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1、Q/WHSG威海水利工程集团有限公司企业标准Q/WHSG-212.005-2014安全生产文件管理制度2014-12-28发布2014-12-30实施威海水利工程集团有限公司发布目次前言II1范围12规范性引用文件13术语和定义14职责14.1总经理14.2分管领导24.3质量安全部24.4项目部25管理活动的内容与方法25.1本制度依据的流程25.2编制25.3审批25.4标识25.5收发25.6评审25.7修订25.8使用35.9保管35.10文件的作废及处理35.11外来文件的管理35.12电子文件的控制46检查与考核47报告与记录4附录A（规范性附录）流程图5附录B（规范性附录）表格样
2、式7前言本制度是按照威海水利工程集团有限公司Q/WHSG-217.002-2014管理制度编写规范给出的规则起草。本制度由威海水利工程集团有限公司安全生产领导小组提出。本制度由威海水利工程集团有限公司质量安全部归口并负责解释。本制度起草人：邹玉海、刘明、李道航。本制度2014年12月首次发布。安全生产文件管理制度1 范围本制度规定了威海水利工程集团有限公司安全生产文件管理的职责、管理活动的内容与方法、检查与考核、报告与记录等要求。本制度适用于威海水利工程集团有限公司安全生产文件管理。2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是
3、不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。SL389-2007 水利水电工程施工通用安全技术规程中华人民共和国水利部令第26号水利工程建设安全生产管理规定3 术语和定义3.1 内部文件指公司的公文、电子文档、企业标准（技术标准、管理标准、工作标准、记录表格等）、技术文件（技术方案、招投标文件、技术图纸等）及其它安全生产规章制度。3.2 外来文件指取自公司外部的国际、国家、行业和地方的法律、法规、规章、标准规范及顾客其他相关要求等。3.3 安全生产文件指各类涉及安全生产的法律法规、公文、信函、规范、程序文件、图样、报告、标准、电子文档等。3.4 电子文件指储存于电脑软盘、硬
4、盘和光盘中的文件。3.5 标准化体系文件按照标准化要求，经公司标准化委员会批准，在公司内部为获得最佳秩序，对活动及其结果规定共同的和重复使用的规则、导则或特定的文件。4 职责4.1 总经理审批重要的安全生产文件。4.2 分管领导审核或批准分管工作范围内的安全生产文件。4.3 质量安全部负责安全生产文件的编制、标识、收发、评审、修订、更新、使用、保管等管理工作；负责安全生产文件的审核、编号、规范和印发，并做好发放记录。4.4 项目部负责与项目相关的安全生产文件的编制、审批、标识、收发、使用、更新、评审、修订、归档、保管等工作。5 管理活动的内容与方法5.1 本制度依据的流程安全生产文件编制归档管
5、理流程（见附录图A.1）。安全生产文件评审修订管理流程（见附录图A.2）。5.2 编制5.2.1 安全生产文件由质量安全部及相关的部门根据需要按照公司文件编制要求进行编制。5.2.2 安全生产标准化体系文件由安全生产标准化建设领导小组，按照标准化建设的具体要求组织编制。5.3 审批5.3.1 安全生产文件编制完成后，经部门领导审核，涉及多个部门时需会签相关部门，由总经理或分管领导批准签发。5.3.2 安全生产标准化体系文件编制完成后，经公司标准化委员会审核，由总经理批准发布。5.3.3 安全生产外来文件，由相关部门搜集、整理、审核并报请分管领导批准发放。5.4 标识安全生产文件发布时应有明确的
6、标识，包括文件编号、发布和实施日期、受控状态、版本号等。5.5 收发5.5.1 安全生产文件由相关部门根据需要拟稿，经部门负责人审核后，总经理签发，由质量安全部统一发放。5.5.2 安全生产文件发放由文件管理部门按批准的发放范围发放，建立“文件（图纸）发放/回收/销毁登记表”（见附录B表B.1），发放时接收人应在“文件（图纸）发放/回收/销毁登记表”上签收。5.6 评审质量安全部每年年底根据国家最新安全生产法律法规变动情况，对公司的安全生产文件进行评审。5.7 修订5.7.1 根据评审情况，安全生产文件需要补充和更改时，由原文件编制部门实施修订。5.7.2 安全生产文件应及时进行更新、修订。使
7、其符合本公司的实际需要，以便保证企业各项工作使用安全生产文件版本的有效性。5.7.3 安全生产文件更改后应按“5.3”规定履行审批手续。5.8 使用5.8.1 需借阅有关文件的，应填写“文件借阅登记表”（见附录B表B.3），由主管部门负责人审批后向资料管理人借阅。5.8.2 需复制本公司有关文件的，应经公司分管领导同意签字后向资料管理人要求复制。5.8.3 调、借、阅有关文件的，必须有登记记录，并在规定期限内及时归还。5.9 保管5.9.1 文件发布后，其正本由发放部门交档案室归档保存。5.9.2 文件的保存方法和期限执行档案管理制度。5.9.3 各职能部门设兼职文件管理员对本部门的文件进行管
8、理，将本部门现行使用的文件列入本部门“有效文件清单”（见附录B表B.2）。5.9.4 文件管理员和文件持有者应妥善保管好文件，保持文件清晰，防止文件丢失、损坏。5.9.5 文件因使用频繁而严重破损，由部门文件管理员向发放部门申请领用或更换。发放部门文件管理员应填写“文件（图纸）发放/回收/销毁登记表” （见附录B表B.1），并在“备注”栏中说明补发原因。5.9.6 文件持有者调离、转岗等原因离开原岗位时，部门文件管理员应及时收回其文件并进行登记。5.9.7 对于计数机上存储的文件应定期分类、整理，同时采取必要的防泄漏、防攻击、防病毒、防丢失等措施。5.10 文件的作废及处理5.10.1 文件作
9、废： 时效性文件在其有效期届满时自动作废； 文件更换版本后，其原版本作废； 文件经评审确定不再需要的予以作废。5.10.2 文件作废通知公司级安全生产文件作废时由质量安全部发出文件作废通知；各部门、各单位文件作废时由其发放部门发出文件作废通知。文件更换版本时，同时注明其原版本作废，不需要再发出文件作废通知。5.10.3 作废文件的处理： 作废文件电子版由该文件发放部门从公司局域网上撤除，并做好记录保存； 作废文件印刷版由文件使用部门或保管部门确认仍有参考价值而需保留的，则在其封面明显位置标识“作废保留”字样后另行存放； 公司文件档案由销毁鉴定小组鉴定，确认无须继续保存的，则由使用部门或保管部门
10、进行回收移交档案室，由综合产按符合环境保护要求的方式确定销毁单位统一销毁并做好记录。5.11 外来文件的管理5.11.1 上级下发的文件、行业来文及兄弟单位来函由质量安全部负责接收，建立接收记录，填写“文件接收记录”（见附录B表B.4），并由质量安全部部长提出拟办意见后，送有关领导批示处理意见。5.11.2 供应商和承包方提供的文件、资料、图纸等由相关部门接收使用。说明书和图纸正本必须提交给档案室保管，按照档案管理制度执行。5.11.3 有关的国家、行业、地方的法律法规、标准，由质量安全部建立获取渠道并在网上公布最新信息。5.11.4 质量安全部每年组织相关部门对外来文件进行评审，补充新文件，
11、以确保外来文件的有效性: 有关安全生产类的由质量安全部评审； 有关生产技术类的由质量安全部评审； 有关财会管理类的由财务部评审； 有关人事管理类的由质量安全部评审； 其它综合类的文件由质量安全部评审。5.11.5 对于已确认作废的外来文件，由各部门文件管理人员按管理范围从使用现场及时撤出（在网上的要进行删除），书面文件的作废要有见证人见证销毁。5.12 电子文件的控制5.12.1 电子文档的管理可参照书面文件管理流程进行。5.12.2 各使用电子文件部门的电子文件，应由使用人员在适当周期内做出备份，备份的电子文件应交各部门指派专人管理；各使用人员或管理人员妥善保管并有杀毒程序，注意防潮、防毒、
12、防磁和保密，防止文件被破坏。5.12.3 对涉及保密的资料，应按保密管理的有关规定执行；应设置权限，经相应的负责人同意后实施，并留有相应的记录。6 检查与考核检查与考核的内容见表1。表1 检查与考核内容序号考核内容考核标准被考核人/岗位考核部门/单位1安全生产法法律法规评审每年一次质量安全部综合事业部7 报告与记录表2给出了执行本制度形成的报告和记录。表2 报告与记录序号编号名称填写单位保存地点保存期限1JL-212.005-01文件（图纸）发放/回收/销毁登记表各部门各部门3年2JL-212.005-02有效文件清单各部门各部门3年3JL-212.005-03文件借阅登记表各部门各部门3年4
13、JL-212.005-04文件接收记录各部门各部门3年5JL-212.005-05技术文件归档记录表各部门各部门3年AA附录A （规范性附录）流程图图A.1 安全生产文件编制归档管理流程图图A.2 安全生产文件评审修订管理流程图BB附录B （规范性附录）表格样式表B.1 文件（图纸）发放/回收/销毁登记表编号：JL-212.005-01文件（图纸）标题文号/图号发文部门发文人发文日期总份数序号收文部门份数签收回收原因回收人回收日期销毁批准人销毁人监销人备注批准人： 审核人： 填表人：表B.2 有效文件清单编号：JL-212.005-02序号文件编号文件名称文件属性归口管理部门实施日期备注批准人： 审核人： 填表人：表B.3 文件借阅登记表编号：JL-212.005-03序号文件名称文件编号借阅单位批准人借阅人借阅日期归还日期备注批准人： 审核人： 填表人：表B.4 文件接收记录编号：JL-212.005-04序号原文号收文日期来文机关文件标题文件日期紧急程度经办人批准人： 审核人： 填表人：表B.5 技术文件归档记录表编号：JL-212.005-05资料名称图纸（张）报告（页）表格归档部门归档人档案接收人归档日期批准人： 审核人： 填表人：_