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1、第一章 总经办直接上级分管副总2.部门本职工作沟通、协调及行政事务处理3.部门职责3.1文件的收、发、转、归档管理。3.2档案管理。3.3公司客户接待、迎送。3.4企业营业执照、资质证书、车辆证照等的年检办理。3.5公司办公用品、办公设施管理。3.6会议的组织及会议纪要。3.7公司内部的沟通与综合协调。3.8对外联络与协调、交流，政府事务，公共关系事务。3.9公司印鉴管理。3.10公司车辆管理。3.11 参与公司项目的可行性研究。3.12 推行目标管理工作。3.13公司行政管理制度的制定和推行。3.14总公司房产管理。3.15法律事务。3.16协调各分子公司的行政事务工作。3.17公司其他后勤
2、行政工作。 第二章 财务部1.直接上级总会计师2.部门本职负责公司财务管理、会计核算、编制会计报表及财务报告信息披露工作。3.部门职责3.1组织公司各单位的财务核算，负责公司的财务管理和总公司日常财务核算，参与公司的生产经营管理。3.2根据公司资金运作情况，合理筹集、调配资金，确保公司生产经营资金正常运转。3.3组织各单位财务人员根据公司的生产、经营计划编制财务收支计划和资金计划。定期对财务计划和资金计划执行情况进行检查。3.4搜集公司经营活动情况资料，对资金动态、营业收入和费用开支的资料进行分析，提出合理使用资金和增收节支的建议。定期向公司领导报送有关内部报表。3.5参与公司实物资产的管理工
3、作，并定期与不定期的参加资产盘点工作。3.6负责编制、汇总和合并公司的会计报表。配合会计师事务所做好会计报表审计和资产评估工作。协助证券部做好公司季度、半年度、年度报告的信息披露工作。3.7负责公司税收筹划，办理各项税金的申报、及时缴纳和清理退税等有关工作。3.8 按政府各职能部门要求及时报送各类统计报表。3.9负责与财政、税务、银行、审计等有关部门的联系，维护企业与有关部门的友好关系。3.10制定并推行公司财务管理制度。3.11负责公司成本分析、成本控制和管理。3.12负责对各分、子公司财务工作的控制、指导、监督和内部审计。3.13做好会计档案管理和会计信息保密工作。3.14组织财务人员的专
4、业技术再培训，为公司培养和储备会计人才第一章 行政办公规范管理规定1.目 的：为规范公司办公管理及加强公司文化建设，特制定本规定。2.适用范围：本规定适用于总公司及各分子公司。3.权责说明：本规定由总经办监督执行。4.工作挂牌4.1上班时间，应严格按要求佩戴工作挂牌。4.2员工应妥善保管挂牌，遗失应立即补办，费用自理。5.办公室规范5.1办公桌5.1.1应保持办公桌面整洁，除电脑、口杯、电话、文具外，桌面不摆放与办公无关的物品。5.1.2简易文具应收于笔筒之中，取用后立即放回；其余文具则应收入抽屉中。5.2办公时，应当将所处理的文件放在文件夹中，如遇临时有事离开或有客人访问，应当将正在办理文件
5、的文件夹及时合拢。5.3离开办公室，须将桌面文件整理，齐放于文件架或抽屉中，重要文件入柜上锁，不得散乱于桌面。5.4座椅：座椅靠背不能放任何物品，人离开时座椅推放至办公桌正下方。5.5饮水机及其它设备、物品应在指定地点摆放，不得随意移动。5.6电源: 下班离开办公室时，应关闭所有电器及电源。6.语言规范6.1交往语言：您好、早晨好、早、晚、再见、请问、请您、劳驾您、关照、谢谢、周末愉快。6.2电话语言：您好、请问、谢谢、再见。6.3接待语言：您好、请稍候、我通报一下、请坐、对不起、请登记、我立即去联系、打扰您一下、好的、行（切勿说“不”）。7.行为规范7.1私人信函自费交寄。7.2接待来访和业
6、务洽谈在接待室或会议室进行，私客不得在工作区停留。7.3不得因私事使用公司电话。7.4未经许可，不得使用他人的电脑。7.5因公外出时，应事先得到主管领导的同意；外出后，因情况变化而不能按时赶回公司，要提前通知主管领导。7.6发出的传真应注明：发件人、收件人、主题、发件人的联系方式等。7.7接听电话应首先答复“您好，西藏药业”，使用电话注意语言简明；代接同事办公位电话，做好必要记录并及时转达。7.8办公时间内不擅离岗位，需暂时离开时应告知同事。7.9适时调整手机铃声，办公区域内适当调低，培训或会议中则应取消铃声。8不定期检查。凡违反上述规定的，每次贡献50元爱心基金。9.附则9.1 本规定由总经
7、办负责解释。9.2本制度施行后，凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。9.3 本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。 第三章 文件管理制度1.目 的：为确保文件收发等事务正常、顺利进行，规范文件管理，特制定本规定。2.适用范围：本制度适用于总公司，各分子公司应根据本制度制定细则并报总公司批准后执行。3.权责说明：总经办管理公司的收发文工作，各部门负责本部门相关文件的管理。4.公司发文4.1公司发文由公司总经理（或其授权人）签发，加盖公章有效。任何个人和部门不得随意起草以公司名义发布的文件。4.2公司发文程序4.2.1各部门制作以公司名义对外接洽或汇报的文件，必须经分管领导
8、同意后起草，交总经办核稿后呈送总经理签发。4.2.2总经理签发后由总经办制作文件，并将总经理签发原件一起送印鉴管理员盖章。4.2.3盖章完毕后，由总经办办理发、送、呈、存档事宜。4.2.4未签发的文件，总经办按收文分类登记；签发后的文件按发文分类登记。总经办需做好收文及发、送、呈登记，并将有总经理签字的原件存档。4.3公司发文分类、编号：西藏药业2006号。4.4对外文件必须做成红头，以示严肃和正规，格式附后。4.5无总经理或总经理授权人签字的文稿一律不得加盖公章。5.公司部门发文5.1公司部门在内部行文一律以部门第一负责人、部门分管领导同时签署生效，不再加盖部门印章；任何部门不得以个人签名或
9、部门名义对外行文。5.2公司部门发文主要分为总经办发文和其他部门发文。5.2.1总经办发文：在管理制度内制订的实施细则，以及不必对子公司及公司外的其他单位发布的文件，原则上可由总经办制订、分管领导签发生效。5.2.2其他部门发文。其他部门可在其部门职权范围内对公司内部部门行文，经部门经理、部门分管领导签发后，在公司内部有效。5.3公司部门发文格式附后。5.4部门发文超出部门职权范围，又不应由公司发文的，须由相关部门共同签发，经分管领导批准后行文。5.5公司内部发文按以下办法分类、编号：西藏药业（总经办、信息部、*）发20号6.收文6.1公司以外单位送、发给我公司的文件由收文单位签收，包括：政府
10、职能部门行文、业务管理部门行文、合作、协作单位行文等，同时填写收发文登记表，格式附后。签收之后即存档一份并于接件当日立即填写收文处理表报送有关部门和有关人员，不得积压延误；属于急件的，应在接件后立即报送。6.2各部门应指定专人办理收文事宜。6.3各部门应将处理完后的来文、处理过程和处理结果一并交总经办存档，同时，每半年清理一次，没有及时存档的全部存档，并将填写的收发文登记表一起存档。7.其他7.1文件的发文、收文部门负责人应注明文件密级或者“不得复印”、“不得携出”字样。7.1.1绝密：绝密档案涉及公司重大决策的核心机密，如董事会、公司经营体制度改革、财务制度改革、兼并关联企业等文件，公司项目
11、招投标文件、财务账册、营销策划方案、项目设计方案等文件。7.1.2机密：机密档案为公司重要证件批文、合同协议、技术资料、人事劳资体系等文件。7.1.3 秘密：秘密档案为仅可内部公开的一般文件资料。7.2各部门对各类文件必须严格分类、专人管理并妥善保管。7.3单位、个人调、借阅文件或部门间借阅文件，必须按规定填写文件借阅登记表，属秘密级以上的文件需分管领导以上人员批准。7.4文件及有关资料的打印、复印、签章，必须按规定严格办理，并做好登记，严禁未经同意私自处理。7.5收发文处理不当或不及时造成损失的，由公司专题会讨论处理办法。失密、泄密的按专项管理制度规定处理，没有或不及时归档的，每次贡献50元
12、爱心基金。8.附则8.1 本制度由总经办负责解释。8.2本制度施行后，凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。8.3 本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。附：注：流水号用6位阿拉伯数字，前四位表示日期，后两位部门由部门编流水号。第三章 文件管理制度1.目 的：为确保文件收发等事务正常、顺利进行，规范文件管理，特制定本规定。2.适用范围：本制度适用于总公司，各分子公司应根据本制度制定细则并报总公司批准后执行。3.权责说明：总经办管理公司的收发文工作，各部门负责本部门相关文件的管理。4.公司发文4.1公司发文由公司总经理（或其授权人）签发，加盖公章有效。任何个人和部门不得随意
13、起草以公司名义发布的文件。4.2公司发文程序4.2.1各部门制作以公司名义对外接洽或汇报的文件，必须经分管领导同意后起草，交总经办核稿后呈送总经理签发。4.2.2总经理签发后由总经办制作文件，并将总经理签发原件一起送印鉴管理员盖章。4.2.3盖章完毕后，由总经办办理发、送、呈、存档事宜。4.2.4未签发的文件，总经办按收文分类登记；签发后的文件按发文分类登记。总经办需做好收文及发、送、呈登记，并将有总经理签字的原件存档。4.3公司发文分类、编号：西藏药业2006号。4.4对外文件必须做成红头，以示严肃和正规，格式附后。4.5无总经理或总经理授权人签字的文稿一律不得加盖公章。5.公司部门发文5.
14、1公司部门在内部行文一律以部门第一负责人、部门分管领导同时签署生效，不再加盖部门印章；任何部门不得以个人签名或部门名义对外行文。5.2公司部门发文主要分为总经办发文和其他部门发文。5.2.1总经办发文：在管理制度内制订的实施细则，以及不必对子公司及公司外的其他单位发布的文件，原则上可由总经办制订、分管领导签发生效。5.2.2其他部门发文。其他部门可在其部门职权范围内对公司内部部门行文，经部门经理、部门分管领导签发后，在公司内部有效。5.3公司部门发文格式附后。5.4部门发文超出部门职权范围，又不应由公司发文的，须由相关部门共同签发，经分管领导批准后行文。5.5公司内部发文按以下办法分类、编号：
15、西藏药业（总经办、信息部、*）发20号6.收文6.1公司以外单位送、发给我公司的文件由收文单位签收，包括：政府职能部门行文、业务管理部门行文、合作、协作单位行文等，同时填写收发文登记表，格式附后。签收之后即存档一份并于接件当日立即填写收文处理表报送有关部门和有关人员，不得积压延误；属于急件的，应在接件后立即报送。6.2各部门应指定专人办理收文事宜。6.3各部门应将处理完后的来文、处理过程和处理结果一并交总经办存档，同时，每半年清理一次，没有及时存档的全部存档，并将填写的收发文登记表一起存档。7.其他7.1文件的发文、收文部门负责人应注明文件密级或者“不得复印”、“不得携出”字样。7.1.1绝密
16、：绝密档案涉及公司重大决策的核心机密，如董事会、公司经营体制度改革、财务制度改革、兼并关联企业等文件，公司项目招投标文件、财务账册、营销策划方案、项目设计方案等文件。7.1.2机密：机密档案为公司重要证件批文、合同协议、技术资料、人事劳资体系等文件。7.1.3 秘密：秘密档案为仅可内部公开的一般文件资料。7.2各部门对各类文件必须严格分类、专人管理并妥善保管。7.3单位、个人调、借阅文件或部门间借阅文件，必须按规定填写文件借阅登记表，属秘密级以上的文件需分管领导以上人员批准。7.4文件及有关资料的打印、复印、签章，必须按规定严格办理，并做好登记，严禁未经同意私自处理。7.5收发文处理不当或不及
17、时造成损失的，由公司专题会讨论处理办法。失密、泄密的按专项管理制度规定处理，没有或不及时归档的，每次贡献50元爱心基金。8.附则8.1 本制度由总经办负责解释。8.2本制度施行后，凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。8.3 本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。附：第四章 档案管理制度1.目 的：为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本制度。2.适用范围：本制度适用于总公司及各分子公司。3.权责说明：3.1总经办负责公司档案管理工作及本制度的执行。3.2公司员工有保护档案的义务，任何人都不得损毁、篡改、私存或据为己有。本制度所称的档案是指
18、过去和现在的公司各部门及员工从事业务、经营、企业管理、公司宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。3.3公司员工必须完成资料移交工作后方可办理调离手续。3.4档案工作实行统一领导分级保管、分级查阅的原则。即由总公司统一领导,总公司和各部门、各子公司二级管理并根据权限分级查阅。3.5各部门应尽量采用电脑对档案进行管理和工作，以便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，同时遵守计算机信息系统管理制度的相关规定。4.档案归档4.1归档资料包括4.1.1已签署生效的本公司文档（如合同、
19、合同附件、正式通知、工作计划、财务计划、人事任免及奖惩、工资表、补贴表、管理制度、工作制度、协调程序、会议纪要审批稿等），已签署生效并接收的关联公司文档。4.1.2已签署生效的外联企业及政府管理部门的文件（如行业政策、发文通知、项目相关管理部门手续、批件、技术资料、合约、与项目有关外联企业的租赁、订购、承包、代理、转让合同及附件、技术成果等）。4.1.3业务部门已完成正式结果的文档（如部门业务专项报告、专项数据及统计资料整理结果、已完成签署手续的各类单证、报表、会签单、统计表等）。4.1.4公司及部门收集并已整理完毕的外来资料（如图片、录像、软盘、图书、广告册、产品册、售楼书、企业介绍、确认样
20、板、小样、黑稿等）。4.1.5人事、行政等内部管理文件及联营、参股、合作等外部前期业务合作文件。4.2归档方法4.2.1文件、资料的正件与附件，正本与底稿等应一起归档。原件正本必须归档，执行机构只能留用原件副本或复印件。4.2.2卷内文件排列有序，须条理、系统化，按时间顺序和重要程度排列，使卷内文件形成一个有机整体。4.2.3案卷封面字迹应工整、清晰，封面用毛笔或钢笔书写。4.2.4注明起止日期、件数、页数。附详细卷内目录。4.3归档要求4.3.1归档资料必须具有成套性、完整性。独立业务或部门资料应尽量分类归档，相关业务应尽量归于同类。4.3.2归档资料必须层次分明，按时间及阶段归档以便符合其
21、形成规律。4.3.3归档资料必须符合各类档案管理范围。类别划分应涵盖公司业务的所有方面；归档资料必须真实反映公司经济活动的真实内容及历史过程，任何档案资料均不得经过修改、删减或取代等处理。4.3.4公司员工因外出参观学习、参加重要的会议收集的各种材料必须归档，未经签署归档意见，财务部不报销差旅费。4.3.5当年形成的各种材料，次年2-3月各部门和子公司整理后向总经办移交归档，重要的文件需及时归档。4.3.6归档的文件必须符合归档的要求。4.3.7归档时应填写移交清单，履行交接手续。5.档案保管5.1归档资料需进行登记，编制归档目录。5.2档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科
22、学。5.3属于公司保管的档案：公司各部门及各下属子公司各部门做好平时文件的预立卷工作，并在次年2-3月将需归档的预立卷的文件整理成册移交总经办保管。5.4属部门和子公司保管的档案：各分级保管者在每年的三月三十一日前将档案总目录、预立卷材料的目录交总经办。5.5公司总经办应有存放档案的档案室，各部门、各子公司应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。5.6档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。5.7所有档案资料必须分类长期保存，不得遗失、损坏。档案遗失、损坏给公司造成损失的，将处罚责任人。6.档案借阅6.1档案属于公司机密，未经各部门
23、分管领导批准不得外借、外传。外单位人员未经分管领导批准不得借阅。6.2借阅档案，借阅人必须履行登记、签收手续，并填写档案借阅登记表。档案借阅表的主要内容为：档案名称、等级分类，借阅事由，时间，借阅人，负责人，经手人等内容，表格由公司统一制定。6.3借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印，不得拆卸、调换、涂改、污损、划线等，归还时保证档案材料完整无损。7.档案保密制度7.1档案级别分为绝密、机密、秘密三个等级案，分别用文字标示。拟制文件时，需在文件首页右上角标注密级。7.1.1绝密档案：涉及公司重大决策的核心机密，如董事会、公司经营体制度改革、财务制度改革、兼并关联企业等文件，公司项目招
24、投标文件、财务账册、营销策划方案、项目设计方案等文件。7.1.2机密档案：公司重要证件批文、合同协议、技术资料、人事劳资体系等文件。7.1.3秘密档案：可内部公开的一般文件资料。7.2借、查、阅秘密级以上文件不准抄录、照像，不准带离办公区域。7.3复制秘密级以上文件需经分管领导以上人员批准，与原件等同管理。复印件须由档案管理员注明拷贝字样。7.4涉秘档案不得以普通邮件寄发。7.5外出工作携带秘密级以上文件，必须有保证文件安全的措施。7.6严禁将秘密级以上文件的废品向收购站出售。7.7保守档案机密。档案人员或查阅档案者，不得向无关人员谈论档案内容。8.档案销毁8.1任何部门或个人未经允许无权销毁公司档案。8.2档案销毁须由档案管理员填写销毁清单并报公司分管领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。8.3销毁档案时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。9.附则9.1 本规定由总经办负责解释。9.2本制度施行后，凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。9.3 本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。