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1、程序类文件（QUALITY PROCEDURES）记录控制管理程序 QUALITY RECORD CONTROL PROCEDURE受控状态：受 控文件编号：QT/BHHS-02-02制定单位：品质保证部发行日期：版 本：A/0修订日期版本REV修订记录修订日期版本REV修订记录批准审核制定会签：记录控制管理程序 (QUALITY RECORD CONTROL PROCEDURE)1目的：提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。以控制质量记录的标识、储存、保护、检索、保存期限和处置。2范围：本程序适用于本公司ISO/TS16949：2009所规定的质量记录和为质量体系有效策划、运行、实施的有
2、关记录等的控制。3职责：3.1 品质保证部是质量记录的归口管理部门，负责对各单位质量记录控制的实施情况进行监督、检查和考核，文控人员负责统一保管、发放所有记录表单，负责对各单位质量记录进行年度归档管理。3.2 各单位产生的质量记录当年由本单位负责对其进行控制和管理。4有关术语和定义：4.1 记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动证据的文件4.2 客观证据:支持事物存在或其真实性的数据。5管理内容：5.1 工作流程(见图表一)5.2 记录控制工作流程说明 5.2.1 表单需求:文件编制单位根据公司实际生产情况和体系标准记录要求，确定所需的表单目录清单。 5.2.2 记录表单设计 5.2.2.1
3、质量管理体系文件编制人员根据标准、顾客要求及为证实体系有效运行的需求，设计各种使用方便、内容充分的记录格式。 5.2.2.2 允许使用有授权的电子记录形式。 5.2.2.3 记录表单应明确记录编号、记录名称、记录版本。5.2.3 编目 5.2.3.1 质量记录表单编号见体系文件格式准则规定内容执行。 5.2.3.2 编制人员应根据记录的追溯验证需求，在受控文件清单中规定各种记录的保存期限。 5.2.3.3 表单编制单位以受控文件清单形成质量记录目录清单并编号，报品保部归档。 5.2.4 表单使用培训 5.2.4.1 各编制人员安排培训计划，对记录使用人员进行记录使用的培训，让使用人员能正确使用
4、记录表单。5.2.5 提供记录表单 5.2.5.1 公司范围内使用的需统一印制的质量记录表单由品保部确定版式交管理部统一印制并提供给使用单位。编号： QT/BHHS-02-02版本：A/0记录控制管理程序 (QUALITY RECORD CONTROL PROCEDURE) 5.2.5.2 各单位内部使用的纸制质量记录表格由各单位自行负责印制。 5.2.6 记录表单使用 5.2.6.1 各相关岗位人员按照标准及程序要求，按时如实填写有关的质量记录。 5.2.6.2 所有质量记录应认真书写，做到字迹清晰、记录的事实或数据准确、完整，不得随意涂改。确实需更改时采用“双斜杠”更改，划去原文后写上更改
5、的内容，并由更改人签名或盖上印章。对质量记录表格中未涉及的项目打斜杠“/”注销，不能留有空白。 5.2.7 质量记录收集 5.2.7.1 各单位根据其职能确定、收集有关的质量记录。 5.2.8 整理 5.2.8.1 各单位应编制本单位受控文件清单，以便检索，并报品保部备份。品保部应建立全公司的受控文件清单。 5.2.9 查阅/检索 5.2.9.1 各纸版记录贮存地应建立记录贮存台账，方便检索。 5.2.9.2 电子版由品保部转化为PDF格式后在OA管理系统上进行管理，以便各职能部门查阅。 5.2.9.3 借阅已归档的质量记录时，借阅人员应在文件（资料）借阅登记表上签名。5.2.10保存和防护
6、5.2.10.1 各单位所产生的质量记录由本单位按职能分地保存，为方便存取、检索，质量记录应按月整理，并按分类号、流水号依次顺序排列，建立清晰的台帐，每月归档一次，并妥善贮存。具有永久性保存价值的应整理成质量档案，送品保部归档。每年年底各单位的记录整理好后送品保部存档，品保部文控员按照文件和资料档案管理办法作业。5.2.10.2 记录的保存期：法规和顾客有要求的按相应法规和顾客要求执行。否则，5.2.10.2.1 有关员工的教育培训、经历、资格等具有永久性保存价值的记录永久保存；5.2.10.2.2 供方档案保存期5年；5.2.10.2.3 车间首检、自检记录保存期1年；5.2.10.2.4
7、其余质量记录保存期3年。5.2.10.2.5 PPAP所提交的文件包括供方提交的PPAP文件保存期限为产品在用期限加上一个日历年。5.2.10.3 纸版记录贮存地应保证防潮、防虫、防火；电子版记录贮存应保证防病毒、防误删。有必要时，品保部进行刻录。编号： QT/BHHS-02-02版本：A/0记录控制管理程序 (QUALITY RECORD CONTROL PROCEDURE)5.2.11 处置5.2.11.1 对逾期的质量记录，品保部应办理销毁手续。销毁前经保管员核对无误后，填写文件销毁清单，经品保部负责人签字批准后方可处理，处理方式一般可采用破碎、烧毁；电子版质量记录由品保部文控人员协助做
8、永久性删除。5.2.12 记录控制监督检查5.2.12.1 品保部定期或不定期的对公司质量记录的实施情况进行检查和纠正，并按相关文件规定对其进行考核。6相关文件 6.1 二阶文件 6.1.1文件控制管理程序 6.2三阶文件 6.2.1文件和资料档案管理办法 6.3 四阶文件 6.3.1受控文件清单； 6.3.2文件（资料）借阅登记表； 6.3.3文件销毁清单。编号： QT/BHHS-02-02版本：A/0记录控制管理程序 (QUALITY RECORD CONTROL PROCEDURE)图表一：记录控制作业流程作 业 流 程权责单位/领导表 单表单需求记录表单设计编目（包括保存期和编目）表单使用培训提供记录表单记录表单使用质量记录收集查阅/检索整 理保存和防护记录年度归档处 置记录控制监督检查文件编制单位文件编制人员文件编制单位品保部各表单编制人员品保部使用单位各单位各单位品保部各单位品保部品保部品保部各种质量记录表单受控文件清单各种质量记录表单各种质量记录表单受控文件清单受控文件清单受控文件清单文件销毁清单受控文件清单编号： QT/BHHS-02-02版本：A/0