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1、 科达集团项目物资供应管理办法 1 适用范围 本办法明确了项目物资供应管理的职责和工作内容，适用于公司和专业公司管理的项目部物资供应管理。2 管理职责 2.1 物资装备处 a)负责指导、监督、检查项目部的物资采购及对发包方提供器材的控制；b)负责按集团公司要求组织物资的集中采购；c)负责周转材料对项目部的租赁；d)负责平衡项目剩余物资。2.2 区域项目供应部 a)负责乙供器材的采购；b)负责需报公司物资装备处集中采购器材的上报；c)负责采购器材的检试验；d)负责项目周转材料的管理；e)负责各工程项目剩余材料的调剂、管理及处置；f)控制采管费、检试验费、运费，对项目乙供材料成本负责；g)负责工程
2、项目供应部上报报表的统计、汇总工作，并及时为物资装备处提供统计报表。2.3 工程项目供应部 a)负责发包方提供器材的供应管理工作；b)控制材料费、检试验费、运保费，对项目甲供材料成本负责；c)负责材料价差、量差的查找及签证，负责工程器材的核销工作；d)负责三气的现场管理工作；e)及时为发包方及区域项目供应部提供各种统计报表；f)区域项目部未设采购岗时，其职责由工程项目供应部承担。2.4 专业公司 a)负责提报器材申购单；b)负责提报预算外用料特批单；c)负责办理所需器材的领用。3 工作内容 3.1 岗位设置 3.1.1 区域项目供应部设立供应负责人、材料质量负责人、统计管理员、价格监控员、采购
3、员、检验员、保管员。根据项目大小和任务情况，部分岗位可以兼任；3.1.2 工程项目供应部设立供应负责人、材料质量负责人、综合管理员、计划员、检验员、提料员、保管员。根据项目大小和任务情况，岗位可以兼任。3.2 计划管理 3.2.1 工程项目供应人员要熟悉项目工程合同，了解合同中与供应费用结算有关的内容：a)甲乙双方的供货范围；b)发包方提供器材中设备和材料的划分；c)各专业工程主材和辅材的划分；d)发包方认可的备料依据及材料损耗系数；e)合同中器材的结算方式；f)发包方提供器材的转账基价及价差结算方式；g)材料量差的签证和结算方式；h)发包方提供器材的检试验责任范围；i)运费、采管费的结算方式
4、；j)其它与供应费用有关的合同条款。如尚未签订工程合同或合同内容未能涵盖以上内容，工程项目供应部应与发包方签订物资供应协议，对以上问题进行明确说明。3.2.2 器材需用计划 a)工程项目计划员应根据工程进度按发包方认可的备料依据编制发包方提供器材的需用计划，提出需用时间。备料依据可以是材料预算、施工图纸、发包方的物资供应管理软件等。b)工程项目预算员要在每个单位工程开工前完成该工程材料预算的编制工作，并提供给工程项目供应部。供应部计划员在材料预算的基础上，根据器材的实际需用量、已供量、库存和期货等信息编制器材缺口表，并以此作为组织缺口器材的依据。3.2.3 器材采购计划 a)工程主材的采购计划
5、由区域项目采购员根据工程项目计划员提供的需用计划进行编制；辅助材料的采购则按用料单位提报的器材申购单经区域项目供应部平衡后，由区域项目采购员实施采购。b)采购计划由项目材料质量负责人、供应部负责人核实，项目主管经理审批；工程所需的辅助材料由分承包方编制器材申购单，并定期（原则以一周为一个提报周期）报区域项目供应部进行采购；器材申购单由申购人签字，分承包方领导审核，项目主管经理审批。c)项目预算部门将辅材费按单位工程分解到各分承包方，项目财务对应建立辅材费用台帐。区域项目供应部严格按分解的辅材费用指标控制采购、发放。费用指标不足时，采购员要书面向项目主管经理报告，经项目主管经理特批，项目预算部门
6、追加费用指标后方可继续采购、发放。对费用超支且无特批的，要追究采购员和供应部负责人的责任。3.3 器材采购管理 工程项目的主材、进入工程实体的辅助材料和工业气体原则上不允许分包，土建工程分包材料采购时，分承包方必须将其供应商、产品品牌的选定方案报项目部审批备案后方可实施采购。3.3.1 工程项目上的乙供器材的采购工作由区域项目供应部的采购员负责，统一采购或报物资装备处集中采购。3.3.2 集中采购管理 a)集中采购器材由物资装备处采购管理岗统一组织实施。b)集中采购的范围 1)钢材：无缝钢管、（除镀锌钢管和电线套管外的）焊接钢管、中厚钢板（含制造储罐用的钢板）；2)阀门：中高压阀门；3)电缆：
7、电力电缆；4)管道配件：弯头、三通、四通、大小头；5)焊接材料；6)设备：生产设备（反应器、空冷器、换热器、压缩机、离心泵、开关柜、变送器等）及辅助生产设备。c)区域项目供应部应以电子邮件（E-mail：）、传真等方式及时向物资装备处采购管理岗提报集中采购器材的需用计划，同时明确需用日期、技术条件、价格等要求。d)物资装备处采购管理岗要在收到需用计划后的 24 小时内给予答复，项目供应部在没有接到物资装备处采购管理岗书面委托前，不得擅自进行采购。3.3.3 招标采购管理 a)招标采购范围 1)同一类器材一次性采购金额：钢材 10 万元以上；木材 2 万元以上；水泥 3 万元以上；电缆 5 万元
8、以上；不锈钢、合金钢焊条及焊丝 3 万元以上；其它器材2 万元以上。2)对连续使用、陆续采购进货的水泥、红砖、砂子、石子、气体、普通结构钢焊条、焊丝、安全用具、计量器具等，每半年进行一次采购招标工作，工期不满半年的工程项目要在开工前进行一次采购招标。b)区域项目部要成立相应的器材采购招标工作小组。组长由项目主管经理担任，成员包括供应部负责人、材料质量负责人、采购员、分承包方人员、项目预算员、项目财务人员等。c)器材招标采购的招投标、评标、定标等管理工作见 FCC/QG10.12器材系统询价及招标采购管理规定。3.3.4 采购合同管理 a)在同一供货商采购的同批器材，其金额在 5 万元以上必须签
9、订订货合同。b)采购合同管理见 FCC/QG10.02器材采购管理规定。3.3.5 采购资金管理 a)区域项目部应根据施工生产计划和进度安排，测算下月工程需采购主材、辅材、技措、暂设、工具、劳保等器材的数量和费用，编制出下月的 采购资金支出预算表。采购资金支出预算表由区域项目供应部负责编制，项目主管经理审批，加盖项目公章。b)区域项目部每月 27 日前，将下月的采购资金支出预算表上报物资装备处采购管理岗。物资装备处采购管理岗按照区域项目部上报的器材价格信息及物资装备处掌握的市场价格信息进行审核后报送公司财务处。c)区域项目部根据当月的采购资金支付情况编制采购资金支出预算执行情况表，并于当月 2
10、7 日前上报物资装备处采购管理岗；物资装备处采购管理岗根据采购资金支出预算表 对实际采购器材的价格和数量进行对比、分析，作为审核下月 采购资金支出预算表的参考。3.3.6 采购器材的价格控制 a)所有器材的采购均要进行询价，可采用系统询价和招标等不同方式进行询价。同一名称、规格型号的器材应获得至少三家有效报价。b)采购员用器材询价表进行询价，询价时要有专业公司及分承包方人员参加，充分征求专业公司及分承包方的意见，询价后要将询价结果通报专业公司及分承包方，并经价格监控员比价后形成系统指导价格表，报项目主管经理审批。实际采购时若价格无变化，可用系统指导价进行价格确认，以方便紧急采购。器材的系统询价
11、每半年应至少进行一次，并将系统指导价格表报物资装备处管理岗，由物资装备处价格监控员对系统指导价格信息进行分析、审核。c)采购员在询价后、采购前填制器材价格确认表，价格监控员根据系统指导价格对器材价格确认表进行逐条确认，盖章认可，并在采购后审核发票与确认价格的符合性（审核后在发票背面盖章），否则财务部门不得报销。d)新产品、独家产品、专利产品及工程急需来不及询比价时，由采购员填制器材价格确认表，经项目主管经理批准后方可采购。e)价格监控员确认的价格为器材采购时的最高限价，采购员应在此价格基础上进行竞价。所采购器材的价格若高于器材价格确认表中限定的价格，要追究采购员的责任。f)区域项目供应部应于每
12、月月底将 物资采购信息报表 报项目主管经理及物资装备处物资管理岗，同时通报各分承包方。物资装备处价格监控员要将各项目采购的同类物资价格横向比较、分析，并定期发布。分承包方对供应部门采购的器材质量、价格进行监督，如发现异常情况应及时与供应部门沟通，以便供应部门整改。g)采购计划、器材询价表、器材价格确认表、订货合同和招投标资料等原始资料由价格监控员对应编号，分类存档，并在工程竣工后交物资装备处物资管理岗。h)公司纪检监察、审计部门定期对项目物资采购过程及管理工作进行检查、审计，并对器材采购进行效能监察。3.4 运输管理 3.4.1 采购员负责组织采购器材的装卸和运输工作。3.4.2 工程项目供应
13、部提料员（计划员）负责发包方提供器材的装卸、运输及大件、批量器材供货到现场，并负责工程施工合同中有关运输费用的及时签证，并交项目结算；出现偏差及时书面报告项目主管经理。3.4.3 器材运输管理见 FCC/QG10.07器材运输管理规定。3.5 检试验管理 3.5.1 器材的检验试验工作本着谁进货谁检验的原则进行。器材的检试验由检验员负责。3.5.2 如无特殊要求，工程项目供应部的计划员兼任其所负责的工程器材的检验员，辅材的检验员应由除采购员外的其他人员兼任。3.5.3 器材检试验工作内容见 FCC/QG10.03工程器材检验试验规定。3.5.4 因进度原因，使检试验计划无法实施时，供应部应及时
14、向项目质检站、项目经理提交书面报告；因发包方原因使检试验计划无法实施时，还应向发包方提交书面报告。3.6 阀门检试验管理 阀门检试验管理见 FCC/QG10.04阀门检验试验管理办法。3.7 不合格品管理 器材不合格品管理见 FCC/QG10.06器材不合格品管理规定。3.8 器材标识管理 器材标识管理见 FCC/QG10.05工程器材标识管理规定。3.9 焊接材料管理 焊接材料管理见 FCC/QG10.08焊接材料管理规定和 FCC/QG10.13活动焊材库管理办法。3.10 器材入库保管发放管理 3.10.1 器材的保管保养见 FCC/QG10.09仓库管理规定。3.10.2 器材入库管理
15、 a)专业公司和分承包方要根据工程的施工进度编制工程主材的需用计划，报项目供应部，明确需用器材的品名、规格型号、材质、数量及需用时间等要求。b)供应部计划员根据专业公司和分承包方提报的需用计划和项目预算员编制的材料预算严格控制器材的进货，发包方提供器材原则上不得一次领完，要根据工程施工的实际用量和工程结算方式，对领用量不断调整。c)经检试验合格的器材，由采购员/计划员开器材入库单，办理器材的入库手续。d)对发包方提供材料因转账不及时等因素影响而不能及时办理正式入库的器材，项目供应部必须采取暂估入库进行处理。e)自购器材必须当月办理入库。当供方不能及时开正式发票时，由供方在送货单上注明双方确认的
16、价格，以此价作为入库价格，并要求供方开正式发票时价格必须与送货单上的价格一致。3.10.3 器材出库管理 a)器材出库实行领料制，由专业公司及分承包方指定专人到项目供应部门办理领料手续、提料，并实行领料人员备案制，备案内容包括领料人员身份证复印件及其领料专用私章等。对非备案的领料人员提出的领料要求项目供应部门严禁受理。b)区域项目供应部凭 器材出库单 与专业公司和分承包方办理乙供器材的领用手续。c)工程主材实行限额领料制，分承包方凭工程项目供应部计划员根据项目预算部门批复的材料限额开具的器材出库单，到工程项目供应部仓库领用甲供材料。d)对超材料预算用料，计划员凭分承包方提报并经项目经理批准的
17、预算外用料特批单发料，按材料实际价格转账，并从结算费用中扣减。对由于理论重量与实际重量间的量差造成的材料超耗，费用由项目部承担；由分承包方自身原因造成的材料超耗，费用由分承包方承担。e)在库器材必须先办出库手续，保管员凭出库单据发料；直达现场已用于施工的器材，必须于当日办理出库手续。暂估入库的器材，为不影响当月的材料成本，要办理器材的暂估出库。计划员办理器材出库时要详细注明单位工程名称和领料单位，便于财务稽核、统计，并在出库单的右下角注明材料去向（1.主材、2.辅材、3.技措、4.暂设、5.工机具、6.劳保、7.其它）。f)“三气”由工程项目供应部统一管理，并按 FCC/QG10.11钢制气瓶
18、管理规定的要求执行。工程项目气体保管员对到货气体要以测瓶压或称重的方式抽查其气体是否饱满，并在退空瓶时检查气体是否用完。3.11 价差及量差管理 3.11.1 计划员根据工程施工合同规定，逐笔审核发包方提供器材的转账单据，对发生的价差要每月进行统计、填制材料价差明细表，并及时与发包方交涉，办理签证；或按合同规定将材料价差名细表交工程项目经营部签证结算。3.11.2 发包方提供器材的转账价和结算价不同时，计划员要将结算价格、转账价格、价差准确地反映到入库单上，以结算价格为入库、出库价格。工程项目财务部门要把材料价差挂在工程项目供应部计划员账上，每月进行核对、通报。3.11.3 工程项目供应部必须
19、每月将材料价差情况表呈报项目主管经理，同时报区域项目供应部汇总后于次月 5 日前上报物资装备处管理岗。3.11.4 对钢材理论重量和实际重量出现量差，水泥以及其它器材包装重量和实际重量出现量差时要及时找发包方签证，并将情况书面报告项目主管经理。3.12 核销管理 3.12.1 项目供应部计划员以材料预算为依据，对工程器材按单位工程进行同步核销，计算材料的节超情况，材料超过预算部分执行实际价格，并从分承包方施工费中扣除。3.12.2 工程项目供应部上报的核销资料中必须包括材料预算、料单、耗料台账。3.13 剩余材料管理 剩余材料管理见 FCC/QG10.16项目剩余物资管理办法。3.14 奖惩管
20、理 为鼓励和促进材料节约，积极查找材料价差，降低材料成本，对在降低甲供和自购材料成本、材料节余及材料价差查找、签证等工作中做出成绩的人员实施奖励，对玩忽职守、弄虚作假给公司造成经济损失的给予处罚。具体奖惩措施由项目部制定。3.15 周转材料管理 周转材料管理见 FCC/QG10.41项目周转材料管理办法。3.16 报表及资料管理 3.16.1 物资供应统计报表管理见物资供应统计报表管理制度。3.16.2 项目供应部在工程项目竣工后，应将存档资料分类登记造册，上交物资装备处物资管理岗，并办理交接手续。存档资料种类如下：项目物资供应协议；采购合同、器材询价表、器材价格确认表、系统指导价格表和招标采购资料；器材需用计划、采购计划、出入库料单、收支存账本、统计报表；器材检验试验计划、检验记录；材质证及材质证登记、发放台账；焊材烘培记录、焊材发放及回收纪录、焊材库温湿度纪录、焊材领用卡；不合格品控制资料；材料核销明细及汇总表；材料价差结算明细表及汇总表；供应管理工作总结。4 报告和记录 项目物资供应过程产生以下报告和记录：器材申购单 器材询价表 器材价格确认表 系统指导价格表 物资采购价格信息表 预算外用料特批单 材料价差情况表 采购资金支出预算表 采购资金支出预算执行情况表