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1、档案信息化理论与实践一、什么是信息（1）1、字面理解：信人言人言，别人说的话息自心自心，用自己的心去理解信息用自己的心去理解别人说的话信息的发送者（信源），信息的接收者（信宿）一、什么是信息（2）2、汉语中信息二字的出现 最早见于三国志，诸葛属围合肥新城，城中遣士刘整出围传消息，王子俭期曰：“正数欲来，信息甚大。”3、英语中Information的来源 来源于拉丁文“informatio”，意思是解释、陈述。一、什么是信息（3）4、信息的含义 信息作为一个科学概念，最早出现在通信领域。20世纪40年代，科学家香农和维纳从通信和控制的角度提出了信息的概念。1948年香农和魏沃尔发表了通信的数学理
2、论，维纳发表了控制论动物和机器的通信与控制问题。这两部著作标志这信息论的诞生。香农还给信息一个高度抽象的定义：“信息是用以消除随机不确定性的东西。”他提出了信息量的概念和信息熵的计算方法。二、信息的特性（1）1、普遍性：信息无处不有、无时不在。2、客观性：信息内容具有客观性，不是可以随意想像和创造的。3、时效性：信息的价值和作用体现在一定的时空范围内。4、传递性：信息可通过一定的传输工具和载体进行传递。5、共享性：信息可被众多主体共享，这是信息与物质及能量的重要区别之一。6、变换性：信息可以从一种形态转换和加工成另外一种形态。7、转化性：信息在一定的条件下可以转化成物质、能量、时间、金钱、效益
3、、质量等。8、转移性：信息不是事物本身，它可以脱离某一事务而载荷到别的事务上，从而就可以被转移、复制、记录、复现、存储、传送。二、信息的特性（2）9、可伪性：信息脱离源物质后失去了与源物质的直接联系，人们很容易凭主观想像去认识它、理解它，从而容易产生虚假信息。10、可存储性：古代的结绳记事、现在的磁、光、半导体等各种形式的存储方式。11、可处理性：信息可通过分类、标引等有序化处理，再经过概括、归纳、总结，可使信息更精炼，从而有利于检索利用。12、可识别性：即可通过人的感觉器官去感知，也可通过仪表、器械进行检测和识别。13、依附性：信息的存储、传递和交流必须依附在一定的物质载体之上。三、信息与物
4、质、能量的关系（1）物质、能量和信息是构成现代信息社会的三大要素。维纳说：“信息就是信息，既不是物质也不是能量。”1、信息与物质、能量之间的区别 信息VS物质：信息是物质的普遍性而不是事物本身，它可以脱离物质而独立存在，同时又不影响物质的存在与运动，它所表现的主要是物质运动的状态和方式，是物质之间的联系与相互作用。信息vs能量：信息是物质的运动状态与方式，而能量则是物质做功的本领；能量转换遵循守恒定律，而信息转换不存在守恒现象；能量不能共享，而信息可以各享；能量为人类提供动力，而信息为人类提供知识和智慧。三、信息与物质、能量的关系（2）2、信息与物质、能量之间的联系 信息与物质、能量的联系集中
5、体现在三者都统一于物质，物质是第一性的，能量和信息都源于物质。物质是信息的源泉。信息和能量密不可分，信息的获取和传递离不开能量，能量的转换与驾驭也离不开物质的运动过程。信息、物质、能量可相互转化。四、数据、信息、知识及情报的关系数据信息知识情报进一步精炼的过程五、OECD的知识分类方法OECD：Organization for Economic Cooperation and DevelopmentK 6W Q1、知事类知识（know-what）：指关于事物或者事实方面的知识。2、知因类知识（know-why）：指关于科学原理以及自然规律的知识。3、知能类知识（know-how）：指做事的技巧
6、和能力，包括技术、技巧和诀窍等。4、知人类知识（know-who）：包括谁知道什么的信息、谁知道如何做什么的信息以及特殊社会关系的形成等。国内：知时类知识（know-when）、知地类知识（know-where）、知数类知识（know-quantity）六、信息资源的定义 1、狭义信息资源 从狭义角度出发，狭义信息资源是指人类社会经济活动中经过加工处理有序化并大量积累后的有用信息的集合。例如，科学技术信息、政策法规信息、社会发展信息、市场信息、金融信息等都是常见的狭义信息资源。2、广义信息资源 从广义角度理解，广义信息资源是信息和它的生产者以及信息技术的集合。也就是说，广义信息资源一般由三部分
7、构成：一是人类社会经济活动中经过加工处理有序化并大量积累后的有用信息的集合；二是为某种目的而生产有用信息的信息生产者的集合；三是加工、处理和传递有用信息的信息技术的集合。七、信息资源的结构及特征信息资源自然物质信息资源社会信息资源实物型信息资源记录型信息资源智力型信息资源电子信息资源零次信息资源信息资源的特征（1）1、信息资源的经济学特征（1）需求性：信息社会的一种生产要素。（2）稀缺性：在既定的时空或其他约定条件下，信息资源的拥有量总是有限的。（3）可选择性：信息资源与不同经济活动相结合会产生不同的效果，对信息资源使用方向的选择，就产生了信息资源的有效配置问题。2、信息资源的独有特征（1）共
8、享性（2）不可分性：在生产过程中不可分；在使用过程中不可分。信息资源的特征（2）（3）不同质性：作为一种资源的信息必定是完全不同质的。以钛合金为例来说明这个问题。对于给定种类的钛合金，当我们提出需要更多的钛合金时，意味着需要更多数量而种类、质量、化学组成都相同的同一钛合金资源。但对信息资源而言，当我们提出需要更多的钛合金配方信息时、则意味着需要更详细的、不同的信息。（4）驾驭性：信息资源具有开发和驾驭其他资源的能力，不论是物质资源还是能源资源，其开发利用都有赖于信息的支持。（5）动态性：信息资源是一种动态资源。信息资源产生于自然界和人类社会的实践活动之中。八、档案信息的含义(1)所谓档案信息，
9、广义上，是指来源于档案的能消除人们不确定性的，反映已经发生的各种事物运动状态、方式及其规律的征象或知识。它包含三层内容：其一，档案载体信息（包括制成材料、规格等）；其二，档案内容信息；其三，档案目录、索引、指南、论述、述评等档案再生信息。狭义上，档案信息是指依托于载体但又不包括载体的知识内容。档案信息属于文献信息的范畴。档案信息的含义(2)档案信息与档案 档案信息与档案是两个既有区别又有联系的概念。首先，档案是档案信息的来源，无论档案信息依附于何种载体，其信息内容追根溯源一定是来源于档案。其次，档案强调载体和内容的统一，档案信息则强调档案的信息功能，而不拘泥于载体和内容的统一，信息功能可以通过
10、载体来体现，也可以通过内容来体现；档案强调原始性、原载体，离开了原载体而被转移的信息是档案信息而非档案。再次，档案的原生性决定了档案的凭证作用的先天性和无条性，档案信息的凭证作用是相对的、有条件的、间接的、第二性的。九、档案信息的基本特征（1）1、对载体的依附性：档案信息不能单独存在于某种物质外壳之外，必须依附一定的载体。语言、文字、图像、符号、电子信号等是档案信息的第一载体，而存储第一载体的物质，包括磁带、纸张、胶片、计算机存储器等则是档案信息的第二载体。档案信息本身是看不见的，它只能附着在载体上，与载体分离的档案信息是不存在的。2、可累积性（可扩充性）：随着时间的推移，档案信息将随档案数量
11、的增加而不断地得到扩充。由于人们的各种活动总是在不断地继续，因此而形成的档案信息也就不断地增加和积累。档案信息的基本特征（2）3、可识别性：信息可通过感官直接识别，也可通过各种探测工具间接识别，不同的信息源有不同的识别方式。例如，人们用肉眼看到春草发芽、柳树吐絮，就获知大地回春的信息；用鼻子闻到某种气味也可获知某种信息。档案信息一般不能通过鼻、舌等来识别，一般能通过眼、大脑或借助其他工具来识别。4、可转换性和可塑性：为便于进行加工、存储和传输，信息可以压缩、扩充和叠加。同时，它可以从一种形态转换为另一种形态，具有可变换性。档案信息的基本特征（3）5、可存储性：人脑存储信息叫做记忆，计算机用内存
12、储器和外存储器来存储信息。档案信息非常广泛，有时暂时不使用，可以存储起来。6、可传递性：任何信息只要通过一定的传递通道，就能传递到信宿接收并进行处理和应用，档案信息也不例外。信息的传递与载体有关。近半个世纪以来，由于电子技术的发展，使信息的传递速度日益提高。档案信息的基本特征（4）7、共享性：信息可被无穷多个使用者免费（或只付很少费用）共享。或者换句话说，信息的生产成本不取决于使用的规模。信息的这一性质与物质商品是不同的。在物质商品的交换中，卖方失去商品，获得与商品价值相等的等价物，而买方则获得商品，双方的交换是对称的。而在信息的交换中，卖方并不失去信息，如果交换双方没有设定限制，卖方仍然可以
13、使用这一信息，仍然可以与其他买方进行交换。在此，交换是不对称的。档案信息的固有特征（1）1、本源性：档案是人类社会生产、生活等各项活动的真实原始记录，而不是人们事后为某种目的而有意收集、加工而来的资料，是最原始的记录，具有鲜明的本源性。来源于档案的档案信息就具有不同于其他信息的本源性特征。由此，档案信息在社会信息系统中拥有特有地位和作用。2、回溯性：档案信息记录和反映的是已经发生的活动、事件及其过程，是一种历史的记录，具有典型的回溯性。档案信息作为回溯性信息，是人类社会发展的见证，是人类的共同记忆，代表了人类社会文化遗产的部分，是人类极其珍贵的共同财富。与此同时，档案信息作为回溯性信息，是一种
14、历史记录，一种过时信息，缺乏时效性。与瞬息万变的现代社会人们对信息时效性的普遍需求不符，影响人们利用档案的兴趣和热情，因此要尽量减少回溯性的负面影响，提高档案信息开发的程度和水平。档案信息的固有特征（2）3、联系性：档案是以文件单体的形式陆续形成的，而以文件组合体的形式持久地存在和运动，因此，档案信息具有明显的联系性，其表现是多方面的：第一，表现为文件来源方面的联系；第二，表现为文件时间方面的联系；第三，表现为文件内容方面的联系；第四，表现为文件形式方面的联系。4、分散性：与档案信息的联系性特点相对的是档案信息的非系统性、分散性，这表现在：宏观上，档案形成者数量众多、类型多样。层次不一、职能和
15、活动的内容千差万别，档案形成者的这种广泛性和分散性决定了档案内容的广泛性和分散性；微观上，由于档案形成者的社会活动的过程性、阶段性特点，有关形成者某一活动的档案在时间上被分割，在内容上被分散，在整体上变得零散、杂乱。另外，由于文件数量急剧增长，导致文件数量失控、质量下降，档案中掺杂了大量的没有价值或价值很小的文件，从而加剧了档案信息的分散性。档案信息的固有特征（3）5、社会性：档案是人类社会的产物，具有广泛的社会性，主要表现在：首先，档案的形成者具有广泛性；其次，档案的内容具有广泛性；再次，档案对整个社会具有长远的历史价值；最后，档案管理系统受社会大环境的影响和制约，同时也反作用于社会大环境。
16、档案信息的这种社会性使得档案工作具有广泛、坚实的社会基础，既有巨大的社会力量来源，又能产生巨大的社会效应。6、内向性：在表现出社会性优势的同时，档案信息又显示出内向性的劣势，其表现为：档案是形成者在各自社会活动中形成的，反映形成者自身的活动。而且，档案形成之后，首先由形成者自己保存，并在一定时间内主要为形成者自身服务。这种以自我为中心的形成。保管和利用过程，是档案所具有内向性特点所在。十、档案信息的功能（1）1、凭证功能 档案信息的凭证功能是由其档案的凭证性特点所决定的。如科技成果档案信息内容决定科技发明人及发明时间等重要事项。2、贮存、传递知识功能 档案是人类活动的产物，档案信息内容更是人类
17、智慧、经验和知识的表现。档案信息可以被贮存（通过各种方式），从而起到储备知识的作用，这种储备为软件储备，较之硬件储备（如具体物质）更有意义。档案信息可以通过各种形式进行纵向、横向传播，使得人类文明得以继承和发展。档案信息的功能（2）3、决策功能 档案信息不断地贮存和传递着各种方针政策和知识，任何单位和个人在进行决策时必须根据已知的事实进行。决策的过程实际上是一个处理信息的过程。依据档案信息作出正确的决策可以产生巨大的经济效益和社会效益。4、协调、控制功能 人们对生产、建设工作全过程指挥、控制都必须通过信息进行。如各种规定。指令、符号、图表、数据、计算、规章制度等都是档案信息的表现形式。离开这些
18、，要么渠道不畅通，工作、生产就会失控；要么工作、生产建设中出现问题难以反馈到指挥中心，无法及时纠正而造成损失。档案信息的功能（3）5、辐射、增殖功能 通过档案信息的再生，传递以及立体传播，可以使其信息得到更加广泛的利用，使其信息量和价值量增加。6、预测功能 通过分析不同行业、不同时间档案信息的特点和规律，可以预测事物发展的未来状况。如气象档案信息对未来天气的预测功能是显而易见的。7、回溯功能 档案信息是人类活动的历史的再现，是研究社会发展、编史修志的重要依据。十一、浅谈信息化 信息化是20世纪60年代末日本最先提出的。1963年，梅忠槕夫在其所著信息产业论一书中首先向人们描绘了“信息革命”和“
19、信息化社会”的前景。第二次世界大战以后，在20世纪的后半个世纪，从50年代中期开始，已出现了五次信息化浪潮，差不多每隔十年就有一次，而且一次高于一次。20世纪60年代中期提出的“信息化”概念，实际上是在第一次信息化实践（其标志为1956年美国社会的白领员工第一次超过了蓝领员工）的基础上对后续信息化浪潮的导向所做的展望。70年代的微处理器和个人计算机革命标志着第三次信息化浪潮。我国在70年代中期提出过电子革命的问题，而在80年代中期和90年代中期则先后经历丁两次世界性信息化高潮，最近的一次由于因特网及其商业性应用的迅猛强劲发展，信息化规模之大和影响之深远达到了空前的地步。信息时代宣言1996.4
20、 北京 信息基础结构国际会议发表了信息时代宣言：百万年蒙昧，数万年游牧，几千年农耕，八百年工商；如今目睹一场汹涌澎湃的信息化世纪风暴，正席卷着世界的每一个角落；从东到西，从南到北，从阿美利加到欧罗巴，从亚细亚到澳新大陆不分种族、肤色、信仰、语言；不分地域、国度，信息化已经成为不可逆转的历史进程。什么是信息化（1）informatization信息化是信息化是一个利用计算机、网络、通信等技术不一个利用计算机、网络、通信等技术不断提高企业运营效率和管理水平的断提高企业运营效率和管理水平的过程。过程。信息化的定义很多，下面是其中之一，但都强调信息化是一个过程。什么是信息化（2）l信息化是信息技术在基
21、础设施、生产、业务、管理等各方面的推广与应用过程。l信息化是信息资源的开发与利用的过程。l信息化是信息产业的成长与发展的过程。l信息化是信息活动（包括信息的采集、加工、传输、利用等）的规模相对扩大及其在社会发展中的作用相对增大的过程。l信息化是在现代信息技术迅速发展和广泛普及的基础上，人类社会和经济生活的各个领域普遍发生深刻的变革，使得人类各项社会和经济活动的功能和效率大幅度提高，从而达到物质文明和精神文明的新阶段的过程。信息化要“化”什么？l化职能为流程l化核心业务和主导流程l化业务人为e人信息化的内涵国民经济和社会发展第十个五年计划信息化重点专项规划界定了信息化的内涵（6大要素）：信息化是
22、以信息技术广泛应用为主导，信息资源为核心，信息网络为基础，信息产业为支撑，信息人才为依托，法规、政策、标准为保障的综合体系。信息化的百年之惑 1867年3月11日，一位旅居天津的美国人判断：“电报有望在清国出现”。与电报相比，“清国”落后的信息传递方式显然不尽人意这位美国人随后讲述了与亲友互通信息的漫长过程：西方信件“乘”船漂到上海，“再从靠近扬子江口的镇江出发，由骡马拉车，经14天驮到天津”。此事载于3个月后的纽约时报。彼时的读者未必会因此料到，“清国”正酝酿一场惊世骇俗的信息化革命。1871年，外国人筹办的电报线路在国内出现；1873年，汉字电码本和自主研发的电报机诞生；1875年，设立电
23、报学堂，专门培养电报技术人员；1877年，自建第一条电报线路；1880年，设立电报总局；1881年，自建长途公众电报线路并营业；1882年，设立人工电话局；1887年，自建海底电缆；1889年，电话机自主研制成功信息化的百年机遇 党的“十六大”提出：“坚持以信息化带动工业化，以工业化促进信息化，走出条科技含量高、经济效益好、资源消耗低、环境污染少、人力资源优势得到充分发挥的新型工业化路子”。信息产业迅速发展，成为我国支柱产业；经济持续稳步增长，特别是2003年人均GDP首次突破1000美元，具备了国民经济信息化的基本条件；政治文明建设不断取得成果，在新一届政府亲民之风的推动下，信息化正在广泛地
24、惠及民众。信息化水平是衡量个国家和地区的国际竞争力、现代化程度、综合国力和经济成长能力的重要标志，已成为未来发展的战略制高点。信息产业是第四产业？！农业的主要指标是重量重量，工业的主要指标是数量数量，服务业的主要指标是质量质量，信息业的主要指标是品种（也就是创新）。变量 （为人民服务 为人人服务）信息资源、材料和能源被称为国民经济和社会发展的三大战略资源。信息化有利于国家和平崛起 纵观历史，每一代强国崛起的背后，都有新的资源基础作为依托。农业强国争夺土地资源，工业强国争夺能源资源，信息强国争夺信息资源。一代强国权力的更替，实质是一代资源控制权的更替。首先，信息强国的和平崛起，有赖于对信息资源控
25、制权的有效掌握。而提出符合自身利益的规则和秩序主张，是与列强对话的先决条件。在以信息资源为中心的新一轮财富争夺中，先发国与后发国的矛盾是一个客观存在。先发国的利益在于维护知识自由贸易，保护本国知识产权，提高后发国进入信息社会的门槛；后发国必须想方设法，利用自己的市场优势，发展自主技术和产业，鼓励技术应用和信息扩散，降低进入信息社会的门槛。市场竞争之“虎”老虎只吃跑得慢的老虎只吃跑得慢的 一个有趣的故事：有两个手无寸铁的人在森林里遇见老虎，一个人说：“这下完了，我们逃不了了，因为我们谁也不可能比老虎跑得快。”但另一个人说：“跑不过老虎没关系，我只要跑过你就行了。”信息化之“鹰”人工时代计算机时代
26、信息时代核工业信息化的内涵 核工业涵盖面很广，包括铀矿地质勘探、铀矿采冶、铀纯化、铀转化、同位素分离、核材料和核燃料元件生产、核动力装置研制、核能利用、核电开发、核技术应用、辐射防护、核环境保护、辐射安全、后处理、核废物处理、关键仪器设备制造等，形成了一个完整的工业体系。核工业信息化，主要是依托数据获取、计算机技术、自动化技术、网络技术、仿真技术、虚拟现实技术等现代高新技术，实现核工业科技研发、设计、试验、生产制造、管理的信息化，大力改造核工业一体化产业链，提升基础配套能力和军事需求的快速响应能力，加速核工业跨越式发展进程，满足国防建设和国民经济发展的双重需要。核工业信息化的工作重点l科研集成
27、化l设计生产数字化l管理网络化（信息化）怎样搞好信息化建设（1）一把手原则、二把手工程（2）信息化战略要符合企业的总体战略：信息化从一把手推进向业务需求驱动型转变（3）合理规划、明确需求（4）业务为主，技术为辅；业务为体，技术为用（5）规避风险：“想的要大、起步要小、扩张要快”十二、档案信息化l50%以上的企业在“十五”期间信息化投入在千万元以上l60%的企业认为下一步建设的重点是ERPl60%的企业已把决策支持系统纳入企业未来一年信息化建设计划l70%以上的企业将在未来一年建设电子商务l72%的企业仍然把OA建设视为未来一年的重点l778%的企业已制定信息化建设总体规划l795%的企业认为数
28、据库/内部网/服务器安全是未来信息安全建设的重点l956%的企业设有专门的信息化机构l？%企业把企业档案管理纳入到企业信息化建设之中？企业把企业档案管理纳入到企业信息化建设之中？20022002年年9 9月调查：月调查：档案工作的现状有的企业：“上不了会、排不上队、到不了位”找准位置：适当的位置 档案工作不是中心工作，是比不可少的工作 档案工作是为中心工作服务的工作档案的利用现状 以北京市档案馆和国家图书馆（原北京图书馆）为例，前者年利用人次约四五千人，后者一年的读者数不少于200万人。相差400倍。一、二史馆和中央档案馆三个国家馆的年平均利用人次也不过5960人次。信息时代档案职业的变革看堆
29、守摊信息资源管理面朝案卷背朝柜 面朝屏幕鼠标飞实体保管者知识提供者对历史负责，为现实服务，替未来着想实现职业变革的方法信息化传统的管理：从易到难信息化管理：从难到易有想法才会有办法，有思路才会有出路，有作为才会有地位，有觉悟才会有服务。没有档案信息化的信息化是不和谐的信息化，起于业务(文件)，止于档案。管子：“畜之以道则民和，养之以德则民合。和合故能谐，谐故能辑，谐辑以悉，莫能伤之。”这段话的意思是：有道则和，有德则合，有“道德”则“和合”；有“和合”则“和谐”，有“和谐”则“团结”，有“团结”则“成功”。什么是管理信息系统?广义：包含各种形态、各种模式的，用于组织内部或者外部经济管理领域的计
30、算机信息网络和信息系统。狭义：向企业各级管理人员特别是中层管理人员提供信息和信息处理能力的系统。信息系统规划的主要活动信息系统规划的五个平衡问题l如何在长远规划与适应变化之间取得平衡l如何在组织流程与系统流程之间取得平衡l如何在管理变革与技术变革之间取得平衡l如何在信息系统规划的各层级之间取得平衡l如何在信息系统的规划与建设实施之间取得平衡档案计算机辅助管理系统 档案计算机辅助管理系统是用计算机对档案编目、整理、检索、利用、编研和保管等工作进行辅助管理的工具，其本质是用计算机进行数据处理，管理模式建立在手工管理的基础上。系统主要功能有：(1)档案数据的录入，将著录得到的档案二次文献通过键盘输人
31、到计算机内部，或利用扫描技术将档案全文数字化；(2)档案数据的存储和管理；档案数据的加工处理，如编目、立卷等；(3)档案数据的统计；(4)档案目录或全文的检索；(5)档案信息的输出，按照用户的要求，以用户能接受的形式及时提供信息。电子文件管理系统 电子文件管理系统是包括所有与电子文件管理有关的技术、管理、法律、标准、人员等相关因素在内，以保证电子文件的行政有效性和法律证据性，保证电子文件的科学管理和高效利用为目的的信息系统。特点：1、具有行政有效性和法律证据性；2、由文件内容、背景信息和结构等构成；3、是执行业务活动的辅助系统。数字档案馆（1）张晓霞的定义：指二进制编码的数字方式存储、处理档案
32、信息内容，应用计算机、通讯和多媒体技术，提供电子网络检索和服务的档案信息系统。王宇辉的定义：是一个数字化的信息系统，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以网络化的方式相互连接，从而提供及时利用，实现资源共享。数字档案馆（2）傅荣校的定义：一个电子化信息的仓储，能够存储大量各种形式的信息，用户可以通过网络方便地访问它，以获得这些信息，并且其信息存储和用户访问不受地域限制。它是把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储、管理、查询和发布集成在一起，使这些信息得以在网络上传播，从而最大限度地利用这些信息。何嘉荪的定义：数字档案馆不仅仅是馆藏得到数字化以及管理工作实现了信息化的档案馆和档案馆群体；它实质上是一个通过计算机互联网有序处理和集成管理在结构各异的多种信息平台上产生的多样的电子文件、档案以及其他信息，确保这些数字信息资源的真实性、完整性和持久有效性，并实现上述信息资源跨库共享的超大规模、分布式和可扩展的数字信息系统。数字档案馆的基本功能l档案资料数据采集与加工；l档案资料数据存储及管理；l档案资料数据的查询利用；l系统维护管理。谢谢！