快递收发管理规定.pdf

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1、快递收发管理规定1一、一、目的目的为进一步规范公司快递物品的收发管理,节约公司快递成本,确保公司快递、信件的收发工作及时、准确,特制定本规定。二、二、范围范围本规定中所指的快递收发均指公司员工因工作所需,向外部寄送或外部寄至内部到付取件,从而实际产生公司快递费用支出的活动。三、三、权责权责3.1、行政前台、值班人员:负责公司快递物品的收件管理。3.2、物流部:负责公司邮件、快递物品的收发管理。3.3、各部门:对本部门的快递费进行管控、寄件人必须按照本办法规定的寄件要求寄发快递。四、四、作业要求:作业要求:4.1、快递的接收4.1.1、行政部前台、当天值班人员或物流部在收到快递时,应核对以下内容

2、:收件人是否为本公司人员,若收件人非公司人员,应当场退回;优先通知收件人本人签收;检查信件、快递包装是否完好无损;了解清楚付费情况(如是到付,需联系收件人收件或电话知会收件人,收件委托其他人签收处理);快递物品与快递单内容(特别是托寄内容)是否无误。4.1.2、在快递单收件人签名处签上本人的名字,并注明日期和时间,然后在快递签收记录表上登记快递情况(收件人本人签收快递可不登记);4.1。3、通知快递收件人到前台领取,快递收件人在快递签收记录表上签字接收,特殊情况下,收件人不在公司,可拔打手机号码告知对方,快递收件人若交待告知部门同事帮忙代领,代领取人必须在快递签收记录表上签字确认,以备查验核对

3、。4。1。4、如是到付件,收件人应提前填写快递收发申请表(返修机有维修退货单的除外),交上级主管批准后交物流部签收、报销。4。2、快递的发送4.2.1、因工作需要,需向外部寄送文件、资料、样板、货物及其他物品者必须填写快递发送申请表(有出货申请单、维修送货单及快递费用不是公司付款的除外)经部门负责人审批后,方可将快递发送申请表、快递单、快递物件一起交往物流部,由物流部联系快递公司统一发送。(各需求部门于每日 16:30 前提出需求),快递发送申请表未经部门负责人审批的,物流部可拒接受理,且快递费用可酌情不予报销,或本人承担相关费用。24.2。2、发货人自行清点及打包好物品(发货人应打包扎实确保

4、在运输过程中安全可靠),交到物流部,对于打包有问题的物品,物流部有权拒发该物品。4.2。4、填写快递单:用正楷字清晰填写收件方和寄件方详细资料(地址、收件人、联系电话、邮编等).4.2。5、底单按月份与登记表一同保存,月底结算快递费用;物流部负责核对费用清单,核对无误须经分管领导签字审核,总经理批准后,由财务部进行支付。4.3、寄件、付费相关规定4.3.1、快递公司选择参照表:序号1寄件类型选择快递公司A 类:紧急件、贵重件(如票据、证件、贵重配件 发顺丰快递、EMS或物品等);234B 类:普通件(如资料、文件、普通配件等);C 类:产品、收费配件出货等;D 类:普通信函、贺卡等;发一般的快

5、递公司发物流、汽运邮政(发平信)4。3。2、选择的原则是合理、负责任、低成本;寄件人必须根据所寄物品的性质,合理、负责任的选择性价比高的快递公司,以低成本完成寄件;能以普通邮寄处理的不选择快递。4。3。3、针对各客户返回返修机(指已过保),往返快递费一律由客户支付,经批准的特殊情况除外;4.3。4、针对各客户返回返修机(指未过保),双方(指我司、对方)寄出快递一律由双方自付快递费运;特殊情况下客户发货采用到付的,返修机器返回客户时,也采用到付的支付方式;且不可采用顺丰、EMS、航空(选择以上的需客户支付)等快运,只可采取物流、普通快递(广东省内采用普通快递)。4。3.5、公司给各总代理、加盟商

6、等所有客户的出货(包含成品、收费配件等)一律以出货申请单上批准的(包含快递公司、物流方式、付款方式等)为准执行;4.3.6、客户申请的配件首重内可优先选择顺丰快递(超首重的选择顺丰、EMS、航空等快运,发前应该先与客户沟通快递方式),运费全部以到付方式;4.3。7、所有发票均可以选择 EMS(优先)、顺丰快递配送;4.3。8、普通信函、贺卡等均选邮政,以平信方式邮寄.4.4、费用管控4。4.1、所有发件费均挂到发件部门,月底物流部提供发件清单,并做好费用统计,发件部门负责人签字确认,并交给财务存根。34.4。2、对于快递费过高的部门,部门负责人应进行分析,并制定整改措施交后交财务部。4。4。3

7、、物流部每月有 1500 元快递备用金,收件或寄件超过 100 元以上的,指定收件人或寄件人应该提前知会物流部。4。4。4、如发生物流部提货寄回公司物品(含采购物料、返修机)产生的费用,将归各业务部门费用核算。4。5 遗损件索赔4。5。1 寄(收)件人发现所寄(收)快递发生遗失或损坏的,应第一时间将单号报到前台或物流部,由前台或物流部与快递公司跟进索赔,寄件人须给予相关配合。4.5.2 前台或物流部须对每单索赔件记录在快递遗失/损坏登记表上,便于查询和统计快递件的遗失/损坏率和评价供应商的服务能力。4.6、其它要求4.6.1、严禁公费寄私人物品,一经发现按该单快递费的 10 倍处罚。4.6。2

8、、严禁私自寄公司产品,一经发现按该产品市场价值的 5-10 倍处罚,情节严重者视同偷盗,并追究其刑事责任。4.6。3、为便于寄回公司物品损坏时的索赔,如需选择公司合作之外的物流公司,必须选择有资质能出具发票的快递物流公司。4。6.4、公司所有寄件的快递单统一由物流部保管(保管期为三年),便于对账和查询。4。6。5、为了保证前台、物流部已签收快递的安全和维护公司前台的形象,要求收件人或委托人必须在前台、物流部通知后即时将收件从前台领走(下班签收的快递除外),如果当天未领走的,每超 1 天对收件人可记绩效投诉一次。4.6.6、各相关部门应知会寄件人(供应商、客户等),尽量选择与公司有合作关系的快递公司(顺丰、德邦、龙邦、韵达、盛翔颖),重要文件采用顺丰快递。4。6.7、所有寄出快递需经物流部寄出,未经物流部同意寄出的快递由相关部门自行处理。五、五、相关单据:相关单据:5.1、快递发送申请表5.2、出货申请单5。3、物流跟踪表5。4、快递签收记录表5.5、快递遗失/损坏登记表六、六、执行时间:凡以往发文与本文不一致的,以本文为准快递收发管理规定从二 0 一三年二月一日起开始执行.4

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