用品及与安全有关的物资储备。3.4 人事行政部负责编制办公用品及
2、与办公环境有关的物资储备。3.5 财务部负责统筹规划各部门资金计划及付款安排。3.6 检验部负责 A.B 类采购物资的抽检及验证。3.7 副总经理负责把控整体采购风险及最终审批权限。四、程序内容 4.1 基本原则 4.1.1 公司所有员工在进行合同与采购活动中应严格遵守本规定及公 司有关规定、流程、制度，采购活动应尽量实现充分竞争，遵循公开、公平、公正和诚信的原则。保证采购物资质量，努力降低成本；4.1.2 参与采购的相关人员应客观公正地履行职责，遵守职业道德，保守公司商业秘密，廉洁奉公；4.1.3 各部门须严格在批准的年度采购预算范围内，制定详细周密的 月度或周期性采购计划，过程进行中不得以
3、特殊采购或其他原因为由 将采购流程绕过或回避，处于关键路径上的特殊采购，按特殊采购程 序处理；4.1.4 公司的采购业务统一由综合计划部负责办理，其他部门或人员 不得自行采购或无理干涉；4.1.5 采购应当优先选择低耗能、低污染、通过环境管理体系认证或 安监部门认可企业的货物、工程和服务；4.1.6 采购和合同管理工作应做到有章可循、有人负责、有人检查、有据可查。每项采购和合同管理过程均需有完整的文件和记录。4.2 职责和分工 4.2.1 根据批准的采购计划，综合计划部负责组织并实施采购，包括:a）组织资格评审、招标、评标和合同签订，负责完成采购流程并同相 关部门完成验收入库；b）牵头组织招标
4、文本的通稿及审核，负责在合同签订前牵头对合同文 本的合法性、完整性、准确性和严密性进行审查；c）负责组织合同谈判，办理支付申请，合同执行情况的总结和分析；d）归档合同文件，建立并维护与公司采购相关的信息系统；422 综合制造部根据公司的拓展规模和经营目标，制订有效的采购 目标和采购计划具体措施有：a）审核年度各岗位呈报的物资需求，统筹策划和确定采购内容，制订 主辅料采购清单；b）预测和跟踪生产计划，熟悉各种物资的消耗情况，核实本部门 仓库存量，结合安全定额据此编制采购预算和采购计划；c）依据公司固定资产投资计划、设备运行状况以及生产经营需要编制 设备的采购、固定资产维修以及零星维修制造所有备品
5、备件采购；4.2.3 安环部为劳保用品采购计划直接管理部门，根据不同工种及不同 的劳动安全生产的需要及人数，编制年度、月度或周期性劳保储备、采 购计划，具体措施如下：a）负责对公司劳动防护用品的采购计划制定和管理；b）根据国家、市及行业规定标准，结合本单位实际情况修订劳防用品 的发放标准；3）建立每位员工劳防用品电子档或纸档个人档案，按劳防用品标准提 报劳保采购计划；4）做好发放管理记录，并及时向综合计划部查询劳保库存等情况对劳 保用品的采购管理必须贯彻“确保安全、质量可靠、杜绝浪费、按需 配备”，使劳保用品确实起到保护劳动者安全、健康的作用；424 行政人事部是办公用品采购计划与管理的职能部
6、门，负责制定 各部门办公用品的计划、发放及控制等管理制度，根据办公用品库存 情况及消耗水平，将各部门所需办公用品的种类规格、数量进行采购 汇总，计划必须保证办公用品齐全、库存合理、分配适当，严格控制 在预算范围内。425 财务部根据国家相关法律法规及合同的规定，审核支付所需文 件、票据的有效性、合法性，办理相关支付手续，负责发票、交付款、尾款处理、验收入库等事项，对采购和合同管理活动的真实性、合理 性、合法性、准确性和严密性进行审查；426 检验部依据采购员填写的 JL82401-01采购物资报验单，按 照GWJY-02产品进货检验规范进行检验，并做好检验记录，检验 判定为合格的物资，交综合计
7、划部库管员进行数量和外观等的验收。4.2.7 副总经理全面主持采购工作，组织实施，确保采购任务完成，根据公司规模发展及销售市场变化，指导并监督下属开展业务，不断 提高业务水平，确保采购工作正常开展。审批各部门提报的采购计划，统筹策划和确定采购内容，减少不必要的开支，监督参与大批量商品 订货业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。五、采购计划执行 5.1 所有采购流程均需走程序审批，各部门应根据需求分类别填写相 关采购物品申请表，申请获批准后执行应严格控制，各部门通过内部 沟通工具对库存核实后进行采购申报，流程审批通过后形成纸质物资 采购申请单据，采购人员根据单据内容核对后执行采购；5.2 采购计划
8、或申请应列明采购物品、规格型号、数量、质量技术要 求、交货日期、用途等。不按规定程序填写申请单据的，综合计划部 有理由不予采购；5.3 申请部门根据生产计划、实际需要以及库存情况每月 28 日前报 次月的采购计划，部门经理审核。超过规定时间未提交的部门按照无 需求处理，月中不再接收提报的采购计划；5.4 未提交月度采购计划或出现特殊需求需要采购，必须按照特殊 物品采购申请表格式及要求填写，部门经理、副总经理财务总监批 准后执行。5.5 对于已经审批的采购物资，请购部门如果需要变更物资的规格、数量或撤销采购申请，必须 48 小时内通知采购部，以便采购部及时 根据实际情况变更采购计划，如采购已进行
9、中，产生的后果应由申请 部门承担。5.6 采购员将审批好的采购计划汇总后提报副总经理同时抄送库房管 理员，库房管理员提前规划存放位置，到货后严格按此数量金额供货 商进行验收入库。六、附则 6.1 本制度由综合计划部制定与解释 5.2 本制度报副总经理审批准后，自颁布之日起执行。六、相关记录 1、月度米购计划表 2、特殊物品采购申请表 3、交付产品管理规定 4、采购物资分类明细表 5、采购物资报验单 6、材料库存表 7、产品进货检验规范 8供方物资质量状况记录 9、合格供方名录 10、合格供方档案 11、合格供方业绩评价表 12、采购产品不合格通知单 13、生产计划 14、常规物资采购周期及储存条件 15、常规物资库存量上下限