《怎样写好邮件ppt课件.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《怎样写好邮件ppt课件.ppt（16页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、寒假来临，不少的高中毕业生和大学在校生都选择去打工。准备过一个充实而有意义的寒假。但是，目前社会上寒假招工的陷阱很多怎怎样样写写好好邮邮件？件？1寒假来临，不少的高中毕业生和大学在校生都选择去打工。准备过一个充实而有意义的寒假。但是，目前社会上寒假招工的陷阱很多vv 主主主主主主 旨旨旨旨旨旨 邮件什么时候用得到？邮件什么时候用得到？写邮件要注意的基本要素写邮件要注意的基本要素?注意事项及邮件分类注意事项及邮件分类其他写邮件注意的问题与技巧其他写邮件注意的问题与技巧寒假来临，不少的高中毕业生和大学在校生都选择去打工。准备过一个充实而有意义的寒假。但是，目前社会上寒假招工的陷阱很多邮件的重要性件
2、的重要性|什什么么时候用候用邮件件 作为职场人士，邮件是用来沟通的主要通道之一作为职场人士，邮件是用来沟通的主要通道之一.电子邮件具有方便、电子邮件具有方便、快捷、高效、全天候、廉价性的特点，因此越来越多的被应用于办公。快捷、高效、全天候、廉价性的特点，因此越来越多的被应用于办公。怎么样写好一封邮件？如何要表达清楚自己要表达的内容，是大家需怎么样写好一封邮件？如何要表达清楚自己要表达的内容，是大家需要去注意与学习的，这也提升自我水平的一种锻炼，所以大家在平日里要去注意与学习的，这也提升自我水平的一种锻炼，所以大家在平日里就需要从小小的一封邮件开始，不断的训练自己。就需要从小小的一封邮件开始，不
3、断的训练自己。日常工作中何时要用到邮件？日常工作中何时要用到邮件？-需要作正式报告需要作正式报告 -难以用口头表达清楚的事项难以用口头表达清楚的事项 -通知通知|信息信息|指示等传递指示等传递 -寻求上级或其他部门的批准或确认寻求上级或其他部门的批准或确认 -对于重要事项的口头沟通后的确认对于重要事项的口头沟通后的确认寒假来临，不少的高中毕业生和大学在校生都选择去打工。准备过一个充实而有意义的寒假。但是，目前社会上寒假招工的陷阱很多写写邮件的基本要素（一）件的基本要素（一）严格来讲职场中常用严格来讲职场中常用5W5W来衡量一封邮件的好坏，作为同事来讲至少具备来衡量一封邮件的好坏，作为同事来讲至
4、少具备3 3个个WW才能基本上写清楚邮件。才能基本上写清楚邮件。1.Who1.Who（谁）（谁）你这封邮件到底是要写给谁的？你自己是谁？你这封邮件到底是要写给谁的？你自己是谁？若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不
5、知道你是谁还得拉到最后看。就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。寒假来临，不少的高中毕业生和大学在校生都选择去打工。准备过一个充实而有意义的寒假。但是，目前社会上寒假招工的陷阱很多写写邮件的基本要素（一）件的基本要素（一）2.What 2.What（什么）（什么）这是一封邮件的灵魂，这里包含邮件的主题与正文及这是一封邮件的灵魂，这里包含邮件的主题与正文及附件，你究竟要告诉别人什么？附件，你究竟要告诉别人什么？-主题：主题是一封邮件的点睛之笔，写清楚了例于主题：主题是一封邮件的点睛之笔，写清楚了例于“关于关于XXXXXX问题的问题的解决方案解决方案”或或 “XXXXXX事项的跟进分析事项的跟
6、进分析”能让收件人一眼就看到你想能让收件人一眼就看到你想表达什么，以便于别人能抓住你邮件的重点。表达什么，以便于别人能抓住你邮件的重点。-附件：附件：1.1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件 2.2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理载后管理 3.3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 4.4.附件数目不宜超过附件数目不宜超过4 4个，数目较多时应打包压缩成一个
7、文件个，数目较多时应打包压缩成一个文件 5.5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用 6.6.如果附件过大（不宜超过如果附件过大（不宜超过2MB2MB），应分割成几个小文件分别发送，），应分割成几个小文件分别发送，备注：能在正文中说明的问题一定不要添加附件备注：能在正文中说明的问题一定不要添加附件 寒假来临，不少的高中毕业生和大学在校生都选择去打工。准备过一个充实而有意义的寒假。但是，目前社会上寒假招工的陷阱很多写写邮件的基本要素（一）件的基本要素（一）2.What 2.What 正文内容：语言得体、思路清晰、
8、问题明确、逻辑明了。邮件正文内容：语言得体、思路清晰、问题明确、逻辑明了。邮件的正文还要注意对开场语，对收件人表示应有的礼貌与问候。的正文还要注意对开场语，对收件人表示应有的礼貌与问候。-语言得体语言得体 是要求在写邮件时，要恰当的表达自己的思想，针对不同的是要求在写邮件时，要恰当的表达自己的思想，针对不同的收件人，正文的言语态度也要有所区分，千万别千篇一律的。收件人，正文的言语态度也要有所区分，千万别千篇一律的。（1 1）.不建议在给他人的邮件上打很多不建议在给他人的邮件上打很多“！”或或“？”（2 2）.Email.Email正文多用正文多用12341234之类的列表，如果事情复杂，最好之
9、类的列表，如果事情复杂，最好1 1、2 2、3 3、4 4 的列几个段落进行清晰明确的说明。保持每个段落简短不冗长。的列几个段落进行清晰明确的说明。保持每个段落简短不冗长。（3 3）.一次邮件交待完整信息一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么再发一封什么“补充补充”或者或者“更正更正”之类的邮件之类的邮件.寒假来临，不少的高中毕业生和大学在校生都选择去打工。准备过一个充实而有意义的寒假。但是，目前社会上寒假招工的陷阱很多写写邮件的基本要素（一）件的基本要素（一）(4).(4)
10、.注意注意EmailEmail的论述语气的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。请、谢谢之类的语句要经常出现。(5).(5).合理提示重要信息合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓一些信息进行提示。
11、合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。不住重点，影响阅度。(6).(6).合理利用图片，表格等形式来辅助阐述合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，会更加简洁明了。清楚。如果配合图表加以阐述，会更加简洁明了。寒假来临，不少的高中毕业生和大学在校生都选择去打工。准备过一个充实而有意义的寒假。但是，目前社会上寒假招工的陷阱很多写写邮件的基本要素（一）件的基本要素（一）(7).(7).不要动不动使用不要动不动使用 笑脸字符，在商务信函
12、里面这样显得比较轻佻笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻 （8 8）.邮件正文最好不要超过两种字体或两种颜色，字体与字号要合邮件正文最好不要超过两种字体或两种颜色，字体与字号要合适，中文老实点用宋体或新宋体，英文就用适，中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana Verdana 或或 Arial Arial 字型，字字型，字号用五号或号用五号或1010号字即可。另外就是注意邮件段落间的距离，不要几段号字即可。另外就是注意邮件段落间的距离，不要几段话都挤在一起，影响阅读。话都挤在一起，影响阅读。（9 9）.对于要求电话回复的邮件，在正文结尾处一定要添加上自己的对于要求电话回复的邮件，在
13、正文结尾处一定要添加上自己的联系方式。联系方式。寒假来临，不少的高中毕业生和大学在校生都选择去打工。准备过一个充实而有意义的寒假。但是，目前社会上寒假招工的陷阱很多写写邮件的基本要素（一）件的基本要素（一）3.Why 3.Why（原因）（原因）邮件发出来是希望得到别人的回复与处理支持，（这也是邮件发出来是希望得到别人的回复与处理支持，（这也是你为什么要发邮件的原因）。你在邮件的最后说明清楚需要得到别人怎你为什么要发邮件的原因）。你在邮件的最后说明清楚需要得到别人怎样的回复与帮助。样的回复与帮助。4.When 4.When（何时）如果对方处理的事情，要找准时间。（何时）如果对方处理的事情，要找准
14、时间。一般来讲，客户都不大喜欢在周五收到急需处理的邮件，周一来讲一般一般来讲，客户都不大喜欢在周五收到急需处理的邮件，周一来讲一般是一周中最忙的时候，大量的会议、事情需要处理，如果这里发个需要是一周中最忙的时候，大量的会议、事情需要处理，如果这里发个需要客户马上处理的邮件，客户可能不会太注意看，即使有回复，可能也很客户马上处理的邮件，客户可能不会太注意看，即使有回复，可能也很潦草。潦草。寒假来临，不少的高中毕业生和大学在校生都选择去打工。准备过一个充实而有意义的寒假。但是，目前社会上寒假招工的陷阱很多写写邮件的基本要素（一）件的基本要素（一）5.Whatever 5.Whatever（任何任何
15、.的事物）的事物）要求大家发邮件注意的一些方式细节。除要求大家发邮件注意的一些方式细节。除非是有必须让对方读到的理由，如价格调整通知，变更告知信函，否非是有必须让对方读到的理由，如价格调整通知，变更告知信函，否则，尽量不要运用强制的则，尽量不要运用强制的“要求回执要求回执”选项选项.n 没必要设置自动回复，没必要设置自动回复，正文的开头和结尾一定要有问候词与结束语，这正文的开头和结尾一定要有问候词与结束语，这样才会给人整个邮件是完整的印象。样才会给人整个邮件是完整的印象。n 不要用过于花哨的信纸和背景，不要用过于花哨的信纸和背景，n 如果附件文件的格式不太常见，请务必在正文中说明，以免对方以为
16、是如果附件文件的格式不太常见，请务必在正文中说明，以免对方以为是病毒不敢打开。病毒不敢打开。寒假来临，不少的高中毕业生和大学在校生都选择去打工。准备过一个充实而有意义的寒假。但是，目前社会上寒假招工的陷阱很多写写邮件的基本要素（二）件的基本要素（二）邮件写完了后一定不要忘记检查：邮件写完了后一定不要忘记检查：n 收件人是否正确收件人是否正确.n 检查下邮件的各要素是否完善检查下邮件的各要素是否完善,有无不恰当的表述或含糊不清有无不恰当的表述或含糊不清的地方。的地方。n 最后还要检查下有没错别字最后还要检查下有没错别字.寒假来临，不少的高中毕业生和大学在校生都选择去打工。准备过一个充实而有意义的
17、寒假。但是，目前社会上寒假招工的陷阱很多邮件的分件的分类标识及其他注意事及其他注意事项（一）（一）邮件分类：邮件分类：n 事先按单位、项目、优先度做好不同的文件夹，在收到邮件时，事先按单位、项目、优先度做好不同的文件夹，在收到邮件时，手动将邮件分类到各夹中。手动将邮件分类到各夹中。n 有时候，遇到比较难处理的邮件或需要跟踪的邮件，临时无法有时候，遇到比较难处理的邮件或需要跟踪的邮件，临时无法回复或处理不完，放一段时间又怕忘记，这种情况下，大家可以回复或处理不完，放一段时间又怕忘记，这种情况下，大家可以在邮件的标记状态处注明颜色。在邮件的标记状态处注明颜色。寒假来临，不少的高中毕业生和大学在校生
18、都选择去打工。准备过一个充实而有意义的寒假。但是，目前社会上寒假招工的陷阱很多邮件的分件的分类标识及其他注意事及其他注意事项（一）（一）其他回复邮件的技巧：其他回复邮件的技巧：1.1.及时回复及时回复Email Email n 收到他人的重要电子邮件后，收到他人的重要电子邮件后，2 2小时内回复。小时内回复。n 对于一级别较低的邮件一般不要超过对于一级别较低的邮件一般不要超过2424小时回复。小时回复。n 如果事情复杂，你无法及时确切回复及时作出响应，确认一如果事情复杂，你无法及时确切回复及时作出响应，确认一下收到了。下收到了。寒假来临，不少的高中毕业生和大学在校生都选择去打工。准备过一个充实
19、而有意义的寒假。但是，目前社会上寒假招工的陷阱很多邮件的分件的分类标识及其他注意事及其他注意事项（一）（一）2.2.进行针对性回复进行针对性回复 当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪答案应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。费资源。3.3.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼 ：-如果收发双方就同一问题的交流回复超过如果收发双方就同一问题的交流回复超过3 3次，这只能说明交流不畅，次，这只能
20、说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。-对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，此时应即是对之前讨对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。寒假来临，不少的高中毕业生和大学在校生都选择去打工。准备过一个充实而有意义的寒假。但是，目前社会上寒假招工的陷阱很多邮件的分件的分类标识及其他注意事及其他注意事项（二）（二）4 4要区分要区分ReplyReply和和Reply AllReply All（区分单独回复和
21、回复全体）（区分单独回复和回复全体）n 如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了 n 如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay allreplay all，让大家都，让大家都知道；知道；n 如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，你们讨论好了再告诉大家。件人单独沟通，你们讨论好了再告诉大家。n 不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。寒假来临，不少的高中毕业生和大学在校生都选择去打工。准备过一个充实而有意义的寒假。但是，目前社会上寒假招工的陷阱很多邮件的分件的分类标识及其他注意事及其他注意事项（二）（二）5.5.主动控制邮件的来往主动控制邮件的来往 为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：或在文末添上以下语句：“全部办妥全部办妥”、“无需行动无需行动”、“仅供参考，仅供参考，无需回复无需回复”。以上仅供大家参考以上仅供大家参考