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1、部门：部门：部门：部门：讲师：讲师：讲师：讲师：易飞管理软件易飞管理软件易飞管理软件易飞管理软件采购系统培训采购系统培训(PURPUR)1.前言 2.系统架构 3.基本信息创建及信息字段说明 4.日常交易作业程序及报表管理 5.批次作业 6.异常管理报表 7.期初上线及信息搜集 8测验及问卷 课程大纲课程大纲一、教育训练课程的目的二、系统功能及效益前言前言了解系统的效益及功能。了解信息搜集及整理重点。熟悉系统的操作方式。了解系统例行作业程序。了解系统上线的步骤及导入程序。一一一一.教育训练课程的目的教育训练课程的目的教育训练课程的目的教育训练课程的目的供应厂商价格管理。提供料件的请购、采购、进
2、退货管理。提供四种采购预计进货报表。供应厂商进货评核。二二二二.系统功能及效益介绍系统功能及效益介绍系统功能及效益介绍系统功能及效益介绍二二.系统功能及效益介绍系统功能及效益介绍提高料件采购流程的效率与正确性。降低生产停工待料的异常发生。加强供应厂商的评核管理提升采购质量。采购异常管理有助于降低成本。(二二二二)、系统效益、系统效益、系统效益、系统效益 1.前言 2.系统架构 3.基本信息创建及信息字段说明 4.日常交易作业程序及报表管理 5.批次作业 6.异常管理报表 7.期初上线及信息搜集 8测验及问卷 课程大纲课程大纲一、系统主画面二、系统功能图三、系统主作业程序概述四、采购系统与其他系
3、统的关联系统架构系统架构(一一一一)、系统主画面、系统主画面、系统主画面、系统主画面 基本信息创建 采购人员.厂商创建与列表.单据性质设置 厂商料件管理 品号厂商信息及交易信息登录 价格交易管理 核价单创建 日常交易处理 采购单创建.采购变更.进货及退货作业 采购进度管理 预计进货表.采购交货状况表 收料验退管理 进货明细表.进货统计表.品号历史记录表.验退明细表 交易管理 采购价格交易表.厂商进货交易表 厂商评核 厂商交货/质量评等.厂商ABC分析表 批次作业 采购已交量重计.统计信息更新.采购指定结案 厂商信息查询 应付帐款.应付票据.采购明细.进退货明细.商品计价.进货统计.每月统计 (
4、二二二二)、系统功能图、系统功能图、系统功能图、系统功能图基本信息规划基本信息规划日常日常交易登录交易登录应付票据管理应付票据管理信息创建与核对信息创建与核对期初余额导入期初余额导入应付帐款管理应付帐款管理采购人员、厂商、单据性质采购人员、厂商、单据性质未结案采购单未结案采购单.品号厂商信息输入品号厂商信息输入基本信息列表基本信息列表税控接口子系统税控接口子系统请购单创建请购单创建采购单创建采购单创建进货进货.验收单验收单验退件退回验退件退回退货单创建退货单创建请购单凭证请购单凭证采购单凭证采购单凭证进货单凭证进货单凭证验退单凭证验退单凭证退货单凭证退货单凭证(三三三三)、系系系系 统统统统
5、主主主主 作作作作 业业业业 程程程程 序序序序采购系统采购系统存货管理系统存货管理系统物料需求计划物料需求计划工令管理系统工令管理系统应付账款系统应付账款系统自动分录系统自动分录系统批次需求计划批次需求计划产品结构系统产品结构系统基本信息系统基本信息系统进口贸易系统进口贸易系统（四）与其他系统的关联性（四）与其他系统的关联性（四）与其他系统的关联性（四）与其他系统的关联性 1.前言 2.系统架构 3.基本信息创建及信息字段说明 4.日常交易作业程序及报表管理 5.批次作业 6.异常管理报表 7.期初上线及信息搜集 8测验及问卷 课程大纲课程大纲1、前序作业2、采购管理系统基本信息创建 基本信
6、息创建及基本信息创建及基本信息创建及基本信息创建及信息字段说明信息字段说明信息字段说明信息字段说明1.录入工厂信息2.录入仓库信息3.录入部门信息4.录入币种汇率5.设置编码原则6.录入职务类别7.录入交易对象分类8.录入页脚/签核9.录入程序页脚/签核 前序作前序作前序作前序作业业业业基本信息管理信息系统1、前序作业2、采购管理系统基本信息创建 基本信息创建及信息字段说明基本信息创建及信息字段说明基本信息创建及信息字段说明基本信息创建及信息字段说明一、供应厂商信息字段说明二、品号厂商的价格管理三、单据性质的设置建议及信息字段说明 采采采采购管理系统基本信息创建购管理系统基本信息创建购管理系统
7、基本信息创建购管理系统基本信息创建 一、一、供应厂商信息字段说明供应厂商信息字段说明.采购厂商、托工厂商、生产线的编 码原则应分开设定。.有类别厂商评核需求者，同类厂商 编号应归纳同区间。.厂商有加工亦有采购供货者，为区 分应付帐款科目的管理应区别编号。(一一一一一一)、厂商编号注意事项厂商编号注意事项厂商编号注意事项厂商编号注意事项厂商编号注意事项厂商编号注意事项 X X X X X X X X XXXXXXXX1.1.国内厂商国内厂商国内厂商国内厂商2.2.国外厂商国外厂商国外厂商国外厂商3.3.托外厂商托外厂商托外厂商托外厂商1.1.1.1.五金五金五金五金2.2.2.2.电子电子电子电
8、子3.3.3.3.包材包材包材包材4.4.4.4.印刷印刷印刷印刷9.9.9.9.其他其他其他其他序号序号：01-9901-99 厂商编号范例參考厂商编号范例參考厂商编号范例參考厂商编号范例參考(10(10(10(10码码码码)1.核准状况:已核准.尚待核准.不准交易2.允许分批交货:如“Y”,一张采购单可分多笔进货单进货3.随货附发票：如“Y”,进货单输入时，发票号码不可空白4.最近交易日期:由最近一次进货单回写5.单价管制:可设置“单价超限率”,以控管采购之单价 (二二二二二二)、供应厂商信息字段说明、供应厂商信息字段说明、供应厂商信息字段说明、供应厂商信息字段说明、供应厂商信息字段说明、
9、供应厂商信息字段说明1.ABC等级可通过厂商ABC分析表更新2.交货评等可通过厂商交货/质量评等作业更新3.质量评等可通过厂商交货/质量评等作业更新4.以上三字段亦可由人工自行输入与维护5.4.加工费用:加工费用的明细科目(自动分录系统使用)6.5.应付帐款:应付帐款的明细科目(自动分录系统使用)7.6.应付票据应付票据的明细科目(自动分录系统使用)7.付款条件:可开窗选择在基本信息管理 系统中建立的付款条件8.结帐日:验收后 1 个月逢 30 日以上两个字段均为票据管理系统的资金预估及应付系统 所需求的信息例如:验收日期为2001/07/05,则结帐日期为2001/08/30结帐应付凭单进货
10、单退货单退货单退货单退货单结帐作业的概念结帐作业的概念整整批结帐批结帐进货单退货单退货单退货单退货单应付凭单一对一进货单应付凭单应付凭单结帐作业的概念结帐作业的概念直直接结帐接结帐品号厂商信息品号厂商信息甲厂商甲厂商=A A 品号品号 100 100 元元B B 品号品号 200 200 元元采购单采购单进货单进货单1 1 1 12 2 2 2(一一一一一一)、单价默认来源、单价默认来源、单价默认来源、单价默认来源、单价默认来源、单价默认来源二、品号厂商二、品号厂商二、品号厂商二、品号厂商的价格管理的价格管理的价格管理的价格管理品号厂商信息采购单进货单进货单更新核价更新核价YY当单据核准时，该
11、单当单据核准时，该单据之新单价将保存于据之新单价将保存于品号厂商档中品号厂商档中(二二二二二二)、更新商品计价、更新商品计价、更新商品计价、更新商品计价、更新商品计价、更新商品计价(现行单价制现行单价制现行单价制现行单价制现行单价制现行单价制)优点：优点：保留变更记录保留变更记录统一议价统一议价单价权限单价权限YY优点：优点：采购权限弹性化采购权限弹性化将来可追加比较差异分析表将来可追加比较差异分析表品号厂商档品号厂商档采购单采购单进货单进货单输入及更改输入及更改权限管制权限管制核价单核价单(三三三)、标准单价制、标准单价制、标准单价制报价日期报价日期/生效日期失效日期生效日期失效日期核价日期
12、 4/1 4/25 6/10 生效日期 4/1 5/1 7/1 失效日期 6/30 5/31 单价 元 100 99 105采购日期 采购单价 4/105/208/10100 元 99 元105 元 分量计价分量计价分量计价分量计价数量数量 PC PC 单价单价0-100 5 元101-500PCS 4.8 元501-以上 4.5 元单头信息单身信息 101 以上单身信息 501 以上 1.由“录入供应商料件价格”中直接输入及维护2.由更新核价的核价单更新 ：厂别区分：系统性质代码(2碼)：序号:三、单据性质三、单据性质三、单据性质三、单据性质的设置建议及信息字段说明的设置建议及信息字段说明的
13、设置建议及信息字段说明的设置建议及信息字段说明1.单别代号：不可重复，请以数字组合编码。2.单据性质:请购单 进货单 核价单 退货单 采购单3.编码方式：码号共有11码,年码数及流水数的位 数可自行设置 (1).日 编:YYMMDD99999 (2).月 编:YYMM9999999 (3).流水号:99999999999 (4).手动编号:在异动作业中自行输入编号 4.自动确认：单据凭证输入完成后，是否马上进行库存帐 务之更新(库存的增减)或者承认单据生效性.单据如果输入完成还须第二人审查核准后，才可更新库存者，应设为【N】确认=凭证核准 交易异动时点5.自动打印：凭证每输完一张是否马上打印出
14、来。多人或多机共用打印机时应设置为批次打印。6.更新核价：针对料件厂商交易单据，如采购单、收 料单及料件厂商交易单的性质单别才有 效用。7.核对采购：针对收料单是否一定要输入采购单才可 办理收料，目的乃避免无采单的收料发 生。3101 核价单 N N N Y N3201 请购单 N N N N N 3301 采购单 N N N N N3302 服务性采购 N N N N N 3401 进货单(采)N N Y N N 3402 紧急进货单 N Y N N N 3403 服务进货单 N N N N N 3405 赠品进货单 N N N N N 3501 退货单 N N N N N 单别 单据名称
15、自动 自动 核对 更新 直接 确认 打印 采单 核价 结帐单别示范单别示范单别示范为配合信息的管理请将采购单的编码方式设为自动编号1.紧急进货单：为紧急采购的需求，尚未有正式采购单，但已有非正式的通知收料者。2.服务进货单:费用类的进货(请款时记录)若服务性商品必须要采购行为，可另辟服务采购单.若进货商品赠品部份不计费，另外仓库管理数量，则可设赠品进货单，或从库存系統做其他入库。说明：说明：说明：1.前言 2.系统架构 3.基本信息创建及信息字段说明 4.日常交易作业程序及报表管理 5.批次作业 6.异常管理报表 7.期初上线及信息搜集 8测验及问卷 课程大纲课程大纲一、采购核价作业程序二、请
16、购作业程序及信息字段说明三、采购作业程序及信息字段说明四、采购变更作业程序及信息字段说明五、进货验收作业程序及信息字段说明六、验退件退回作业程序及信息字段说明七、退货单作业程序及信息字段说明日常异动作业程序及报表管理日常异动作业程序及报表管理日常异动作业程序及报表管理日常异动作业程序及报表管理书面核准或计算机核准一、采购核价作业程序一、采购核价作业程序品号厂商异动核价单核价单确认更新品号厂商信息核准核准核价单创建作业核价单创建作业核价单创建作业核价单创建作业1.单据若为更新核价者将更新品号厂商资料。2.若采购商品有分量计价的需求，则直接 由核价单来更新品号厂商信息。1.内部需求的凭证2.审查内
17、容为 .品号、数量及需求日期的合理性 .需求来源正确性 (MRP,LRP,再补货建议表,BOM自动请购,其他)二、请购作业程序及信息字段说明(一一一一一一)、请购作业、请购作业、请购作业、请购作业、请购作业、请购作业的目的的目的的目的的目的的目的的目的 1.计划采购时所遗漏的需求。2.超耗用料的额外零星需求。3.非正常需求的其它需求，如客户的额外 订单或代购品。(二二二二)、一般请购作业、一般请购作业、一般请购作业、一般请购作业的时机的时机的时机的时机请购单信息创建请购单信息创建主管核准请购单主管核准请购单请购单请购单采购询价确认采购询价确认请购生成采购单请购生成采购单采购单创建采购单创建书面
18、核准或计算机确认1.请购明细表2.请购状况表3.料品别已请未购明细表4.厂商别已请未购列表(三三)、请购作业程序、请购作业程序1.需求部门：于基本信息管理系统进行输入2.需求日期：系统默认，由品号信息创建的前置天数推算而得3.采购单别单号：由请购更新后生成Q:想一想！前置时间在哪个系统设定呢?(四四)、请购单创建的字段说明、请购单创建的字段说明1.采购人员:由品号信息中设置2.供应厂商:即主要供应厂商3.采购单价:即品号厂商单价4.采购码:该请购已生成采购单则系统自行更新 (五五)、请购信息维护字段说明、请购信息维护字段说明5.锁定码的意义:当采购人员收到请购信息时，必须针对此请购信息进行审查
19、，选择厂商、确定单价、数量及交期，当信息确定后表示即将要发出采购单，如此步骤完成采购人员必须将锁定码锁定。将已经锁定完成的请购信息依厂商别产生采购单，更新后请:1.查询采购单信息创建作业，您将可看 到采购单据的完整信息。2.请查询请购单信息创建将会看到采购单号。(六六)、请购信息更新、请购信息更新1.请购明细表2.请购状况表3.品号厂商已请未购明细表4.厂商别已请未购列表(七七)、请购管理报表说明、请购管理报表说明采购单信息创建采购单进度追踪采购单采购单确认需求确认核准厂商预计进料表厂商预计进料表品号预计进料表品号预计进料表工令预计进料表工令预计进料表采购预计进料表采购预计进料表厂商采购交货状
20、况表厂商采购交货状况表采购需求书面或计算机1.现有库存可用量2.品号库存状况表 三、采购作业程序三、采购作业程序1.参考单别.参考单号.参考序号.来源单号:输入时可为订单、工令单号或其他备注之有意义单号。2.已交数量：由进货单及退货单所更新，无须输入。3.采购单价：1.为品号厂商之单价2.最近进价3.标准进价。(一一)、采购单信息创建、采购单信息创建的字段说明的字段说明4.指定结案：应定期运行本作业对于过期未交的采购件采购人员应定期检视交货的需求性，过期未交者确定要交货时，应以变更交期方式更改采购单据，如果确定不交货时，应要指定结案，避免收料单位又进行收料作业，您可透过采购预计进料表协助进行指
21、定结案作业。Q:Q:想一想这些作业在哪些系统想一想这些作业在哪些系统?(二二)、采购单信息来源、采购单信息来源采购计划采购计划发放发放请购信息请购信息更新更新MRP采购采购发放发放采购单创建作业采购单创建作业订单转采购订单转采购单复制作业单复制作业四、采购变更作业程序四、采购变更作业程序采购变更信息创建采单进度追踪采购变更单采购变更确认变更变更CFMCFM变更核准采购单厂商预计进料表品号预计进料表工令预计进料表采购预计进料表厂商采购交货状况表1.直接更改采购单。2.通过采购变更单处理。3.将原采购单指定结案,另开一张新的采购单。(一一)、采单变更处理、采单变更处理的方式的方式1.采购变更单的单
22、据特性同原采购单别。2.未确认的采单直接从采单更改，无须新 增采购变更单。3.已确定的采购单且已经发出采购者，应 保留变更信息且藉由采购变更通知单通 知相关单位处理变更事宜。(二二)、采、采购单变更处理的特性购单变更处理的特性五、进货作业程序五、进货作业程序进货单创建进货单创建进货记录进货记录进货记录进货记录进货单进货单进货单确认进货单确认进货单确认进货单确认到货检验到货检验进料检验货进料检验货厂商采购收料表厂商采购收料表料件历史进货记录料件历史进货记录厂商进料明细表厂商进料明细表厂商进料汇总表厂商进料汇总表采购单采购单取回取回验退验退验退件未退验退件未退明细表明细表发票与送货文件发票与送货文
23、件N N N NY Y Y YN N N NY Y Y Y(1).到货登记(2).质量检验(3).货款输入资材收料 IQC采购或会计单位权责(一一)、进货单创建字段说明、进货单创建字段说明(1).到货日期预交日 过期码=Y(2).运行验退件退回 验退码=Y(3).结帐单确认 结帐码=Y(一一)、进货单创建字段说明、进货单创建字段说明(1).将纳入存货价值(2).不纳入厂商之应付帐款(3).如:运费.扣款金额扣款金额(1).不纳入存货价值(2).将纳入厂商之应付帐款(3).如:损坏扣款.此收料单的应付帐款将无限期冻结1.依供应厂商基本信息设置可以管制是否分批交货。2.可设置料件的允超收率，超额数
24、量禁止到货。3.可设置收料单是否一定要有采购信息。4.提供提前交货之预警。5.依供应厂商基本信息設置可以管制是否随货附发票。(二二二二)、进货单创建主要功能、进货单创建主要功能、进货单创建主要功能、进货单创建主要功能(三三三三)、进货单确认后对信息有何影响进货单确认后对信息有何影响进货单确认后对信息有何影响进货单确认后对信息有何影响?进货记录采购单进货单进货单进货单进货单库存数量批号信息已交数量?供应商供货统计表供应商供货明细表料件历史进货记录表料件历史进货汇总表进料记录管理报表进料记录管理报表进料记录管理报表进料记录管理报表名词定义：验退：验收前退货 退货：验收后退货退货单信息字段说明验退件
25、退回明细表.验退件未退明细表六、验退件退回作业六、验退件退回作业六、验退件退回作业六、验退件退回作业七、退货单作业程序七、退货单作业程序七、退货单作业程序七、退货单作业程序退货单信息创建采购进度追踪退货单退货单确认核准不良检验退货单厂商采购进货表料件历史进货记录厂商进货明细表厂商进货汇总表1.决定是否冲销已交货2.是否要指定结案Y Y Y Y(一一一一)、退货单创建字段说明、退货单创建字段说明、退货单创建字段说明、退货单创建字段说明1.进货单如进行核对采购管理者，采购单号务必输入。2.若该品号进行批号管理者，批号栏位务必输入。1.退货单为应付帐款的减项。2.一般退货品应输入原采购单号。如果该采
26、购单已经结案，退货品已经确定不再进货者，采购单应指定结案。3.如无采购单者，退货单价来自品号厂商信息。4.进行批号管理者，批号一定要输入。(二二二二)、退货作业、退货作业、退货作业、退货作业的注意事项的注意事项的注意事项的注意事项 1.前言 2.系统架构 3.基本信息创建及信息字段说明 4.日常交易作业程序及报表管理 5.批次作业 6.异常管理报表 7.期初上线及信息搜集 8测验及问卷 课程大纲课程大纲一.重新计算采购已交量二.更新供应商月统计信息三.供应商评级四.供应商ABC分析表批次作业批次作业1.1.此为信息维护的程序，无须定期运行。当您通过厂商采购交货状况表发现您采购单的已交数量异常，
27、而进货作业及退货凭证信息均正常且正确时，可运行本作业。造成异常的原因为:机器不正常DOWN 机或关机造成数据库更新不正常所导致。(一一一一)、重新计算采购已交量、重新计算采购已交量、重新计算采购已交量、重新计算采购已交量1.更新的时机：当该月份应付帐款已经结算完成后2.信息更新后您可于厂商信息查询作业中查看统计结果 (二二二二)、更新供应商月统计信息、更新供应商月统计信息、更新供应商月统计信息、更新供应商月统计信息1.本作业应先行运行后才可运行ABC分析，因为ABC 分析表将会将此两种评等显示于报表中，以便参考。2.信息统计完成将更新厂商基本信息 之交货评等及质量评等字段。(三三三三)、供应商
28、评级、供应商评级、供应商评级、供应商评级0%-75%-90%-100%A E F D O P H F G C A E F D O P H F G C L IL I累计进货百分比累计进货百分比厂商厂商进进货货金金额额%A A 级级 B B 级级 C C级级100%100%(四四四四)、供应商、供应商、供应商、供应商ABC ABC ABC ABC 分析表分析表分析表分析表 1.前言 2.系统架构 3.基本信息创建及信息字段说明 4.日常交易作业程序及报表管理 5.批次作业 6.异常管理报表 7.期初上线及信息搜集 8测验及问卷 课程大纲课程大纲1.采购价格异常表2.厂商收料异常表异常管理报表异常管
29、理报表采购厂商非主要厂商(P)采购厂商不存在料件厂商()采购单价不等于品号厂商之单价()采购进价不等于标准进价()周期：一个月一次（一）、采购价格异常表（一）、采购价格异常表（一）、采购价格异常表（一）、采购价格异常表异常种类：早交、迟交、短交、超收溢价、低价、不良、扣款（二）、厂商收料异常表（二）、厂商收料异常表（二）、厂商收料异常表（二）、厂商收料异常表 1.前言 2.系统架构 3.基本信息创建及信息字段说明 4.日常交易作业程序及报表管理 5.批次作业 6.异常管理报表 7.期初上线及信息搜集 8测验及问卷 课程大纲课程大纲1.未结案采购单信息创建2.品号厂商信息登录期初上线及信息搜集期
30、初上线及信息搜集期初上线及信息搜集期初上线及信息搜集在系统上线时，可能手头上有许多已发的采购单，但尚未进货完毕，必须对这些信息加以 收集整理，然后利用“采购单创建作业”输入，如此，才能在系统上线后对这些采购单纳入进货的管制。期初上线及信息搜集期初上线及信息搜集期初上线及信息搜集期初上线及信息搜集 在系统上线前，收集目前供应商商品计价信息，利用“核价单”或“品号厂商创建作业”输入，如此，才能在系统上线后对这些厂商发采购单时单价作预设。（二）、客户商品计价信息登入（二）、客户商品计价信息登入（二）、客户商品计价信息登入（二）、客户商品计价信息登入1.预计进货的追踪信息将会有所遗漏2.对所产生的生产计划或采购计划量 将产生预估供给的低估。3.收料货单无法追溯采购单来源。期初余额不导入可不可以？期初余额不导入可不可以？期初余额不导入可不可以？期初余额不导入可不可以？期初資料不導入可不可以？期初資料不導入可不可以？期初資料不導入可不可以？期初資料不導入可不可以？3.因无标准单价可参考，主管对于单价审查必须更加仔细与小心。1.重新输入料件厂商的交易单据更新2.采单建立时由采购人员逐笔输入 单价后更新成标准的厂商料件单价。