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1、电子表格培训电子表格培训提高管理水平增强业务素质 Still waters run deep.流静水深流静水深,人静心深人静心深 Where there is life,there is hope。有生命必有希望。有生命必有希望主讲：王中平电子表格培训电子表格培训维持一个好的学习环境电子表格培训电子表格培训 在大家看来，能够做一个简单表格就算会在大家看来，能够做一个简单表格就算会EXCELLEXCELL了，如了，如果再会加减乘除就感觉能够成为高手了，其实果再会加减乘除就感觉能够成为高手了，其实EXCELLEXCELL的的功能远不只这些，它更大的功能是在数据处理上，如果按功能远不只这些，它更大的
2、功能是在数据处理上，如果按20-8020-80原则就是说原则就是说80%80%的人只用到的人只用到EXCELL20%EXCELL20%的功能，的功能，我想通过这次讲座能够让大家进一步了解电子表格，增强我想通过这次讲座能够让大家进一步了解电子表格，增强学习的兴趣，给大家提供一个互相交流的机会，更希望能学习的兴趣，给大家提供一个互相交流的机会，更希望能够对大家的日常工作有所帮助。够对大家的日常工作有所帮助。前前 言言电子表格培训电子表格培训简单介绍VBA编程透视表函数、图表基本操作VBA编程透视表函数、图表基本操作电子表格培训电子表格培训目目 录录一、基本操作一、基本操作 1 1、带斜线的简单表格
3、、带斜线的简单表格、带斜线的简单表格、带斜线的简单表格 2 2、设置顶端标题行、设置顶端标题行、设置顶端标题行、设置顶端标题行 左端标题列左端标题列左端标题列左端标题列 3 3、选择性粘贴、选择性粘贴、选择性粘贴、选择性粘贴 4 4、查找、替换、查找、替换、查找、替换、查找、替换 5 5、条件格式、条件格式、条件格式、条件格式 6 6、设置数据有效性、设置数据有效性、设置数据有效性、设置数据有效性 7 7、共享工作簿、共享工作簿、共享工作簿、共享工作簿 8 8、实用的、实用的、实用的、实用的F4F4功能功能功能功能 9 9、批量生成规范的表格、批量生成规范的表格、批量生成规范的表格、批量生成规
4、范的表格 1010、技巧、技巧、技巧、技巧二、函数二、函数三、图表三、图表四、数据透视表四、数据透视表讲到透视表讲到透视表电子表格培训电子表格培训一、一、一、一、基本操作基本操作操作基础，一般指工具栏里的项目及基本的单操作基础，一般指工具栏里的项目及基本的单操作基础，一般指工具栏里的项目及基本的单操作基础，一般指工具栏里的项目及基本的单元格操作。元格操作。元格操作。元格操作。电子表格培训电子表格培训1、带斜线的简单表格最初人们对最初人们对EXCELLEXCELL的认识就是制表，我们就的认识就是制表，我们就从简单的制表开始：从简单的制表开始：如何制做看演示如何制做看演示如何制做看演示如何制做看演
5、示最简单的工作电子表格培训电子表格培训2 2、设置顶端标题行、设置顶端标题行 左端标题列左端标题列操作：操作：【文件文件】页面设置页面设置“工作表工作表”选项卡选项卡 选中选中“行号列标行号列标”复选框，打印行号列标；复选框，打印行号列标；若要在每一页上打印列标题，请在若要在每一页上打印列标题，请在“打印标题打印标题”下的下的“顶端标题行顶端标题行”框中，选取列标志所在行，然后单击框中，选取列标志所在行，然后单击“打印打印”。注：你是否干过这样的傻事：为保证打印的工作表的每注：你是否干过这样的傻事：为保证打印的工作表的每一页都有表头，每隔十几二十行复制一个顶端标题行？一页都有表头，每隔十几二十
6、行复制一个顶端标题行？我也这样做过，嘿嘿？我也这样做过，嘿嘿：）：）P P。若要在每一页上打印行标志，可在若要在每一页上打印行标志，可在“打印标题打印标题”下的下的“左端标题列左端标题列”框中，输入行标志所在列的列标，然后框中，输入行标志所在列的列标，然后单击单击“打印打印”。标题行不要用插入电子表格培训电子表格培训3 3、选择性粘贴、选择性粘贴操作：【编辑】复制、【编辑】选择性粘贴或点右键选择性粘贴复制就不多说了，快捷键为Ctrl+C。注意：不能对多重数据区域使用复制剪切命令。技巧：技巧：选择要复制的单元格、图表等对象，按住Shift,点击【编辑】菜单,该菜单会出现一个复制图片的子菜单,点击
7、后出现“复制图片”的对话框（如下图，如选“打印效果”则不会有网格线），点击确定，然后“粘贴”即可将复制的对象粘贴为图片。链接链接:也可使用“照相机”功能复制单元格为图片，两者效果差不多。只是“复制”出的图片无边框，见上图。“照相机”照出的图片在Excel里会随着源数据的变化而变化，“照相机”不能复制图表。关于“照相机”的使用为：视图-工具栏-自定义-命令-工具-摄影粘贴数值将单元格中的公式转换成计算后的结果，并不覆盖原有的格式；仅粘贴来源数据的数值，不粘贴来源数据的格式粘贴可以用来计算电子表格培训电子表格培训4、查找、替换、查找、替换操作：操作：【编辑编辑】查找、替换查找、替换可查找（替换）某
8、特定格式或某文本；可在整个工作簿内查找（默可查找（替换）某特定格式或某文本；可在整个工作簿内查找（默认为仅在工作表内查找）；可设定是否区分大小分、全角半角等。认为仅在工作表内查找）；可设定是否区分大小分、全角半角等。查找内容中可使用查找内容中可使用“？”、“*”“*”等通配符，用法见下表。等通配符，用法见下表。通配符类型用法通配符类型用法通配符类型用法通配符类型用法?（问号）任何（问号）任何单个单个单个单个字符字符例如，例如，sm?thsm?th查找查找“smith”smith”和和“smyth”*smyth”*（星号）任何字符数（星号）任何字符数例如，例如，*easteast查找查找“Nor
9、theast”Northeast”和和“Southeast”Southeast”技巧技巧技巧技巧1 1：查找：查找：查找：查找*或或或或？符号本身？符号本身？符号本身？符号本身在在*和和?前加前加 即可使它们失去通配符的作用，如：要查找即可使它们失去通配符的作用，如：要查找“*”“*”那么在查找内容里输入那么在查找内容里输入“*”*”即可；要查找即可；要查找“lhm?88”lhm?88”请输入请输入“lhm?88”lhm?88”注意通配注意通配符的应用符的应用电子表格培训电子表格培训5、条件格式、条件格式操作：操作：【格式格式】条件格式条件格式条件格式就是当单元格的值满足你预先设定的条件时，条
10、件格式就是当单元格的值满足你预先设定的条件时，ExcelExcel自自动将单元格设置成你预先设定的格式。单元格的值变化，格式就动将单元格设置成你预先设定的格式。单元格的值变化，格式就相应变化。此功能一般用于区分不同区间的值、不同长度的文本相应变化。此功能一般用于区分不同区间的值、不同长度的文本等，也可用于重复值提示。等，也可用于重复值提示。条件格式的条件分为两类：单元格数值、公式，如果条件为条件格式的条件分为两类：单元格数值、公式，如果条件为“单单元格数值元格数值”选项，则可以直接键入常量值或公式。如果输入公式，选项，则可以直接键入常量值或公式。如果输入公式，则必须以等号则必须以等号(=)(=
11、)开始。开始。用于提示电子表格培训电子表格培训6、设置数据有效性、设置数据有效性 操作：操作：【数据数据】有效性有效性数据有效性就是为了确保数据的正确而设定条数据有效性就是为了确保数据的正确而设定条件验证、限制单元格数据的输入。还可以设定件验证、限制单元格数据的输入。还可以设定提示信息和出错警告，以帮助使用者正确使用提示信息和出错警告，以帮助使用者正确使用工作表。常见的有效性条件有工作表。常见的有效性条件有:整数、小数、序整数、小数、序列、日期、时间、文本长度。以上有效性条件列、日期、时间、文本长度。以上有效性条件除除“序列序列”之外，其他的都可设定一个区间值。之外，其他的都可设定一个区间值。
12、“序列序列”所引用的单元格必须指向相同工作表所引用的单元格必须指向相同工作表上的单元格。上的单元格。技巧技巧技巧技巧1 1：如果如果“序列序列”必须引用不同的工作表或必须引用不同的工作表或工作簿，可使用定义的名称。工作簿，可使用定义的名称。防错或标准输入电子表格培训电子表格培训7、共享工作簿、共享工作簿我们中心现在大部份车间都有电脑并联入局域网，但报表还是天天我们中心现在大部份车间都有电脑并联入局域网，但报表还是天天报，无纸化办公喊了这么多年也没实现，实际在报，无纸化办公喊了这么多年也没实现，实际在EXCELLEXCELL中很容易中很容易实现。实现。共享工作簿是指允许网络上的多位用户同时查看和
13、修订的工作簿共享工作簿是指允许网络上的多位用户同时查看和修订的工作簿（说白了就是几个人对同一工作簿同时打开并操作（说白了就是几个人对同一工作簿同时打开并操作,其好处是不言而其好处是不言而喻的）。保存工作簿的用户可以看到其他用户所做的修订（必须使喻的）。保存工作簿的用户可以看到其他用户所做的修订（必须使用用 Excel97Excel97或更高版本来修改共享工作簿）。每次保存共享工作或更高版本来修改共享工作簿）。每次保存共享工作簿时，该工作簿就会按其他用户在您上次保存之后所做的修订进行簿时，该工作簿就会按其他用户在您上次保存之后所做的修订进行更新。如果要打开共享工作簿以监视进程，则可在指定的时间间
14、隔更新。如果要打开共享工作簿以监视进程，则可在指定的时间间隔内让内让ExcelExcel自动更新工作簿，可以保存工作簿也可以不保存。自动更新工作簿，可以保存工作簿也可以不保存。那么如何创建共享工作簿呢？那么如何创建共享工作簿呢？在在【工具工具】菜单里的菜单里的共享工作簿共享工作簿子菜单，将编辑选项卡里的子菜单，将编辑选项卡里的“允许多人编辑允许多人编辑”勾选上即可多人同时操作工作簿了。勾选上即可多人同时操作工作簿了。以后不用报表了电子表格培训电子表格培训8、实用的、实用的F4功能功能F4就是重复前一个操作就是重复前一个操作,用以增加工作效率。用以增加工作效率。增加工作增加工作效率效率电子表格培
15、训电子表格培训9、批量生成规范的表格大家经常会遇到填表格的工作，有时数量非常大，一般的做法就是厂级下发到车间，车间再下到班组班组填完后再逐级上报，而大部份表格的内容我们计算机里是有的，只是不知道怎样把他做出来，这里就用WORD的邮件功能解决这个问题了。工具-信函与邮件-显示邮件合并工具栏事半功倍电子表格培训电子表格培训10、技巧在另存为里输入密码。在另存为里输入密码。定位的作用（批量删除，批量输入）定位的作用（批量删除，批量输入）视图视图-视图管理器的用途视图管理器的用途插入批注及修改批注默认格式插入批注及修改批注默认格式格式格式-工作表工作表-隐藏（隐藏中间计算表）隐藏（隐藏中间计算表）工具
16、工具-保护保护-保护工作表（如何防止输入错误）保护工作表（如何防止输入错误）工具工具-宏（对宏的认识）宏（对宏的认识）工具工具-加载宏里有什么加载宏里有什么数据数据-筛选筛选-高级筛选（如何用）高级筛选（如何用）数据数据-分列分列电子表格培训电子表格培训二、函数二、函数1.1.操作：操作：【插入插入】函数函数2.2.函数是函数是ExcelExcel最强大最实用最迷人的功能之一。什么是最强大最实用最迷人的功能之一。什么是函数呢？函数是一些预定义的公式，通过使用一些称为函数呢？函数是一些预定义的公式，通过使用一些称为参数的特定数值来按特定的顺序或结构执行计算。如果参数的特定数值来按特定的顺序或结构
17、执行计算。如果你不太理解这句话，你就把函数理解为你不太理解这句话，你就把函数理解为“函数就是能完函数就是能完成特定功能的字符串，这些字符串已经预设了公式。要成特定功能的字符串，这些字符串已经预设了公式。要使用它，必须得按照既定的格式来使用，否则它就无法使用它，必须得按照既定的格式来使用，否则它就无法完成这些特定功能完成这些特定功能”。3.3.函数的结构以等号函数的结构以等号(=)(=)开始，后面紧跟函数名称和左括开始，后面紧跟函数名称和左括号，然后以逗号分隔输入该函数的参数，最后是右括号。号，然后以逗号分隔输入该函数的参数，最后是右括号。函数可以嵌套使用，但嵌套层数最多为七级。函数可以嵌套使用
18、，但嵌套层数最多为七级。功能强大电子表格培训电子表格培训4.在使用函数时必须注意函数中的引用类型。在使用函数时必须注意函数中的引用类型。如果需要多行或多列地复制公式，那么请正如果需要多行或多列地复制公式，那么请正确地使用相对引用或混合引用。函数中可以确地使用相对引用或混合引用。函数中可以使用预先定义的名称或行列标志。具体用法使用预先定义的名称或行列标志。具体用法请参见请参见ExcelExcel的联机帮助。的联机帮助。5.链接链接链接链接：在编辑公式时选择要更改的引用，按：在编辑公式时选择要更改的引用，按F4F4可切换引用类型。可切换引用类型。6.下面简单介绍一下本人认为必须掌握的函数：下面简单
19、介绍一下本人认为必须掌握的函数：if if、sumsum、sumifsumif、vlookupvlookup、SUMSUM的多条件的多条件数组计算。数组计算。二、函数二、函数电子表格培训电子表格培训1、IF1.1.主要功能：主要功能：主要功能：主要功能：根据对指定条件的逻辑判断的真假结果，返回根据对指定条件的逻辑判断的真假结果，返回相对应的内容。相对应的内容。2.2.使用格式：使用格式：使用格式：使用格式：=IF(Logical,Value_if_true,Value_if_false)=IF(Logical,Value_if_true,Value_if_false)3.3.参数说明：参数说明
20、：参数说明：参数说明：LogicalLogical代表逻辑判断表达式；代表逻辑判断表达式；Value_if_trueValue_if_true表表示当判断条件为逻辑示当判断条件为逻辑“真（真（TRUETRUE）”时的显示内容，如果时的显示内容，如果忽略返回忽略返回“TRUE”TRUE”；Value_if_falseValue_if_false表示当判断条件为逻辑表示当判断条件为逻辑“假（假（FALSEFALSE）”时的显示内容，如果忽略返回时的显示内容，如果忽略返回“FALSE”FALSE”。4.4.应用举例：应用举例：应用举例：应用举例：在在C29C29单元格中输入公式：单元格中输入公式：=
21、IF(C26=18,=IF(C26=18,符合符合要求要求,不符合要求不符合要求)，确信以后，如果，确信以后，如果C26C26单元格中的数值单元格中的数值大于或等于大于或等于1818，则，则C29C29单元格显示单元格显示“符合要求符合要求”字样，反字样，反之显示之显示“不符合要求不符合要求”字样。字样。辅助判断电子表格培训电子表格培训2、SUMIF语法SUMIF(range,criteria,sum_range)Range为用于条件判断的单元格区域。Criteria为确定哪些单元格将被相加求和的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。例如，条件可以表示为32、32、32或apples。Sum_
22、range是需要求和的实际单元格。可以用通配符电子表格培训电子表格培训3、用VLOOKUP批量替换数据用一组数据的内容替换另一组数据内容的方法，原来我们认为在用一组数据的内容替换另一组数据内容的方法，原来我们认为在EXCELLEXCELL中是不可实现中是不可实现的，后来学会了函数后，才了解在的，后来学会了函数后，才了解在EXCELLEXCELL中有一个中有一个VLOOKUPVLOOKUP函数可以达到这项功能：函数可以达到这项功能：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)Lookup_valueLookup_valu
23、e为需要在为需要在数组数组第一列中查找的数值。第一列中查找的数值。Lookup_valueLookup_value可以为数值、引用可以为数值、引用或文本字符串。或文本字符串。Table_arrayTable_array为需要在其中查找数据的数据表。可以使用对区域或区域名称的引用，为需要在其中查找数据的数据表。可以使用对区域或区域名称的引用，例如数据库或数据清单。例如数据库或数据清单。如果如果 range_lookuprange_lookup为为 TRUETRUE，则，则 table_arraytable_array的第一列中的数值必须按升序排列：的第一列中的数值必须按升序排列：、-2-2、-1
24、-1、0 0、1 1、2 2、-Z-Z、FALSEFALSE、TRUETRUE；否则，函数；否则，函数 VLOOKUPVLOOKUP不能返回正确的不能返回正确的数值。如果数值。如果 range_lookuprange_lookup为为 FALSEFALSE，table_arraytable_array不必进行排序。不必进行排序。通过在通过在“数据数据”菜单中的菜单中的“排序排序”中选择中选择“升序升序”，可将数值按升序排列。，可将数值按升序排列。Table_arrayTable_array的第一列中的数值可以为文本、数字或逻辑值。的第一列中的数值可以为文本、数字或逻辑值。文本不区分大小写。文本
25、不区分大小写。Col_index_numCol_index_num为为 table_arraytable_array中待返回的匹配值的列序号。中待返回的匹配值的列序号。Col_index_numCol_index_num为为 11时，时，返回返回 table_arraytable_array第一列中的数值；第一列中的数值；col_index_numcol_index_num为为 2 2，返回，返回 table_arraytable_array第二列中第二列中的数值，以此类推。如果的数值，以此类推。如果 col_index_numcol_index_num小于小于 1 1，函数，函数 VLOOK
26、UPVLOOKUP返回错误值值返回错误值值#VALUE!#VALUE!；如果；如果 col_index_numcol_index_num大于大于 table_arraytable_array的列数，函数的列数，函数 VLOOKUPVLOOKUP返回错误返回错误值值#REF!#REF!。Range_lookupRange_lookup为一逻辑值，指明函数为一逻辑值，指明函数 VLOOKUPVLOOKUP返回时是精确匹配还是近似匹配。返回时是精确匹配还是近似匹配。如果为如果为 TRUETRUE或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不
27、到精确匹配值，则返回小于回小于 lookup_valuelookup_value的最大数值；如果的最大数值；如果 range_valuerange_value为为 FALSEFALSE，函数，函数 VLOOKUPVLOOKUP将将返回精确匹配值。如果找不到，则返回错误值返回精确匹配值。如果找不到，则返回错误值#N/A#N/A。用处最多的函数电子表格培训电子表格培训4 4，SUM的多条件数组计算的多条件数组计算SUM的计算不是大家常用的求和，它的功能远不止这些，运用数组功能它可以做到统计及多条件求和等。批量数据相乘的和最后需要用ctrl+shift+enter电子表格培训电子表格培训三、图表三、
28、图表-图表的作用：图表的作用：1.迅速传达信息2.直接关注重点3.更明确的显示其相互关系4.使信息表达鲜明生动电子表格培训电子表格培训1、成功的图表具备的关键要素：、成功的图表具备的关键要素：每张图表传达一个明确的信息少而精图表与标题相辅相成清晰易读格式简单明了且前后连贯电子表格培训电子表格培训2 2、通过不同的图表表达特定的比较：、通过不同的图表表达特定的比较：、通过不同的图表表达特定的比较：、通过不同的图表表达特定的比较：如何使用图表电子表格培训电子表格培训四、数据透视表四、数据透视表操作：【数据】数据透视表和数据透视图数据透视表是交互式报表，可快速合并和比较大量数据，功能非常强大。数据处理主讲：王中平