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1、集团采购部岗位说明书及工作流程集团采购部岗位说明书及工作流程一、岗位说明书一、岗位说明书1、采购部经理岗位职责、采购部经理岗位职责（1）主持采购部各项工作，确保公司各项采购任务完成。（2）协助集团财务部调查研究公司各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况。指导并监督采购员开展业务，不断提高业务技能，确保公司物资的正常采购量。（3）审核各部呈报的采购计划，统筹策划和确定采购内容。减少不必要的开支，以有效的资金，保证最大的物资供应。（4）熟悉和掌握公司所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。检查购进物资是否符合质量要求，对公司的物资采购和质量要求负全面责任。（5）监
2、督参与大批量商品订货的业务洽谈，制定采购合同，检查合同的执行和落实情况。（6）按计划完成公司各类物资的采购任务，并在预算内尽量减少开支。（7）认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制。（8）在公司例会上，定期汇报采购实施情况。（9）完成上级交办的其他任务。2、采购员岗位职责、采购员岗位职责（1）认真贯彻执行公司采购管理规定和实施细则，努力提高自身采购业务水平。（2）按时按量按质完成采购供应计划指标，积极开拓货源市场，货（价）比三家，选择物美价平的物资材料，完成下达的降低采购成本的责任指标。（3）严把采购质量关，选择样品供领导审核定样，对购进物料均须附有质保书或当场检验。协助有关部门妥善解决使用
3、过程中出现的问题。（4）向上级提交采购分析和总结报告。（5）做到以公司利益为重，不索取回扣，馈赠钱物上缴公司，遵守国家法律，不构成经济犯罪。（6）完成上级交办的其它任务。二、工作流程二、工作流程（一）餐饮、员工食堂原材料采购工作流程（一）餐饮、员工食堂原材料采购工作流程1、原材料分类、原材料分类（1）原材料主要包括鲜活类、粮油类、调料类、面点小吃类、烟酒类、茶类、吧台特调果汁类、奶制品类、水果类。（2）鲜活类主要指蔬菜、鲜肉、海鲜等；粮油类指大米、油、糖、面粉等；调料类指厨房的各种调料；面点小吃类指各类包装半成品（如绿茶佛饼等） ；烟酒类指烟、酒及饮料；茶类指各种茶叶原料；吧台特调果汁类指吧台
4、特调品原料；奶制品类指鲜奶、牛奶等。2、申购及申购计划、申购及申购计划（1）鲜活类、水果类每天 18 点之前由餐厅行政总厨、吧台领班依据经营情况，员工食堂厨师依据员工用餐情况直接下第二天申购计划给采购部。（2）面点小吃类、奶制品类储存期限较短的，由行政总厨、吧台领班依据经营情况每星期一做周计划申购表。（3）粮油类、调料类、烟酒类、茶类、吧台特调果汁类由行政总厨、吧台领班依据经营情况每月底做月计划申购表。（4）周计划申购表、月计划申购表经部门负责人审核，送财务经理审核、分管副总审批、集团董事长审批后交采购部进行采购。（5）所有常用原材料由采购部、财务部、使用部门寻找至少三家供应商比较价格品质，共
5、同进行市场调查后选定供应商报审批后由指定供应商专送。（二）其他物资采购工作流程（二）其他物资采购工作流程1、仓存物资，由仓库管理员根据库存物资之每月最高储备量和最低储备量及营运实际情形，及时填写“采购申请单” ，注明仓库现存数量，经财务部经理审核、报仓库分管副总审批，交采购部办理。流程图：流程图：仓存物资申购流程图仓存物资申购流程图2、紧急物资申购：（1）定义：未能预知的突发事件引起的相关物资申购。（2）申购前须查询仓库库存，若存货足够，则终止申购；若无库存或库存不足，则申请采购。（3）金额50 元的物资，使用部门填写“采购申请单” ，并注明“加急” ，由部门经理审批后，直接交采购部安排采购。
6、若因特殊原因，部门经理无法及时仓管员填写采购申请单财务部经理审核仓库分管副总审批采购部安排采购验收入库签批时，由部门经理电话告知采购部负责人，并以短信形式将需采购物品内容发送给采购部负责人，由采购部负责人安排采购。（4）50 元金额200 元的物资，使用部门填写“采购申请单” ，并注明“加急” ，由部门经理审核，报分管领导批准后，交采购部安排采购。若因特殊原因，部门分管领导无法及时签批时，由部门经理电话请示分管领导，经批准后告知采购部负责人，并以短信形式将需采购物品内容发送给采购部负责人，由采购部负责人安排采购。（5）200 元金额500 元的物资，使用部门填写“采购申请单” ，并注明“加急”
7、 ，由部门经理审核，报集团总裁办公室负责人批准后，交采购部安排采购。若因特殊原因，集团总裁办公室负责人无法及时签批时，由部门经理电话请示集团总裁办公室负责人，经批准后告知采购部负责人，并以短信形式将需采购物品内容发送给采购部负责人，由采购部负责人安排采购。（6）金额500 元的物资，使用部门填写“采购申请单” ，并注明“加急” ，由部门经理审核，报集团董事长批准后，交采购部安排采购。若因特殊原因，集团董事长无法及时签批时，由部门经理电话请示集团董事长，经批准后告知采购部负责人，并以短信形式将需采购物品内容发送给采购部负责人，由采购部负责人安排采购。（7）临时紧急物资申购需后续补采购申请单的，申
8、购部门须及时补单。流程图：流程图：临时紧急物资申购流程图临时紧急物资申购流程图3、使用部门申购物资，须预先查询仓库库存，若存货足够，则终止申购；若无库存或库存不足，则申请采购。流程图：流程图：使用部门填写采购申请单，并 注明“加急”采购部安排采购部门经理审核金额50元部门 分管 领导 批准50 元金额200 元集团 总裁 办公 室负 责人 批准200 元金额500元集团 董事 长批 准金额500 元使用部门申购物资流程图使用部门申购物资流程图4、电脑、打印机、传真机、复印机等技术设备申购时，须报集团信息产业部申购部门填写采购申请单部门经理审核仓库管理员签字证明财务经理审核采购部安排采购采购部询
9、价 （寻找至少三家供应商比较价格品质）申购部门分管领导审批审批。5、消防设备申购时，须经消防中心负责人审批。6、印刷品之申购须由部门出具样本。7、大宗采购（单位价值 5,000 元以上或批量价值 20,000 元以上的物品采购） ，使用部门以报告形式报集团董事长审批后交采购部，采购部寻找至少三家供应商比较价格品质，与供应商共同草拟合同或采购协议，合同拟定后报相关部门会签。大宗采购流程图大宗采购流程图使用部门提交采购申请报告董事长审批部门经理签字部门分管领导审核集团总裁办公室审核采购询价 （寻找至少三家供应商比较价格品质）8、机器设备维修外包：流程图：流程图：机器设备维修外包机器设备维修外包制定
10、采购合同合同会签采购部安排采购董事长批准工程部鉴定需外包维修工程部拟定外包维修申 请报告工程部分管副总审批工程部经理签字采购部寻找维修点，确定外 包维修费用9、机器设备外请维修：流程图：流程图：机器设备外请维修机器设备外请维修集团董事长审批财务总监审核外包维修工程部鉴定需外送或外请维修工程部经理签字工程部分管副总 审批工程部填写工程维修单采购部寻找维修点，确定维修费 用维修费用1000维修费用1000集团董事长（三）采购工作流程中须规范事项（三）采购工作流程中须规范事项1、所有物资之采购皆由采购部负责，其他任何部门不得自行采购。2、采购员必须依照“采购申请单”批准的数量、质量、规格、品种进行采
11、购，仓库管理员根据采购申请单的数量、规格、品种、质量进行验收；财务部在采购部报账时也要审核实际采购数量是否符合批准的采购数量。3、直拨食品类物资，实行每月一定价方式，财务部与采购部每月月底进行市场调查，于次月 1 日至 5 日内与供应商确定当月食品价格，当市场价格波动剧烈，且远低于原定价之情形，则与供应商进行协商调整价格。4、采购员通知供应商送货须根据有效之申购单或合约。5、采购部、财务部、使用部门每月至少组织两次市场调查，以及时掌控市场信息，挖掘物美价廉之新品提供给使用部门。6、采购部每月 1 日至 5 日对各部门、各子公司上月物资申购情况进行汇总（附件附件 1汇总表汇总表） ，并将汇总结果
12、报集团董事长审批后通过 OA 公布。7、采购部接单时间为：每周五、周一（加急物品采购除外） 。8、关于国家节假日所需物品的申购，各部门应提前五个工作日提出物品申购并积极协助采购员完成采购工作。9、当需要申购部门协助采购时，申购部门须积极配合。10、填写“采购申请单”必须详细清楚，填写货品的名称、规格、单位，数量上现有存量及月消耗量必须填写，请购数量必须大写，非日常经营常用物资须另注明用途。采购部有权拒收未规范填写的“采购申请单” 。维 修维 修11、当采购订单发出后，采购部和使用部门需要跟催整个过程直至收货入库。12、使用部门申购物资时，申请人必须在采购申请单上注明联系电话，采购回来的物品须由
13、仓库管理员与申请人（或委托本部门人员）同时验收。物品采购回来后仓管员须第一时间通知申请人前去验收，以确保采购回来的物品符合要求，不符合要求的物品可以及时退货。申请人在接到验收通知后，须亲自或委托本部门人员及时前往验收。13、采购部收到采购申请单后，须对相关人员签字等信息进行认真复核。14、临时紧急物资申购，需后续补采购申请单的，申购部门应及时补单，否则，采购部有权拒绝该部门下一次未交采购申请单先采购临时紧急物资的申请。15、采购员接到经审批的采购申请单时，须填写接单时间，并将采购申请单绿联退还申购部门，将黄联交给仓管员。附件附件 1集团各部门、各子公司集团各部门、各子公司月份物资申购情况汇总表
14、月份物资申购情况汇总表序序 号号部门部门/子公司子公司申购申购 总次总次 数数正常正常 申购申购 次数次数紧急物紧急物 资申购资申购 次数次数紧急物资申购原因紧急物资申购原因1集团总裁办公室集团总裁办公室2集团人事部集团人事部3集团财务部集团财务部4集团采购部集团采购部5集团营销中心集团营销中心6集团物业公司集团物业公司7集团项目部集团项目部8集团信息产业部集团信息产业部9集团预算成本部集团预算成本部10集团招商部集团招商部序序 号号部门部门/子公司子公司申购申购 总次总次 数数正常正常 申购申购 次数次数紧急物紧急物 资申购资申购 次数次数紧急物资申购原因紧急物资申购原因11集团审计部集团审计部12宝发科技公司宝发科技公司13客房部客房部14工程部工程部15保洁部保洁部16西餐厅西餐厅17质检部质检部18宝宝发发幸幸福福酒酒店店前厅部前厅部19宝发幸福酒楼宝发幸福酒楼