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1、文书档案一、文书档案概述 文书档案又称党政档案、行政档案、管理性档案，它是机关、组织、企事业单位和个人在从事社会管理活动中形成的具有保存价值的文字材料。它主要由法规性文件和行政性文件转化而来。文书档案整理方法 文书档案整理的两种方法：1、传统的文书档案整理方法。一般2003年以前整理的档案都是此方法，部分企业、村也在延用此方法。体现的是“卷”。2、归档文件整理新方法。2003年后各级机关、事业单位都采用的都是归档文件整理新方法。体现的是“件”。执行标准：中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则 DA/T222000v归档文件：是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各
2、种纸质文件材料。通用文件材料文书档案（归档文件）科技文件材料专用文件材料科技档案会计档案、业务档案、人事档案等v归档时间要求：规划要求，归档文件必须在次年的第一季度完成归档工作。简化整理方法，也遵循“随办随归”原则。即“办”是指导归档文件办理完毕，“归”是指整理后归档入盒。随办随归应在分类方案确定后，按文件材料形成时间进行归档。工作中，为缓解档案人员工作压力，推荐使用此方式归档。归档文件的范围v根据国家档案局第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表，归档范围体现了“以我为主”的原则，重点是本级机关的文件。各单位平时注重归档“红头”文件而忽视“白头”文件，这是归档一大误区。重点要注重人、
3、事、产权、债务关系方面的材料归档。v归档文件材料v 1、上级业务主管机关颁发的需要执行的文件材料，会议材料。v 2、上级党委政府和上级非隶属机关颁发的属本机关职能并要执行的文件材料。v 3、本级党委政府和同级机关颁发涉及本机关职能或任免、奖惩的文件材料。v 4、本级机关形成的文件材料。v 5、下级机关报送的重要业务问题材料，年度总结、统计表及重要专题报告材料。v不归档文件材料v 1、上级业务主管机关关于任免、奖惩非本机关人员的文件材料；发来供参考的抄件；征求意见搞及临时性的事务文件（如会议通知、报材料等）。v 2、本级党委政府和同级机关颁发的非本机关职能并不需执行的材料。对于非本机关职能需要执
4、行的材料，可作10年归档，也可作资料保存，各单位视情况而定。v 3、本级机关重份文件；未经讨论通过或领导签批的文件；抄录供参考的文件；内部抄送不履行公文程序的文件；本机关领导人兼任外机关职务形成的与本机关职能无关的文件。v 4、下级机关报送的一般性文件材料；越级上报，不需办理的文件（如报告、简报等）。每份文件都有其价值。对其价值进行鉴定是归档整理的重要环节。一般有两个阶段：即资格审定和生存期划定。资格审定就是确定文件材料是否归档 生存期划定就是划定归档文件的保管期限。归档文件的保管期限根据国家档案局第8号令要求分为：永久、30年（长期）、10年（短期）一般规律：上级10年多、永久次之；本级永久
5、多、30年次之；下级10年多，30年次之；同级永久多、10年次之。归档文件划分期限v永久保存的材料范围v1）、上级业务主管机关制发的属于本机关主管业务的重要政策、规章性文件材料（长期执行的业务文件）。v2）、本机关制定或代同级党委、政府起草本机关业务，由同级党委、政府颁发，属于政策法规性的、处理重要问题的文件材料。v3）、本机关形成的年度工作总结、计划、报表，大事记、组织沿革、年鉴、重要制度等。v4）、本机关形成的反映全面业务工作的重要情况汇报，重要数据材料，重要的请示（业务问题）和上级机关的批复。v5）、本机关房屋买卖、土地征用、全要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。v6）、本机关和上级
6、机关及相关机关关于本机关机构成立、变更、启用印章、人员任免、编制、获县级（含）以上表彰、受警告（不含）以上处分的等文件材料。v7）、本机关人事考核、干部职工调动手续、职工名册、党团工会等工作形成的重要材料、职工录用、转正、定级、调资、辞退、离退休、死亡、抚恤等方面的文件材料。v8）、本机关召开重要会议、举办重要活动、外事活动形成的文件材料（不含典型材料、交流材料和简报）。v9）、本机关行政执法管理、执法检查、审批、审查、核准及发放20年（含）以下许可证等活动中形成的文件材料。v10）、同级机关和下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。v30年保存的材料范围v1）、本
7、机关制发的一般业务问题文件、一般业务问题的请示与上级批复。v2）、本机关召开一般会议的文件材料，召开重要会议的典型材料、交流材料和简报。v3）、本机关核发20年以下许可证中形成的文件材料。v4）、本机关人事管理方面的文件材料，受县级以下表彰和受警告处分的文件材料。v5）、本机关日常管理中形成的一般文件材料，一般性工作报告、总结、统计报表等。v6）、下级机关报送的重大问题的文件材料。v10年保存的材料范围v1）、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料。v2）、上级机关或同级机关制发的非本机关业务，但要长期贯彻执行的文件材料。v3）、同级机关或下级机关有关一般性业务问题的来函、请示与本机
8、关的复函、批复等文件材料。v4）、上级业务主管机关召开会议的总结、讲话等文件材料。v5）、本机关一般性事务文件材料。v6）、本机关编印的简报、刊物。v7）、本机关电话记录、安全亡记录等记录材料。v8）、下级机关报送的重要的总结、报告、统计表等。二、简化整理方法整理 整理原则是：遵循形成规律、保持有机联系、区分保管期限、便于保管利用。执行标准：归档文件整理规则（DA/T 22-2000）和湖北省归档文件整理实施细则（鄂档规20117号）。简化整理，深化检索，方便档案信息化。确定分类方案v归档文件按三种分类方法分类：即分年度、分保管期限、分机构（问题）。v我县各单位拟确定三种分类方案：1、年度机构
9、保管期限 2、年度问题保管期限 3、年度保管期限v年度机构保管期限。适宜产生档案材料多，内设机构稳定，且机构不多，各机构之间形成的材料数量相当。2008年办公室政工股业务股永久30年长期10年短期永久30年长期10年短期永久30年长期10年短期v年度问题保管期限。适宜档案数量多，内设机构多且不稳定。我县多数大单位采用此方案。2008年综合类组织人事类业务类永久30年长期10年短期永久30年长期10年短期永久30年长期10年短期v年度保管期限。适宜档案数量少（一般一年不到300份）。我县多数小单位采用此方案。2008年永久30年长期10年短期归档文件整理步骤v1、分年度 按文件形成的年度分开，即
10、按文件形成的日期分。但有以下特殊注意：1）跨年度会议，归入会议闭幕年；2）跨年度的案件，归入办结年；3）跨年度的请示、批复，归入批复年（归档整理前收到的批复）；4）几份文件作为一件时，以最前面的文件日期为准。v2、分类v 分类之时，要确定好“件”。即是以“件”为单位分类。v 确定“件”的原则：单份文件，一份为一件；文件的正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复印件为一件；转发文与被转发文为一件；各种报表、名册、图册、书刊等一册（本）为一件；来文与复文为一件，请示与批复可为一件。文件处理单应与归档文件作为一件。法律文件的历次定稿单独作为一件。v按上面确定好了的分类方案进行分类，三级分类的要分
11、类再分期限；二级分类的只分期限。v3、确定期限v 根据每“件”归档文件反映的内容，按期限划分的要求，确定每“件”归档文件的期限。2007年以前的归档文件，按永久、长期、短期划分，2007年（含）以后的归档文件，按永久、30年、10年划分。v4、归档文件的装订 以“件”为单位装订，装订方法用斜口袋或扎线装订。数字化前，可采用斜口袋装，数字化后，须扎线装。装订前的准备工作。破损文件要修补；去掉金属物；传真件要复制；超大幅要折叠。以件为单位进行编号，页号编在文件在正面左下角（反面右下角），有字编，无字不编，每件从“1”编起，原已有页号的可不编。有文件处理单的一并编号，文件处理单在装订时，放在文件后面
12、装订。永久、30年（长期）装订，10年（短期）保持原状。斜口袋装订后，要将文件形成日期和总页数填在斜口袋上，方便后期录入目录。v5、盖归档章和填写相关栏目v 归档章盖在文件上端靠右空白处。归档章样式长4.5厘米、高1.6厘米。可用归档章盖，也可用打印机打出来。T0122008综合类30年T0122008永久全宗号年度室件号机构问题期限馆件号T01220080230年v6、归档文件的排列v 归档文件要求在最低一级类目下按事由原则排列。按我县所设定的三种分类方案，最低一级类目下，就是在同一保管期限下排列。v 同一事由的文件材料排列在一起，同一事由内的文件材料可按重要程度或时间排列。v 不同事由的文
13、件材料，可按时间顺序排列（随办随归）、文号排列、重要程度排列等等。v7、编室编件号v 在最低一级类目下（即同一保管期限下），从“1”开始编号。一件文件编一个号，不重不漏。不现类别不同期限不能连续编号。T0122008 1综合类30年T0122008 2综合类30年v8、录入目录数据库并建立归档文件目录件号责任者文号题名日期页数备注1团风县档案局团档20125号关于开展档案执法检查的通知201205143目录和数据库一般要求以电子表格（“XLS”格式）建立。建立数据库时，还应著录保管期限、归档年度、全宗号、分类代号（有分类单位）。一般要求同目录一起建立。归档文件目录目录数据库格式此为页面分界线v
14、8、录入目录数据库并建立归档文件目录v著录时应注意的几项内容：v 1）责任者：该件文件的作者或发文单位。发文单位超过两个以上的，只填写两个单位，即文号单位和本单位（上级的填写本机关上级单位）单位之间用“；”号隔开。责任要用全宗或通用简称，不能使用“本局”、“本镇”、“本所”等无实质内容的称谓。v 2）题名：包含责任者、问题和名称。只有一个时照抄；有副题名和并列题名时，主题名能反映内容的，不抄，否则要照抄；无题名或题名不能揭示内容的，要自拟题名并加“”；单个会议记录要注明会议时间和主题。v 3）文号。文件编号，有则填、无则不填。v 4）件号。按所编件号，著录。v 5）日期。该件文件的日期。用8位
15、数字表示。如20080215，即是2008年2月15日。无日期的要尽可能考证出日期，确实考证不出的，以“0”填充。v 6）页数。该件文件的总页数，含文件处理单。v 7）档号。该件文件的档号。由全宗号年度机构（问题）代号保管期限代号件号组成。二级分类的就无机构（问题）代号这项。例：T0152008023012或T0152008Y15。v 8）备注。一般填写密级。如机密、秘密等。有则填，无则不填。v在制作归档文件目录时，还要制作“归档文件目录封面”，为提高手工检索效果，还应制作“归档文件目录索引表”，一本目录从“1”开始编流水号。归档文件目录 全宗名称：团风县档案局 年 度：2008年 保管期限：
16、永久 机构（问题）：序号年度类别代码类别名称保管期限页号件数备注1200801综合类永久12530年330v9、装盒v 装盒原则：按件号顺序装号；不同类别不能装入同一盒，不同保管期限不能装入同一盒。v 利用时，要及时按件号顺序归位，不能错位。v10、填写盒封面、背脊和备考表v 档案盒封面只填写：全宗名称。如“团风县档案局”。v 盒背脊可用“牛皮纸”打印粘贴。本盒基本情况：整理人：检查人：年 月 日 全 宗 号 T015 年 度 2008 保管期限 30年 机构（问题）起止件号室编件号 125馆编件号 盒 号 团风县档案局盒背脊按要求填写，盒号不编。备考表每盒一份，填写盒内文件材料需要说明的情况
17、，如破损、修补、移出、销毁等。如没有内容填写，可只注明整理人、检查人和归档日期。v11、排列上架。v 排列上架要求：一个年度排列在一起，年度下按类别分类的，同一类别排列在一起，再排保管期限。如未按类别分，在年度下，只按保管期限排列。柜架上排列顺序：从左至右，从上至下。v 排列后，可用铅笔编写盒号。盒号从“1”编起，下年度可连续编排。三、传统立卷整理方法 立卷整理原则是：保持文件有机历史联系、充分利用原有基础，区分保管期限、便于保管利用。执行标准：文书档案案卷格式（GB/T 9705）此方法逐步在退化，一般在村级和基层站所适用。文书立卷整理步骤v1、分年度 同简化整理方法分年度一样。但注意文件的
18、针对年度，要放入针对年度立卷。如2011年表彰2010年，放入2010年度归档，2010年下发2011年计划，放入2011年度归档等。v2、设置类目分类 要求：界限清楚，不交叉不重叠，保持连续性，不要轻易变动。一般有两种设置类目方法，即机构设类、问题设类。机构设类：即有几个内设机构，设置几个类。适用内设机构少，且稳定的单位。如：办公室室、政工股、业务股。问题设类：即按单位职能性质，设置几个类。一般都适合此方法设类。如：综合类、组织人事类、业务类。v 村级或乡镇站所，每年立卷材料不多，可以不设置类目。但要注明每卷材料所属范畴。如：党建、民主管理、财务管理、换届选举、专项活动（“三万”活动、人口普
19、查、土地承包等）等等。无需每年的名称都一样。v 根据文件材料的内容，将归档文件材料分到各自相对应的类目。在实际工作中，有些材料因分类人员认识上的偏差，认为两个类别都可放时，确定好放一个类，并一直坚持。v3、组卷 要求：保持文件之间的有机联系。指文件在形成和办理过程中形成的固定关系。主要表现在来源、时间、内容和形式等方面的联系。如：一项活动、一个检查、一个案件、一个机构、一次会议等。组卷过程，就是把相联系的文件材料，组成一个一个案卷的过程。v组卷方法：按立卷“六特征”组卷。即问题、作者、名称（文种）、时间、通迅者、地区特殊组卷。v在实际工作中，往往几个特征综合运用。特殊运用越少，组卷质量越高，检
20、索准确率越高。如：某某单位2002年党组会议记录。此运用了作者、时间和名称三个特殊。v4、草拟案卷标题并确定期限 此项工作可同组卷同时进行。就是用一张草稿纸，对组好的一个案卷，草拟一个案卷标题，并确定此卷的期限。综合类 湖北省档案局、黄冈市档案局关于团风县2011年机关档案目标管理省特级、省一级、省二级晋升复查的批复 永久v拟写案卷标题原则：能反映揭示本卷文件材料的内容。格式：责任者+内容+名称。标题字数不宜超过50个字。案卷标题是短句，不能打句号。湖北省档案局、黄冈市档案局关于团风县2011年机关档案目标管理省特级、省一级、省二级晋升复查的批复 划定保管期限：按文书档案划定保管期限规定，确定
21、此卷的期限。一卷文件中，期限就高不就低，就是指就最高期限那份文件的期限。责任者内容名称v5、卷内文件排列编号 卷内文件材料，按事由结合重要程度和时间排列。底稿和文件处理单，排列在该文件后面。v6、卷内文件编页号 一卷内文件从“1”开始编页号，页号编在正面右上角，反面左上角。有字编，无字不编，不重号，不漏号。v7、编写卷内文件目录 同归档文件目录相似。区别在页号上，每份文件编起页号，最后一份文件编起止页号。如用电脑打印，用电子表格制作，方便数据库建立。序号责任者文号题名日期页号备注1团风县档案局团档20125号关于开展档案执法检查的通知2012051412黄冈市档案局黄档20127号关于建立档案
22、执法年检制度的通知2012031548文书档案卷内文件目录v8、取掉金属物及修补破损文件 卷内文件不能有金属物，破损文件要装裱。v9、制作案卷封面及封底 案卷采取硬卷皮或软卷皮。一般现在用软卷皮，纸张采取无酸牛皮纸。如用硬卷皮，可先装订，再填写封面，以免材料散失。将草拟的案卷标题抄写或打印在封面上，并填写起止日期、件数、页数、期限等项。软卷皮封面，A4纸幅面制作。案卷起止时间指：本卷文件材料最早时间和早晚时间。团风县档案局综合类 团风县委、县政府、县档案局关于机关、乡镇档案工作，执法检查的通知、通报、汇报自2011年3月至2011年12月保管期限永久 本卷共 8件 32页归档号卷内备考表全宗号
23、目录号案卷号T005W152本卷基本情况：立卷人：检查人：立卷日期：卷内备考表填写，同简化整理方面一样。备考表也可单独制作，不印制在封底上。v10、装订案卷 采取“三孔一线”方法装订。硬卷皮装订，保证档案材料右下齐；软卷皮装订，保证档案材料左下齐。v11、案卷排列 永久、30年（长期）混合排列，10年（短期）单独排列。同一年的案卷排列在一起，同一类别的案卷排列在一起，同一问题的案卷排列在一起。12、编案档号 案卷号：永久、30年（长期）混合编流水号，10年（短期）单独编流水号。行政村考虑到案卷的不稳定性，每年单独编流水号。目录号：文书档案以“W”代表，从“1”号目录开始，如“W1”代表文书档案
24、第1号目录。全宗号：档案馆指定的代号。没有就不填。v13、编制案卷目录 和建立案卷级目录数据库 案卷号案卷题名起时间止时间件数页数期限备注1团风县委、县政府、县档案局关于机关、乡镇档案工作，执法检查的通知、通报、汇报2011050320111220525永久文书档案案卷目录案卷级目录数据库在目录的基础上，还需著录归档年度、目录号、全宗号、类别名称（没设类的不著）。文书档案案卷级目录数据库式样v案卷目录编制好后，装入目录夹中，放检索柜备查。v14、装盒。软卷皮档案，全部装入档案盒中，填写好盒背脊各必要项。分别是全宗号、年度、目录号、案卷号、期限等。盒背脊可用“牛皮纸”打印粘贴。v15、档案上架 按案卷号的顺序，将档案装入档案柜架上。排列顺序从左至右，从上至下。谢谢大家！