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1、高效时间管理本讲稿第一页，共一百三十页时间的特性3本讲稿第三页，共一百三十页时间管理的名言时间管理的名言u时间稍纵即逝，失去的时间是永远无法追回.u我们大家都有相同时间，真正的价值在于我们利用它做什么事u我们只有176个小时来完成每个月的目标。u只要时间一流逝，我们就一无所获u让某个人损失了你的时间就等于是偷了他的金钱u你损失了你的时间就等于是抵押了你的未来u时间是最有价值的资源，而且是最困难能做有利的运用，经不起浪费的4本讲稿第四页，共一百三十页时间管理学的发展简史时间管理学的发展简史u第一代着重利用便条与备忘录u第二代强调长/中/短期日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要性u第三代注
2、重优先顺序的观念，将有效的时间和精力加以分配，争取最高效率u第四代在于个人管理。注重提高个人生活和工作的质量。帮助平衡发展工作和生活中的不同角色，并且全盘规划日常生活。本讲稿第五页，共一百三十页第一讲：时间管理就是自我管理第一讲：时间管理就是自我管理 6本讲稿第六页，共一百三十页时间管理的典型陷阱时间管理的典型陷阱 1.猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里2.不好意思拒绝别人 3.“反正时间还早”拖延 4.不速之客 缺乏应对的方法5.会议病无效无用的会议 6.文件满桌病 不会整理整顿7.事必躬亲不善于授权 本讲稿第七页，共一百三十页时间管理的障碍时间管理的障碍u“我的时间安排的挺好，我是一个有序的人”
3、u“时间管理有什么用，计划赶不上变化”u“时间掌握在别人的手中”u“时间管理太麻烦”u“时间管理各人有各人的习惯，我的习惯就是这样，不好改”8本讲稿第八页，共一百三十页时间管理的盲点时间管理的盲点 u盲点一：忙就好u盲点二：时间管理能有多大用u盲点三：身不由己u盲点四：江山易改本性难移9忙=心 死本讲稿第九页，共一百三十页时间管理的本质时间管理的本质 u把把握握时时间间：把握时间，能够主动有效地控制时间，让时间为我服务；u减减少少匆匆忙忙：减少甚至消除整天追赶着时间的来也匆匆，去也匆匆现象；u消消除除困困惑惑：减少甚至消除对时间没有计划，没有管理，没有思考，在时间面前充满了困惑状况；10本讲稿
4、第十页，共一百三十页第二讲：时间分析的方法第二讲：时间分析的方法 11本讲稿第十一页，共一百三十页分析时间的几种方法12本讲稿第十二页，共一百三十页时间价值分析 13成本价值计算年薪每天的价值每小时的价值每分钟的价值15000628.860.1535000144.620.70.3465000268.638.40.64收入价值计算销售额（万元）每天的价值（万元）每小时的价值（万元）每分钟的价值10004.130.590.0098500020.662.950.0491000041.35.90.098本讲稿第十三页，共一百三十页时间价值分析启示时间价值分析启示 u启示一：你的每一天、每一小时，每一分
5、钟都很大价值。浪费时间，就意味着你增加公司成本，减少了收入和利润u启示二：钱是一分一分挣来的 14本讲稿第十四页，共一百三十页时间清单分析 15时间清单分析表时间活动事项计 划用时实际用时浪费/超时原因8：309：009：009：3017：0017：3017：3018：00总计本讲稿第十五页，共一百三十页工作清单分析 16工作清单分析表工作事项计划时间实际时间延 误/浪费无 计 划 用时原因总计本讲稿第十六页，共一百三十页时间清单分析时间清单分析 17本讲稿第十七页，共一百三十页工作清单分析工作清单分析 18本讲稿第十八页，共一百三十页工作紧急性分析表 19工作紧急分析表工作事项非常紧急紧急不
6、很紧急不紧急频次时间本讲稿第十九页，共一百三十页工作紧急性分析表工作紧急性分析表20本讲稿第二十页，共一百三十页工作重要性分析 21工作重要性分析表工作事项非常重要重要不很重要不重要频次时间本讲稿第二十一页，共一百三十页工作重要性分析工作重要性分析22本讲稿第二十二页，共一百三十页高效益活动分析23高效益活动分析表活动事项目标贡献排序必要程度排序所需时间排序高效益活动排序频次时间本讲稿第二十三页，共一百三十页高效益活动分析高效益活动分析 u目标（职务）贡献率：某项活动对工作目标或工作职责的履行贡献大小u必要程度：是否由你来做的必要程度。必要程度越高，效益效益就越高。u所需时间：同类活动（工作事
7、项）花费的时间越少，效益就越大。24本讲稿第二十四页，共一百三十页第三讲：时间管理的原则和方法第三讲：时间管理的原则和方法 时间管理251明确目标2轻重缓急3制定计划4立刻行动5有效授权本讲稿第二十五页，共一百三十页方法一：明确目标本讲稿第二十六页，共一百三十页正确目标的价值正确目标的价值u目标刺激我们奋勇向前u有目标才会有结果u目标引导我们发挥潜能本讲稿第二十七页，共一百三十页拟订目标的原则拟订目标的原则原则一：符合自己的价值观原则二：了解自己目前的状况原则三：制定目标的SMART原则本讲稿第二十八页，共一百三十页符合自己的价值观符合自己的价值观u你希望听到别人如何评价你？u你这一生有任何成
8、就、贡献或值得怀念的事吗？u你是个称职的丈夫/妻子/父母/子女/亲友吗？u你是个令人怀念的同事或伙伴吗？u失去了你，对关心你的人会有什么影响？本讲稿第二十九页，共一百三十页幸福人生的要素：就观念上来说，幸福的人生就得靠4项均衡的要素组成，而这4项要素就是：健康、事业、人际关系、金钱。符合自己的价值观符合自己的价值观本讲稿第三十页，共一百三十页制定目标的制定目标的SMARTSMART原则原则uSPECIFIC 具体的可实施的行动计划uMEASURABLE 可度量的（数量，质量）uACHIEVABLE 可达到的uRELEVANT 与个人价值观吻合的uTIMING 有时间限制的本讲稿第三十一页，共一
9、百三十页目标的金字塔目标的金字塔终极目标长期目标中期目标短期目标每天目标本讲稿第三十二页，共一百三十页设定目标的步骤设定目标的步骤步骤一：列出目标，明确好处步骤一：列出目标，明确好处步骤二：主要困难与阻碍步骤二：主要困难与阻碍步骤三：所需技能及知识步骤三：所需技能及知识步骤四：为达到目的必须合作的对象步骤四：为达到目的必须合作的对象步骤五：步骤五：SMART行动计划行动计划本讲稿第三十三页，共一百三十页时间管理就是对事件的控制时间管理就是对事件的控制u如果你不去控制生活中的事件，你将被这些事件所控制。u 适当地控制事件可以提高效率并获得内心平静。本讲稿第三十四页，共一百三十页u 关注点的层次关
10、注点的层次顾虑圈影响圈控制圈本讲稿第三十五页，共一百三十页u我们不可以决定生命的长度，但可以决定生命的深度。u我们不可以左右天气，但可以影响心情。u我们不可以改变容貌，但可以展开笑容。u我们不可以控制他人，但可以掌握自己。u我们不能预知明天，但可利用好今天。u我们不可以百战必胜，但可以尽心尽力。关注控制圈关注控制圈本讲稿第三十六页，共一百三十页一：轻重缓急本讲稿第三十七页，共一百三十页要事第一要事第一u“大石头”理论u二八定律u时间管理矩阵图本讲稿第三十八页，共一百三十页什么是要事？u你是否“知道”在哪一方面如果持续有优异的表现，u对个人生活或工作会有积极的意义？u这个问题问过数千人，发现绝大
11、多数答案可归类如下：1、改善人际关系。2、持续的工作热情。3、更周详地规划与组织。4、善待自己，保持健康。5、充实自我，增进能力充实自我，增进能力。6、抓住机会抓住机会。7、家庭幸福。这些都属于第二象限本讲稿第三十九页，共一百三十页u“大石头大石头”理论理论u请观看录像u请谈谈你的感想？本讲稿第四十页，共一百三十页二八定律二八定律意大利经济学家帕雷托（Parto）u80%sale from 20%customersu80%profit from 20%product lineu80%problems from 20%employeesu集中精力在能获得最大回馈的事情上；别花费时间在与成功无益的
12、事情上。本讲稿第四十一页，共一百三十页时间管理矩阵图时间管理矩阵图 危机 紧急的问题 有限期的任务、会议 准备事项 细琐、忙碌的工作 无关紧要的电话、信件 浪费时间的事“逃避性”活动 看太多的电视 干扰，一些电话 一些信件、报告 许多紧急事件 许多凑热闹的活动 准备事项、预防工作 价值观的澄清 计划 关系的建立 真正的休闲充电紧急不紧急重要不重要本讲稿第四十二页，共一百三十页帕雷托定律u根据意大利经济学家帕雷托80/20定律：在日常工作中，有20%之事情可决定80%的成果。43本讲稿第四十三页，共一百三十页80/20原则 u20的工作占整个工作80的价值，集中80的精力要做20的工作，投入20
13、精力做另外80的工作 44本讲稿第四十四页，共一百三十页如何运用如何运用80208020原则原则 u首先将你的每天的工作全部列出u通过对工作进行分类，u时间和精力进行分配u对工作价值分类，u时间和精力进行分配 45本讲稿第四十五页，共一百三十页工作价值分类工作价值分类 46价值80%的工作价值20%的工作审阅文件 辅导下属准备工作总结并汇报例会写计划、费用预算报告会见客户处理重要应急事项与人事经理谈奖金问题接听电话并处理聊天等沟通关系本讲稿第四十六页，共一百三十页时间和精力分配时间和精力分配 47价值80%的工作价值20%的工作文件审阅30分钟 例会无必要可取消9：0011：00准备预算报告辅
14、导下属可在下午短时间处理11：0012：00准备工作总结客户不重要让下属会见留出1小时处理紧急事项与人事经理谈奖金问题让助理过滤电话等奖金推到某一个时间或让人事部门确定让下属提供资料本讲稿第四十七页，共一百三十页常见的误区48本讲稿第四十八页，共一百三十页80/2080/20时间原则时间原则u在一个特定的组群或团队内,这组群中一个较小的部分比相对的大部分拥有更多的价值.本讲稿第四十九页，共一百三十页80:2080:20时间原则时间原则 投入投入 造成造成 产出产出投入时间的80%(“次要的多数”问题)投入时间的20%(“重要的少数”问题)产出的20%产出的80%造成本讲稿第五十页，共一百三十页
15、第象限工作法 u第一类：根据工作的紧急程度的不同。u第二类：根据工作的重要程度的不同 51本讲稿第五十一页，共一百三十页四象限原理解析四象限原理解析时间管理52M2：准备工作、预防措施、价值观的澄清、计划、人际关系的建立、真正的再创造能力、增进自己的能力重要不重要紧急不紧急M1：紧急状况、迫切问题、限期完成的会议或工作M3：造成干扰的访问、电话；信笺、报告；某些会议；许多迫在眉睫的急事；符合别人期望的事M4：忙碌琐碎的事；处理文件等函件；电话；浪费性时间；逃避性活动本讲稿第五十二页，共一百三十页第第象限工作法象限工作法u合理地将自己的工作按照紧急和重要程度划分到不同的象限中u先做或者将大部分时
16、间和精力用于做属于第象限的工作u许多第象限的工作，实际上也是由于没有按照第象限工作法去做而产生的，注意纠正u不要被第象限中的假象迷惑，你没有你想象的那么重要，或者你的重要性在于你去处理第象限的工作u根据第象限的工作制订计划u80%的时间做第象限的工作，20%的时间做其他象限的工作53本讲稿第五十三页，共一百三十页三：制定计划本讲稿第五十四页，共一百三十页制订计划制订计划u必须事先对工作做出计划u必须按照计划去执行、去实施u必须留出处理不可预计事务的时间u计划可分为：日计划、周计划、月计划、季度计划、年度计划、专项计划时间管理55本讲稿第五十五页，共一百三十页计划的重要性u“慢慢计划，快快行动”
17、即在分析思考、决断、设定目标、制定计划的时候，多花一些时间，多浪费一些时间是可以容忍的因为从本质上说这不是浪费，因为考虑得周全，行动就会更快。u“工欲善其事，必先利其器”磨刀不误砍柴功，多花一些时间把刀磨得快一些，砍起柴来就会更顺当。u“三思而后行”第一是要多花一些时间思想，然后再行动；第二是要制定三个备选方案，然后开始行动，也即要有多套方案，再采取行动。56本讲稿第五十六页，共一百三十页帕累托原理（二八原理）u做计划有一个杠杆原理，称作帕累托原理，也被称为二八原理，即80%的结果往往取决于20%的努力，花费20%的努力，可以创造80%的成绩。u在这种情况下，效果不见得是最好的，但成本是最低的
18、，在生活中，用20%的努力，也可能会达到80%的效能。57本讲稿第五十七页，共一百三十页年计划年计划活动计划表活动计划表年度目标：一月二月三月四月五月六月工作计划生活计划七月八月九月十月十一月十二月月份月份工作计划生活计划本讲稿第五十八页，共一百三十页周计划工作安排周计划工作安排第 周事件任务优先级时间安排星期一星期二星期三星期四星期五星期六星期七项目1项目2打电话给客户跟网络部开会拜访客户培训业务员13241324本讲稿第五十九页，共一百三十页每日工作计划表每日工作计划表2月25日（星期三）8:00-9:009:00-10:00 10:00-11:0011:00-12:0012:00-13:
19、0013:00-14:00 14:00-15:0015:00-16:0016:00-17:0017:00-18:0018:00-19:00Evening优先事件本讲稿第六十页，共一百三十页日计划原则日计划原则 u必须每日做日计划u必须执行日计划u必须书面表达u每天花十五分钟 61本讲稿第六十一页，共一百三十页日计划的五个步骤日计划的五个步骤 u第一步：列出工作任务u第二步：估计工作需要的时间u第三步：预留机动时间给意外的工作：掌握60/40原则u第四步：决定优先顺序u第五步：事后的检查 62本讲稿第六十二页，共一百三十页需要防止和克服的两种倾向需要防止和克服的两种倾向 u第一种情况：流水帐法：
20、看似忙忙碌碌，实际上效率比较低。u第二种情况：备忘录法：对于怕忘了的事情，花了很多时间，但最为重要的事情却没有时间去做了 63本讲稿第六十三页，共一百三十页巅峰期巅峰期u人在每天的工作时间中，总会有一段时间的工作效率最高，这就是巅峰期u如果能将最重要的工作放在工作成效最高的巅峰期来完成，就可以取得非常好的效能。u一项关于巅峰期的研究表明，很多人是在上午9点11点时处于巅峰状态，而下午3点钟以后则处于低谷期，对巅峰时间段的高效利用，需要每个人结合自己的实际情况来把握。64本讲稿第六十四页，共一百三十页如何处理高价值活动如何处理高价值活动u让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的小事。u坚
21、持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结果。u设定最后期限，合理安排事情的进展。u将大项目分解，逐步完成。u高效运用自己的黄金时段u奖励自己，始终保持积极进取的态度。本讲稿第六十五页，共一百三十页如何处理低价值的活动如何处理低价值的活动u授权或分派出这些活动，节约自己的时间。u降低自己的标准，不要追求完美。u学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。u将它们汇总，集中时间处理。u做正确的事比正确的做事更重要本讲稿第六十六页，共一百三十页艾维李的效能法u列出明天（下周、下月）要做的6件重要事情；u把这6件事情按重要程序排序；u上班开始先做1号，完成之后做2号，再做3号，依次类推，直至下班结束。67本
22、讲稿第六十七页，共一百三十页一周时间运筹法时间星期一星期二星期三星期上星期五星期六星期日上午中午下午晚上备注总结68本讲稿第六十八页，共一百三十页四：立刻行动本讲稿第六十九页，共一百三十页克服拖延克服拖延不要把难事往后拖不要把不喜欢的事往后拖不要把喜欢的事做过了头工作细分自律防范于未然本讲稿第七十页，共一百三十页避免混乱避免混乱u办公室桌上的“5S”运动u处理信息洪流本讲稿第七十一页，共一百三十页 办公桌上的办公桌上的“5 S”5 S”运动运动u整理废纸篓的作用u文件存档系统u“各就各位”的摆置u集中精力做一件事u不要总是重复处理同一文件u不要为了表面的整洁而塞入一处u下班前的清理u整理 整顿
23、 清扫 清洁 修养 本讲稿第七十二页，共一百三十页办公室的5Su办公室5S工作也叫整理、整顿、清扫、清洁、素养。u办公室5S不仅要求办公室执行，也要求文员去做。u如果要做到对文件档案、办公区域以及办公室进行良好的管理，必须进行5S行动。73本讲稿第七十三页，共一百三十页办公室的5S行动u在办公桌上摆放目前手头需要处理的文件；u每天都整理，不要把事务留到明天，定制标签标色；u及时处理文件，建立相应的文档系统；u整理工作时间，保持办公室整洁，经常整理文档；u避免被打断，筛选电话，拿起话筒，不坐着说话。74本讲稿第七十四页，共一百三十页恰当处理信息洪流恰当处理信息洪流报纸和杂志备忘录电子邮件和内联网
24、外部邮件和传真速读委派 细读添入阅读文件夹留出时间细读复印和传阅丢弃归档、委派或传阅采取措施本讲稿第七十五页，共一百三十页告别完美告别完美u清楚你所从事的工作对质量的要求u80分标准u不要为自己预留太充裕的时间“完美根本就不存在，了解这句话的人就等于人性智能的极致，期待拥有完美者是人类最疯狂危险之举。”19世纪法国诗人马塞特本讲稿第七十六页，共一百三十页及时行动及时行动 “我其实没有什么辉煌灿烂的功绩。只有一点令我自豪的是：凡是我觉得应该做的，我就去做而当我决心做后，我便着手去做了。”美国罗斯福本讲稿第七十七页，共一百三十页只有行动才能靠近目标只有行动才能靠近目标u使用更好的工具工作u提升您工
25、作的熟练度u运用既有的情报、经验本讲稿第七十八页，共一百三十页PDCA PDCA 循环及其特点循环及其特点本讲稿第七十九页，共一百三十页PDCA 循环分为四个阶段P(P(计划计划):):从问题的定义到行动计划从问题的定义到行动计划D(D(实施实施):):实施行动计划实施行动计划C(C(检查检查):):评估结果评估结果A(A(处理处理):):标准化和进一步推广标准化和进一步推广什么是什么是PDCAPDCA循环循环?本讲稿第八十页，共一百三十页PDCAPDCA循环的特点循环的特点1 1、大环套小环，小环保大环，互相促进，推动大循环P PD DA AC CP PA AD DC CP PA AC CD
26、 D本讲稿第八十一页，共一百三十页PDCAPDCA循环的特点循环的特点2 2、PDCA循环是爬楼梯上升式的循环，每转动一周，质量（管理水平）就提高一步3 3、PDCA循环是综合性循环，4个阶段是相对的，它们之间不是截然分开的.4 4、推动PDCA循环的关键是“处理”阶段原有水平新的水平P PA AD DC CP PA AC CD D本讲稿第八十二页，共一百三十页步骤 1.分析现状，找出存在的质量问题1.11.1 确认问题1.21.2 收集和组织数据1.31.3 设定目标和测量方法步骤 2.分析产生质量问题的各种原因或影响因素 2.1 寻找可能的影响因素并验证步骤 3.找出影响质量的主要因素 3
27、.13.1 比较并选择主要的、直接的影响因素PDCAPDCA循环的八个步骤循环的八个步骤本讲稿第八十三页，共一百三十页步骤 5.实施行动计划 5.1 按照既定的计划执行措施(协调和跟进)5.2 收集数据PDCA循环的八个步骤本讲稿第八十四页，共一百三十页步骤 6.评估结果(分析数据)6.1 结果同目标相符吗?6.2 每项措施的有效性如何?6.3 哪里还存在着距离?6.4 我们学到了什么?确认措施的标准化确认新的操作标准PDCAPDCA循环的八个步骤循环的八个步骤本讲稿第八十五页，共一百三十页步骤 7.标准化和进一步推广 7.1 采取措施以保证长期的有效性 7.2 将新规则文件化：设定程序和衡量
28、方法 7.3 分享成果 7.4 重复解决方法(交流好的经验)步骤 8.提出这一循环尚未解决的问题，把它们转到下一个 PDCA循环 8.1 总结这一PDCA循环中尚未解决的问题，把它们转 到下一个PDCA循环PDCA循环的八个步骤 本讲稿第八十六页，共一百三十页五：有效授权本讲稿第八十七页，共一百三十页88授权分析表授权分析表工作事项不应授权可以授权应该授权必须授权没有授权的原因频次时间本讲稿第八十八页，共一百三十页授权分析授权分析 89本讲稿第八十九页，共一百三十页哪类员工能够让你放心授权？90能力意愿 能力高、意愿低 能力低、意愿高 能力高、意愿高 能力低、意愿低本讲稿第九十页，共一百三十页
29、91想放手，不放心想放手，不放心u担心下属把事情办糟担心下属把事情办糟u这件事只有我最拿手这件事只有我最拿手u下属不会明白我想要什么下属不会明白我想要什么u教下属如何做的时间里，自己早就做好了教下属如何做的时间里，自己早就做好了u担心失控担心失控u下属中没有合适的人选下属中没有合适的人选u下属会逃避责任下属会逃避责任u缺乏授权的环境缺乏授权的环境本讲稿第九十一页，共一百三十页92授权障碍授权障碍u上下之间的认知度和信任度不够上下之间的认知度和信任度不够u担心自己失去在组织中的地位担心自己失去在组织中的地位u想放手想放手,不放心不放心u怕下属犯错怕下属犯错,对问题的包容度不够对问题的包容度不够u
30、担心失控担心失控u考评机制不完善考评机制不完善,授权的最终效果不易评价授权的最终效果不易评价u对授权含义的深刻理解不够对授权含义的深刻理解不够本讲稿第九十二页，共一百三十页93把握好授权范围把握好授权范围本讲稿第九十三页，共一百三十页94不能授权的工作不能授权的工作u人事或机密事务人事或机密事务u关于制定决策的事务关于制定决策的事务u危机问题危机问题u直接下属的培养直接下属的培养u上司让你亲自做的事情上司让你亲自做的事情本讲稿第九十四页，共一百三十页第四讲：时间管理其他方法95u时间管理的关键取决于个人工作的成效，每天对于每个人都是恒定不变的24小时u但不同的人有不同的使用方法，不同的人在24
31、小时的利用上截然不同。u对所有的经理人而言，掌握衡量自我工作成效的方法就是能否成功管理自己时间的最重要因素本讲稿第九十五页，共一百三十页目标ABC原则A=必须做的B=应该做的C=不值得做的96本讲稿第九十六页，共一百三十页提高效率的三问法u第一个问题是“能不能取消，可不可以不做，为什么一定要做？”u第二个问题“这个工作能不能和其他的工作合并？”u 第三个问题是“能不能用更简便的东西去代替这个工作？能不能用一个其他的任务达到相类似的效果？”97本讲稿第九十七页，共一百三十页排除干扰因素u突发性干扰：不速之客、电话干扰、突然约见、经常救火u拖延性干扰：缺乏自律、文件陈杂、工作拖延、不会说不、想干的
32、事情太多、条理不清、计划不周、无效会议 98本讲稿第九十八页，共一百三十页干扰因素分析干扰因素分析 u对干扰因素排序u寻求前三位干扰因素的对策，其他则可以缓一步 99本讲稿第九十九页，共一百三十页召开有效会议管理u会议常见的问题u开会常见的问题u没有事先约定如何达成决议 102本讲稿第一百零二页，共一百三十页会议分析 u会前：有无会议计划、目标、议题、用时安排？时间和地点是否恰当？参加人是否适当和必须？u会中：是否准时开会？为什么？是否跑题？是否按计划进行？秩序是否正常？是否有人中途出去？是否按时结束？u会后：会议纪要有没有？发给与会者没有？会议决议的执行情况？会议必要性评估 103本讲稿第一
33、百零三页，共一百三十页会议常见的问题（一）会议常见的问题（一）u开会开成了例会，会前不制定计划和预期结果，经常开一些没有任何目的的会议u没有会议议程，对会议没有控制和决策u开会时间和地点不当，与会者和会议内容很少或者无关联u会议过多、过滥或者会议缺乏有效的沟通，与会者三三两两进场104本讲稿第一百零四页，共一百三十页开会常见的问题开会常见的问题 u第一个问题：无目标和目标不清u第二个问题：无会议规则u第三个问题：没有事先约定如何达成决议 106本讲稿第一百零六页，共一百三十页第一个问题：无目标和目标不清第一个问题：无目标和目标不清 u第一种情况：没有界定问题就马上开会u第二种情况：例会u第三种
34、情况：没有界定某一个问题本次会议能否解决u第四种情况：主题太多u第五种情况：只需几个当事人相互交流即可，反而拿到经理的会上去解决。107本讲稿第一百零七页，共一百三十页第二个问题：无会议规则第二个问题：无会议规则 u常见的会议规则u与会者的职责u主持人的职责 108本讲稿第一百零八页，共一百三十页会议规则（一）会议规则（一）u规则一：事先将会议的通知发给每位参加的人员u规则二：守时。准时参加、u规则三：会议期间不大声喧哗、私下聊天、当众接手机、u规则四：所有与会者将每日或者每周的工作表提交给安排人，找出大家最合适的开会时间。u规则五：超过一个小时的会议，要有正式的书面通知、清楚的日程表及相关的
35、资料109本讲稿第一百零九页，共一百三十页会议规则（二）会议规则（二）u规则六：准时开会和结束会议。u规则七：参会人员对决议是否达成负有直接责任u规则八：讨论而不争论。u规则十：不得打断他人的发言u规则十一：按照规定的时间发言，不得超时u规则十二：当讨论进入僵局的时候，回到原点 110本讲稿第一百一十页，共一百三十页与会者的职责与会者的职责 u职责一：与会态度。取人长短，补己之短，三人行必有我师u职责二：发言内容要组织下u职责三：一次只讨论一个问题u职责四：让证据说话u职责五：证据倾听他人的讨论u职责六：避免不当的肢体语言 111本讲稿第一百一十一页，共一百三十页主持人的职责主持人的职责 u职
36、责一：营造和谐的气氛u职责二：照日程进行u职责三：正确总结讨论的内容u职责四：帮助与会者清理思路u职责五：尊重少数人的意见u职责六：减少与议题无关的争论和辩论u职责七：保持中立的态度 112本讲稿第一百一十二页，共一百三十页控制会见管理时间 u会见管理的所解决的问题u会见管理的的四个要点 117本讲稿第一百一十七页，共一百三十页会见分析类型u第一类：每日必须会见的人u第二类：经常要见但不是经常会见的人u第三类：不定时但是必须经常会见的人u第四类：会见不经常往来的人u第五类：不速之客 118本讲稿第一百一十八页，共一百三十页会见分析要点会见分析要点 u要点一：学会约定会见用时u要点二：尽可能实现
37、确认会见目标，以便较为准确地预估用时u要点三：学会对付无故拖延的方法 119本讲稿第一百一十九页，共一百三十页会见管理的所解决的问题会见管理的所解决的问题 u常见的问题：我们的时间不掌握在我们的手里：在客户和供应商手里，在下属手里，在上司手里，在其他经理手里，所以我们就向“救火队”一样。120本讲稿第一百二十页，共一百三十页会见管理的的四个要点会见管理的的四个要点 u要点一：约定时间u要点二：约定时限u要点三；事先界定目标u要点四：设定“窗口”时间121本讲稿第一百二十一页，共一百三十页如何对付不速之客如何对付不速之客u不要采行无条件的“门户开放政策”u授权别人对约会事宜作初步之安排u预留灵活
38、时间u在办公室外接见外界不速之客 u站立会客u控制会谈时间u宁可提早上班，但不要延迟下班u定期与部属会面本讲稿第一百二十二页，共一百三十页合理控制公出u必须亲自相出面谈判、签订协议u可去可不去协同拜访、各种行业座谈会u可顺便前往致谢、看望u不必去，可用电话或其他方式合作的设想、提出建议 123本讲稿第一百二十三页，共一百三十页公出分析公出分析 u方法一：合理安排拜访线路u方法二：合理安排拜访时间：拜访后的时间最容易被浪费掉。u方法三：剩余的时间回公司，养成良好的习惯，严谨的工作作风极大影响你的下属和部门。124本讲稿第一百二十四页，共一百三十页养成良好的习惯养成良好的习惯u你要知道什么是好的时
39、间管理习惯u对于职业人士来说坏习惯是可以并且是必须要改变的u好的习惯是可以养成并且是必须要形成的u时间管理是一种可以改变的习惯，不良的习惯是无意中形成的，良好的习惯可以在有意中形成125本讲稿第一百二十五页，共一百三十页必须养成习惯（一）u每天要花10-30分钟做计划u你要有书面的待办单、日计划、月度计划和周计划u你的下属都了解你的工作习惯和时间习惯u你每周都将你的工作排出优先顺序u你能在高效的时间里做完你的重要工作126本讲稿第一百二十六页，共一百三十页必须养成的习惯（二）u你的授权形成了一种工作作风和管理方式u你已养成对付干扰的工作作风，你要有明确的生活和工作目标u你保证一天内有一段时间不受干扰u会有效利用零星时间u有得力的秘书或能充分利用电脑等现代办公设备127本讲稿第一百二十七页，共一百三十页必须养成的习惯（三）u文件柜或办公桌整洁、条理清楚u在固定的时间里处理往来的函件u尽量将无用的文件处理掉u能使每件工作善始善终避免头绪多而乱u除非万不得已才召开会议u常年使用工作效率手册128本讲稿第一百二十八页，共一百三十页建立习惯的几个阶段 129本讲稿第一百二十九页，共一百三十页培训课程结束谢谢大家！本讲稿第一百三十页，共一百三十页