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1、热烈欢迎档案系统领导和同志们！北仑区档案局 现代信息技术与电子文件管理 目录提纲现代信息技术的发展电子文件应当被关注 电子文件的归档是档案管理的一个新课题 现代信息技术的发展现代信息技术的发展一、现代信息技术现状信息技术现状现代信息技术发展 信息技术已渗透到社会政治、经济、信息技术已渗透到社会政治、经济、文化等各个领域，影响改变着人们的工文化等各个领域，影响改变着人们的工作、学习、生活，已从纯粹技术发展孕作、学习、生活，已从纯粹技术发展孕育成一种新型时代文化。育成一种新型时代文化。应用现状应用现状现代信息技术发展日益加快的社会信息化趋势日益加快的社会信息化趋势文化文化领域领域经济经济领域领域政
2、治政治领域领域现代信息技术发展应用示例：应用示例：互联网络缩短了人与人之间的距离、互联网络缩短了人与人之间的距离、创造了多创造了多样化的交流方式样化的交流方式网上申报、网上审批网上申报、网上审批从电子政务走向电子政府从电子政务走向电子政府从管理走向服务从管理走向服务网上采收、网上营销网上采收、网上营销从企业网站走向电子商务从企业网站走向电子商务从协同制造走向虚拟企业从协同制造走向虚拟企业网上聊天、网上交友网上聊天、网上交友从电子邮件走向电子论坛、网络游戏从电子邮件走向电子论坛、网络游戏从网页浏览走向个人主页从网页浏览走向个人主页现代信息技术发展应用示例：应用示例：数字化多媒体技术让人与人之间的
3、数字化多媒体技术让人与人之间的 交流更加容易、更加直观生动交流更加容易、更加直观生动多媒体视频技术多媒体视频技术实时网络视频会议实时网络视频会议远程教育课堂直播远程教育课堂直播高质量数字电视高质量数字电视虚拟现实技术虚拟现实技术数字建筑规划数字建筑规划虚拟创新产品设计展示虚拟创新产品设计展示网络化虚拟场景游戏网络化虚拟场景游戏现代信息技术发展应用示例：应用示例：无线移动通信使人与人之间的无线移动通信使人与人之间的交流真实实现随时、随地交流真实实现随时、随地移动通信已不仅仅是移动通信已不仅仅是固定电话的便携式替固定电话的便携式替代品代品多媒体短信多媒体短信可视电话可视电话上网上网游戏游戏视频点拨
4、视频点拨移动移动PDA更多有特色、个性化的更多有特色、个性化的业务业务现代信息技术发展应用示例：应用示例：嵌入式技术使人与计算机之间的嵌入式技术使人与计算机之间的交流更加自然、更加方便交流更加自然、更加方便嵌入式芯片渗透到生活各个方面嵌入式芯片渗透到生活各个方面家电家电交通交通医疗医疗通信通信娱乐娱乐等等等等智能卡智能卡移动通信移动通信计算机外设计算机外设机顶盒机顶盒零售设备零售设备印刷机印刷机复印机复印机互联网服务器互联网服务器电话交换设备电话交换设备现代信息技术发展信息技术信息技术人类发展的必然产物人类发展的必然产物 大型机大型机-终端终端客户机客户机-服务器服务器微机微机-局域网局域网互
5、联网互联网按需按需/普适计算普适计算第一阶段第一阶段第二阶段第二阶段第三阶段第三阶段第四阶段第四阶段初期普及阶段初期普及阶段更多专家以及一更多专家以及一般用户开始使用，般用户开始使用，用户要很好地使用户要很好地使用需要深入了解用需要深入了解计算机知识。计算机知识。对对国国民民经经济济和和社社会会发发展展的的影影响响专家阶段专家阶段计算机仅供计算机仅供少数专家和少数专家和专业人员使专业人员使用，公众很用，公众很难用上。难用上。公众认识阶段公众认识阶段因特网和因特网和Web时时代，信息技术已代，信息技术已在公众中流行起在公众中流行起来，但用户仍然来，但用户仍然需要知道一些计需要知道一些计算机和信息
6、技术算机和信息技术的知识。的知识。广泛普及阶段广泛普及阶段用户已经看不用户已经看不见技术，也不见技术，也不需要知道技术，需要知道技术，只要看得到技只要看得到技术带来的好处。术带来的好处。时间时间我们目前我们目前所处阶段所处阶段现代信息技术发展二、信息化全面变革着我们的档案工作信息化全面变革着我们的档案工作部门职能的变革；内部机构的变革；档案工作者的知识结构的变革物质基础条件的变革相关法律法规的变革 现代信息技术发展三、信息技术时代档案工作的特点信息技术时代档案工作的特点 标准规范性；文档一体性；数字安全性；服务大众性；关注电子文件关注电子文件光盘存储技术网络通讯技术 电子计算机技术电子文件一、
7、电子文件是高新技术的结合体电子文件应当被关注二、电子文件的产生领域个人生活电子商务电子政务办公领域设计领域生产领域电子文件电子文件应当被关注电子政务与政府职能转变电子政务与政府职能转变高效率政府高效率政府 阳光型政府阳光型政府 敏捷政府敏捷政府工作效率工作效率监管能力监管能力勤政廉政勤政廉政政务公开政务公开危机管理危机管理应急响应应急响应电子政务电子政务基本模式电子政务基本模式（1 1）G2GG2G电子政务模式电子政务模式-政府与政府之间政府与政府之间（2 2）G2BG2B电子政务模式电子政务模式-政府与企业之间政府与企业之间（3 3）G2CG2C电子政务模式电子政务模式-政府与公众之间政府与
8、公众之间（4 4）IEEIEE内部效率效能模式内部效率效能模式-政府与公务员间政府与公务员间（1 1）G2GG2G电子政务模式电子政务模式-政府与政府之间政府与政府之间 （政务网）（政务网）1 1）电子公文流转）电子公文流转2 2）电子司法档案）电子司法档案3 3）电子财政管理）电子财政管理4 4）电子统计）电子统计5 5）视频会议）视频会议（2 2）G2BG2B电子政务模式电子政务模式-政府与企业之间政府与企业之间1 1）电子采购与招标）电子采购与招标2 2）电子税务）电子税务3 3）电子工商）电子工商4 4）电子信用）电子信用5 5）信息咨询服务）信息咨询服务6 6）中小企业服务）中小企业
9、服务（3 3）G2CG2C电子政务模式电子政务模式-政府与公众之间政府与公众之间1 1）教育培训服务）教育培训服务2 2）公众就业服务）公众就业服务3 3）远程医疗服务）远程医疗服务4 4）社会保险服务）社会保险服务5 5）公众信息服务）公众信息服务6 6）交通管理服务）交通管理服务7 7）公众税务服务）公众税务服务8 8）电子政件服务）电子政件服务设计领域生产领域计 算 机 辅 助 设 计（Computer Aided Design,简 称 CAD）和 计 算 机 辅 助 制 造（Computer Aided Manufacturing,简称CAM）,常称为CAD/CAM。CAD/CAM技术
10、是产品设计人员和组织产品制造的工艺设计人员在CAD和CAM系统的辅助之下，根据产品的设计和制造程序进行设计和制造的一项新技术，是人的智慧和创造力与计算机系统功能的巧妙组合。CAD/CAM技术的应用机械制造工业中的应用航天航空、造船、机床制造、工模具电子工业中的应用电子印刷板、集成电路、电子产品等其他方面的应用建筑工程、纺织服装电子商务电子商务的运行过程电子商务的运行过程 电子商务中涉及的参与者相当多，商家（企业）和用户电子商务中涉及的参与者相当多，商家（企业）和用户（个人）是最基本的参与者。（个人）是最基本的参与者。电子商务虚拟环境电子商务虚拟环境电子支付平台电子支付平台物流服务平台物流服务平
11、台商务交易平台商务交易平台认证监督平台认证监督平台认证机构认证机构快速物流企业快速物流企业网络银行网络银行商务平台公司商务平台公司商品供应商商品供应商网上消费者网上消费者客观实际客观实际客观实际客观实际客观实际客观实际因特网际因特网际信息服务平台信息服务平台电子警察平台电子警察平台网络监察机构网络监察机构信用服务企业信用服务企业围绕商务交易，由专业实体在因特网上组围绕商务交易，由专业实体在因特网上组建各种专业平台，形成电子商务虚拟社区建各种专业平台，形成电子商务虚拟社区信用服务平台信用服务平台信息门户公司信息门户公司电子商务的发展历程（中国）电子商务的发展历程（中国）以互联网行业本身的起落为线
12、索进行划分：以互联网行业本身的起落为线索进行划分：第一阶段第一阶段萌芽到初步成型（萌芽到初步成型（1995年年1月以前）月以前）第二阶段第二阶段第一次高峰（第一次高峰（1995年初年初2000年中期）年中期）第三阶段第三阶段发展低谷（发展低谷（2000年中期年中期2003年底）年底）第四阶段第四阶段第二次高峰（第二次高峰（2003年底年底今）今）其中：其中：2004年是我国互联网企业新一轮上市热潮；年是我国互联网企业新一轮上市热潮；2005年是我国互联网进行并购重组的一年。年是我国互联网进行并购重组的一年。领领域域国国际际排名排名国内排名国内排名123123通信服通信服务务企企业业名称名称VE
13、RIZSONDEUTSCHETELEKOMFRANCE TELECOM中国中国电电信信中国移中国移动动中国中国联联通通营业总额营业总额72406.071987.658651.019465.819210.08190.0硬件制造硬件制造企企业业名称名称IBMDELLCISCO联联想集想集团团浪潮浪潮电电子子方正科技方正科技营业总额营业总额97026.051051.024146.0软软件生件生产产企企业业名称名称MICROSOFTORACLESAP神州数神州数码码东软软东软软件件中中创软创软件件营业总额营业总额38919.010997.09674.7互互联联网网应应用用企企业业名称名称YAHOO!G
14、OOGLEVERISIGN淘宝网淘宝网阿里巴巴阿里巴巴易趣网易趣网营业总额营业总额3990.53794.11338.3信息化改造信息化改造企企业业名称名称沃沃尔尔玛玛英国石油英国石油通用汽车通用汽车宝山宝山钢铁钢铁上海通用上海通用一汽大众一汽大众营业总额营业总额287989.0285059.0193517.0资资料来源：料来源：商商业业周刊周刊2005年度全球信息技年度全球信息技术术公司百公司百强强排行榜；排行榜；财财富富2005年度世界五百年度世界五百强强；福布斯福布斯2005年全年全球球2000大企大企业业排名榜；排名榜；世界世界经经理人理人2004年度中国企年度中国企业业信息化信息化50
15、0强强；中关村在中关村在线线2005年中国年中国电脑电脑商商强强榜名榜名单单；“中国站中国站长长”电电子商子商务务排行（排行（http:/ 市值单位：百万美元 三、什么是电子文件？电子文件？电子文件应当被关注国家标准：电子文件归档与管理规范电子文件electronic records：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。四、电子文件的组成与结构电子文件应当被关注存储载体存储载体物理层物理层结构描述结构描述（元数据）（元数据）文件内容文件内容内容层内容层登记表登记表机读目录机读目录解读环境、参数解读环境、参
16、数管理层管理层电子文件应当被关注五、电子文件的特有属性信息的非人工直接识读性信息的非人工直接识读性电子文件电子文件应当被关注五、电子文件的特有属性对计算机等数码处理系统的依赖性对计算机等数码处理系统的依赖性元数据元数据生成生成转换和读取转换和读取验验证证电子文件电子文件应当被关注五、电子文件的特有属性信息在载体之间的可转移性信息在载体之间的可转移性信息在载体之间的可转移性信息在载体之间的可转移性拷贝拷贝电子文件应当被关注五、电子文件的特有属性信息存储的高密度性信息存储的高密度性信息存储的高密度性信息存储的高密度性电子文件应当被关注五、电子文件的特有属性多种信息媒体的集成性多种信息媒体的集成性多
17、种信息媒体的集成性多种信息媒体的集成性 其它媒体其它媒体.影像影像图表图表声音声音文本文本图像图像电子文件电子文件应当被关注五、电子文件的特有属性电子文件信息的可共享性电子文件信息的可共享性多人同时使用；多人同时使用；跨区域使用；跨区域使用；电子文件应当被关注五、电子文件的特有属性文件形成与更改的可操作性在没有保护措施时，可以不留痕迹地修改任何信息；在自然条件下，电子文件也存在信息异化、丢失的危险；电子文件与传统文件相比，更易受到外部攻击。电子文件应当被关注六、相关几个重要概念相关几个重要概念归档电子文件元数据背景信息逻辑归档物理归档电子文件应当被关注六、相关几个重要概念相关几个重要概念归档电
18、子文件：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。办公自动化办公自动化系统系统实时归档实时归档初步鉴定初步鉴定电子电子文件文件归档电归档电子文件子文件档案管理档案管理系统系统电子文件应当被关注六、相关几个重要概念相关几个重要概念元数据：指描述电子文件数据属性的数据文件的格式文件的格式 编排结构编排结构 硬件和软件环境硬件和软件环境文件处理软件文件处理软件 字符集字符集 属性属性元数据元数据电子文件应当被关注六、相关几个重要概念相关几个重要概念元数据的主要作用：便于信息查询；便于信息查询；方便使用者判断文件内容；方便使用者判断文件内容；保证信息的可用性；保证信息的可用性；提供文件真实性鉴定依
19、据；提供文件真实性鉴定依据；保持历史信息联接；保持历史信息联接；电子文件应当被关注六、相关几个重要概念相关几个重要概念 背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。系以及对其产生影响的历史环境等信息。电子文件生成部门的主要职能电子文件生成部门的主要职能；电子文件的作用和办理过程电子文件的作用和办理过程；其它对电子文件有影响的各类环其它对电子文件有影响的各类环境信息境信息。文件为什么要起草？文件为什么要起草？这份文件的作用是什么这份文件的作用是什
20、么?是谁生成和签发文件的是谁生成和签发文件的?电子文件应当被关注六、相关几个重要概念相关几个重要概念逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。访问访问逻辑归档逻辑归档业务、文业务、文书部门书部门档案室档案室访问访问服务器电子文件应当被关注六、相关几个重要概念相关几个重要概念物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。不同于“备份”。档案室导出导出归档归档整理整理A A部门部门B B部门部门电子文件应当被关注七、电子文件管理有关法规与标准电子文件管理有关法规与标准 中华人民共和国电子签名法国家标准：电子文
21、件归档与管理规范 GBT 188942002电子公文归档管理暂行办法 国家档案局第6号令公务电子邮件归档与管理规则 CADCAD电电子子文文件件光光盘盘存存储储、归归档档与与档档案案管管理理要求要求电子文件应当被关注七、电子文件管理有关法规与标准电子文件管理有关法规与标准 中华人民共和国电子签名法信息化领域第一部法律2005年4月1日施行国家标准：电子文件归档与管理规范 GBT 188942002 2002年12月行业标准电子文件的归档是档案管理电子文件的归档是档案管理的一个新课题的一个新课题一、归档电子文件的要求一、归档电子文件的要求真实性：电子文件的内容、背景信息是否与形成时一致。可通过安
22、全措施、元数据认定。完整性：电子文件的内容、结构、背景信息等是否完整。有效性：电子文件能否被使用和理解。电子文件的归档是档案管理的一个新课题电子文件的归档是档案管理的一个新课题二、电子文件的收集和积累二、电子文件的收集和积累电子文件的归档是档案管理的一个新课题电子文件的归档是档案管理的一个新课题文字、表格文字、表格图像图像声音、视频声音、视频数据库数据库图形图形DB输入、自动生输入、自动生成、成、OCRCAD、CAM、自动生成自动生成扫描、数码相扫描、数码相机、转换、自机、转换、自动生成动生成数码摄像机、数码摄像机、视频和动画设视频和动画设计、转换计、转换 电子邮件电子邮件 （多媒体）（多媒体
23、）电子文件的归档是档案管理的一个新课题电子文件的归档是档案管理的一个新课题三、主要收集途径三、主要收集途径OAOA系统系统收文、发文、其他需收文、发文、其他需归档的电子文件归档的电子文件模拟信息数字化模拟信息数字化扫描、转录、条目扫描、转录、条目录入录入外部邮件外部邮件公务邮件和与公务有公务邮件和与公务有关的私人邮件关的私人邮件信息发布系统信息发布系统动态网页和信息动态网页和信息业务处理系统业务处理系统数据库、电子文件数据库、电子文件其他系统其他系统工艺流程图、基建设工艺流程图、基建设计图、计图、CADCAD制图、图制图、图表生成系统等表生成系统等归档文归档文件库件库电子文件的归档是档案管理的
24、一个新课题电子文件的归档是档案管理的一个新课题四、各类电子文件的收集要求四、各类电子文件的收集要求文本型电子文件推荐推荐XMLXML、RTFRTF、TXTTXT格式；格式；在登记表上注明文字处理工具及在登记表上注明文字处理工具及版本信息版本信息；因保真、保密需要，可采用因保真、保密需要，可采用PDFPDF、DOCDOC等流行专利格式等流行专利格式。采用其他格式时，应在归档时转采用其他格式时，应在归档时转换成以上格式，如无法转换，应换成以上格式，如无法转换，应归档相关软件及环境参数。归档相关软件及环境参数。通用电子通用电子文件文件转换转换非非通用通用文档文档电子文件的归档是档案管理的一个新课题电
25、子文件的归档是档案管理的一个新课题四、各类电子文件的收集要求四、各类电子文件的收集要求图像型电子文件推荐JPEG、TIFF格式采用其他格式时，应在归档时转换成以上格式图像格式转换或压缩时，尽量不要丢失原有精度。GIFPNGPICJPEG TIFFWMFICOSVG电子文件的归档是档案管理的一个新课题电子文件的归档是档案管理的一个新课题四、各类电子文件的收集要求四、各类电子文件的收集要求视频型电子文件推荐推荐MPEGMPEG、AVIAVI格式；格式；对非通用格式，应同时收集解对非通用格式，应同时收集解码器及播放软件码器及播放软件；电子文件的归档是档案管理的一个新课题电子文件的归档是档案管理的一个
26、新课题四、各类电子文件的收集要求四、各类电子文件的收集要求音频型电子文件推荐推荐MP3MP3、WAVWAV格式；格式；同时收集相关采样率等参数同时收集相关采样率等参数；电子文件的归档是档案管理的一个新课题电子文件的归档是档案管理的一个新课题五、电子文件的收集、归档流程五、电子文件的收集、归档流程转换转换原始电子原始电子文件文件标准电子标准电子文件文件移交移交暂存暂存存储器存储器电子文件电子文件登记表登记表备备份份备份备份库库自动登记自动登记归档电子文归档电子文件登记表件登记表归档电归档电子文件子文件逻辑逻辑归档归档脱机下载脱机下载物理物理归档归档扫描扫描拟稿拟稿接收接收电子文件的归档是档案管理
27、的一个新课题电子文件的归档是档案管理的一个新课题六、电子文件的登记六、电子文件的登记电子文件登记表应与电子文件一道流转、归档；要求系统自动生成和填写登记表的大部分信息；在流转中应不断补充信息，并最终生成归档电子文件登记表；登记表建议采用RTF或XML格式。RTFRTF样例样例 XMLXML样例样例电子文件的归档是档案管理的一个新课题电子文件的归档是档案管理的一个新课题六、电子文件的登记六、电子文件的登记电子文件的稿本代码M-草稿性电子文件U-非正式电子文件F-正式电子文件电子文件的归档是档案管理的一个新课题电子文件的归档是档案管理的一个新课题六、电子文件的登记六、电子文件的登记电子文件的类别代
28、码T-文本文件I-图像文件 G-图形文件V-影像文件 A-声音文件O-超媒体链接文件P-程序文件 D-数据文件光盘编号：61-2006.Y-T T-002表示:61全宗,2006年度永久性文本电子文件，光盘序号为002。七、电子文件归档流程七、电子文件归档流程初步鉴定初步鉴定已归档已归档应归档应归档不保存不保存资料资料产成电子文件产成电子文件文本文本图像图像影像影像数据库数据库其他其他收集应归档文件收集应归档文件搜索文件搜索文件集中保存集中保存置已归档标记置已归档标记鉴定和检测鉴定和检测有效性有效性一致性一致性病毒检测病毒检测最后版本最后版本标准格式标准格式分类整理分类整理分类排列分类排列编制
29、档号编制档号补充著录补充著录物理归档物理归档脱机存储脱机存储移交归库移交归库逻辑归档逻辑归档格式转换格式转换初步整理初步整理登记、著录登记、著录电子文件的归档是档案管理的一个新课题电子文件的归档是档案管理的一个新课题3 3个月个月七、电子文件归档流程七、电子文件归档流程电子文件的归档是档案管理的一个新课题电子文件的归档是档案管理的一个新课题物理归档过程：将逻辑归档的电子文件集中、分类整理；拷贝至耐久性好的载体（软盘除外，如只读光盘、一次写光盘等）；复制一式3套（封存保管、查阅使用、异地保存）；贴上载体标签并归库保存。八、归档电子文件的整理八、归档电子文件的整理电子文件的归档是档案管理的一个新课题电子文件的归档是档案管理的一个新课题以件为单位整理同一全宗内可按年度、年度保管期限、年度一保管期限一机构（问题）分类在分类层次下，按类别代码相对集中存储到脱机载体 DA/T 18 DA/T 18 档案著录规则档案著录规则 DA/T 22 DA/T 22 归档文件整理规则归档文件整理规则