XX公司董事会议事规则.pdf

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1、XX 公司董事会议事规则第一章 总 则第一条 为规范董事会议事方式与程序，提高董事会议事效率，保证董事会决策的科学性，切实行使董事会的职权，根据公司法、证券法、上市公司治理准则和公司章程的规定，制订本规则。第二条 董事会对股东大会负责，并依据国家有关法律、法规和公司章程行使职权。第二条 董事会会议是董事会议事的主要形式，董事按规定参加董事会会议是履行董事职责的基本方式。第三条 董事会设董事会秘书，对董事会负责。董事会秘书依据有关法律、法规和公司章程规定的内容履行信息披露、会议筹备等工作职责。第四条 本规则对公司全体董事具有约束力。第二章 董 事第五条 董事应当遵守法律、法规和公司章程的规定，忠

2、实履行职责维护公司利益。当其自身的利益与公司和股东的利益相冲突时，应当以公司和股东的最大利益为行为准则，并保证：(一)在其职责范围内行使权利，不得越权；(二)除经公司章程规定或者股东大会在知情的情况下批准，不得同公司订立合同或者进行交易；(三)不得利用内幕信息为自己或他人谋取利益；(四)不得自营或者为他人经营与公司同类的业务或者从事损害公司利益的活动；(五)不得利用职权收受贿赂或者其他非法收入，不得侵占公司的财产；(六)不得挪用公司资金或者将公司资金借贷给他人；(七)不得利用职务便利为自己或他人侵占或者接受本应属于公司的商业机会；(八)未经股东大会在知情的情况下批准，不得接受与公司交易有关的佣

3、金；(九)不得将公司资产以其个人名义或者以其他个人名义开立账户储存；(十)不得以公司资产为公司的股东或者其他个人债务提供担保；(十一)未经股东大会在知情的情况下同意，不得泄漏在任职期间所获得的涉及公司的机密信息；但在下列情形下，可以向法院或者其他政府主管机关披露该信息：1.法律有规定；2.公众利益有要求；3.该董事本身的合法利益有要求。第六条 董事应当谨慎、认真、勤勉地行使公司所赋予的权利，以保证：(一)公司的商业行为符合国家的法律、行政法规以及国家各项经济政策的要求，商业活动不超越营业执照规定的业务范围；(二)公平对待所有股东；(三)认真阅读上市公司的各项商务、财务报告，及时了解公司业务经营

4、管理状况；(四)亲自行使被合法赋予的公司管理处置权，不得受他人操纵；非经法律、行政法规允许或者得到股东大会在知情的情况下批准，不得将其处置权转授他人行使；(五)接受监事会对其履行职责的合法监督和合理建议。第七条 董事连续二次未亲自出席，也不委托其他董事出席董事会会议，视为不能履行职责，董事会应当建议股东大会予以撤换。第八条 董事可以在任期届满以前提出辞职。董事辞职应当向董事会提交书面辞职报告。第三章 独 立 董 事第九条 公司实行独立董事制度，公司根据中国证券监督管理委员会发布的关于在上市公司建立独立董事制度的指导意见(以下简称指导意见)的要求设立独立董事。第十条 独立董事是指不在公司担任除董

5、事外的其他职务，并与公司及公司主要股东不存在可能妨碍其进行独立客观判断的关系的董事。第十一条 独立董事应当符合下列条件：(一)根据法律、行政法规及其他有关规定，具备担任上市公司董事的资格；(二)具有独立性，即不具有本规则第十一条规定的任何一种情形；(三)具备上市公司运作的基本知识，熟悉相关法律、行政法规、规章及规则；(四)具有五年以上法律、经济或者其他履行独立董事职责所必需的工作经验；(五)公司股东大会确定的其他任职条件。第十二条 独立董事应当具有独立性，下列人员不得担任独立董事：(一)在公司或者公司附属企业任职的人员及其直系亲属、主要社会关系(直系亲属是指配偶、父母、子女等；主要社会关系是指

6、兄弟姐妹、岳父母、儿媳女婿、兄弟姐妹的配偶、配偶的兄弟姐妹等)；(二)直接或间接持有公司已发行股份 1%以上或者是公司前十名股东中的自然人股东及其直系亲属；(三)在直接或间接持有公司已发行股份 5%以上的股东单位或者在公司前五名股东单位任职的人员及其直系亲属；(四)最近一年内曾经具有前三项所列举情形的人员；(五)为公司或其附属企业提供财务、法律、咨询等服务的人员；(六)中国证监会认定的其他人员。第十三条 公司董事会、监事会、单独或者合并持有公司已发行股份 1%以上的股东可以提出独立董事候选人，并经股东大会选举决定。第十四条 独立董事的提名人在提名前应当征得被提名人的同意。提名人应当充分了解被提

7、名人职业、学历、职称、详细的工作经历、全部兼职等情况，并对其担任独立董事的资格和独立性发表意见，被提名人应当就其本人与公司之间不存在任何影响其独立客观判断的关系发表公开声明。在选举独立董事的股东大会召开前，公司董事会应当按照规定公布上述内容。第十五条 在选举独立董事的股东大会召开前，公司应将所有被提名人的有关材料同时报送中国证监会、公司所在地中国证监会派出机构和上海证券交易所。公司董事会对被提名人的有关情况有异议的，应同时报送董事会的书面意见。中国证监会持有异议的被提名人，可作为公司董事候选人，但不作为独立董事候选人。在召开股东大会选举独立董事时，公司董事会应对独立董事候选人是否被中国证监会提

8、出异议的情况进行说明。第十六条 独立董事每届任期与公司其他董事任期相同，任期届满，连选可以连任，但是连任时间不得超过六年。第十七条 独立董事连续 3 次未亲自出席董事会会议的，董事会应提请股东大会予以撤换。除出现上述情况及公司法中规定的不得担任董事的情形外，独立董事任期届满前不得无故被免职。提前免职的，公司应将其作为特别披露事项予以披露，被免职的独立董事认为公司的免职理由不当的，可以作出公开的声明。第十八条 独立董事在任期届满前可以提出辞职。独立董事辞职应向董事会提交书面辞职报告，对任何与其辞职有关或其认为有必要引起公司股东和债权人注意的情况进行说明。如因独立董事辞职导致公司董事会中独立董事所

9、占的比例低于指导意见的规定时，该独立董事的辞职报告应当在下任独立董事填补其缺额后生效。第十九条 独立董事除应当具有公司法、公司章程和其他相关法律、法规赋予董事的职权外，公司还赋予独立董事以下特别职权：(一)公司拟与关联人达成的总额高于 50 万元或高于公司最近经审计净资产值的 3%的关联交易应由独立董事认可后，提交董事会讨论；独立董事作出判断前，可以聘请中介机构出具独立财务顾问报告，作为其判断的依据。(二)向董事会提议聘用或解聘会计师事务所；(三)向董事会提请召开临时股东大会；(四)提议召开董事会；(五)独立聘请外部审计机构和咨询机构；(六)可以在股东大会召开前公开向股东征集投票权。独立董事行

10、使上述职权应当取得全体独立董事的二分之一以上同意。如上述提议未被采纳或上述职权不能正常行使，上市公司应将有关情况予以披露。公司董事会如果设立薪酬、审计、提名等委员会，应保证公司独立董事在委员会成员中占有二分之一以上的比例。第二十条 独立董事除履行上述职责外，还应当对以下事项向董事会或股东大会发表独立意见：(一)提名、免去董事；(二)聘任或解聘高级管理人员；(三)公司董事、高级管理人员的薪酬；(四)公司的股东、实际控制人及其关联企业对公司现有或新发生的总额高于 50 万元或高于公司最近经审计净资产值的 3%的借款或其他资金往来，以及公司是否采取有效措施回收欠款；(五)独立董事认为可能损害中小股东

11、权益的事项；(六)公司章程规定的其他事项。独立董事应当就上述事项发表以下几类意见之一：同意；保留意见及其理由；反对意见及其理由；无法发表意见及其障碍。如有关事项属于需要披露的事项，公司应当将独立董事的意见予以公告，独立董事出现意见分歧无法达成一致时，董事会应将各独立董事的意见分别披露。第二十一条 为了保证独立董事有效行使职权，公司应当为独立董事提供必要的条件：(一)公司应当保证独立董事享有与其他董事同等的知情权。凡须经董事会决策的事项，公司必须按法定的时间提前通知独立董事并同时提供足够的资料，独立董事认为资料不充分的，可以要求补充。当 2 名或 2 名以上独立董事认为资料不充分或论证不明确时，

12、可联名书面向董事会提出延期召开董事会会议或延期审议该事项，董事会应予以采纳。公司向独立董事提供的资料，公司及独立董事本人应当至少保存 5 年。(二)公司应提供独立董事履行职责所必需的工作条件。公司董事会秘书应积极为独立董事履行职责提供协助，如介绍情况、提供材料等。独立董事发表的独立意见、提案及书面说明应当公告的，董事会秘书应及时到证券交易所办理公告事宜。(三)独立董事行使职权时，公司有关人员应当积极配合，不得拒绝、阻碍或隐瞒，不得干预其独立行使职权。(四)独立董事聘请中介机构的费用及其他行使职权时所需的费用由公司承担。(五)公司应当给予独立董事适当的津贴。津贴的标准应当由董事会制订预案，股东大

13、会审议通过，并在公司年报中进行披露。除上述津贴外，独立董事不应从该公司及其主要股东或有利害关系的机构和人员取得额外的、未予披露的其他利益。(六)公司可以建立必要的独立董事责任保险制度，以降低独立董事正常履行职责可能引致的风险。第二十二条 独立董事对公司及全体股东具有诚信与勤勉义务。第二十三条 独立董事应当按照相关法律、法规、规范性文件及公司章程的要求，认真履行职责，维护公司整体利益，尤其要关注中小股东的合法权益不受损害。第二十四条 独立董事应当独立履行职责，不受公司主要股东、实际控制人或者其他与公司存在利害关系的单位或个人的影响。第四章 董 事 会第二十五条 董事会由 9 名董事组成，其中独立

14、董事 2 人。董事会设董事长一人，副董事长一人。第二十六条 董事长和副董事长由公司董事担任，以全体董事人数过半数选举产生和罢免。董事会秘书由董事长提名，经董事会决议通过。第二十七条 根据公司章程的有关规定，董事会主要行使下列职权：（一）负责召集股东大会，并向大会报告工作；（二）执行股东大会的决议；（三）决定公司的经营计划和投资方案；（四）制订公司的年度财务预算方案、决算方案；（五）制订公司的利润分配方案和弥补亏损方案；（六）制订公司增加或者减少注册资本、发行债券或其他证券及上市方案；（七）拟订公司重大收购、回购公司股票或者合并、分立和解散方案；（八）在股东大会授权范围内，决定公司的对外投资、银

15、行年度信贷计划及其他担保事项；（九）决定公司内部管理机构的设置；（十）聘任或者解聘公司总经理、董事会秘书；根据总经理的提名，聘任或者解聘公司副总经理、财务负责人，并决定其报酬事项和奖惩事项；（十一）制订公司的基本管理制度；（十二）制订公司章程的修改方案；（十三）管理公司信息披露事项；（十四）向股东大会提请聘请或更换为公司审计的会计师事务所；（十五）听取公司总经理的工作汇报并检查总经理的工作；（十六）法律、法规或公司章程规定，以及股东大会授予的其他职权。第二十八条 董事会会议分为定期会议和临时会议，董事会定期会议每年至少召开四次。临时会议在本规则第二十九条情形发生时召开。第二十九条 在下列情况下

16、，董事会应在 X 日内召开临时董事会议：(一)董事长认为必要时；(二)三分之一以上董事联名提议时；(三)半数以上的独立董事联名提议时；(四)监事会提议时；(五)总经理提议时。第三十条 董事会定期会议和临时会议，在保障董事充分表达意见的前提下，可采取书面、电话、传真或借助所有董事能进行交流的通讯设备等形式召开。第五章 董事长的职责第三十一条 根据公司章程的有关规定，董事长行使下列职权：(一)召集、主持董事会会议，领导董事会的日常工作；(二)督促、检查董事会决议的执行；(三)签署公司股票、公司债券及其他有价证券；(四)签署董事会重要文件和其他应由公司法定代表人签署的其他文件；(五)批准和签署单笔在

17、公司净资产 5%以下的投资项目合同文件和款项，以及审批和签发单笔在 50 万元以下的公司财务预算计划外的财务支出款项；(六)批准 100 万元以下的固定资产购置的款项；(七)行使法定代表人的职权；(八)在发生特大自然灾害等不可抗力的紧急情况下，对公司事务行使符合法律规定和公司利益的特别处置权，并在事后向公司董事会和股东大会报告；(九)董事会授予的其他职权。第三十二条 董事长在公司章程和董事会授权的范围内行使职权，并承担与其履行职权相对应的责任。第三十三条 如董事长因故不履行职责，亦未指定具体人员代行其职责的，应按公司章程规定自应当召集董事会或临时董事会之日起计算 1 日内，由副董事长召集，副董

18、事长不能履行职责时，由持有三分之一以上董事签名推举函的董事可直接召集董事会。会议通知书上应说明未由董事长召集的情况以及召集董事会的依据。董事会闭会期间，董事会对董事长的授权应遵循合法、有利于公司运作及提高决策效力的原则。第六章 会议通知和签到规则第三十四条 董事会定期会议在召开前 10 天，临时董事会会议在会议召开前 5 个工作日内，由专人或采取通讯方式将会议通知和会议文件送达各位董事、监事和行长，必要时通知其他高级管理人员。第三十五条 会议通知由董事长签发，由董事会秘书负责通知董事及各有关人员并作好会议准备。会议通知应包括会议日期、地点、会议期限和会议议题。第三十六条 各应参加会议的人员接到

19、会议通知后，应尽快告知董事会秘书是否参加会议。第三十七条 董事如因故不能参加会议，可以委托其他董事代为出席，参加表决。委托必须以书面方式，委托书上应写明委托的内容和权限。书面的委托书应在开会前 1 天送达董事会秘书，由董事会秘书办理授权委托登记，并在会议开始时向到会人员宣布。授权委托书可由董事会秘书按统一格式制作，随通知送达董事。委托书中应载明代理人的姓名、代理事项、授权范围和有效期限等。第三十八条 董事会会议实行签到制度，凡参加会议的人员都必须亲自签到，不可以由他人代签。会议签到簿和会议其他文字材料一起存档保管。第七章 会议提案规则第三十九条 公司的董事、监事、总经理等需要提交董事会研究、讨

20、论、决议的议案应预先提交董事会秘书，由董事会秘书汇集分类整理后交董事长审阅，由董事长决定是否列入议程。原则上提交的议案都应列入议程，对未列入议程的议案，董事长应以书面方式向提案人说明理由，不得压而不议又不作出反应，否则提案人有权向有关监管部门反映情况。议案内容要随会议通知一起送达全体董事和需要列席会议的有关人员。第四十条 董事会提案应符合下列条件：(一)内容与法律、法规、公司章程的规定不抵触，并且属于公司经营活动范围和董事会的职责范围；(二)议案必须符合公司和股东的利益；(三)有明确的议题和具体事项；(四)必须以书面方式提交。第八章 会议议事和表决规则第四十一条 董事会会议应当由二分之一以上的

21、董事出席方可举行，董事会作出决定必须经全体董事的过半数通过。涉及到修改公司章程、利润分配、弥补亏损、重大投资项目、收购兼并等重大问题必须由三分之二以上董事同意方可通过。第四十二条 董事会会议由董事长主持。董事长因故不能主持时由副董事长主持，副董事长也因故不能主持时由董事长指定一名董事主持。董事长和副董事长无故不履行职责，也未指定具体人员代其行使职责时，可由二分之一以上董事共同推举一名董事负责召集并主持董事会会议。第四十三条 董事会讨论的每项议题都必须由提案人或指定一名董事作主题中心发言，要说明本议题的主要内容、前因后果、提案的主导意见。对重大投资项目还必须事先请有关专家、专业人员对项目进行评审

22、，出具经专家讨论的可行性研究报告，以利于全体董事审议，防止失误。第四十四条 当议案与某董事有关联方关系时，该董事应当回避，且不得参与表决。第四十五条 除公司法规定应列席董事会会议的监事、总经理外的其他列席人员只在讨论相关议题时列席会议，在其他时间应当回避。所有列席人员都有发言权，但无表决权。董事会在作出决定之前，应当充分听取列席人员的意见。第四十六条 与会人员应遵守会议纪律：(一）准时到会，按指定的位置就座；(二）发言简明扼要，针对会议议案；(三）保证有足够的时间和精力参加会议；(四）自觉维护会场纪律和正常秩序。第四十七条 董事会会议实行投票表决方式，每名董事有一票表决权。董事会决议可采取通讯

23、方式表决，即通过在邮寄或传真的决议上签字的方式进行表决。通讯表决应以通讯表决中规定的最后时间为表决有效时限。在规定时限之内的最后一个工作日结束前，未表达意见的董事，视为弃权。规定时限应在传真发出之日起计算，不少于五个工作日，最多不超过十个工作日。第九章 会 议 记 录第四十八条 董事会会议情况，应形成会议记录。会议记录应准确载明会议召开的时间、地点、主持人、出席人、委托代理人姓名、会议议程、董事发言要点、每一决议事项的决议方式和结果，并载明每一位董事对该议项同意、反对或弃权的意见。第四十九条 由于董事会决定错误致使公司遭受损失的，在记录上明确表示同意和弃权的董事要承担连带责任，在记录上明确表示

24、反对意见的董事免除连带责任。第五十条 董事会对每个列入议程的议案都应作出书面决定。决定的记载方式有两种：纪要和决议。一般情况下，在一定范围内知道即可，或仅需备案的作成纪要；需要上报，或需要公告的作成决议。第五十一条 董事会会议应当由董事会秘书负责记录。董事会秘书因故不能正常记录时，由董事会秘书指定 1 名记录员负责记录。董事会秘书应详细告知该记录员记录的要求和应履行的保密义务。出席会议的董事、董事会秘书和记录员都应在记录上签名。第十章 执行与信息披露第五十二条 董事会会议一经形成纪要或决议，即由纪要或决议所确实的执行人负责组织对纪要或决议的执行和落实，并将执行结果向董事长汇报；董事会秘书负责督

25、办执行情况。会议签到簿、授权委托书、记录、纪要、决议等文字资料由董事会秘书负责保管，保管期限为 _年。第五十三条 董事会秘书负责在会后向有关监管部门上报会议纪要、决议等有关材料，办理在公众媒体上的信息披露事务。第五十四条 董事会的决定在通过正常的渠道披露之前，参加会议的任何人员不得以任何方式泄密，更不得以此谋取私利。如果发生上述行为，当事人应当承担由其行为导致的一切法律后果。第十一章 附 则第五十五条 本规则解释权、修改权属公司董事会。第五十六条 本规则自股东大会审议表决通过之日起施行。本规则的修改需经股东大会以普通决议方式审议通过。第五十七条 本规则与公司章程相冲突的，以公司章程为准。XX 公司董事会_年_月_日