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1、52 批次管理521 批次管理的意义在企业日常业务活动中，管理者经常需要获取以下信息：某次进货的存货销售情况如何，库存中还有多少？某种存货本期进过几次货，收发存情况如何？某供应商今年供过几次货，货物销售情况如何？以上问题可以通过系统提供的“批次管理”功能得到有效解决。通过为存货定义批号，可以实现对存货的收发存情况进行跟踪管理。设置存货的批次管理后，可统计某一批次所有存货的收发存情况或某一存货所有批次的收发存情况，可以实现对供应商供货质量的跟踪管理。批次管理涉及供应链管理系统中的库存管理、销售管理两个模块。如果与GSP模块联用，则采购到货单中必须录入批次，否则无法生成“药品入库质量验收单”522
2、 批次管理相关设置1库存管理相关选项设置设置“批次管理”选项是否有“批次管理”业务只能在库存管理模块中进行设置，如果未启用库存管理，不能使用批次管理功能。操作步骤： 在库存管理系统中，单击“初始设置”|“选项”，打开“库存选项设置”对话框。 单击“通用设置”页签，在业务设置下选中“有无批次管理”复选框，确定，如图5-1所示。提示：l 该选项一旦设置，发生批次管理相关业务后，不能随意更改。使用总账工具向新建账套中导入存货档案时，如果新账套的库存管理选项中没有选“有无批次管理”复选框，则存货档案导入进来后，批次管理属性自动取消。设置“自动指定批号（CTRL+B）”选项 指定批次管理后，在录入相关出
3、库单据时，批号必须输入。为方便操作和管理，系统提供“自动指定批号”功能，用于定义系统分配批号的规则。系统提供两种自动分配批号的方法供用户选择。近效期先出：如果批次管理的存货同时设置了保质期管理，那么越接近保质期的存货应该越先出货，以有效降低损失，称为近效期先出。选择该选项后，系统按照失效日期顺序从小到大进行分配。批号先进先出：按批号顺序从小到大进行分配。在库存管理系统“初始设置”|“选项”|“通用设置”中进行自动指定批号设置，如图5-1所示。提示：l 近效期先出适用于对保质期管理较严格的存货，如食品、医药等。l 非保质期管理的存货，按批号先进先出进行分配。l 该选项可随时更改。图5-1 库存选
4、项设置示例5。1：自动指定批号业务处理规则示例。假设某存货有三个批次的结存，各批次结存如下：批号保质期生产日期失效日期结存数量9905365天2002.04.102003.04.101009906365天2002.04.022003.04.02209907365天2002.06.082003.06.0850如果本次出库数量为150，并采用“自动指定批号”选择出库批次。如果选择“批号先进先出”，则本次出库情况如下表，可以看出存货按批号排序。批号保质期生产日期失效日期出库数量结存数量9905365天2002.04.102003.04.1010009906365天2002.04.022003.04.
5、022009907365天2002.06.082003.06.083020如果选择“近效期先出”，则本次出库情况如下表，可以看出存货按失效日期排序。批号保质期生产日期失效日期出库数量结存数量9906365天2002.04.022003.04.022009905365天2002.04.102003.04.1010009907365天2002.06.082003.06.083020设置“批次存货可用量控制”选项对于批次管理的存货，可设置“是否允许超可用量出库”。这里所指的可用量=现存量-冻结量+预计入库量-预计出库量。选择否，则不能批次零出库；选择是，则可以批次零出库。在库存管理系统“初始设置”|
6、“选项”|“可用量控制”中选择“批次存货可用量控制”选项。并对“预计入库量”和“预计出库量”所包含的数据范围做出界定。2销售管理相关选项设置设置“销售是否必填批号”选项该选项在销售管理系统“设置”|“销售选项”|“业务控制”中设置，如图5-2所示。用于确定批次管理的存货，在销售管理中开具发货单、委托代销发货单、销售发票、零售日报、销售调拨单时，是否必须输入批号。提示：l 如果在销售管理系统“设置”|“销售选项”中未选择“销售是否必填批号”，则批号在销售管理中可以指定可以不指定。销售管理指定后，库存管理不能修改。未指定的可以由库存管理指定。建议由仓库管理部门指定，以避免由于发生错误而不能及时出入
7、库。图5-2 销售选项设置设置“自动指定批号”选项在销售管理系统“销售选项”|“其他控制”中进行“自动指定批号”设置，确定批次管理的存货发货时，参照批号时的排列规则。系统提供“近效期先出”、“批号顺序发货”两个选项，其含义同库存管理对应选项设置。提示：l 销售及库存模块皆有关于自动指定批号规则的设置，两个设置分别在各自的模块中起作用。l 只有对于保质期管理的存货，选择“近效期先出”才有意义。设置“是否允许批次存货超可用量发货”选项在销售管理系统“设置”|“销售选项”|“可用量控制”|“是否允许批次存货超可用量发货”，该选项与库存管理分别设置，用于确定批次管理的存货是否可以零出库。3批次管理相关
8、档案设置在库存管理中即使设置了“有无批次管理”，也不能直接对出入库业务产生作用，还需要在存货档案定义中将存货设置为批次管理。存货档案定义既可以在“企业门户”|“基础信息”|“基础档案”中设置，也可以在各个模块的初始设置中进行设置。进入存货档案后，单击“控制”页签，选中“是否批次管理”选项。提示：l 批次管理的存货使用后可以改为非批次管理存货；非批次管理存货使用后不得改为批次管理存货。一点通：存货档案设置批次管理的前提。：只有使用库存管理而且在库存管理中设置批次管理时，才能在存货档案中设置每一存货是否批次管理，否则在存货档案中该选项置灰，不可用。存货档案设置批次管理对后续业务的影响。：若存货为批
9、次管理，录入入库单据时，系统要求输入批号；录入出库单据时，系统要求选择出库的批号。提示：红字入库单据和红字出库单据只能手工录入批号，不能选批号。4批次管理相关单据设置设置了批次管理的存货后，还应在相应的单据中增加“批号”栏目，以便在入录入出入库时在单据中录入批号。需要在表体中增加“批号”的单据有：采购到货单、采购入库单、产成品入库单、其他入库单；材料出库单、其他出库单、销售出库单；销售发货单（退货单）、销售发票（专用、普通）、委托代销发货单（退货单）、销售调拨单、零售日报。提示：l 期初数据中的存货如果有批次管理,则需要在“单据设计”中修改“库存期初”的单据格式，添加“批号”表体栏目，并设置其
10、为必输项。如果与GSP系统联用，采购到货单中必项录入批次，否则无法完成正常的药品入库质量验收单。523 批次管理业务应用1 批次管理的存货入库批次管理的存货，批号必须录入。批次管理的存货，如果没有设置“出库跟踪入库”，则同批号多次入库记录合并为一条记录，参照批号时，同批号只显示一条记录。提示：l 一个存货可以对应多个批号。2 批次管理的存货出库出库时，可以录入或参照选择，如果选择了“自动指定批号”，还可以由系统自动确定批号。输入批号如果用户输入了某一批号，再进行批次参照时，参照窗中只列出用户所输批号的存量记录进行参照。参照选择批号参照窗中显示存货的各批次。如果未选择“是否允许批次存货超可用量发
11、货”，则出库时批次参照只显示结存大于0的记录，否则出库参照可以在“显示结存0”、“显示结存=0”和“显示结存0” 三个选项中组合选择，默认为“显示结存0”。在参照窗中用户可手工选择多个批次，每选择一个批次，系统自动分配该批次的本次出库数，可修改；参照退出时，将存货按照批次拆分为若干行。在参照窗中，也可以按【自动】按钮，则系统自动按照用户设置的“自动指定批号规则”自动分配批号，并将分配的结果显示在参照窗中，选中批次的打上选择标志，并显示各批次的本次出库数，用户可修改。自动指定批号用户输入了仓库、存货、数量等信息后，将光标定位在“批号”：栏，按下“CTRL+B”，系统自动按照用户设置的“自动指定批
12、号规则”自动分配批号，显示在批号栏中，如果该存货的现存量已经小于本次出库数，则给出错误提示。3批次冻结存货入库后，在存货的保管过程中，企业如果发现某批存货有问题，可将该批存货进行冻结，冻结的批次不能再进行出入库操作。冻结的批次进行检验后，如果有不合格品，可进行不合格品登记，从正合格品转为不合格品；如果有合格品，将合格品取消冻结。操作步骤： 在库存管理系统中，选择“业务处理”|“批次冻结”，打开“批次冻结”对话框。 输入查询条件后，确定，进入“批次冻结”窗口，如图5-3所示。图5-3 批次冻结 在“选择”标志一栏双击或单击“全选”，选中需要冻结或解冻的记录，显示“Y”。; 单击【冻结】，则“库存
13、冻结”一栏显示“Y”，表示该批次存货已冻结。提示：l 只要打上冻结标志，就不能再对此批次进行入库和出库操作；可进行盘点，但冻结的批次盘点单不能生成其他出入库单。 单击【解冻】，则取消“库存冻结”栏标志，表示该批次存货已解冻。524 批次管理相关账簿查询1 批次台账批次台账用于查询批次管理的存货的在各仓库各月份各批次的收发存明细情况，按批号+存货（或批号+存货+自由项）设置账页的，即一个批号一个存货一个自由项为一个账页。菜单路径：在库存管理“账表”|“批次账”|“批次台账”中查询。2 批次汇总表批次汇总表用于查询库存各存货各批次的出入库和结存情况，可对各批次进行详细的跟踪。菜单路径：在库存管理“
14、账表”|“批次账”|“批次汇总表”中查询。53 保质期管理531 保质期管理的意义在医药、食品等众多行业中，企业必然需要了解：有哪些存货已经到期？又有哪些存货即将到期？销售发货时能否优先考虑即将到期的存货？针对这种需求，用友ERP-U8供应链管理提供了“保质期管理”功能。保质期管理涉及供应链管理系统中的库存管理、销售管理两个模块。532 保质期管理相关设置1 库存管理相关选项设置有关保质期管理选项的设置主要集中在库存管理系统。设置“保质期管理”选项是否有“保质期管理”业务只能在库存管理模块中进行设置，如果未启用库存管理，不能使用保质期管理功能。操作步骤： 在库存管理系统中，单击“初始设置”|“
15、选项”，打开“库存选项设置”对话框。 单击“通用设置”页签，在业务设置下选中“有无批次管理”复选框。 单击“通用设置”页签，在业务设置下选中“有无保质期管理”复选框，确定。提示：l 只有设置了批次管理，才能设置保质期管理。也就是说，保质期管理的存货首先是批次管理的存货。l 该选项一旦设置，且已经在存货档案中使用，则不能随意更改。设置“保质期预警”选项设置保质期预警后，用户进入库存系统时，会自动弹出“保质期预警”窗口，窗口中显示在存货档案中设置了“预警天数”的存货，并标明存货状态为“临近”、“到期”还是“过期”。操作步骤： 在库存管理系统中，单击“初始设置”|“选项”，打开“库存选项设置”窗口。
16、 单击“专用设置”页签，在“预警设置”下选中“保质期预警”，确定。提示：l 该选项默认为否，可以随时修改。设置“失效存货报警” 选项失效存货是指存货的失效日期小于等于单据日期。设置失效存货报警后，在填制单据时，如果参照选择了失效的存货，系统提示“该存货已失效，是否继续？”，如选择继续则保存记录；若否，则重新输入生产日期、失效日期。2保质期管理相关档案设置在库存管理中即使设置了“有无保质期管理”，也不能直接对出入库业务产生作用，还需要在存货档案定义中将存货设置为保质期管理。操作步骤： 进入存货档案后，单击“控制”页签，先选中“是否有批次管理”选项，再选择“是否保质期管理”选项。提示：l 进行保质
17、期管理的存货必须首先是批次管理的存货，操作时必须首先选择批次管理，才能选择保质期管理。 在“保质期”一栏中填入该存货的保质期。单位为天，为空时默认为0。 在“预警天数”一栏中输入保质期的提前预警天数。单位为天，为空时默认为0。提示：l 保质期和预警天数可随时修改。一点通：存货档案设置保质期管理的前提。：其一，只有使用库存管理而且在库存管理中设置了“有无批次管理”和“有无保质期管理”；其二，在存货档案中对存货设置了“是否批次管理”。存货档案设置保质期管理对后续业务的影响。：若存货为保质期管理，录入入库单据时，系统要求输入存货的失效日期或生产日期。提示:医药行业的效期通常控制到月，而850中效期控
18、制到天，在医药行业中，可在录单时将存货效期设置为该月最后一天解决此问题.3保质期管理相关单据设置设置了保质期管理的存货后，还应在相应的出入库单据中增加表体栏目“批号”、“生产日期、保质期、失效日期”，以便在保质期管理的存货入库时录入这些资料。提示：l 期初数据中的存货如果有保质期管理,则需要在“单据设计”中修改“库存期初”的单据格式，添加“批号”、“生产日期”、“保质期”、“失效日期”等表体栏目。533 保质期管理业务应用1保质期管理的存货入库保质期管理的存货入库时，保质期一栏根据存货档案中设置的保质期带入，不能修改。存货的生产日期、失效日期由用户录入，可以输入其中任意一项，由系统根据“失效日
19、期=生产日期+保质期”自动计算另外一项。提示：l 同一批号多次入库的存货，其生产日期、保质期、失效日期应该一致。2保质期管理的存货出库保质期管理的存货出库时，根据用户所选批号的日期带入，不能修改。提示：l 在同一张单据上，一个存货可以对应多个生产日期、失效日期。3失效日期维护失效日期维护是指对存货的失效日期进行维护和修改。只能对保质期管理的存货且结存数不为零的各批次进行失效日期维护。操作步骤： 在库存管理系统，单击“业务处理”|“失效日期维护”，打开“请输入范围”对话框。; 可选择仓库、存货、批号、失效日期、过期天数或临近天数作为查询条件。; 确认后，屏幕上显示满足用户条件的存货的入库记录。;
20、 单击【修改】，使系统处于编辑状态，修改存货的生产日期或失效日期，修改其中一个，系统自动计算另一个。; 保存或放弃本次修改结果。提示：l 同一批次的存货的生产日期、保质期、失效日期应保持一致。用户可利用“失效日期维护”功能将同一批次存货的以上三个日期调整一致。534 保质期管理相关查询设置了保质期管理，就可以随时对存货的存储状态进行查询。如果设置了“保质期预警”，则进入库存系统时系统自动显示“库存预警”窗口，显示在存货档案中设置了“预警天数”的存货，并标明存货状态为“临近”、“到期”还是“过期”。如果未选择“保质期预警”参数，也可以在库存管理系统账表查询中进行查询。操作步骤：在库存管理系统，单
21、击“账表”|“批次账”|“保质期预警”，打开“保质期预警”查询条件输入对话框。;【栏目说明】：存货类型：用来明确查询存货的范围。提供所有保质期管理存货、过期存货、未过期存货、到期存货四个选项。;失效日期：如果用户想查询某段失效日期范围内的存货，可输入失效日期的起止范围。;过期天数：按指定的过期天数范围查询过期存货。提示：l 如果只输入起始日期，表示查询从起始日期算起的所有存货。l 如果只输入终止日期，表示查询截止到终止日期的所有存货。临近天数：如果想查询接近保质期的存货，可在临近日期的起止范围中输入条件。输入查询条件后，单击【过滤】，进入“保质期预警”窗口。提示：l 如果存货已失效，在“状态”
22、栏中显示“过期”，此时“天数=当前登录日期-失效日期”。;l 如果存货将要失效，在“状态”栏中显示“临近”，此时“天数=失效日期-当前登录日期”。;l 如果当前登录日期=失效日期，“状态”栏显示“到期”。54 出库跟踪入库541 出库跟踪入库的意义出库跟踪入库即在出库时需要输入相应的入库单号，以实现对存货的出入库跟踪，同时也是计算存货库龄的依据。出库跟踪入库涉及供应链管理中的库存管理、销售管理两个模块。542 出库跟踪入库相关设置1库存管理相关选项设置设置“自动出库跟踪入库”设置自动出库跟踪入库时，由该选项决定自动指定入库单时，系统分配入库单号的规则。系统提供“先进先出”和“后进先出”两种方式
23、。先进先出：按入库日期从小到大进行分配，先入库的先出库，如果入库单日期相同，则按入库次序分配，先入库的先出库。适用于医药、食品等需要对保质期进行管理的企业。后进先出：按入库日期从大到小进行分配，后入库的先出库，如果入库单日期相同，则按入库次序分配，先入库的后出库。适用于存货体积重量比较大的存货，搬运不很方便，先入库的放在里面，后入库的放在外面，选用这种方式出库时比较方便。提示：l 该选项在库存管理和销售管理中分别设置。操作步骤： 在库存管理系统中，单击“初始设置”|“选项”，打开“库存选项设置”对话框。 单击“通用设置”页签，在“自动出库跟踪入库”下选择一种方式。提示：l 该选项可以随时更改。
24、示例5。2：自动出库跟踪入库业务处理规则示例。假设某存货结存3笔入库，各入库单的结存如下：入库日期入库单号结存数量2002.05.1099051002002.06.029906202002.07.08990750如果本次出库数量为150，并选择“出库跟踪入库”选项。如果选择“先进先出”方式，则本次出库情况如下表所示。入库日期入库单号出库数量结存数量2002.05.10990510002002.06.0299062002002.07.0899073020如果选择“先进后出”方式，则本次出库情况如下表所示。入库日期入库单号出库数量结存数量2002.07.0899075002002.06.02990
25、62002002.05.1099058020“出库跟踪人库存货入库单审核后才能出库”设置选择该项，意味着出库跟踪入库时只能参照已审核的入库单。在库存管理系统“初始设置”|“选项”|“通用设置”|“业务校验”栏目下进行设置。提示：l 该选项由库存管理和销售管理共用。l 该选项可以随时更改。出入库追踪可用量控制对于出库跟踪入库的存货，不允许超可用量出库。这一点在库存管理系统“初始设置”|“选项”|“可用量控制”中有明确提示。2销售管理相关选项设置设置“自动匹配入库单”在销售管理系统“设置”|“销售选项”|“其他控制”中设置。其含义同库存管理“自动出库跟踪入库”选项。设置“追踪型存货参照对应入库单是
26、否显示单价”在销售管理系统“设置”|“销售选项”|“其他控制”中设置。选择该选项，出库跟踪入库参照入库单记录时，显示单价栏目，否则不显示。3出库跟踪入库管理相关档案设置在库存管理和销售管理中设置了“自动出库跟踪入库”后，还需要在存货档案中定义哪些存货具有该属性。进入存货档案后，单击“控制”页签，选中“是否出库跟踪入库”。提示：l 出库跟踪入库管理的存货在出库时必须选择入库单。l 可随时将该选项从选择状态改为不选择状态；而非出库跟踪入库管理的存货使用后不得改为出库跟踪入库。4出库跟踪入库管理相关单据设置设置了出库跟踪入库的存货，还要在相应的单据中增加“入库单号”栏目，以便在出库时在单据中选择入库
27、单号。需要在表体中增加“入库单号”号的单据有：销售发货单（退货单）、销售发票（专用、普通）、委托代销发货单（退货单）、销售调拨单、零售日报。还有库存管理系统中的其他入库单。提示：l 期初数据中的存货如果设置了出库跟踪入库管理,则需要在“单据设计”中修改“库存期初”的单据格式，添加“入库单号”表体栏目。543 出库跟踪入库业务处理1 出库业务处理出库跟踪入库的存货，出库时必须输入对应的入库单号。可以手工输入，可以参照选择，也可以由系统自动确定入库单号。输入入库单号如果用户明确知道要出库的存货的入库单号，可以直接输入。如果用户输入了某一入库单号，再进行入库单参照时，参照窗中只列出所输入库单号的入库
28、记录进行参照。参照选择入库单号一个存货可以对应多个入库单号。在参照窗中，系统根据“自动出库跟踪入库”规则对该存货的结存数量大于零的记录进行排序。在参照窗中用户可以选择多个记录。每选择一个记录，系统自动分配该记录的本次出库数，可修改。从参照窗中退出时，将存货按照所选记录拆分为若干行。系统自动确定入库单号用户输入了仓库、存货、数量后，在参照窗中，单击【自动】，则系统自动确定入库单号。系统根据“自动出库跟踪入库”规则自动分配记录，并将分配的结果显示在参照窗中。将要选择的记录打上选择标志，系统自动显示各入库单记录的本次出库数，可以修改。提示：l 一条入库记录，可以多次出库，每次出库后更新该条记录的结存
29、数量。l 出库跟踪入库的存货不可超可用量发货，即当前出库数量不可大于对应入库单记录的可用数量。可用量不足分配时，系统提示“存货跟踪不够出库，请修改数量”。l 入库单号，可以在销售管理中指定，如指定则库存管理不能修改，如未指定则由库存管理指定。2与其他相关选项间的关系批次管理+出库跟踪入库批次管理的存货，如果同时设置出库跟踪入库，则同批号多次入库不合并，出库时需指定相对应的入库单据，从而满足用户精细管理的需要。同时是批次管理和出库跟踪入库的存货，出库时指定入库单号时，同时带入相应的批号。保质期管理+出库跟踪入库同时是保质期管理和出库跟踪入库的存货，出库时指定入库单号时，同时带入相应的批号、生产日期、失效日期、保质期。货位管理+出库跟踪入库同时是货位管理和出库跟踪入库的存货，出库时指定入库单号时，只能参照该入库单记录的货位。544 出库跟踪入库相关账簿查询在库存管理系统中提供了“入库跟踪表”查询，用来查询出库跟踪入库存货的详细情况。单击“账表”|“库存账”|“入库跟踪表”，打开“入库跟踪表”查询条件对话框。输入查询条件后确定，打开“入库跟踪表”窗口。提示：l 注意在入库跟踪表界面单击【栏目】，添加显示“入库日期”和“入库单号”两栏。