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1、第二章 采购计划与预算管理采购管理方法7：进行需求分析 所谓采购需求分析，就是分析该买什么、买多少、什么时候买、花多少钱、什么时候得到以及怎样得到的问题。正确的采购分析，不仅可以保证及时获得合格的生产物资，也是控制成本的项重要工作。 究竟该买多少才算合适?什么时候下单最好?要想很好地解决这个问题，采购管理人员就必须认真分析需求的变化规律，根据这个需求变化规律，不需用户(这里的用户指使用所采购物资或服务的部门个人)自己中报，采购管理部门就能知道用户什么时候需要什么品种、需要多少，进而可以主动地制定采购计划，主动地满足用户需要。 一、运用采购需求表 需要进行采购，首先需要解决采购什么、采购多少、什
2、么时候采购的问题。而要解决这个问题，就是要解决我们采购员所代理的全体需求者们究竟需求什么、需求多少、什么时候需要的问题。 解决这个问题，在企业中传统的做法足让企业各个单位层层上报“采购需求计划表” (见方法60)。有的是定期报，这个星期报下个星期的计划、这个月报下个月的计划、今年报明年的计划。有的是不定期的报，什么时候想起来需要买什么东西，就填一张“请购单”(见方法60)，把它交到采购部。 采购部收齐了这些采购需求计划表、清购单以后，需要把所有需要采购的物资分类整理统计出来。这样就弄清了用户需求什么、需要多少、什么时候需要的问题。 这样的操作过程虽然可以达到解决问题的目的，但存在以下几个弊病：
3、 1这种方式兴师动众，往往要麻烦很多人，造成了人力资源的浪费。 2只要有一个部门的采购计划表没到齐，采购部就不能进行需求的整理统计，就不能得出统一的需求计划，往往贻误最佳采购时机。 3.交上来的表往往不准确、不可靠，给采购的效果带来许多不稳定因素。 二、统计分析 在采购需求分析中用得最多、最普遍的就是统计分析。统计分析的任务就是根据一些原始材料来分析求出客户的需求规律。在实践中，统计分析通常有以下两种方法： 1.对采购申请单汇总统计。现在一般的企业采购都是一种这样的模式：要求下面各个单位每月提交一份采购申请表，提出每个单位自己下个月的采购品种数量。然后采购科就把这些表汇总，得出下十月总的采购任
4、务表，再根据此表制订下个月的采购计划。 2对各个单位销售日报表进行统计。对于流通企业来说，每天的销售就是用户对企业物资的需求，需求速率的大小反映了企业物资的消耗快慢。因此由每天的销售日报表就可以统计得到企业物资的消耗规律。消耗的物资需要补充，电就需要采购。因此物资消耗规律电就是物资采购需求的规律。 三、采用ABC分析法 一个企业除了生产所需要的原材料外，还有办公用品、生活用品等。因此需要采购的物资品种是很多的。但是这些物资的重要程度都是不一样的。有的特别重要，一点都不能缺货，旦缺货将造成不可估量的损失。有些物资则相对不那么重要，一旦缺货，也不会造成多大的损失。 面对这样的情况，我们在进行采购管
5、理时该怎么处理呢?这时候我们最有效的方法，就是采用ABC分析法，将所面对的成千上万的物资品种进行ABC分类，并且按类别实行重点管理，用我们有限的人力、物力、财力去为企业获得最大的效益。 ABC分析法在实际运用过程中，通常可以参照以下步骤进行： 1为确定ABC分类，先得进行统计分析，要选定一个合适的统计期。在选定统计期时，应遵循几个基本原则：比较靠近计划期；运行比较正常；通常情况取过去一个月或几个月。 2分别统计出所有各种物资在该统计期中的销售量(或者采购量，下同)，单价和销售额，并对各种物资制作一张ABC分析卡，填上品名、销售数量、销售金额。如表2-2所示。 3将ABC分析卡按销售额由大到小的
6、顺序排列，并按此顺序号将各物资填上物料编号。 4把所有ABC分析卡依次填写到ABC分析表中，并进行累计统计。 四、物资消耗定额管理 物资消耗定额管理也是一种需求分析的好方法。通过物资消耗定额，就可以根据产品的结构零部件清单或工作量求出所需要的原材料的品种和数量。 所谓物资消耗定额，是在一定的牛产技术组织的条件下，生产单位产品或完成单位工作量所必须消耗的物资的标准量，通常用绝对数表示，如制造一台机床或一个零件消耗多少钢材、生铁，有的也可用相对数表示如冶金、化工等企业里，用配料比、成品率、生产率等表示。 在实际操作中，物资消耗定额管理通常有以下二种方法： 1技术分析法。技术分析法具有科学、精确等特
7、点，但在操作过程中，通常需要经过精确计算，工作量比较大。在应用中，通常可参照以下步骤： 根据产品装配图分析出产品的所有零部件； 根据每个零部件的加工工艺流程得出每个零部件的每个加工工艺； 对于每个零件，考虑从下料切削开始一直到后面所有各道加工的切削完成形成零件净尺寸C为止的所有切削的尺寸留量c。 每个零件的净尺寸C加上所有各道切削尺寸留量c之和，就是这个零件的物料消耗定额T： T=C+ci(i=1，2，3，4) 2统计分析法。统计分析法是根据以往生产中物资消耗的统计资料，经过分析研究并考虑到计划期内生产技术组织条件的变化等因素而制定定额的方法，采用统计分析法以大量详细可靠的统计资料为基础。例如
8、我们要制定某种产品的物料消耗定额，我们可以根据过去一段时间仓库的领料记录和同期间内产品的产出记录进行统计分析，就可以求出平均每个产品的材料消耗量。这个平均消耗量就可以看成是该产品的物料消耗定额。 3经验估计法。经验估计法是根据技术人员、工人的实际生产经验，参考有关的技术文件和考虑到企业在计划期内生产条件的变化等因素制定定额的方法。这种方法简单易行，但缺乏较为严密的科学性，因而通常精确度不高。 五、推导分析 所谓推导分析，就是根据企业主生产计划来进行需求分析，求出各种原材料、零部件的需求计划的过程。推导分析不能够凭空想像，电不能靠估计，一定要进行严格的推算。 推算所依据的主要资料和步骤过程如下：
9、 1制定主产品生产计划。这个计划主要是根据社会对主产品的订货计划以及社会维修业所提出的零部件的订货计划共同生成。 2.制定产品的结构文件。就是要推导分析出装配主产品需要哪些零件、部件、原材料，哪些要自制，哪些要外购，自制件在制造过程中又要采购什么零件、部件、原材料等。这样逐层分析得出主产品的结构层次。每一个层次的每一个零部件都要标出需要数是、是自制还是外购以及生产提前期或采购提前期。所有自制件都要分解到最后的原材料层次，这些原材料层一般是最底层，一般都是需要采购的。 由这个主产品结构文件可以统计得出这样一个完整的资料，即为了在某个时间生产出一个主产品需要分别提前多长时间采购一些什么样的部件、零
10、件和原材料，需要采购多少。把这些资料形成一个表，就是主产品零部件生产采购一览表。 3制定库存文件。到仓库保管员处调查了解主产品零部件生产采购一览表中所打各个部件、零件、原材料的现有库存量以及消耗速率。这样得到一个主产品零部件库存一览表。编辑本段采购管理方法8：编制采购计划 在编制采购计划之前，采购部门要先进行自制采购分析。之后，就可以编制采购计划了。 目前，采购计划的编制有以下主要环节： 准缶认证计划、评估认证需求、计算认证容量、制定认证计划、准备订单计划、评估订单需求、汁算订单容量、制定订单计划。 一、准备认证计划 准备认证计划是采购计划的第一步，也是做好采购计划的基础。准备认证汁划主要包括
11、以下四方面。 1接收开发批员需求。开发批量需求是能够启动整个供应程序流动的牵引项，采购部门要想制定比较准确的认证计划的话，首先要做的就是非常熟悉开发需求计划。目前开发批量物料需求通常有两种情形：一种是在以前或者是目前的采购环境中就能够发掘到的物料供应，另一种情形就是企业需要采购的是新物料，需要寻找新物料的供应商。 2接收余量需求。随着市场需求变得越来越大，企业规模也逐渐扩大，旧的采购环境容量不足以支持企业的物料需求；或者是由于采购环境萎缩导致物料的采购环境容量逐渐缩小，这样就无法满足采购的需求。以上这两种情况会产生余量需求，这就产生了对采购环境进行扩容的要求。采购环境容量的信息一般足由认证人员
12、和订单人员来提供的。 3.准备认证环境资料。通常来讲采购环境的内容包括认证环境和订单环境两个部分。有些供应商的认证容量比较大，但是其订单容量比较小；有些供应商的情况恰恰相反，其认证容量比较小，但是订单容量比较大。认证容量和订单容量是两个完全不同的概念。 4制定认证计划说明书。制定认证汁划说明书也就是把认证计划所需要的材料准备好这些材料包括：认证计划说明书(物料项目名称、需求数量、认证周期等)、开发需求计划、余量需求计划、认证环境资料等。 二、评估认证需求 评估认证需求包括分析开发批量需求、分析余量需求、确定认证需求。 1分析开发批量需求。开发批量需求的分析包括数量上的需求、物料的技术特征等信息
13、。开发批量需求的样式是各种各样的，按照需求的环节可以分为研发物料开发认证需求和生产批量物料认证需求；按照采购环境可以分为环境内物料需求和环境外物料需求等。计划人员应该对开发物料需求作详细的分析，有必要时还应该与开发人员、认证人员一起研究开发物料的技术特征，按照已有的采购环境及认证汁划经验进行分类。 2.分析余量需求。分析余量需求要求首先对余量需求进行分类，余量认证的产生来源有市场销售需求的扩大、采购环境订单容量的萎缩。刘于因市场需求原因造成的，可以通过市场及生产需求汁划得到各补物料的需求量及时间；对于因供应商萎缩造成的，可以通过分析现实采购环境的总体订单容量与原定容量之间的差别得到。这两种情况
14、的余量相加即可得到总的需求容量。 3确定认证需求。要确定认证需求可以根据开发批量需求及余量需求的分析结果来确定。认证需求是指通过认证于段，获得具有一定订单容量的采购环境。 三、计算认证容量 计算认让容量主要包括：分析项目认证资料、计算总体认证容量、计算承接认证量、确定剩余认证容量。 1分析项目认证资料。不同的认证项目其过程及周期也是千差万别的。作为从事某行业的实体来说，熟练分析几种物料的认证资料是可能的，但是对于规模比较大的企业，分析上千种甚至上万种物料其难度则要大得多。 2计算总体认证容量。在供应商认证合同中，应说明认证容量与订单容量的比例，防止供应商只做批量订单，不愿意做样件认证。计算采购
15、环境的总体认证容量的方法是把采购环境中所有供应商的认证容量叠加即可。刘有些供应商的认证容量需要加以适当系数。 3计算承接认证量。供应商的承接认证量等于当前供应商正在履行认证的合同量，一般是计算要求的某一时间段的承接认证量。最恰当最及时的处理方法是借助电子信息系统，模拟显示供应商已承接认证量以便认证计划决策使用。 4确定剩余认证容量。认证容量是指某一物料所有供应商群体的剩余认证容量的总和。 物料认证容量物料供应商群体总体认证容量承接认证量 这种计算过程也可以被电子化，一般MRP系统不支持这种算法，可以单独创建系统。认证容量是一近似值，仅做参考，认证计划人员对此不可过高估计，但它能指导认证过程的操
16、作。 四、制定认证计划 制定认证计划包括对比需求与容量、综合平衡、确定余量认证计划、制定认证计划等四个方面的内容。 1对比需求与容量。由于认证需求与供应商对应的认证容量之间一般都会存在差异，如果认证需求小于认证容量，则没有必要进行综合平衡直接按照认证需求制定认证计划；如果认证需求量大大超出供应商容量，出现这种情况就要进行认证综合平衡。对于剩余认证需求需要制定采购环境之外的认证计划、 2综合平衡。采购部门应从全局出发，综合考虑生产、认证容量、物料生命周期等要素，判断认证需求的可行性，通过调节认征划来尽可能地满足认证需求，并计算认证容量不能满足的剩余认证需求。 3确定余量认证计划。对厂采购环境不能
17、满足的剩余认证需求，应提交采购认证人员分析并提出对策，与之一起确认采购环境之外的供应商认证计划。采购环境之外的社会供应群体如没有与企业签订合同，那么制定认证计划时要特别小心，并由具有丰富经验的认证计划人员和认证人员联合实施。 4制定认证汁划。制定认证计划主要是指确定认证物料数量和开始认证时间。其确定方法如下： 认证物料数量=开发样件需求数量+检验测试需求数量+样品数量+机动数量 开始认证时间=要求认证结束时间-认证周期-缓冲时间 五、准备订单计划 在制定认证计划之后，紧跟着就是准备订单计划。准备订单计划也主要分为四个方面的内容：接收市场需求、接收生产需求、准备订单环境资料、制定订单计划说明书。
18、 1接收市场需求。市场需求是启动生产供应程序流动的牵引项，要想制定比较准确的订单计划，首先必须熟知市场需求计划，或者是市场销售汁划。市场需求的进一步分解便得到生产需求计划。 2接收生产需求。生产需求对采购来说可以称之为生产物料需求。牛产物料需求的时间是根据生产计划而产生的，通常生产物料需求计划是订单计划的主要来源。为了利于理解生产物料需求，采购计划人员需要深入熟知生产计划以及工艺常识。编制物料需求计划的主要包括：决定毛需求、决定净需求、对订单下达日期及订单数量进行计划。 3准备订单环境资料。 订单环境的资料主要包括：订单物料的供应商消息、订单比例信息、最小包装信息、订单周期。 订单周期是指从下
19、单到交货的时间间隔，一般是以天为单位的。 订单环境一般使用信息系统管理。 4制定订单计划说明书。制定订单汁划说明书也就是准备好订单计划所需要的资料，其主要内容包括：订单汁划说明书(物料名称、需求数量、到货日期等)、市场需求汁划、生产需求计划、订单环境资料等。 六、评估订单需求 评估订单需求极其重要，只有准确的评估订单需求，才能为计算订单容量提供参考依据，以便制定出好的订单计划。它主要包括分析市场需求、分析生产需求、确定订单需求。 1分析市场需求。市场需求和生产需求是评估订单需求的两个重要方面。采购部门必须仔细分析市场签订合同的数量、还没有签汀合同的数量(包括没有及时交货的合同)的一系列数据，同
20、时研究其变化趋势，全面考虑要货计划的规范性和严谨性，还要参照相关的历史要货数据，找出问题的所在。 2分析生产需求。分析生产需求，首先就需要研究生产需求的产生过程，其次再分析生产需求量和要货时间。对企业不同时期产生的不同生产需求进行分析是很有必要的。 3确定订单需求。可根据对市场需求和对生产需求的分析结果来确定订单需求。通常来讲，订单需求的内容是在未来指定的时间内，通过订单操作手段将指定数量的合格物料采购入库。 七、计算订单容量 准确地计算好订单容量，就能对比需求和容量，经过综合平衡，最后制定出正确的订单计划。 1，分析项目供应资料。在采购过程中，物料和项目都是整个采购丁作的操作对象。对于采购工
21、作来讲，在目前的采购环境中，所要采购物料的供应商信息是非常重要的一项信息资料。如果没有供应商供应物料，那么无沦是生产需求还是紧急的市场需求，一切都无从谈起。企业的采购人员就应充分收集相关信息，在下达订单计划时就能有的放矢的。 2计算总体订单容量。总体订单容量是多方面内容的组合。一般包括两方面内容：可供给的物料数量、町供给物料的交货时间。 3计算承接订单容量。承接订单量是指某供应商在指定的时间内已经签下的订单量。 4确定剩余订单容量。剩余订单容量是指某物料所有供应商群体的剩余订单容量的总和。可用公式表示为： 物料剩余订单容量=物料供应商群体总体订单容量-已承接订单量 八、制定订单计划 制定订单计
22、划是采购计划的最后且最重要的环节。它主要包括对比需求与容量、综合平衡、确定余量认证计划、制定订单计划。 1对比需求与容量。如果经过对比发现需求小于容量，即无论需求多大，容量总能满足需求，则企业要根据物料需求来制定订单计划；如果供应商的容量小于企业的物料需求，则要求企业根据容量制定合适的物料需求计划，这样就产生了剩余物料需求，需要对剩余物料需求重新制定认证计划。 2，综合平衡。综合考虑市场、生产、订单容量等要素，分析物料订单需求的可行性，必要时调整订单计划，计算容量不能满足的剩余订单需求。 3确定余量认证汁划。为了保证物料及时供应，此过程可以通过简化认证程序，并由具有丰富经验的认证计划人员进行操
23、作。 4制定订单计划。一份订单包含的内容有下单数量和F单时间两个方面。 下单数量=生产需求量-计划入库量-现有库存量+安全库存量 下单时间=要求到货时间-认证周期-订单周期-缓冲时间采购管理方法9：制定合理的采购计划 市场的瞬息万变、采购过程的繁杂，使得采购部门要制定一份合理、完善、有效指导采购管理工作的采购计划变得并不容易。采购计划好比采购管理这盘棋的一颗重要的棋子，采购计划做好了，采购管理就十有八九会成功，们如果这一颗棋子走错了，可能导致满盘皆输。 要制定好采购汁划，应当从以下二个方面入手。如果没有贯彻、落实企业的发展战略，可能导致采购管理与企业的发展战略不协调甚至相冲突，造成企业发展中的
24、“南辕北辙”，脱离企业发展战略的采购计划，就如同无根的浮萍，既缺乏科学根据，又可能使采购部门丧失方向感。因此，只有充分了解了企业自身的情况，制定出的采购计划才是切实可行的。 二、进行充分的市场调查 在制定采购汁划时，应对企业所面临的市场进行认真的凋研，调研的内容应包括经济发展形势、与采购有关的政策法规、行业发展状况、竞争对于的采购策略以及供应商的情况等等。只有做好充分细致的准备工作，才能保证采购计划的顺利完成。否则，制定的计划无论理论上多么合理，最终还是难以经受得起市场考验的。它要么过于保守造成市场机会的丧失和企业可利用资源的巨大浪费，要么过于激进导致计划不切实际，无法实现而成为一纸空文。 三
25、、广开言路，群策群力 许多采购组织在制定采购计划时，常常是仅有采购经理来制定，没有相关部门和基层采购人员的智慧支持，从而失去了实际的资料和最有创造性的建议，而且缺乏采购人员的普遍共识，致使采购计划因不够完善而影响采购运作的顺利进行。因此，在编制采购计划时，不应把采购计划作为采购经理一个人或采购部一个部门的事情，而应当广泛听取各部门的意见，吸收采纳其合理的意见和建议。在计划草拟成文之后，还需要反复征询各方意见，以使采购计划真正契合企业的实际情况，使之更能适应市场变化的脉搏。采购管理方法10：根据企业实际情况确定采购数量 采购数量的确定是做好一个采购计划的关键，采购数量应与实际生产；需要相符合，不
26、能过多或过少。采购数量过多，就会造成物料积压，占用大量资金；而采购数量过少，又会因物料不能满足生产所需，而影响生产活动的正常进行。因此，在编制采购计划时，汁划人员一定要认真研究企业的生产计划，分析市场情况，选择科学的汁算方法确定合理的采购数量。 一、落实采购数量的依据 1生产计划。对于制造企业来说，原材料的采购数量要依据生产计划来确定。生产计划主要根据销售数量，加上预期的期末存贷减去期初存货来拟订。因此，确定采购数量之前，一定要对企业的生产计划进行认真的分析。 2用料清单(如表2-1)。生产计划只列所生产产品的数量，无法直接知道某一产品需用哪些物料，以及数量多少，因此确定采购数量必须借助用料清
27、单。用料清单可以精确计算制造某一种产品的用料需求数量。用料清单所列的耗用量，即通称的标准用量，与实际用量相互比较作为用料管制的依据。 3存量管制卡(如表2-3)。 在材料有库存数量的情况下，材料采购数量也不一定要等于根据用料清单所计算的材料需用量。因此，必须建立材料的存量管制卡，以表明某一物料目前的库存状况；再依据用料需求数量，并考虑购料的作业时间和安全存量水准，算出正确的采购数量，然后才开具请购单，进行采购活动。 二、计算采购数量 采购数量表示某一物料在某时期应订购的总量。一般确定采购数量的方法有两种，即定期订购法和定量订购法。 1. 定期订购法。在定期订货系统中，每隔一段时间进行库存盘点并
28、订货如每季、每月或每周订购一次。在供应商走访顾客并与其签订合同或某些顾客为了节省运输费用而将他们的订单合在一起的情况下，必须定期进行库存盘点和订购。使用定期订购法必须对物料未来的需求数量能做正确的预估，以避免存货过多，造成资金积压。 在定期订货系统中，不同时期的订购量不尽相同，订购量的大小主要取决于各个时期的使用率，它比一般的定量订货系统要求更高的安全库存。定期订购法适用于需要经常调整生产或采购数量的重要物品。由于定期订货模型只在盘点期进行库存盘点，可能出现在刚订完货时由于大量的需求而使库存降至零的情况，增加企业经营风险。 2定量订购法。定量订货系统是对库存连续盘点，旦库存水平到达再订购点，立
29、即按固定的定货数量进行订购。对于价格低廉、临时性需求及非直接生产用途的物料，比较适合采用定量订购法。 定量订购法的订货时间和订货量不受人为判断的影响能够保证库存管理的准确性，便于按经济订货批量订货，节约库存成本。但采用定量订购法在汀货之前的各项计划比较复杂。如复仓制的采购计划，此类物料首次入库时将其分为两部分，当其中部分使用完毕时，必须先开山请购单，才能使用所剩下的另一部分物料，物料的购与用反复交替进行。采购管理方法11：编订采购预算 对制造业而言，通常业务部门的行销计划为年度经营计划的起点。然后生产计划才随之制订。而生产计划包括采购预算、直接人工预算及制造费用预算。由此可见，采购预算乃是采购
30、部门为配合年度的销售预测或生产数量，对需求的原料、物料、零件等的数量及成本做详实的估计，以利整个企业目标的达成。换句话说。采购预算如果单独编定。不但缺乏实际的应用价值，也失去了其他部门的配合，所以采购预算的编订必须以企业整体预算制度为依据。采购预算的编订有一定的流程与步骤，如图2-1所示。 为了理解该表，掌握采购预算的编制，举一实际案例。 案例： 某编织企业采购预算编订规则 一、材料的预算编制。 除遵照本企业预算制度之外，均依照本规则的规定办理。 二、材料的预算分为： 1用料预算。 2购料预算。 前项用料预算再按用途分为： 营业支出用料预算。 资本支出用料预算。 三、材料预算按编制的期间分为：
31、 1 年度预算。 2分期预算。 四、年度用料预算的编制程序如下： 1.由用抖部门依据营业预算及生产计划编制“年度用料预算表”(特殊用料应顸估材料价格)，经主管科长核定后送企划科，材料管理汇编“年度用料总预算”转工厂会计部 2 凡属于委托保全科修缮的工作，一概由保全科按用料部门计划代为编列预算，并通知用料部门； 3.材料预算经最后审定后，由总务科运输组严格执行：如经核减，应由一级主管召集科长、组长、领玉研究拟订分配后核定，由企划科分别通知各用料部门重新编定预算：属于自行修配委托者，按本条第2款的规定办理。 4.用料部门用料超出核定预算时，由企划科通知总务科运输组。 用料部门超出数在10以上时，应
32、由用料部门提出书面理由呈转上一级主管核定后办理。 5用料总预算超出10时，由企划科通知运输组说明超出原因呈请核实，并办理追加手续。 五、分期用料预算。 由用料部门编制，凡属委托修缮的工作，保全科按用科部门计划分别代为编列“用料预算表”，经一级主管核定后送企划科转送运输组。 六、资本吏出用料预算。 由一级主管根据工程规划，通知企划科按前条的规定办理。 七、购料预算的编制程序如下： 1年度购料预算由企划科汇编并送呈审核。 2分期购料预算，由运输组根据库存量、已购未到数量及财务状况，编制“购料预算表”由企划科送呈审核并转企业财务会议审议。 八、经核定的分期购料预算。 在当期未动者，不得保留；确有需要
33、者，下期补列。 九、资本支出预算。 年度有一部分未动用或全部未动用者，其未动用部分不能保留，根据情况在次一年补列。 个、未列预算的紧急用料。 由用料部门领用料后，补办追加预算。 十一、用料预算。 用抖预算除由用料部门严格执行外并由运输及企划科加以配合控制。第三章 供应商管理编辑本段采购管理方法13：如伺进行供应商调查 供应商管理的首要工作就是要了解资源市场，调查供应商。进行供应商调查就是为了了解并掌握供应商的相关情况。在实际的供应商调查过程中，采购人员应分阶段就不同的目的按要求进行。 一、初步供应商调查 初步供应商调查，是对供应商的基本情况的调查。主要是了解供应商的名称、地址、生产能力、能提供
34、什么产品、能提供多少、价格如何、质量如何、市场份额有多大、运输进货条件如何。 初步供应商调查的特点，一是调查内容浅，只要了解一些简单的、基本的情况；二是调查面广，最好能够对资源市场中所有各个供应商都有所调查、有所了解，从而能够掌握资源市场的基本状况。 初步供应商调查在实际操作中，一般可以采用访问调查法，通过访问有关人员而获得信息。例如，可以访问供应商巾场部有关人员，或者访问有关用户，或有关市场主管人员，或者其他的知情人士。通过访问建立起供应商卡片。如表3-1所示。 表3-1也可以作为调查表的形式，由供应商填写。 供应商卡片是一个好东西，是采购管理的基础工具。我们在采购工作中，经常要选择供应商，
35、就可以利用供应商卡片来进行选择。当然，供应商卡片也要根据情况的变化，经常进行维护、修改和更新。 在初步供应商调查的基础上，要利用初步供应商调查的资料进行供应商分析，比较各个供应商的优劣，以便于企业选择适合企业实际情况的供应商。供应商分析通常应包括以下几项内容： 1产品的品种、规格、质量以及价格； 2企业的实力、规模、生产能力和技术水平； 3企业的信用度以及管理水平； 4产品是竞争性还是垄断性商品； 5供应商相对于本企业的地理位置交通状况等。 二、资源市场调查 (一)基本内容： 资源市场调查至少应该包括以下基本内容： 1资源市场的规模、容量、性质； 2资源市场的环境如何，市场发展前景如何； 3资
36、源市场中各个供应商的情况如何。 (二)调查目的及要求： 资源市场的调查目的，就是要进行资源分析以帮助企业制定采购策略以及产品策略、生产策略等。在实际操作中，至少应落实以下问题： 1确定资源市场是紧缺型市场还是富余型市场?是垄断性市场还是竞争性市场? 2确定资源市场是成长型市场还是没落型市场? 3确定资源市场总体水平，并根据整个市场水平来选择合适的供应商。 三、深入供应商调查 深入供应商调查，是指对经过初步调查后，准备发展为自己的供应商的企业进行的更加深入仔细的考察活动。这种考察，是深入到供应商企业的生产线、各个生产工艺、质量检验环节甚至管理部门，对现有的设备工艺、生产技术、管理技术等进行考察，
37、看看所采购的产品能不能满足本企业所应具备的生产工艺条件、质量保证体系和管理规范要求。有的甚至要根据所采购的产品的生产要求，进行资源重组，并进行样品试制，试制成功以后，才算考察合格。只有通过这样深入的供应商调查，才能发现可靠的供应商，建立起比较稳定的物资采购供需关系。 进行深入的供应商调查，需要花费较多的时间和精力，调查的成本非常高，因此并不是所有的供应商都必需的。它只是在以下两种情况下才需要。(1)准备发展成为紧密关系的供应商；(2)寻找关键零部件的供应商。采购管理方法14：通过各种信息来源了解供应商 了解供应源是有效采购的基本前提。一般情况下，主要的信息来源有商品目录、行业期刊、各类广告、商
38、业介绍、供应商与销售代理商、因特网、销售记录、业务联系以及采购部门自己的记录等。 一、商品目录 众所周知，供应商商品目录包含了公司所需的大部分物料信息，它是管理良好的采购办公室中的必备之物。这种目录的价值主要依赖于表达形式，这是采购方最无法控制的，其中物品是否已准备就绪、随时可取，以及信息使用情况等。在线商品价目表管理的进步持续地降低了使用和改善产品介绍形式的难度。分销商的商品目录从各式各样的制造源及其报价单，到分销商所属领域内的各种可获得物品目录，尤所不包。机器设备目录则提供二手货与新货的供应源产品规格及地理位置信息。 商品目录通常提供价格信息。许多物品与物料都以标准价目表所列价格为准，报价
39、单只报折扣率。商品目录往往还是部门经理与上程人员重要的参考书。 目录中的物料既编成索引，又做成文件，其有效性是一个大问题。日录规格各式各样，装订的也不同，不大方便携带。 相应的目录索引很重要。有的公司用计算机或微缩胶片文件；有的则用活页夹，中间是专用于目录文件归档的活页；还有的用卡片索引。索引的建立一般根据供应商或产品名称。总之，应该专业、明确、易懂。 在线价目表管理逐渐被采购员所使用。在线价目表的优点是采购方和内部顾客都能迅速地使用它们，它们也能够定制包括价格和由采购方与销售商协商的其他各种条件。在线价目表管理内容同硬拷贝价目表管理一样不容忽视。管理定制的价目表内容是从提供给所有采购方的使用
40、和管理普通的价目表中分离出来的项目。 二、行业期刊 行业期刊也是一个潜在供应商的信息源。当然，这种出版物的名单很长，出现在里面的各种信息价值也很不相同。然而，在每一个领域巾都有值得一看的行业杂志，采购方需要广泛涉猎与自己行业以及采购与供应领域相关的读物。期刊有两种用途，一是内容研究，它不仅能增加采购方的信息量，还能介绍新产品和替代产品。行业杂谈则向人们提供供应商及其人员信息。第二种则是广告，连续不断地熟读这种出版物中的广告，是所有的热心采购者自我培养起来的好习惯。 三、商业介绍 商业介绍是另一种很有用的信息源，但它们在准确性与有用性方面差别很大，使用时必须格外地小心。 商业注册簿即商业介绍，是
41、一本大书，列出一些制造商的地址、分支机构数、从属关系、产品等，有时还会列出这些企业的财务状况及其在本行业中所处的地位。此外，书中还会列出商标名称与制造商名称，并分类列示用于出售的物料、物资、设备及其他项目，每项下面则是供应源的名称与地址。 商业注册簿的分类索引做得很好，既可以按商品名称、制造商名称，也可以按商标名称查找。这种标准的商业介绍有很多，它们未必很专业，但确实很实用。电话号码本中的黄页则提供当地供应商名录。 四、供应商与销售代理商介绍 企业都有自己的较为固定的供应商，这些关系较为稳固的供应商白然会努力去满足企业的一些要求，这样，可以减少评价新供应商所用的时间和资源。但这也有负的效应，如
42、果寻找的供应源产品与现在的供应商相同或替代时，现在的供应商担心介绍新的供应商会对他形成威胁，成为他的竞争对手。 企业接到的销售和市场信息很大一部分都来自于销售代理商。因此，这些销售代理商也很町能是新的供应商的重要信息来源，特别是当产生紧急需求时，为了保护自己的利益，更是会努力提供新的供应商。 五、销售代表 销售代表可能是公司能够接触到的最有价值的信息源之一。 他们能为公司提供供应源、产品型号、商业信息等方面的参考。一个精明的采购者必定在不影响其他上作的前提下，尽可能多地注意销售代表。发展好的供应商关系非常重要，而这种关系往往始于对供应商销售人员友好、谦逊、共鸣、坦诚的态度。采购企业不能浪费任何
43、 点时间。探访之后，将电话与所获新信息记下来。有些采购方以个人名义探望所有来过办公室的销售代表，另外一些采购方巾于没时间或其他工作压力而无法这样做，但他们也会确保每一名来访者受到接待，而不使其感到受了冷遇或拒绝。 六、互联网 互联网是一个能提供大量信息的强有力的搜索设备。企业口益利用互联网帮助对可能满足进一步评价的潜在供应商进行定位。收集完关于潜在供应商的信息后，采购主管必须开始彻底筛选和合并信息，这是一项艰巨的工作，依赖已获得的信息的数量和质量。采购管理方法15：制定一套标准对供应商进行筛选 买方通常根据它们自己的一套的赋予不同权重的选择标准米评估潜在供应商。 一般情况下，对于许多项日来说，
44、企业在评价供应商时仅考察 3个绩效即符合3个主要标准就行。 成本和价格 质量 交付 这3个绩效因素一般是影响买方的最明显最关键的方面。需要对供应商能力进行彻底分析的关键项目来说，则需要进行更细致的供应商评价。最初的供应商评价在某种程度上通常覆盖以下供应商绩效类型； 一、供应商管理能力 对于买方来说评价供应商管理能力是很重要的。因为管理决定了经营活动并影响供应商未来竞争力。许多买方在评价供应商管理能力时将询问如下问题：管理层如何实行长期规划?管理层保证全面质量管理以及持续完善吗?管理人员的变动率高吗?管理层的职业经验有什么?多少采购专业人士被授予采购经理?管理人员正在做出对维持和发展业务必需的投
45、资决策吗?管理人员做出了迎接未来竞争性挑战的准备了吗?等等。 许多这类问题很难简单地用“是或否”来回答。在简要调查或问卷期间确认事件的真正状态是一个挑战。但是问这些问题能够帮助采购经理在供应组织中培养专业能力的感觉。若要通过当面提问的方式征求管理人员对供应商才能的评价时，应努力会见尽可能多的人以全面反映管理人员的态度。在会谈期间，小组可能经常会出现不同的观点。 二、员工能力 对供应商的评价过程需要有非管理层员工参与，高素质的、稳重的和有上进心的劳动力可能为企业带来巨大的利益，特别是在劳动力短缺时期。买方应评价以下几点： 1员工支持和保证及持续完善质量的程度 2员工的全面技术和能力(特别是教育和
46、培训) 3.员工和管理人员关系的状况 4员工道德 5员工的人事变动率 6员工为提高供应商的业绩做贡献的机会和意愿 采购人员也应该收集罢工和劳动争端的历史信息。这将有利于买方知道，供应商员工如何致力于生产符合或超过预期的产品和服务。 三、成本结构 评价供应商的成本结构需要彻底了解供应商的全部成本，包括直接人工成本、间接人工成本、物料成本、制造或工艺运营成本以及总的制造费用成本。了解供应商的成本结构可以帮助采购方确定供应商生产项日的效率如何。 在评价过程的初始阶段收集供应商成本信息可能是个挑战。许多供应商没有成熟的成本核算体系，不能有效地分摊制造费用于产品或工艺中，而且有些供应商视成本资料为高度机密。供应商害怕成本信息的泄露会破坏它的价格策略，或竞争对