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1、 一、目的 为统一项目文件的归档要求与整理方法，确保档案质量，特制定本规定。本规定适用于项目建设过程中形成的全部项目文件的归档与整理。本规定所指项目文件为项目在施工及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像、电子等各种载体形式的全部文件。二、归档要求 1、项目建设中形成的项目文件，应根据 GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求、DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范和SH/T3503-2007石油化工建设工程项目交工技术文件规定的有关要求进行组卷、整理，并向业主归档移交。2、归档项目文件应完整、准确、系统。应真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图
2、物相符。3、项目文件归档范围见项目管理手册项目文件管理规定。三、归档项目文件的整理 1、项目部向业主提交归档项目文件时，须根据国家有关规定、行业规范和业主档案管理要求进行组卷整理。2、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系。3、勘察文件按勘察项目组卷；设计文件按装置单元、阶段、专业组卷；合同文件（包括合同形成文件）按合同编号组卷；项目交工技术文件文字资料按SH/T3503 的要求组卷；设备随机文件按台件组卷，其中质量证明文件与随机图纸需分别单独立卷；管理性文件按问题组卷；竣工图按单项工程、单位工程、装置单元、阶段、专业图号组卷；监理文件按问题组卷。4、施工图、竣工图组
3、卷整理时需进行折叠，折叠要求为：4.1 图纸须按照 A4(297210MM2MM)的标准幅面进行折叠。4.2 各种幅面图纸折叠前，要分别按照 A0、A1、A2、A3、A4 图纸幅面标准格式尺寸(8411189、594841、420594、297420、210297MM)进行裁制或整理修边。4.3 图纸折叠须图面朝里，背面朝外，保持图纸标题栏在右下角并露出。若标题栏前边有图纸遮盖，可将遮盖部分的右下角向内作 45角折入。4.4 3 号图纸折叠时，先将图纸摆正，然后将左半部向右对折，再将盖在上面部分的右下角向内作 45角折入。4.5 2 号图纸折叠时，图纸摆正后，先将竖向多出 297MM 部分均匀
4、地向内折，然后自左向右进行横向正手风琴式折叠，并使右侧对齐，标题栏露在上层。4.6 1 号图纸折叠时，图纸摆正后，先将竖向多出 297MM 部分均匀地向内折，然后使标题栏在上层，自右向左进行横向正手风琴式折叠，并将盖在其上面部分的右下角向内做 45角折入。折好后最外层的宽度为 210MM，其它层可自由折叠。4.7 0 号图纸折叠时，图纸摆正后，先将竖向多出297MM部分向内折两折，然后使标题栏在上层，自右向左进行横向正手风琴式折叠，并将盖在其上面部分的右下角向内做 45角折入。折好后最外层的宽度为 210MM，其它层可自由折叠。5、案卷与卷内文件的排列 5.1 管理性文件按问题、时间或重要程度
5、排列。5.2 勘察文件按管理、依据、报告、勘察记录、附图等排列。5.3 合同案卷按年度排列，卷内文件按合同文本、合同形成文件排列，其中合同形成文件是以形成时间先后顺序排列。5.4 交工技术文件文字资料按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。5.5 设备随机文件按依据性、开箱验收、随机图样等顺序排列。5.6 设计文件、竣工图按专业、图号排列。5.7 卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定(草)稿在后。6、案卷的编目 6.1 编件号与页号 6.1.1 有独立目录的一份文件材料称为一件。每卷中件号用阿拉伯数字从“1”开始编写，各卷之间不连
6、续编写件号。6.1.2 卷内页号用小写阿拉伯数字从 1 开始依次编写。6.1.3 卷内有书写内容的文件材料页面，按排列顺序依次编写页号(流水号)。图纸页号用铅笔写上，其它文字材料页号用印字印上。6.1.4 单面书写的文字材料在右下角编写页号；双面书写的文字材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号；图纸页号编写在标题栏外右下角；各卷之间不连续编页号。6.1.5 印刷成册的文件材料，独立成卷的，不重新编写页号。6.1.6 原来已编写页号的文件材料，若前面若干页无页号，则可以从-2，-1，0 起续上，在备考表中注明总页数-2，-1，0n。6.1.7 卷内目录、卷内备考表不编写页号。6.1.8 页
7、号需写在距底边、侧边 10MM10MM 的空白处，字高不大于 5MM。6.2 卷内目录编制 6.2.1 每一案卷必须有卷内目录，卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。6.2.2 成套图纸，自成一卷的，当原目录能准确、全面反映卷内图纸内容时，在卷内目录上只填写原文件目录名称、页次等有关内容(即按一件处理)；成套图纸，一卷装不下，需要分成若干卷的，可以把原目录复印，放到各卷前面，并在原目录的备注中标 明每一卷的起止位置，然后再以原目录为基础填写卷内目录。6.2.3 序号：以卷内每份文件材料排列的先后顺序填写，用阿拉伯数字从“1”起依次标注。6.2.4 文件编号：填写文件材料的文号或图样的图号、设备代
8、号等。6.2.5 责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者。6.2.6 文件题名：填写文件材料的全称。一般应照实抄录，没有的可自拟题名，外加“”号。6.2.7 日期：填写文件材料的形成日期。6.2.8 页次：填写每份文件材料首页的页号，其中最后一件填写首页与尾页的起止页号，中间用“”连接。6.2.9 备注：卷内文件材料变化时作说明用。6.3 卷内备考表编制 6.3.1 每一案卷必须有卷内备考表，卷内备考表排列在卷内文件之后。6.3.2 说明：填写案卷内文件材料的件数、页数、不同载体文件的数量等(见示例)以及在组卷过程中需要说明的问题。示例：文字材料 2 件，10 页，照片 10 张，电子文件
9、 2 件，附图 1 张。6.3.3 立卷人:由责任立卷人签名。6.3.4 立卷日期：填写完成立卷的日期。6.3.5 检查人:由案卷质量审核者签名，一般为项目经理。6.3.6 检查日期:填写审核的日期。6.3.7 互见号:填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的编号，编号后应注明档案载体形式，并用括号括起。6.4 案卷封面的编制 6.4.1 案卷题名:应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等。归档外文资料的题名应译成中文。6.4.2 立卷单位:填写文件组卷部门或项目负责部门。6.4.3 起止日期:填写卷内文件形成的起止日期。6.4.
10、4 保管期限:依据 DA/T28-2002 划定的保管期限填写，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。6.4.5 密级:由业主提供。6.4.6 档号:填写档案分类号和案卷顺序号，由业主按归档文件材料与档案整理细则中的档案分类编号规则提供。6.5 案卷脊背的编制 6.5.1 案卷脊背，填写档号、文件编号、案卷题名和保管期限。6.5.2 档号、文件编号顺竖写的方向从左至右横向书写。6.5.3 案卷题名从右至左竖向书写，开头空两格，题名中的专用符号及数字应顺 竖写的方向，自左至右横向书写，符号书写完毕仍恢复竖向书写。7、案卷装订要求 7.1 装订前，须先将原有金属物去掉。7.2 文字材料需
11、单份装订，且沿着 A4 纸的长边装订。遇有表(文)头沿长边写的，应将表(文)头的一边置左侧竖向摆好后进行装订。7.3 文件材料的幅面应符合国家通用的 A4 标准幅面。大于标准幅面的应予切边、折叠、修整，小于标准幅面的应裱糊成标准幅面。7.4 交工技术文件文字资料采用整卷加纸质封面书本式装订形式，装订用胶需呈中性。图纸不装订，组卷装盒。7.5 装订应牢固整齐，不得有压字、脱页现象。7.6 外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。8、卷盒、卷内表格的规格及其制成材料的质量要求 8.1 案卷卷皮须采用卷盒。8.2 卷盒的外表面规格为 305220MM，厚度分别为 10MM、20MM、
12、30MM、40MM、50MM、60MM。8.3 卷盒采用无酸牛皮纸板双裱压制。8.4 卷内目录、卷内备考表的规格统一为 210MM297MM。8.5 卷内目录、卷内备考表应采用 70g/以上白色书写纸制作。8.6 案卷封面、脊背标签应采用牛皮纸制作，脊背尺寸为 297mm10(20、30、40、50、60)mm。9、声像材料的整理 9.1 纸版照片需根据 GB/T11821-2002照片档案管理规范整理。9.2 数码照片、摄像文件需根据反映的内容命名，并附说明文字，说明文字内容需包括事由、时间、地点、人物、作者等。四、案卷质量要求 1、数据真实准确。2、字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签署认可手
13、续完备合规。3、签署不能使用易褪色的红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等书写，须采用黑色碳素材料书写。4、纸版案卷需标识正、副本。正本中所有文件须为原件，副本中除产品质量证明文件和合格证等可为复印件外，其他由项目部自己形成的文件不能为复印件；合格证、出厂证明等质量证明文件，因客观原因没有原件的，需有供应商在质量证明文件复印件上加盖的文件有效证明章（红章），并注明原件存放地点。5、电子文件、声像文件需注明可读环境、标注可编辑或不可编辑，并保证载体的有效性与可读性。电子文件应与纸版文件一一对应。扫描形成的电子文件须以卷为单位连续扫描，格式为彩色 PDF。用光盘存储时需用不可擦除型光盘。6、外
14、文资料应将题名、卷内章节目录译成中文。7、文件编制及存储格式需符合项目管理手册项目文件管理规定。五、归档审查 项目部在项目交工技术文件收集、编制、组卷、整理后，应依次由交工技术文件的编制方、监理机构、业主对文件的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查，经业主验收合格后方可办理归档交接手续。归档交接手续连同审查记录全部交业主存档。六、归档移交 1、项目部应在建设项目中间交接或阶段完结三个月内，将所形成的项目文件（包括纸版、电子版等各种载体的文件）进行规范整理，并经该项目负责人审定后向业主办理归档移交。2、归档移交时需填写档案资料移交清单一式两份，并签字，同时移交 EXCEL格式的档案资料移交清单和卷内目录电子版各一份。七、附件 附件 1 卷内目录 附件 2 卷内备考表 附件 3 档案资料移交清单 附件 4 案卷封面式样 附件 5 案卷脊背式样 附件 1 序号文件编号责任者文件题名日期页次备注卷 内 目 录 附件 2 卷内备考表 互见号：说明：立卷人：年 月 日 检查人：年 月 日 附件 3 序号 文件编号文件题名责任者成文日期份(卷)数页次页数保管期限密级 载体标识 互见号备注1移交部门:部门负责人:移交人:接收人:移交时间:接收时间:档案资料移交清单接收部门:部门负责人: