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1、6SIGMA优化资产采购系统项目计划书一、 项目名称: 优化资产采购系统二、 项目目的: 资产采购从金额上来讲，是行政后勤部第二大费用支出项目，需要加强管理；从客户满意度上来讲，采购业务的客户满意度一直处于较低的水平，有较大的改进空间。本项目主要通过优化采购周期、降低采购成本、提升采购质量三方面提升采购业务的水平，提高客户满意度。 三、 项目目标（交付物）：1. 项目总结报告（附数据、项目各项指标评测）2. 经项目组审核过的采购周期子项目报告3. 经项目组审核过的价格折扣子项目报告4. 标准化的资产采购流程5. 标准化的供应商管理体系（含选择及评估流程）四、 项目范围（POS） 为了降低公司运
2、营成本，提升资产采购业务的运作水平，自2001年9月17日2002年5月31日,在联想集团有限公司京区平台实施优化资产采购系统项目。项目将需工时1816工时，资金投入共计283000元(与节电项目一起，详细数据见第八条资源需求)，项目预期使资产采购周期平均缩短26%、采购折扣率在现有基础上再提升3%的比例，采购合格率提升2个百分点。具体项目指标如下：采购种类项目指标实施前实施后外部采购采购周期平均（平均） （最长）通用类12.5天7天 9天通用类（家具）47.542天 44天通用类(签合同)16天10天 12天 通用类(签合同)（家具）51天45天 47天通用类（采购组） 20天15天 18天
3、通用类（采购组）（家具）55天50天 53天通用类（招投标） 35天28天 32天通用类（招投标）（家具）70天63天 67天专用类(审批建帐周期)4.5天2.5天内部采购采购周期办公用机9天5天 7天C类内部领用（有现货）11天5天 9天C类内部领用（订单生产）-服务器41天35天 39天C类内部领用（订单生产）- 其他27天20天 29天外部采购通用类资产（详见附件四）折扣率现状折扣率目标家电类10. 8%13%照/摄相器材类25.2%29%计算机外设类7.5%11%办公设备类32%35%专用类资产（详见附件五）折扣率现状折扣率目标网络设备17%18%软件54%60%外设18%20%电力设
4、备14%20%生产设备18%20%仪器仪表17%20%通讯视频8%15% 五、 项目组成员及其职责姓 名职责倡导者（发起人）李淑明1、项目预算及全体人员的管理；2、批准任命leader及项目的时间、成本、工作范围；3、指导、培训项目leader；项目管理者北京厂制造技术发展处Team Leader彭代莲江建兵1、 对项目的最终结果负责；2、 负责对项目组成员所需6sigma知识和工具进行培训和指导；3、 牵头制定项目计划并推动项目按计划实施；4、 负责项目组成员在项目工作中的绩效考核。核心成员熊久红赵萱协调资源，将6SIGMA的推进与处内其他业务及项目融合起来；将项目组成员表现列入绩效考核。刘
5、靖赵卉负责子项目“提升采购价格折扣及一次到货合格率”。负责价格折扣指标的建立及数据收集；供应商考评体系的确立、渠道梳理；组织与供应商的谈判和签约；可打包采购资产的梳理及数据提供；拟定招投标文件并组织招标；客户需求分析；找标杆；对价格折扣率、采购合格率指标负责。赵卉负责专用类资产采购流程的优化。杜青负责子项目“缩短采购周期”。采购周期各项指标建立及数据收集；客户需求分析；优化通用类资产采购流程；建立采购流程中各岗位的作业标准；对采购周期指标负责。赵雪峰负责收货环节的控制及数据收集，一次到货合格率及返修率数据的提供。李秀芳负责收集汇总专用类采购周期负责汇总专用类采购周期数据；审核内外部采购原始数据
6、，优化建帐环节及信息化系统。其他项目组成员刘凤姣负责报销环节的优化及数据收集。杨振营 赵英刚潭丽华 陈霆蒋克平 李秀云冯凤英 张聪杰陈晓真 郭欣按规范填写原始数据收集表单，辅助自己的直接主管完成项目职责。六、 项目推进计划WBS DICTIONARY（见附件二）项目甘特图（见附件六）标注里程碑资产采购项目里程碑制表日期: 2001/9/11 制表人: 江建兵 负责人:杜青、刘靖、赵卉里程碑交付物完成日期责任人最终成果100%1 项目总结报告（附数据、项目各项指标评测）2 经项目组审核过的采购周期子项目报告3 经项目组审核过的价格折扣子项目报告4 标准化的资产采购流程5 标准化的供应商管理体系（
7、含选择及评估流程）6. 渠道现状分析报告2002/05/012002/05/012002/05/012002/05/012002/05/252002/05/25江建兵杜青刘靖杜青/赵卉刘靖赵卉/刘靖中期目标75%1. 采购周期新数据采集及分析报告 2. 修订后的资产采购流程，通过审批3. 采购技能培训教材，实施培训4. 采购周期指标分析报告（应达到平均周期再次缩短:通用类2天、专用类1天、内部领用1.5天）5. 采购价格折扣、采购合格率指标的跟踪报表6. 价格折扣等指标的分析报告（指标包括价格折扣、采购合格率，此时价格折扣应已达到项目预期即提升了3个百分点）7. 供应商季度评估报告2002/0
8、3/012002/03/012002/03/012002/03/012002/03/012002/03/012002/03/01杜青杜青杜青杜青刘靖/赵卉刘靖/赵卉赵卉/刘靖中期目标50%1. 对确立为谈判对象的供应商的考察报告2. 与供应商签署的合作协议3. 大金额采购招标的标书样本及招标报告4. 建立优化后采购周期的新的数据采集体系5. 对于新采购流程的宣贯培训教材，培训实施6. 审批完的新流程，投入实施2002/01/012002/01/012002/01/012001/12/012001/12/012001/12/01赵卉/刘靖赵卉/刘靖赵卉/刘靖杜青杜青杜青中期目标25%1. 采购周
9、期数据采集体系（指标定义、数据收集表单、收集制度、测算方法等） 2. 采购流程优化的需求调研报告3. 梳理完的流程（以对流程进行了优化，并向上报批）4. 新流程下采购周期的分析报告（应达目标周期平均缩短:通用类3天、专用类1天、内部领用2.5天）5. 价格折扣率、采购合格率指标的收集体系（指标定义、数据收集表单、收集制度、测算方法等）6. 通用类价格折扣现状及改进目标报告7. 专用类价格折扣现状及改进目标报告8. 通过报批的供应商管理规范9. 供应商原始数据分析报告（通过分析数据,确立下一阶段的谈判对象及谈判计划）10. 客户需求报告2001/10/302001/10/302001/10/30
10、2001/10/302001/09/302001/09/302001/09/302001/10/302001/10/302001/10/30杜青杜青杜青/赵卉杜青赵卉/刘靖刘靖赵卉刘靖赵卉/刘靖赵卉/刘靖七、 项目标志 第四项项目描述中的各项指标均达成，并给出第三项项目交付物中的5项交付物即标志着项目的成功。八、 项目资源需求及收益预测资源需求：项目从2001年9月17日开始至2002年5月31日结束，预计投入工时1816工时、 资金投入： 与节电项目一起共需资金：共计283000元 外部培训（咨询公司）20万元； 内部培训（二次培训及采购技能培训）：3万元； 差旅费（2人6次）：48000元
11、活动费（项目中期及终期，顺利完成项目计划和目标时使用）：5000元收益预测：直接收益：价格折扣的提高节约了采购成本 -2000万*3%=60万 从2001年5月份以后每年可节约-22000万*3%=660万间接收益：采购周期平均缩短了26%，审批环节的签字人次减少，可大大节约 采购的人工成本；采购合格率的提高也会有效降低人工成本；以上指标的改善会大大提高采购业务的客户满意度。对部门持续改善的贡献：1. 形成了标准化的资产采购流程及供应商管理体系2. 摸索了6sigma项目管理的方法，积累一定的经验，可供其他业务处参考；3. 培养了一些具有6sigma理念、善用6sigma工具解决问题的团队，为
12、后续推动6sigma的应用起到促进作用；九、 项目的柔性：时间（最小） 资源 （中） 范围（最大）十、 项目风险管理计划资产采购项目风险表表1风险号严重度发生的频度可探测程度总体威胁1流程审批时间长HHHH2原始数据不准确HHMH 核心成员流失HMLH相关部门协调失败HMHM5成员渎职MMHM表2风险号预防行动应急行动起动信号起动人员1领导层在流程讨论的关键阶段介入沟通，启动临时性操作办法流程签批在计划时间内无结果刘靖/杜青2加强数据采集过程的监控抽查力度核对原始数据抽查时发现5%数据不符刘靖/赵卉/杜青3加强沟通、明确项目意义及对自身影响，准备后备人员后备人员接手核心成员流失熊久红获得上层领
13、导支持上层协调项目组协调失败江建兵5培训和教育，建立监督检查机制，准备后备人员沟通，后备人员接手未按计划完成阶段目标江建兵十一、 团队公约1、 计划阶段1.1 沟通形式：会议、邮件1.2 参加人员：核心成员-熊久红、赵萱、杜青、刘靖、赵卉、李秀芳、赵雪峰1.3 完成时间：2001年9月17日1.4 成果：经批准的总项目计划书、各自职责的甘特图。2、 实施跟踪阶段2.1 在计划完成时间内对进展进行交流，遇困难或新问题时随时沟通；2.2 由各任务的责任人按时完成实施各阶段的回顾及分析报表，提交江建兵；2.3 由江建兵汇总阶段成果，提交倡导者。3、 对项目计划和目标的调整：调整流程：如因特殊原因需对
14、计划或目标进行调整，核心成员以数据为基础提出理由和建议，经项目组讨论，评估影响，达成一致后交项目管理者和倡导者批准，只有经项目管理者和倡导者批准后的变更方可生效。4、 项目文件管理4.1 需要存档的文件：凡是与项目相关的具有保存或参考价值的文件，如不同版本的项目计划书、项目原始数据记录表格、流程文件、管理规定文件、调查报告、分析文件；项目成员参加会议考勤记录、项目会议纪要等。4.2 文件存档的方式：电子、纸质5、 沟通机制5.1 会议：l 核心成员每周五上午9：3010：30召开一次例会，进行项目进展回顾，并商讨解决存在的问题；必要时组织临时会议；l 向倡导者汇报：两周一次，遇重要问题的决策时
15、，组织临时会议；l 会议的通知、会议室及仪器等的预订和准备、会议纪要等由核心成员轮流负责；l 因故不能参会者，需征得项目LEADER的同意；l 会议纪要在会后一个工作日内发相关人员。5.2电话/邮件：随时将本人所负责的工作进展通报项目组全体核心成员。6、 项目组成员的绩效考核6.1 比重：根据参与程度的不同，占个人绩效考核的一定比例（该比例应不低于个人季度工作计划中6sigma项目工作所占的比重）；6.2 依据：个人计划是否按时按标准完成；是否对项目各项资料和成果进行认真整理归档；会议、活动是否按时参加，是否积极发表意见；遇问题时是否及时交流；是否学会使用6sigma工具及PROJECT软件。
16、6.3 方式：以参与评价的方式体现在季度绩效考核表中。7、 团队成员承诺：7.1 使用6sigma语言、团队协作、知识与经验共享。7.2 严格按计划推进，出现突发事件及时沟通汇报，收集准确数据。8、 争议解决：在项目执行过程中，如果出现争议首先由TEAM LEADER与项目组核心成员进行协调评判，不能解决争端则上交项目管理者及倡导人处理。十二、 项目计划确认和批准项目成员对本项目计划的签字确认：SPONSOR批准本项目计划：附件：附件一：技术术语定义及收集制度 附件二：资产采购项目WBS表 附件三：采购周期现状过程图（家具和通用类资产采购过程图、内部领用过程图（研发成品类）、专用类资产采购过程图）附件四：通用类价格折扣现状及目标数据附件五：专用类价格折扣现状及目标数据附件六：资产采购各子项目甘特图