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1、NCL公文管理培训公文管理培训（.2）课件内容课件内容签报管理签报管理常见问题解析常见问题解析个人简介个人简介公文管理公文管理2021/9/272 公文公文是颁布规章制度、指导和商洽工作、请示和答是颁布规章制度、指导和商洽工作、请示和答复问题、报告情况、制定计划、交流总结经验、记载复问题、报告情况、制定计划、交流总结经验、记载活动的重要工具。活动的重要工具。什么是公文？什么是公文？公司主要规章制度：2021/9/273 公文管理公文管理 通知通知转发上级单位和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公文；发布规章；传达要求转发上级单位和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公文；发布规章；传达要求下级单
2、位办理和有关单位需要周知或共同执行的事项；任免和聘用人员。下级单位办理和有关单位需要周知或共同执行的事项；任免和聘用人员。报告报告 批复批复表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。答复请示事项答复请示事项通报通报决定决定对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级不适当对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级不适当的决定事项。的决定事项。请示请示向上级单位请求指示、批准。向上级单位
3、请求指示、批准。函函不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向平级主管部门请示批准事宜；不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向平级主管部门请示批准事宜；也适用于请下级单位协助工作。也适用于请下级单位协助工作。意见意见对重要问题提出见解和处理办法对重要问题提出见解和处理办法会议纪要会议纪要记载和传达会议情况和议定事项，要求与会者和各相关单位共同遵守、执行。记载和传达会议情况和议定事项，要求与会者和各相关单位共同遵守、执行。公司常用的公文种类公司常用的公文种类公司常用的公文种类公司常用的公文种类下下行行文文上上行行文文平行文平行文2021/9/274公文管理（行文规则）公文管理（行
4、文规则）行文规则：行文规则：严格控制发文数量和范围，尽可能减少行文，避免严格控制发文数量和范围，尽可能减少行文，避免“文文山山”，可发、可不发的文件一律不发，可送、可不送的单，可发、可不发的文件一律不发，可送、可不送的单位一律不送；位一律不送；逐级行文，不得越级行文；逐级行文，不得越级行文；行文必须写清楚主、抄送单位。受双重领导的单位对上行文必须写清楚主、抄送单位。受双重领导的单位对上级请示问题，应视文件的内容写明主报、抄报单位；级请示问题，应视文件的内容写明主报、抄报单位；“请示请示”一般一文一事，一般一文一事，“报告报告”中不得夹带请示事项；中不得夹带请示事项；“请示请示”、“报告报告”等
5、上行文不要发送同级或下级机关。等上行文不要发送同级或下级机关。除分公司、分公司所属部门和中心支公司外，其余下属除分公司、分公司所属部门和中心支公司外，其余下属机构不得行文。机构不得行文。2021/9/275公文管理（行文规则）公文管理（行文规则）1234请示类文件：请示类文件：v 任免干部；任免干部；v 调整内设机构；调整内设机构；v 筹建分支机构等筹建分支机构等需向总公司需向总公司报送的文件报送的文件报告类文件：报告类文件：v 贯彻落实重大方针、政贯彻落实重大方针、政策的报告；策的报告；v 分公司重大经营情况和分公司重大经营情况和重大突发事件的情况报告；重大突发事件的情况报告；v 对总公司部
6、署事宜的对总公司部署事宜的反馈意见报告。反馈意见报告。决定类文件：决定类文件：v 内部重要事项安排；内部重要事项安排；v 管理权限内的奖惩；管理权限内的奖惩；主送当地监管主送当地监管机关需同时抄报机关需同时抄报总公司的：总公司的：v 重要专项工作情重要专项工作情况报告；况报告；v 受处罚的情况说受处罚的情况说明及整改报告。明及整改报告。其它根据需要报告的其它根据需要报告的工作事宜工作事宜分公司重要的分公司重要的规章制度规章制度2021/9/276公文管理（发文格式）公文管理（发文格式）公文字号：公文字号：组成：单位代字、公文类别号、年份、顺序号组成组成：单位代字、公文类别号、年份、顺序号组成分
7、公司发文：分公司发文：公司级对外发文：公司级对外发文：xx发发年份年份xx号号 公司级对内发文：公司级对内发文：xx办办年份年份xx号，号，xx财财年份年份xx号等；号等；部门级发文：部门级发文：xx办发办发年份年份xx号等号等中支发文：中支发文：对外：对外：xx延支发延支发年份年份xx号；号；对内：对内：xx延支办延支办年份年份xx号。号。发文格式：发文格式：公文字头、公文字号、标题、秘密等级、紧急程度、主送单位、公文字头、公文字号、标题、秘密等级、紧急程度、主送单位、正文、附件、印鉴、成文日期、主题词、抄报、抄送、制发单位正文、附件、印鉴、成文日期、主题词、抄报、抄送、制发单位等。等。20
8、21/9/277公文管理（发文格式）公文管理（发文格式）秘密等级：秘密等级：绝密、机密、秘密绝密、机密、秘密紧急程度：紧急程度：特急、急特急、急公文标题：公文标题：由发文单位、事由、文种三部分组成，一般不用标由发文单位、事由、文种三部分组成，一般不用标点符号。点符号。主送单位主送单位：公文主要接收的对象，应使用全称或规范化简称、：公文主要接收的对象，应使用全称或规范化简称、统称。统称。用印：用印：上不压正文，下压年月日中上不压正文，下压年月日中47个字。个字。2021/9/278公文管理（发文格式）公文管理（发文格式）成文日期：成文日期：以签发人签发日期为准以签发人签发日期为准抄报单位：抄报单
9、位：需要了解公文内容的上级单位或相关领导，应需要了解公文内容的上级单位或相关领导，应使用规范化简称、统称。使用规范化简称、统称。发送单位：发送单位：公司级发文时，公司内部需要了解公文内容的公司级发文时，公司内部需要了解公文内容的单位。单位。抄送单位：抄送单位：部门级发文时，公司内部需要了解公文内容的部门级发文时，公司内部需要了解公文内容的其他单位其他单位公文字头、公文字号、用印、制发单位应一致公文字头、公文字号、用印、制发单位应一致2021/9/279公文管理（发文办理）公文管理（发文办理）发文环节：发文环节：拟稿、核稿、会签、签发、用印、校对、拟稿、核稿、会签、签发、用印、校对、用印、封发等
10、。用印、封发等。拟稿：拟稿：确实有必要发文；确实有必要发文；拟发文字材料已经完成，并经部门内相关人员（如室主任、部门拟发文字材料已经完成，并经部门内相关人员（如室主任、部门领导等）审阅，达成一致意见后，才可正式发起发文流程。领导等）审阅，达成一致意见后，才可正式发起发文流程。文字材料要求：文字材料要求：政策、方向正确，和公司、分公司各项政策、中心工作和外部政策、方向正确，和公司、分公司各项政策、中心工作和外部监管要求不抵触；监管要求不抵触；条理清晰，层次分明，文字通顺，衔接有序，篇幅力求简短；条理清晰，层次分明，文字通顺，衔接有序，篇幅力求简短；文种使用正确，不混淆，不乱用。文种使用正确，不混
11、淆，不乱用。文件标题正确，正确文件标题应以文种为结尾。文件标题正确，正确文件标题应以文种为结尾。2021/9/2710公文管理（发文办理）公文管理（发文办理）核稿：核稿：目的：把握重大政策方向；目的：把握重大政策方向；把握行文的规范与严密性；把握行文的规范与严密性；把握文字质量；把握文字质量；做好协调工作，使文件流转顺畅和高效。做好协调工作，使文件流转顺畅和高效。几点要求：分公司、中心支公司所有发文都需经过核稿；几点要求：分公司、中心支公司所有发文都需经过核稿；不允许发文材料不经核稿直接报送公司领导；不允许发文材料不经核稿直接报送公司领导；2021/9/2711公文管理（发文办理）公文管理（发
12、文办理）会签：会签：公文的内容如涉及其他部门的业务，应办理会签。公文的内容如涉及其他部门的业务，应办理会签。签发：签发：签发人员应注明具体的意见，签署名字和时间。签发人员应注明具体的意见，签署名字和时间。编号：编号：对领导已签发的文件进行编号，确保文件的唯一性对领导已签发的文件进行编号，确保文件的唯一性和可识别性，建立和可识别性，建立发文登记表发文登记表。校对：校对：一般由拟稿人负责，对文件中明显的错字、误字、一般由拟稿人负责，对文件中明显的错字、误字、漏字、标点符号等错误，进行修改，校对人员不得对文件漏字、标点符号等错误，进行修改，校对人员不得对文件内容随意进行改动，如确实需要对内容进行改动
13、，须请示内容随意进行改动，如确实需要对内容进行改动，须请示签发的领导。签发的领导。用印：用印：除会议纪要及各类信息载体外，公文应加盖印章才除会议纪要及各类信息载体外，公文应加盖印章才有效力。有效力。2021/9/2712公文管理（收文办理）公文管理（收文办理）收文环节：收文环节：签收、登记、拟办、批办、分送、传阅、承办、催签收、登记、拟办、批办、分送、传阅、承办、催办、办复等。办、办复等。拟办：拟办：办公室主要负责人办公室主要负责人 根据收文的内容和要求，提出初步处理意见，供公司领根据收文的内容和要求，提出初步处理意见，供公司领导审核决定。导审核决定。要对文件内容和各部门的职能有充分的了解，明
14、确意见要对文件内容和各部门的职能有充分的了解，明确意见批办：批办：需要办理的文件，需要明确指定承办部门或者主办部门需要办理的文件，需要明确指定承办部门或者主办部门和协办部门。和协办部门。2021/9/2713外收文处理单外收文处理单来文单位来文单位来文单位来文单位来文日期来文日期办公室拟办意见办公室拟办意见领导批示领导批示处理结果处理结果2021/9/2714公文管理（收文办理）公文管理（收文办理）承办：承办：认真研究文件内容和领导批办意见，抓紧时间落实，认真研究文件内容和领导批办意见，抓紧时间落实，注意反馈时限和相关要求，在规定时限内上报；注意反馈时限和相关要求，在规定时限内上报；主办部门要
15、承担与其他部门的沟通、协调的职责，出主办部门要承担与其他部门的沟通、协调的职责，出具最终意见。具最终意见。催办：催办：文件管理员应主动进行催办；文件管理员应主动进行催办；对上级单位有明确时限要求的，或者长时间滞留文件对上级单位有明确时限要求的，或者长时间滞留文件的情况，进行催办。的情况，进行催办。2021/9/2715课件内容课件内容常见问题解析常见问题解析个人简介个人简介公文管理公文管理签报管理签报管理2021/9/2716签报管理签报管理 签报签报是指用于公司内部请示、报告、商洽具体工是指用于公司内部请示、报告、商洽具体工作时所使用的非公文类文书。作时所使用的非公文类文书。F公司签报管理暂
16、行办法（公司签报管理暂行办法（xx办办200558号）号）签报管理：签报管理：从签报的制发、流转、办理到归档等全过程从签报的制发、流转、办理到归档等全过程 进行有效管理的工作。进行有效管理的工作。管理原则：管理原则：谁制发、谁追踪、谁存档，谁制发、谁追踪、谁存档，谁承办、谁协调、谁回复、谁存档。谁承办、谁协调、谁回复、谁存档。2021/9/2717签报管理签报管理 注意事项：注意事项：禁止多头报送，只报送总公司相关工作的主要承办部门。禁止多头报送，只报送总公司相关工作的主要承办部门。属于上行或平行类文书，应逐级请示、报告，不得越级，属于上行或平行类文书，应逐级请示、报告，不得越级，中心支公司不
17、得直接向总公司行签报。中心支公司不得直接向总公司行签报。由各部门文件管理员进行传递，任何人不得自行传递并由各部门文件管理员进行传递，任何人不得自行传递并保留签报原件。保留签报原件。各部门文件管理员负有催办和督办的责任，做到及时跟各部门文件管理员负有催办和督办的责任，做到及时跟踪、定期催办。踪、定期催办。2021/9/2718签报管理签报管理v业务管理类v财务管理类v销售管理类v其他类签报 公司常用公司常用公司常用公司常用 签报种类签报种类签报种类签报种类v行政管理类2021/9/2719签报流转程序签报流转程序分公司总经理分公司总经理分公司相关部门分公司相关部门中支总中支总部门负责人部门负责人
18、相关人员相关人员分公司办公室分公司办公室2021/9/2720签报管理签报管理签报字号：签报字号：组成：单位和部门代字、年份、顺序号组成组成：单位和部门代字、年份、顺序号组成 “吉团签吉团签2001号号”和发文使用相同的代字，由各部门文件管理员统一进行编号。和发文使用相同的代字，由各部门文件管理员统一进行编号。签报格式：签报格式：缓急程度、秘密登记、签报字号、领导批示意见、会签意见、缓急程度、秘密登记、签报字号、领导批示意见、会签意见、标题、主送单位、正文、附件、签报日期、主办单位拟稿人、签标题、主送单位、正文、附件、签报日期、主办单位拟稿人、签发人等。发人等。2021/9/2721课件内容课
19、件内容常见问题解析常见问题解析个人简介个人简介公文管理公文管理签报管理签报管理2021/9/2722常见问题解析常见问题解析问题问题1 1：未建立收发文登记表或者登记表不完整：未建立收发文登记表或者登记表不完整 收、发文均通过系统流转，收、发文均通过系统流转，没有必要再建立登记表；没有必要再建立登记表；上级单位的重要批复文件直上级单位的重要批复文件直接存档了，所以不用登记。接存档了，所以不用登记。在系统出现问题或者紧急在系统出现问题或者紧急情况时，不可避免以纸质进情况时，不可避免以纸质进行收、发文的流转；行收、发文的流转；建立完整的登记表可以避建立完整的登记表可以避免发文编号错号、漏号等情免发
20、文编号错号、漏号等情况的发生；况的发生；建立完整的收文登记表可建立完整的收文登记表可以提供迅速查询，并确保年以提供迅速查询，并确保年度归档材料的完整性。度归档材料的完整性。要求：必须建立完整的收、发文登记表要求：必须建立完整的收、发文登记表2021/9/2723常见问题解析常见问题解析问题问题2 2：发文编号错误：发文编号错误 对内发文和对外发文编号混对内发文和对外发文编号混淆；淆；出现缺号、重号的情况；出现缺号、重号的情况；系统中的编号和登记表中的系统中的编号和登记表中的编号内容不一致。编号内容不一致。要求：建立完整的发文登记表，认真编号。要求：建立完整的发文登记表，认真编号。2021/9/
21、2724常见问题解析常见问题解析问题问题3 3：发文管理不严：发文管理不严 未见发文稿纸或领导签批意未见发文稿纸或领导签批意见即制作文件；见即制作文件；未对纸质流转的发文稿纸进未对纸质流转的发文稿纸进行统一管理；行统一管理；纸质发文无校对环节；纸质发文无校对环节；领导已签发的文件擅自取消领导已签发的文件擅自取消发文。发文。发文归档材料缺失；发文归档材料缺失；出现问题，责任不清；出现问题，责任不清；对工作通知单进行统一管对工作通知单进行统一管理，杜绝各类各类形式的工理，杜绝各类各类形式的工作单出现。作单出现。要求：必须按照发文管理流程处理公文。要求：必须按照发文管理流程处理公文。2021/9/2
22、725常见问题解析常见问题解析问题问题4 4：公文制作质量不高：公文制作质量不高 部分通过系统流转的对外发文无部分通过系统流转的对外发文无附件内容；附件内容；文件纸、印章、文号和发文单位文件纸、印章、文号和发文单位不一致；不一致；部分文件排版格式严重错误。部分文件排版格式严重错误。公文质量不高，甚至出现公文质量不高，甚至出现严重错误，影响公文的严肃严重错误，影响公文的严肃性。性。要求：提高公文制作的质量要求：提高公文制作的质量2021/9/2726常见问题解析常见问题解析问题问题5 5：行文不规范：行文不规范 上报上级单位文件同时抄送上报上级单位文件同时抄送分公司总经理室或者相关部门；分公司总
23、经理室或者相关部门；上行文和下行文混淆；上行文和下行文混淆；给分公司总经理室行文，抄给分公司总经理室行文，抄送总公司。送总公司。上行文不得同时发送下级单上行文不得同时发送下级单位。位。要求：按照公司要求行文。要求：按照公司要求行文。2021/9/2727常见问题解析常见问题解析问题：未按照签报管理办法对签报进行编号、录入管理问题：未按照签报管理办法对签报进行编号、录入管理 签报均走系统，所以不用建签报均走系统，所以不用建立登记薄；立登记薄；文件管理员无法按照公司签文件管理员无法按照公司签报管理办法进行编号和录入管报管理办法进行编号和录入管理，总有漏网之鱼；理，总有漏网之鱼；涉及法律、财务等方面
24、的涉及法律、财务等方面的签报总公司要求以纸质签报签报总公司要求以纸质签报形式流转；形式流转；年度归档材料不完整。年度归档材料不完整。如何做好签报的管理如何做好签报的管理要求：应对签报进行编号，纸质签报及时录入系统。要求：应对签报进行编号，纸质签报及时录入系统。2021/9/2728常见问题解析常见问题解析问题：系统利用程度不高问题：系统利用程度不高 对外发文无法通过系统分发，对外发文无法通过系统分发，所以只能以纸质流转；所以只能以纸质流转；习惯走纸质的了习惯走纸质的了纸质材料易丢失，查询不方纸质材料易丢失，查询不方便；便；要求：按照公司要求收、发文均通过系统流转。要求：按照公司要求收、发文均通
25、过系统流转。2021/9/2729常见问题解析常见问题解析问题：各级管理人员的签批意见不完整问题：各级管理人员的签批意见不完整 只签名字，不签具体的意见只签名字，不签具体的意见和日期；和日期；主办部门未明确是否需要主办部门未明确是否需要会签、需要哪些部门会签，需会签、需要哪些部门会签，需报哪位领导签发，导致流转环报哪位领导签发，导致流转环节无法把握；节无法把握；系统中相关管理人员未用系统中相关管理人员未用usbkey签名；签名；对于需要处办收文未明确对于需要处办收文未明确承办单位和要求。承办单位和要求。各级管理人员应明确具体各级管理人员应明确具体的意见，不得只签署名字。的意见，不得只签署名字。2021/9/2730公文管理公文管理2021/9/2731