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1、会 议 安 排 流 程会议安排通知明确会议主（议）题、召开的时间、出席范围和人数安排会议场所及会后就餐 *联络人： 二层会议室59人五层会议室100人集团公司联络人：后勤处7 楼会议室26人10楼会议室31人13楼会议室（8*11）=88 -110人12楼会议室14人*宾馆联络人： 10层会议室18人X 10排1层 迎泽厅18人X 18排2层 晋泽轩21人X14排会议通知1. 通知内容主要包括：会议的议题、时间、地点、出席范围及其他注意事项2. 及时与合作方对接并落实签到人员3. 及时将通知送达的情况和拟出席情况反馈到会务组。（会议前一小时告知签到负责人）会议前准备会议用品准备会前三天开始准备
2、会议材料撰写经济运行分析会（回字形）：座签、稿纸、制作签到簿、座次表职工代表大会（教室型）：准备背景、横幅、座签、稿纸、制作签到簿、座次表-90人以上需备签约会议（回字形）：1. 准备：签约用品（协议、签字夹、签字笔）；会议资料（秩序册、宣传册、封套、稿纸、笔）；台签(大、小)、签到簿、座次表、就餐表2. 准备背景板、拱门、条幅（条幅前一天晚上挂好）、场内鲜花、绿植、胸花、礼品、礼仪、水牌、背景音乐光盘、公司宣传片、红酒、酒杯、托盘项目推进会、股东联席会（回字形）：1. 准备：会议资料（秩序册（座谈会名单、议程）、宣传册、封套、稿纸、笔）；台签(大、小)、签到簿、午餐安排2. 准备场内鲜花、水
3、果、绿植、公司宣传片、投影相关设备、电子欢迎屏。3. 提前安排住宿及接送车辆1. 领导讲话稿（由调研科提供）2. 秩序册、会议议程、签约协议(打印好后会议前一天交给会务科会场布置负责人)会场布置安排会议接待安排会议接待。根据会议需要，做好接站、住宿和返程票务安排等。大型会议要制作接送安排一览表、住宿安排一览表。根据会议安排，落实参观游览安排。会前三天安排好经济运行分析会：1. 茶、矿泉水、烟、烟灰缸、湿毛巾、纸、笔、电子屏、话筒、音响调试、录音、调节室温2. 座次：（具体情况按会议议程而定）。职工代表大会：1. 茶、矿泉水、烟、烟灰缸、湿毛巾、纸、笔、电子屏、背景、横幅、绿植、话筒、音响调试、
4、录音、调节室温2.2. 座次：（具体情况按会议议程而定）。周例会：茶、座签、座次、纸、笔、话筒、灯光、调节室温注意：要保证两名服务员在会场服务，在周例会人员有变动时，及时调整座位，如座位不够需及时补充座位。、签约会： 1. 背景板、条幅、场内鲜花、绿植、水牌、背景音乐光盘、公司宣传片； 2. 茶、矿泉水、烟、烟灰缸、湿毛巾、资料、笔、台签； 3. 话筒、音响调试、录音、调节室温； 4. 礼仪服务就位（带花、调换协议、倒酒）-由专人负责对接项目推进会：1. 场内鲜花、绿植、公司宣传片试播；2. 茶、矿泉水、烟、烟灰缸、湿毛巾、资料、宣传册、笔、台签；3. 话筒、音响调试、录音、调节室温；4. 接
5、待人员就位非正式会晤：1.（鲜花）、水果、茶、矿泉水、烟、烟灰缸、电子欢迎屏；2. 灯光、会场卫生、调节室温；3、就餐。2人桌：423人桌：2椅子：108会前检查工作会务准备工作布置后，要重视动态的检查监督，对没有及时完成规定任务的，要及时采取措施加以弥补。临会前后协调（大会）重大会议或会务准备工作涉及多个单位和部门的，需要分割工作小组，并召开工作协调会，落实有关工作。会务协调一般要求明确每一个工作组的工作目标、任务、期限；明确每一个工作组的责任人。协调会前，一般应提出工作分工预案。会前现场组织工作会议签到会议引领礼品发放1. 落实签到人员，至少保证两名签到人员，如有需要可请企管处、铁运处配合签到。2. 会前3-5分钟汇总未到参会人员并向董秘汇报，同时及时提醒参会人员到会。引导参会人员到指定位置1. 会议拍照2. 话筒音量调试、递送会议期间工作1. 会后就餐安排2. 安排相关人员、车辆为与会人员送行。3. 回收会议资料、座签等4、会议经费审核、报销会后工作5. 形成董事会决议6. 整理会议记录备注：第5、6 点由调研科完成3. 会议录音、记录备注：第3点由调研科完成