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1、第九章 会计账簿备查账簿备查账簿日记账日记账总总 账账明细账明细账账账 簿簿序时账簿序时账簿分类账簿分类账簿第一节 会计账簿的意义与种类一、会计账簿的含义 用以全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。由具有专门格式、相互联结的账页所组成。二、二、会计账簿的作用账账 簿簿A A 对对凭凭证证资资料料的的系系统统总总结结经济经济业务业务经济经济业务业务经济经济业务业务B B 考核企业考核企业经营情况的重经营情况的重要依据要依据C C 会会计计报报表表的的主主要要资资料料来源来源会计报表会计报表计划或计划或预算等预算等规章制规章制度度三、会计账簿的种类 （一（一）会计账簿按用途分类）会计账簿按用途
2、分类账 簿账账 簿簿日记账日记账明细账明细账序时账簿序时账簿分类账簿分类账簿备查账簿备查账簿总总 账账1.1.序时账簿序时账簿也称日记账，按照经济业务发生的时间顺序逐日逐笔登记。特种日记账特种日记账：专门用来登记某一类经济业务的序时账簿。应用较广的是“库存现金日记账”和“银行存款日记账”。库存现金库存现金日记账日记账 普通日记账普通日记账：用来登记全部经济业：用来登记全部经济业务的序时账簿。对所有经济业务都要先在务的序时账簿。对所有经济业务都要先在账簿中确定会计分录，予以全面、连续地账簿中确定会计分录，予以全面、连续地登记。其内容类似于记账凭证，因此，这登记。其内容类似于记账凭证，因此，这种日
3、记账也叫种日记账也叫“分录账分录账”或或“原始分类簿原始分类簿”。2.2.分类账簿分类账簿按照分类会计科目设置的对各项经济业务进行分类登记的账簿。根据总分类科目设置，总括反映会计主体经济业务情况总总 账账分类分类账簿账簿明细账明细账根据明细科目设置，详细记录某一类经济业务情况 3.3.备查账簿备查账簿也称辅助账簿，是对也称辅助账簿，是对某些在日记账和分类账等主要账簿中未能记某些在日记账和分类账等主要账簿中未能记载的会计事项或记载不全的经济业务进行补载的会计事项或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿。如充登记的账簿。如“租入固定资产登记簿租入固定资产登记簿”等。备查账簿不是根据会计科目设置的，等
4、。备查账簿不是根据会计科目设置的，与其他账户之间不存在严密的依存关系。备与其他账户之间不存在严密的依存关系。备查账簿的设置应视实际需要而定，并非一定查账簿的设置应视实际需要而定，并非一定要设置，而且没有固定的格式。要设置，而且没有固定的格式。（二）会计账簿按外表形式分类（二）会计账簿按外表形式分类 1.1.订本式账簿订本式账簿 2.2.活页式账簿活页式账簿 3.3.卡片式账簿卡片式账簿 卡片式账簿卡片式账簿 账 簿账账 簿簿订本式账簿订本式账簿 活页式账簿活页式账簿 日记账日记账总总 账账明细账明细账卡片箱卡片箱第二节 账簿的设置与登记一、账簿的设置要求与基本内容 （一）设置账簿的基本要求 满
5、足会计管理需要 账簿组织设计严密 账簿格式简便适用 （二）账簿的基本内容账账 簿簿扉扉 页页 填写“账簿使用登记表”或“账户目录”等内容账账 页页 格式不一，用以记录具体经济业务内容封封 面面（含封底）起保护账页的作用账簿的组成内容账簿的组成内容会计账簿的基本结构会计账簿的基本结构 各类账簿都应具备以下基本内容：各类账簿都应具备以下基本内容：1、封面：、封面：主要标明账簿名称，如总分类账、银行存款日主要标明账簿名称，如总分类账、银行存款日记账、材料明细账等，此外还应注明记账单位的名称。记账、材料明细账等，此外还应注明记账单位的名称。2、扉页：、扉页：主要表明账簿的启用和截止日期、页数、册次、主
6、要表明账簿的启用和截止日期、页数、册次、经管人员一览表及其签章、账户目录、主管会计人员签章等经管人员一览表及其签章、账户目录、主管会计人员签章等 3、账页：、账页：它除标明账户名称、总账页和分类账页外，主它除标明账户名称、总账页和分类账页外，主要记录经济业务内容。账页一般设置登账日期栏、凭证种类要记录经济业务内容。账页一般设置登账日期栏、凭证种类号数栏、摘要栏（经济业务内容的简要说明）、金额栏（包号数栏、摘要栏（经济业务内容的简要说明）、金额栏（包括借方、贷方金额及其余额）括借方、贷方金额及其余额）二、二、日记账的格式与登记（一）普通日记账的格式与登记方法（一）普通日记账的格式与登记方法1.1
7、.两栏式普通日记账（分录簿）两栏式普通日记账（分录簿）格式：格式：借、贷两借、贷两栏式栏式。登记方法：登记方法：逐日逐笔登记。逐日逐笔登记。材料采购 应交税费凭证凭证号数号数略略举例3月5日，从银行提取现金2000元；3月6日，用银行存款偿还欠款10000元。普通日记账 年 凭证月 日 编号 摘要 会计科目 借方 贷方 过账 3 5 提取现金 现金 2000 银行存款 2000 6 偿还欠款 应付账款 10000 银行存款 10000优缺点优缺点优点：可以逐日把各项经济业务集中地、优点：可以逐日把各项经济业务集中地、序时地记录下来；序时地记录下来；缺点：（缺点：（1 1）不便于分工记账；）不便
8、于分工记账；（2 2）看不清各类）看不清各类经济业务情况；经济业务情况；（3 3）过账工作量大。）过账工作量大。适用性：规模较小，经济业务不多、较适用性：规模较小，经济业务不多、较 简单的企业。简单的企业。2.2.分栏式普通日记账分栏式普通日记账 格式：按常用会计科目设置专栏（设借、贷方）。格式：按常用会计科目设置专栏（设借、贷方）。登记方法：登记方法：逐日逐笔登记。逐日逐笔登记。材料采购 应交税费 （二）特种日记账的设置和登记（二）特种日记账的设置和登记 现金和银行存款日记账一般由现金和银行存款日记账一般由出纳人员出纳人员根根据审核后的收、付款凭证，逐日、逐笔按循据审核后的收、付款凭证，逐日
9、、逐笔按循序登记。序登记。现金和银行存款日记账通常都采用三栏式现金和银行存款日记账通常都采用三栏式账页，其格式基本相同，只是银行存款日记账页，其格式基本相同，只是银行存款日记账为了便于与银行对账，增加了结算凭证种账为了便于与银行对账，增加了结算凭证种类和号数栏。类和号数栏。1.1.库存现金日记账库存现金日记账 格式：收、付、余格式：收、付、余三栏式。三栏式。登记方法：登记方法：逐日逐笔登记。逐日逐笔登记。库存现金日记账库存现金日记账三栏式日记账三栏式日记账2.2.银行存款银行存款日记账日记账 格式：收、付、余格式：收、付、余三栏式。三栏式。登记方法：登记方法：逐日逐笔登记。逐日逐笔登记。材料采
10、购材料采购库存现金库存现金三、分类账簿的格式与登记（一）总分类账（一）总分类账1.1.格式：借、贷、余格式：借、贷、余三栏式。三栏式。：原材料原材料2.2.登记方法：登记方法：逐笔登记。逐笔登记。根据专用记账凭证逐笔登记。汇总登记。汇总登记。对专用记账凭证进行汇总后，根据汇总的数字登记。：原材料原材料（二）明细分类账（二）明细分类账 明细分类账格式主要有以下三种：1.1.三栏式（三栏式（同总分类账）格式：借、贷、余格式：借、贷、余三栏式。三栏式。：应付账款应付账款东方工厂东方工厂明细账明细账购买甲材料归还货款银付100005000 登记方法：登记方法：逐笔登记。逐笔登记。适用核算内容：往来款项
11、等。适用核算内容：往来款项等。特点：只提供价值指标。特点：只提供价值指标。：应付账款应付账款东方工厂东方工厂明细账明细账购买甲材料归还货款银付1000050002.2.数量金额式数量金额式 格式：借、贷、余格式：借、贷、余三栏中分设数量、三栏中分设数量、金额等栏。金额等栏。登记方法：登记方法：逐笔登记。逐笔登记。适用核算内容：实物资产等。适用核算内容：实物资产等。特点：既提供价值指标，又提供实物指标。特点：既提供价值指标，又提供实物指标。3.3.多栏式多栏式 格式：按借方、贷方或借贷双方分别格式：按借方、贷方或借贷双方分别设置专栏。设置专栏。登记方法：登记方法：逐笔登记。逐笔登记。适用核算内容
12、：成本费用和收入等。适用核算内容：成本费用和收入等。特点：只提供价值指标；特点：只提供价值指标；减少数用红减少数用红字登记。字登记。第三节 账簿的登记与错账更正一、一、账簿的启用与登记（一）账簿的启用（新的会计年度开始，每个会计主体都应该启用新的会计账簿）设置封面与封底 填写账簿经管人员一览表填写账户目录 粘贴印花税票（二）账簿的登记规则 1.根据凭证记账，登记内容齐全 2.使用蓝黑墨水，红字限制使用 3.账页连续登记,不得隔页跳行 4.记账发生错误,按规定方法更正 下面将专门讲述。5.“摘要”说明简明扼要,书写适当留格总总 账账 会计科目：会计科目：生产成本生产成本 摘摘 要要 借借 方方
13、贷贷 方方 千 百 十 万 千 百 十 元 角 分 千 百 十 万 千 领用材料 1 0 0 0 0 0 0 领用材料 1 0 0 0 0 0 0总总 账账 会计科目：会计科目：生产成本生产成本 千 百 十 万 千 百 十 元 角 分 千 百 十 万 千 领用材料 1 0 0 0 0 0 0 领用材料 1 0 0 0 0 0 0书写正确书写正确(占行高二分之一)书写错误书写错误(书写占满格)摘摘 要要借借 方方贷贷 方方 6.账页结转处理规范 7.注明余额方向本月归还8 000应付账款应付账款月初余额 5 000本月新欠 3 000本月合计 3 000本月合计 8 000“T”形账户中没有余额
14、时的表示方形账户中没有余额时的表示方法法 8.做好记账标记做好记账标记 二、二、错账的更正 (一)错账查找方法 1.1.个别检查法个别检查法 错账的错账的主要原因：主要原因：漏记一项业务的借（或贷）项发生额；漏记一项业务的借（或贷）项发生额；漏抄一个或几个账户余额；漏抄一个或几个账户余额；借、贷项方向记反；借、贷项方向记反；数字次序颠倒等。数字次序颠倒等。错账一般错账一般通过编制通过编制“试算平衡表试算平衡表”而得以发而得以发现，如果借贷发生额的合计数不相等，二者之现，如果借贷发生额的合计数不相等，二者之间会有差额。见下面的几种情况：间会有差额。见下面的几种情况：总分类账户发生额试算平衡表总分
15、类账户发生额试算平衡表 本期发生额本期发生额 借方借方 贷方贷方 银行存款银行存款 400 000 190 000 原原 材材 料料 14 985 固定资产固定资产 100 000 短期借款短期借款 20 000 应付账款应付账款 80 015 4 985 应付票据应付票据 20 015 实收资本实收资本 480 000 盈余公积盈余公积 80 000 合合 计计 695 000 695 000若借方漏记400 000。借方合计295 000，贷方合计695 000。若借方80 000记贷方。借方合计615 000，贷方合计775 000。若4 985颠倒为4 958。借方合计695 000，
16、贷方合计694 973。账户名称账户名称 发现以上情况可采用下面的方法查找：发现以上情况可采用下面的方法查找：差数法差数法：根据双方差额直接查找错账。（漏记账）：根据双方差额直接查找错账。（漏记账）【例例】若借方漏记400 000。则借方合计295 000；贷方合计695 000，双方差额为400 000，即可根据400 000这个数字直接查找错账。除二法除二法：以双方差额除以：以双方差额除以2 2，根据商数查找错账。，根据商数查找错账。（记账方向错误）（记账方向错误）【例例】若借方80 000记入贷方。则借方合计615 000；贷方合计775 000。双方差额为160 000。160 000
17、2=80 000。即可根据80 000这个数字去查找错账。除九法除九法：以双方差额除以：以双方差额除以9 9，根据商数特征查找，根据商数特征查找错账。（数字错位和数字颠倒）错账。（数字错位和数字颠倒）【例例】若4 985颠倒为4 958。则借方合计695 000；贷方合计694 973。双方差额为27。279=3。特征特征：求得的商数为被颠倒两数之差（本例为85=3）。即可根据商数的这一特征去查找错账。2.2.全面检查法全面检查法具体分为顺查法和逆查法具体分为顺查法和逆查法顺查法检查顺序：原始凭证、记账凭证、总账、明细账以及顺查法检查顺序：原始凭证、记账凭证、总账、明细账以及会计科目余额表会计
18、科目余额表 (二)错账更正方法 1.1.错账的基本类型（记账凭证与账簿登记环节）错账的基本类型（记账凭证与账簿登记环节）(1)(1)记账记账凭凭证证正确但登正确但登记账记账簿簿发发生生错误错误。记账凭证经经 济济业业 务务记录记账日记账日记账总总 账账明细账明细账 (2)(2)记账记账凭凭证证错误引发错误引发账账簿簿登记登记错误错误。记账凭证经经 济济业业 务务记录记账日记账日记账总总 账账明细账明细账 记账凭证上会计科目用错记账凭证上会计科目用错 记账凭证上金额写多记账凭证上金额写多 记账凭证上金额写少记账凭证上金额写少 2.2.更正错账的具体方法更正错账的具体方法 1 1）划线更正法）划线
19、更正法适用于更正记账凭证正确只是记账时发生的错账。【例】【例】用银行存款3 275元购买办公用品。记账凭证上编制的分录为：借：管理费用借：管理费用 3 2753 275 贷：银行存款贷：银行存款 3 275 3 275 错账：管理费用账户中错误登记为3 257。更正方法为：注意问题：注意问题：对错误的数字必须全部划掉，不能只划掉其中的部分数字。划掉的数字必须保持清晰可见。分录没错，无须更正。分录没错，无须更正。银行存款银行存款 管理费用管理费用 3 275 3 275 3 257 75 3 257原来的错账原来的错账张清更正方更正方法错误法错误更正方更正方法正确法正确 2 2）红字更正法）红字
20、更正法 适用于更正适用于更正记记账凭证会计科目用错而账凭证会计科目用错而引发的引发的错错账。账。【例】【例】企业用银行存款企业用银行存款2 5002 500元支付产品元支付产品销售广告费。错误销售广告费。错误分录为：分录为：借：管理费用借：管理费用 2 5002 500 贷：银行存款贷：银行存款 2 500 2 500 错账：借方科目应为错账：借方科目应为“销售费用销售费用”。更正方法为：更正方法为：银行存款银行存款 管理费用管理费用 销售费用销售费用 2 500 2 500 2 500 2 500 2 500 2 500A 用红字编分录并记账，冲销错账：借：管理费用借：管理费用 2 500
21、贷：银行存款贷：银行存款 2 500原原 来来 的的 错错账账B 编制正确分录并记账：借：销售费用借：销售费用 2 500 贷：银行存款贷：银行存款 2 500注意问题：注意问题：对登记没有错误的账户也要重新登记，不能只登记原来错账的账户。适用于更正记账凭证上金额写多而引发适用于更正记账凭证上金额写多而引发的的错错账。账。【例】【例】用银行存款用银行存款5050元支付银行手续费。错元支付银行手续费。错误误分录为：分录为：借：财务费用借：财务费用 500500 贷贷：银银行存款行存款 500 500 错错账：分录中金额写多。账：分录中金额写多。更正方法为：更正方法为：银行存款银行存款 财务财务费
22、用费用 500 500 450 450 原来的错账原来的错账 用红字编分录并记账（金额为正确数字与错误数字二者之差），冲销错账：借：财务费用借：财务费用 450 贷：银行存款贷：银行存款 450原来的错账原来的错账 3 3）补补充充登登记记法法适用于更正记账凭证上金额写少而引发的错账。【例】【例】收到某单位归还的欠款3 500元存入银行。错误分录为：借：银行存款借：银行存款 3 35050 贷贷：应应收收账账款款 350 350 错账：会计分录中金额写少。更正方法为：应收账款应收账款 银行存款银行存款 350 350 3 150 3 150 原来的错账原来的错账 编制正确分录并记账（金额为正确
23、数字与错误数字二者之差3 150元），冲销错账：借：银行存款借：银行存款 3 150 贷：贷：应收账款应收账款 3 150原来的错账原来的错账第四节 结账与对账一、结账（一）结账的含义（一）结账的含义 在会计期末对一定时期内账簿记录所做的结束工作。主要是计算出每个账户的本期发生额和期末余额，并结转下一会计期间。（二）结账的步骤（二）结账的步骤 （三）（三）结账的方法结账的方法 月结月结 每月末时进行的结账。年结年结 年末时进行的结账。二、对账二、对账 （一（一）对账的含义）对账的含义 核对账目，为保证账簿记录真实、完整核对账目，为保证账簿记录真实、完整和准确对有关数据进行检查、核对的方法。和准
24、确对有关数据进行检查、核对的方法。（二）对账的内容与方法（见下图）（二）对账的内容与方法（见下图）1.账证核对账证核对 2.账账核对账账核对 3.账实核对账实核对 4.账表核对账表核对第五节 账簿的更换与保管一、一、账簿的更换 1.1.账簿更换的含义账簿更换的含义 在会计年度终了时，将本年度的账簿更换为次年度新账簿的工作。2.2.账簿更换的程序账簿更换的程序二、二、账簿的保管 1.1.账簿平时管理的要求账簿平时管理的要求 专人管理，保证安全；查阅复制，需经批准；除必要外，不得外带。2.2.旧账簿归档保管的要求旧账簿归档保管的要求 归类整理，保证齐全；装订成册，手续完备；编制清单，归档保管；妥善
25、保存，期满销毁。B B会计年度会计年度 A A会计年度会计年度 日记日记账账总总 账账明细明细账账日记日记账账总总 账账明细明细账账各账簿保管期限各账簿保管期限P188P188日记账一般为日记账一般为1515年，其中现金日记账和银行存款年，其中现金日记账和银行存款日记账为日记账为2525年；其他总分类账、明细分类账和辅年；其他总分类账、明细分类账和辅助账簿应保存助账簿应保存1515年；固定资产卡片在固定资产报年；固定资产卡片在固定资产报废清理后应继续保存废清理后应继续保存5 5年。保管期满后，要按照年。保管期满后，要按照会计档案管理办法的规定，由财会部门和档案部会计档案管理办法的规定，由财会部
26、门和档案部门共同鉴定，报经批准后进行处理。门共同鉴定，报经批准后进行处理。练习练习某公司在结账前进行对账时，查找出以下错帐，应某公司在结账前进行对账时，查找出以下错帐，应分别采用何种更正方法？分别采用何种更正方法？1.用银行存款预付购买材料的价款用银行存款预付购买材料的价款89000元，编制的元，编制的会计分录为：会计分录为：借：预付账款借：预付账款 89000 贷：银行存款贷：银行存款 89000在过账时，在过账时，“预付账款预付账款”账户记录为账户记录为98000元。元。2.用现金支付广告费用现金支付广告费60000元，编制的会计分录为：元，编制的会计分录为：借：管理费用借：管理费用 60000 贷：库存现金贷：库存现金 600003.3.计提车间生产用固定资产折旧计提车间生产用固定资产折旧30003000元，元，编制的会计分录为：编制的会计分录为：借：制造费用借：制造费用 3000030000 贷：累计折旧贷：累计折旧 30000300004.4.用现金支付工人工资用现金支付工人工资8000080000元，编制的元，编制的会计分录为：会计分录为：借：应付职工薪酬借：应付职工薪酬 80008000 贷：库存现金贷：库存现金 80008000