信息管理的基本方法.ppt

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1、第第3章章 信息管理的基本方法信息管理的基本方法引言n信信息息管管理理工工作作本本身身是是一一种种系系统统性性工工作作。本本书书特特别别强强调调系系统统科科学学思思想想和和系系统统工工程程方方法法在在信信息息管管理中的应用。理中的应用。n组组织织管管理理信信息息工工作作的的系系统统化化是是一一个个十十分分现现实实的的问问题题，其其基基本本涵涵义义有有二二：一一是是常常规规工工作作的的系系统统化化，即即用用系系统统工工程程的的方方法法来来组组织织管管理理信信息息工工作作；二二是是利利用用计计算算机机和和现现代代通通信信技技术术建建立立人人机机结结合合的管理信息系统。这两方面都是十分重要的。的管理

2、信息系统。这两方面都是十分重要的。引言n霍尔提出的三维（知识维、逻辑维、时间维）系统工霍尔提出的三维（知识维、逻辑维、时间维）系统工程结构应用于信息管理，得到一种类似的三维信息管程结构应用于信息管理，得到一种类似的三维信息管理结构。理结构。n 他们据此认为信息管理涉及的是三方面的问题的综他们据此认为信息管理涉及的是三方面的问题的综合：合：n 信息（知识）领域主要反映信息管理是从业务上信息（知识）领域主要反映信息管理是从业务上所涉及的不同知识、不同专业的范围；所涉及的不同知识、不同专业的范围；n 信息资源管理是从业务上对信息作为一种资源进信息资源管理是从业务上对信息作为一种资源进行管理所需考虑问

3、题的逻辑顺序；行管理所需考虑问题的逻辑顺序；n 信息生命周期管理是从时间过程上阐述信息管理信息生命周期管理是从时间过程上阐述信息管理的一个侧面。的一个侧面。引言 “信息资源管理和信息周期管理都是信息信息资源管理和信息周期管理都是信息管理的不可分割的部分，只不过是观察角度不管理的不可分割的部分，只不过是观察角度不同而已同而已”。因此由此引出的逻辑顺序方法和物。因此由此引出的逻辑顺序方法和物理过程方法。理过程方法。前者是从业务上对信息作为一种资源进行前者是从业务上对信息作为一种资源进行管理所需要考虑的问题的逻辑顺序。后者是从管理所需要考虑的问题的逻辑顺序。后者是从时间过程上阐述信息管理的另一个侧面

4、时间过程上阐述信息管理的另一个侧面信信息生命周期的管理。息生命周期的管理。第第3章章 信息管理的基本方法信息管理的基本方法1逻辑顺序方法 从业务上对信息作为资源进行管理的逻辑顺序。从业务上对信息作为资源进行管理的逻辑顺序。对一个企业，信息资源的管理可分为对一个企业，信息资源的管理可分为4个步骤：个步骤：信息调查、信息分类、信息汇总、信息分析和研究。信息调查、信息分类、信息汇总、信息分析和研究。（1）信息调查）信息调查 调查的含义：有目的、有计划地搜集、记录、整理有关数据。：有目的、有计划地搜集、记录、整理有关数据。调查的目的：查清组织内部、外部信息资源的情况，包括现有的明：查清组织内部、外部信

5、息资源的情况，包括现有的明显的信息资源、对未来有用的潜在信息资源。显的信息资源、对未来有用的潜在信息资源。调查的要求：准确性准确性提供的信息客观、真实、可靠。提供的信息客观、真实、可靠。（避免虚假、伪造、篡改避免虚假、伪造、篡改）及时性及时性完成调查的时间应符合规定要求；结果及时提供。完成调查的时间应符合规定要求；结果及时提供。事例：围绕本专业课程的一些实践问题，可开展问卷调查。事例：围绕本专业课程的一些实践问题，可开展问卷调查。3 32 2 信息管理的基本方法信息管理的基本方法 1逻辑顺序方法（1）信息调查）信息调查 调查的种类：调查的种类：按照组织形式，可分为信息报表和专门调查按照组织形式

6、，可分为信息报表和专门调查 信息报表信息报表以定期报表形式出现，系统、规范。以定期报表形式出现，系统、规范。如学科、专业调查，在规定时间内完成并上报。如学科、专业调查，在规定时间内完成并上报。专门调查专门调查为了解某种特定情况而专门组织的调查。为了解某种特定情况而专门组织的调查。按照调查的范围，可分为全面调查和非全面调查按照调查的范围，可分为全面调查和非全面调查 全面调查全面调查总体范围的全面调查。总体范围的全面调查。如人口普查即全面调查。如人口普查即全面调查。非全面调查非全面调查对研究总体的一部分调查。对研究总体的一部分调查。如人口抽样调查、产品抽查。如人口抽样调查、产品抽查。按照调查时间的

7、连续性，可分为经常性调查和一次性调查按照调查时间的连续性，可分为经常性调查和一次性调查 经常性调查如企业销售情况、利润状况等调查，是针对一个时期；经常性调查如企业销售情况、利润状况等调查，是针对一个时期；一次性调查如人口数据、固定资产原值、库存量等，是针对一个时间点。一次性调查如人口数据、固定资产原值、库存量等，是针对一个时间点。3 32 2 信息管理的基本方法信息管理的基本方法1逻辑顺序方法 （2）信息分类）信息分类 通过各种途径获得的信息形式是多种多样的，分类的目的是便于分析和通过各种途径获得的信息形式是多种多样的，分类的目的是便于分析和综合。综合。信息分类实质上有两种情形：信息分类实质上

8、有两种情形：对总体，是将其划分为性质不同的若干组；（分组）对总体，是将其划分为性质不同的若干组；（分组）对个体，是将性质相同的单位组合在一起。（归类）对个体，是将性质相同的单位组合在一起。（归类）（信息归类可以使零散的资料系统化）（信息归类可以使零散的资料系统化）分类依据：共性和差异。分类依据：共性和差异。分类的种类：分类的种类：按照分类标志，可划分为品质分类和变量分类按照分类标志，可划分为品质分类和变量分类 按照分类标志的多少，可划分为简单分类和复杂分类按照分类标志的多少，可划分为简单分类和复杂分类 3 32 2 信息管理的基本方法信息管理的基本方法1逻辑顺序方法 3）信息汇总）信息汇总 信

9、息经过一定的分类之后，需要大量的登记、归纳和整理。信息经过一定的分类之后，需要大量的登记、归纳和整理。此项工作可由计算机完成。此项工作可由计算机完成。形成的材料或档案：形成的材料或档案：信息资源登记表、信息资源目录、和相关索引。信息资源登记表、信息资源目录、和相关索引。4）信息的分析和研究）信息的分析和研究 任务：对汇总整理后的信息，通过分析研究，揭示过程规律、比例关任务：对汇总整理后的信息，通过分析研究，揭示过程规律、比例关系、发展趋势等。系、发展趋势等。分析、研究的目的是更好地使用信息。分析、研究的目的是更好地使用信息。（往往还进行预测往往还进行预测各种方法各种方法）3 32 2 信息管理

10、的基本方法信息管理的基本方法2.2.物理过程方法物理过程方法 基于信息生命周期的一种管理活动。基于信息生命周期的一种管理活动。生命周期指事物的发生、发展、成熟和死亡的过程。生命周期指事物的发生、发展、成熟和死亡的过程。从信息的产生到最后被利用，一般分为信息的收集、加工、传输、从信息的产生到最后被利用，一般分为信息的收集、加工、传输、存储、检索、维护等阶段。存储、检索、维护等阶段。信息生命周期的管理可概括为四个方面：信息生命周期的管理可概括为四个方面：（1）信息需求与服务）信息需求与服务 信息需求信息需求明确信息的用途、范围和要求；明确信息的用途、范围和要求；信息服务信息服务支持用户管理决策。支

11、持用户管理决策。（2）信息收集与加工）信息收集与加工 通过一定的渠道去收集需要的数据；通过一定的渠道去收集需要的数据；将收集到的数据按照规定的要求进行加工（成为真正信息）。将收集到的数据按照规定的要求进行加工（成为真正信息）。3 32 2 信息管理的基本方法信息管理的基本方法2.物理过程方法（3）信息存储与检索）信息存储与检索 信息存储是手段、是基础；信息存储是手段、是基础；信息检索利用是目的。信息检索利用是目的。（4）信息传递与反馈）信息传递与反馈 通过信息传递，使信息在用户需要时送达用户；通过信息传递，使信息在用户需要时送达用户；通过信息反馈，使信息在不满足用户需要时及时更通过信息反馈，使

12、信息在不满足用户需要时及时更新。新。（可视为一个闭环控制过程）（可视为一个闭环控制过程）3 32 2 信息管理的基本方法信息管理的基本方法3.企业系统规划方法 BSP（Business System Plan）方法，由）方法，由IBM公司提出公司提出.它基于信息系统它基于信息系统(IS)支持企业运行的思想。支持企业运行的思想。许多企业使用许多企业使用BSPBSP方法，改善了对信息和数据资源的使用，满方法，改善了对信息和数据资源的使用，满足了企业近期和长期的信息需求。足了企业近期和长期的信息需求。（1）BSP基本思想基本思想通过全面调查，分析企业信息需求，确定信息结构。通过全面调查，分析企业信息

13、需求，确定信息结构。（2）BSP方法的基本原则方法的基本原则 ISIS必须支持企业的战略目标；必须支持企业的战略目标；IS IS战略应当表达出企业各个管理层次的需求；战略应当表达出企业各个管理层次的需求；IS IS应该向整个企业提供一致的信息；应该向整个企业提供一致的信息；IS IS应先应先“自上而下自上而下”识别，再识别，再“自下而上自下而上”设计。设计。3 32 2 信息管理的基本方法信息管理的基本方法（3）企业系统规划方法步骤）企业系统规划方法步骤 准备工作准备工作 高层领导参与、各方面的人员配合和参与；制定研究计划。高层领导参与、各方面的人员配合和参与；制定研究计划。开始阶段开始阶段

14、实施的第一项活动，是研究组成员对企业情况的了解。实施的第一项活动，是研究组成员对企业情况的了解。了解内容有了解内容有3方面：方面：企业高层领导对研究目标、期望成果、研究远景的介绍；企业高层领导对研究目标、期望成果、研究远景的介绍；系统分析员介绍收集到的资料信息，使研究成员熟悉有关资料；系统分析员介绍收集到的资料信息，使研究成员熟悉有关资料；由各业务部门的负责人介绍本部门数据处理的历史、现状、主要活动、目前由各业务部门的负责人介绍本部门数据处理的历史、现状、主要活动、目前存在的问题、与相关部门数据联系。存在的问题、与相关部门数据联系。定义企业过程定义企业过程 （核心步骤）（核心步骤）企业过程：逻

15、辑上相关的一组决策和过程的集合（企业过程：逻辑上相关的一组决策和过程的集合（管理企业资源管理企业资源）。）。识别企业过程：依靠已有材料进行分析研究，尤其和有经验的管理人员商讨，识别企业过程：依靠已有材料进行分析研究，尤其和有经验的管理人员商讨，从而进行识别、描述企业过程。从而进行识别、描述企业过程。3 32 2 信息管理的基本方法信息管理的基本方法（3）企业系统规划方法步骤）企业系统规划方法步骤 定义数据类定义数据类 对前期所产生、控制和使用的数据进行识别和分类。对前期所产生、控制和使用的数据进行识别和分类。数据类：支持企业活动所必要的逻辑上相关的数据。数据类：支持企业活动所必要的逻辑上相关的

16、数据。数据类和企业过程间的内在联系，可采用过程数据类和企业过程间的内在联系，可采用过程/数据类矩阵来分析。数据类矩阵来分析。分析当前业务与系统的关系分析当前业务与系统的关系 有了企业过程和数据类之后，还必须了解当前的数据处理工作如何有了企业过程和数据类之后，还必须了解当前的数据处理工作如何支持企业活动。支持企业活动。定义信息结构定义信息结构 如何组织、管理这些数据，即将不同的数据类按逻辑关系组织成如何组织、管理这些数据，即将不同的数据类按逻辑关系组织成DB，形成信息系统来支持企业过程。，形成信息系统来支持企业过程。3 32 2 信息管理的基本方法信息管理的基本方法四、战略数据规划方法 来自美国

17、著名学者詹姆斯来自美国著名学者詹姆斯马丁的著作战略数据规划方法学。马丁的著作战略数据规划方法学。他是国际公认的信息技术领域和管理领域的权威人士他是国际公认的信息技术领域和管理领域的权威人士,不断地不断地把信息技术和最新发展创造性地引入到现代企业的经营管理中。把信息技术和最新发展创造性地引入到现代企业的经营管理中。马丁指出，系统规划的基础内容包括马丁指出，系统规划的基础内容包括3个方面：个方面：企业的业务战略规划；企业的业务战略规划；企业信息技术战略规划；企业信息技术战略规划；企业企业数据战略规划。数据战略规划。战略数据规划的工作过程分三步：战略数据规划的工作过程分三步：STEP1.进行业务分析

18、，建立企业模型。进行业务分析，建立企业模型。由系统分析员向企业中各层管理人员、业务人员进行调查；由系统分析员向企业中各层管理人员、业务人员进行调查；在调查的基础上进行业务分析，分析企业的现行业务及逻辑关系；在调查的基础上进行业务分析，分析企业的现行业务及逻辑关系；通过业务分析，建立起企业模型。通过业务分析，建立起企业模型。3 32 2 信息管理的基本方法信息管理的基本方法四、战略数据规划方法四、战略数据规划方法 STEP2.进行数据分析，建立主题进行数据分析，建立主题DB。在具体操作上，又可分为两个阶段：在具体操作上，又可分为两个阶段：(1)信息过滤信息过滤 对大量来自系统内外的各种信息进行过

19、滤，识别出对系统有用的对大量来自系统内外的各种信息进行过滤，识别出对系统有用的信息。信息。(2)主题库定义主题库定义 信息过滤识别后，从全局出发，根据管理需求将信息按照不同的信息过滤识别后，从全局出发，根据管理需求将信息按照不同的主题进行主题进行“分类分类”，然后定义每一个主题，然后定义每一个主题DB。STEP3.子系统划分。子系统划分。根据主题根据主题DB和业务过程，来规划新系统。和业务过程，来规划新系统。整个系统划分为若干个子系统，子系统之间通过主题库实现信息的整个系统划分为若干个子系统，子系统之间通过主题库实现信息的交换。交换。3 32 2 信息管理的基本方法信息管理的基本方法n4种方法的简要分析种方法的简要分析 逻辑顺序方法逻辑顺序方法从从业务角度业务角度对信息资源按逻辑顺序管理对信息资源按逻辑顺序管理;物理过程方法物理过程方法基于基于信息生命周期信息生命周期的过程管理的过程管理;企业系统规划方法企业系统规划方法基于基于信息系统信息系统支持企业运行支持企业运行;战略数据规划方法战略数据规划方法基于基于战略性数据战略性数据的规划管理的规划管理 这这4 4种方法的角度不同，处理的步骤也不同。种方法的角度不同，处理的步骤也不同。前前2 2种方法侧重微观层面，后种方法侧重微观层面，后2 2种方法兼顾宏观和微观层种方法兼顾宏观和微观层面。面。