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1、第四节第四节 账务处理子系统的日常处理账务处理子系统的日常处理1主要内容主要内容凭证管理账簿管理期末处理2总账系统的日常处理是通过凭证处理、记总账系统的日常处理是通过凭证处理、记账、期末处理等过程完成会计核算，并通账、期末处理等过程完成会计核算，并通过输出各种账表输出系统处理结果。此系过输出各种账表输出系统处理结果。此系统是一切财务数据的收集点。统是一切财务数据的收集点。3总账业务流程图总账业务流程图45一、一、凭证管理凭证管理会计凭证是整个会计核算系统的主要数据会计凭证是整个会计核算系统的主要数据来源，会计凭证的正确性将直接影响到整来源，会计凭证的正确性将直接影响到整个会计信息系统的真实性、
2、可靠性，因此个会计信息系统的真实性、可靠性，因此系统必须能保证会计凭证录入数据的正确系统必须能保证会计凭证录入数据的正确性。包括凭证输入、凭证审核、凭证输出、性。包括凭证输入、凭证审核、凭证输出、凭证汇总和记账等过程。凭证汇总和记账等过程。6（一）凭证输入（一）凭证输入记账凭证的内容一般包括两部分：记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分，包括凭证类别、一是凭证头部分，包括凭证类别、凭证编号、凭证日期和附件张数等；凭证编号、凭证日期和附件张数等；二是凭证正文部分，包括摘要、会二是凭证正文部分，包括摘要、会计分录和金额等。计分录和金额等。如果输入会计科目有如果输入会计科目有辅助核算辅助核算要
3、求，要求，则则应输入辅助核算内容应输入辅助核算内容。7辅助核算往来业务编号（1 1）凭证头部分）凭证头部分 1 1）凭凭证证字。字。输输入入设设置置时时已定已定义义的凭的凭证类别编证类别编号号或或名称。名称。2 2）凭凭证证号号。一一般般地地，凭凭证证号号由由系系统统自自动动产产生生,并并对对连连续续性性进进行行控控制制。编编号号由由凭凭证证类类别别编编号号和和凭凭证证顺顺序编号组成，如：收款序编号组成，如：收款1 1、收款、收款2 2等。等。1、凭证输入内容、凭证输入内容9 3 3）业务日期：凭证录入日期，可修改业务日期：凭证录入日期，可修改 4 4）附件张数，即本张凭证所附原始凭证张附件张
4、数，即本张凭证所附原始凭证张数。数。10三、网络课程制作特色三、网络课程制作特色（2 2）凭证正文部分）凭证正文部分 1)1)摘摘要要。即即对对本本凭凭证证所所反反映映的的经经济济业业务务内内容容的的说说明明。凭凭证证的的每每行行必必须须有有摘摘要要内内容容，不不同同行行的的摘摘要要内内容容可可以以不不同同，每每行行的的摘摘要要将将随随其其内内容容在在明明细细账账、日记账中出现。日记账中出现。2)2)科科目目。输输入入科科目目时时,一一般般输输入入科科目目编编码码，计计算算机机将将根根据据科科目目编编码码自自动动切切换换为为对对应应的的会会计计科科目目名名称称。输输入入的的科科目目编编码码必必
5、须须在在建建立立科科目目时时已已经经定定义义，必必须须是是最最底底层层的的科科目目编编码码。录录入入科科目目代代码码，可可以以按按F7F7查询查询 11 3 3）金金额额。金金额额不不能能为为“零零”；红红字字以以“”号号表表示示（冲冲销销业业务务时时）；会会计计科科目目借借贷贷双双方方金金额额必须平衡。必须平衡。4 4）核核算算项项目目的的内内容容。如如果果在在科科目目设设置置时时定定义义了了相相应应的的“核核算算项项目目”，则则在在输输入入每每笔笔分分录录时时，同时输入核算项目的内容。同时输入核算项目的内容。12135 5）合合计计。自自动动计计算算借借方方科科目目和和贷贷方方科科目目的的
6、金金额额合合计数。计数。6 6）制制单单人人签签字字。系系统统根根据据当当前前进进入入本本功功能能时时的的操操作员姓名自动输入。作员姓名自动输入。142、辅助核算数据的输入、辅助核算数据的输入当会计科目有辅助核算要求时，会出现辅当会计科目有辅助核算要求时，会出现辅助核算内容，如部门，客户，职员等。助核算内容，如部门，客户，职员等。（1）外币核算科目外币核算科目如如 收到收到 外商投资款外商投资款 20,000美元美元，汇率，汇率8.05 电汇，编号电汇，编号 4561516（2）数量核算科目数量核算科目如如 新购空白光盘一批新购空白光盘一批2元元100片，转账片，转账支票号支票号9011718
7、（3）往来科目：如收回客户欠应收帐款往来科目：如收回客户欠应收帐款在输入科目回车后，在输入科目回车后，光标移至此处光标移至此处19（4）部门核算）部门核算如如 报销本月管理人员通讯费报销本月管理人员通讯费 借：借：管理费用管理费用 通讯费通讯费市场部市场部 李丹李丹 贷：库存现金贷：库存现金 20（5）银行类科目银行类科目如如 提取现金提取现金10 000元备用，现金支票号元备用，现金支票号123213、凭证输入的辅助功能、凭证输入的辅助功能常用摘要输入功能（常用摘要输入功能（按按F7）：2223常用凭证输入功能：调入模式凭证常用凭证输入功能：调入模式凭证244、凭证输入正确性控制措施、凭证输
8、入正确性控制措施凭证类型和编号：系统自动按分类编号，避免重号、漏号，不凭证类型和编号：系统自动按分类编号，避免重号、漏号，不可修改可修改制单日期：制单日期：制单日期控制不能为已结账月份制单日期控制不能为已结账月份，缺省用系统日期，缺省用系统日期，用户可根据情况改，但日期要随凭证编号增加而递增。用户可根据情况改，但日期要随凭证编号增加而递增。会计科目有效控制。系统对输入的会计科目进行会计科目有效控制。系统对输入的会计科目进行存在性检查、存在性检查、是否最末级科目检查和符合有关规定的检查。是否最末级科目检查和符合有关规定的检查。如非法对应科目检查如非法对应科目检查:如收款凭证中借方必要有如收款凭证
9、中借方必要有“现金现金”、“银行存款银行存款”，付款凭证中贷方必要，付款凭证中贷方必要“现金现金”、“银银行存款行存款”，但转账凭证中不能出现，但转账凭证中不能出现“现金现金”、“银行存款银行存款”金额控制：科目金额不能为零。保存凭证时，系统安装金额控制：科目金额不能为零。保存凭证时，系统安装“有借有借必有贷，借贷必相等必有贷，借贷必相等”的原则检查数据是否可接受。的原则检查数据是否可接受。2526（二）凭证查询（二）凭证查询27n审核是指由审核是指由具有审核权限的操作员具有审核权限的操作员按照会计制度按照会计制度规定，对制单人填制的记账凭证进行合法性检规定，对制单人填制的记账凭证进行合法性检
10、查。主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，查。主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等会计分录是否正确等n如果审查认为错误或有异议的凭证，如果审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制应交与填制人员修改后，再审核。人员修改后，再审核。经过审核后的记账凭证经过审核后的记账凭证才能作为正式凭证进行记账处理。才能作为正式凭证进行记账处理。（三）审核凭证（三）审核凭证28n注：审核人和制单人不能是同一个人注：审核人和制单人不能是同一个人,取消审核取消审核只能由审核人进行。只能由审核人进行。凭证一旦进行了审核，就不允许对其进行修凭证一旦进行了审核，就不允许对其进行修改和删除，改和删除，必须通过取
11、消审核操作后才能对凭必须通过取消审核操作后才能对凭证进行修改和删除。证进行修改和删除。29 审核方法有审核方法有目测法目测法 、二次录入效验（双、二次录入效验（双敲审核）敲审核）,最常用的方法是目测法。最常用的方法是目测法。目目测测法法时时,可可直直接接根根据据原原始始凭凭证证,对对屏屏幕幕上上显显示示的的记记账账凭凭证证进进行行审审核核,对对正正确确的的记记账账凭凭证证,执执行行审审核核命命令令，计计算算机机在在凭凭证证上上填填入入审审核核人人名名字字；对对错错误误的的记记账账凭凭证证，不不予予审审核或执行标错命令。核或执行标错命令。30313233（四）凭证汇总（四）凭证汇总记账凭证全部输
12、入完毕后，可根据输入的汇记账凭证全部输入完毕后，可根据输入的汇总条件，有条件地对记账凭证进行汇总并生总条件，有条件地对记账凭证进行汇总并生成一张科目汇总表。成一张科目汇总表。进行汇总的凭证进行汇总的凭证可以是已记账的凭证可以是已记账的凭证，也，也可以是未记账凭证可以是未记账凭证，因此，财务人员可以在，因此，财务人员可以在凭证未记账前，随时查看企业当前的经营状凭证未记账前，随时查看企业当前的经营状况和其他财务信息，同时还可以根据数据的况和其他财务信息，同时还可以根据数据的异常情况检查工作中失误，从而确保凭证的异常情况检查工作中失误，从而确保凭证的准确性。准确性。343536（五）过账（五）过账凭
13、证过账就是系统将已录入的记账凭证根据其会计科目登记到相关的明细账薄中的过程。3738记账处理过程记账凭证的检验：检验凭证是否平衡，如果有不平衡凭证时不能记账。保护记账前状态：记账前，系统将自动进行硬盘备份,保存记账前的数据。开始记账:由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检验、科目汇总、登记账簿等操作打开科目发生额/余额表及银行对账、辅助核算的信息，从凭证文件取记录，按照科目发生额/余额表的数据要求分类汇总相关科目的发生额/余额，-逐级汇总、更新上级科目的发生额/余额，同时更新辅助核销信息。记账标志：394041检验上月是否过账或结账检验上月是否过账或结账:上月未过或结账时，上月未过或结
14、账时，本月不能过账。本月不能过账。检验是否通过审核检验是否通过审核:若有未通过审核的凭证时，若有未通过审核的凭证时，不能过账。不能过账。检验凭证是否平衡检验凭证是否平衡:如果有不平衡凭证时不能如果有不平衡凭证时不能过账。过账。过账中断发生在正式记过账中断发生在正式记账账过程中，先通过过程中，先通过“反反过账过账”恢复上次未完整过账处理前的状态。恢复上次未完整过账处理前的状态。过账处理需注意的问题4243（六）凭证的修改（六）凭证的修改（1 1）过账前的凭证修改）过账前的凭证修改未审核的凭证：直接修改未审核的凭证：直接修改已审核的：反审核后修改，再审核已审核的：反审核后修改，再审核44(2(2）
15、过账后的修改）过账后的修改凭证过账后的凭证发现有误，可通过凭证过账后的凭证发现有误，可通过冲销和补冲销和补充凭证法充凭证法修改修改凭证金额少记，科目和方向正确凭证金额少记，科目和方向正确-补充凭补充凭证证例如：报销差旅费例如：报销差旅费10001000元，但在编制凭证时元，但在编制凭证时误记为误记为100100元，并已登记入账。更正方法是编元，并已登记入账。更正方法是编制调整凭证，会计分录如下：制调整凭证，会计分录如下：借：财务费用借：财务费用 900 900 贷：银行存款贷：银行存款 900 900摘要栏注明：调整摘要栏注明：调整号某类凭证号某类凭证45凭证金额多记，借、应贷科目和方向正凭证
16、金额多记，借、应贷科目和方向正确，采用确，采用负数冲销法（红字冲销法）负数冲销法（红字冲销法）例如：计提短期借款利息例如：计提短期借款利息10001000元，但在元，但在编制凭证时误记为编制凭证时误记为11001100元，并已登记入账。元，并已登记入账。更正方法是：将多记金额更正方法是：将多记金额100100（1100-10001100-1000）元，填写一张会计科目、记账方向、与原凭元，填写一张会计科目、记账方向、与原凭证相同，金额为证相同，金额为100100元的负数凭证用以冲销元的负数凭证用以冲销多记金额，会计分录如下：多记金额，会计分录如下：借：财务费用借：财务费用-100-100贷：应
17、付利息贷：应付利息-100-100摘要栏注明：冲销（或调整）摘要栏注明：冲销（或调整）号某号某类凭证。类凭证。4647二、二、账簿管理账簿管理企业发生的业务，经过制单、审核、记账等程序企业发生的业务，经过制单、审核、记账等程序后，就形成了正式的会计账簿，对发生的经济业后，就形成了正式的会计账簿，对发生的经济业务进行查询、统计分析的操作要通过账簿输出与务进行查询、统计分析的操作要通过账簿输出与管理模块完成。管理模块完成。操作者指定输出条件后，系统对数据库中的数据操作者指定输出条件后，系统对数据库中的数据进行进行临时处理临时处理，形成所需要的数据。，形成所需要的数据。总账子系统提供的账簿包括：分类
18、账、明细账、总账子系统提供的账簿包括：分类账、明细账、日记账、科目发生额日记账、科目发生额/余额表、辅助核算账簿等。余额表、辅助核算账簿等。48总分类账总分类账反映各科目的反映各科目的各月各月借方或贷方发生额、本年累计、借方或贷方发生额、本年累计、期初和期末余额期初和期末余额总分类账簿可引出为总分类账簿可引出为ExcelExcel等数据文件。等数据文件。4950科目余额表科目余额表反映各科目的反映各科目的本月本月借方或贷方发生额、本年借方或贷方发生额、本年累计发生额、期初和期末余额累计发生额、期初和期末余额5152明细分类账明细分类账反映各科目的本期发生的明细账数据，有凭证号，反映各科目的本期
19、发生的明细账数据，有凭证号，摘要等信息。摘要等信息。53查看该科目查看该科目的总账数据的总账数据查看下一个科目查看下一个科目的明细账的明细账54多栏式明细账多栏式明细账反映所有明细科目和核算科目的发生额，如管反映所有明细科目和核算科目的发生额，如管理费用下的折旧、工资福利、通讯费理费用下的折旧、工资福利、通讯费55核算项目分类总账核算项目分类总账反映某类核算项目，比如与客户、部门、反映某类核算项目，比如与客户、部门、供应商相关所有的科目的业务。供应商相关所有的科目的业务。5657三、三、期末处理期末处理期末处理是指会计人员在每个会计期末要完成的一些特定的会计处理工作，如某些费用的计提、摊销、调
20、汇、结转损益类科目等等。期末处理每月只能做一次。58自动转账自动转账在会计业务中有一类凭证，每月有规律的重复在会计业务中有一类凭证，每月有规律的重复出现。例如出现。例如:每月都需要将制造费用转生产成本每月都需要将制造费用转生产成本的凭证等。这些凭证的摘要、借贷方科目每月的凭证等。这些凭证的摘要、借贷方科目每月基本不变，金额来源或计算方法也相当固定。基本不变，金额来源或计算方法也相当固定。因此，可以把此类凭证的摘要、借贷方科目、因此，可以把此类凭证的摘要、借贷方科目、金额的来源或计算方法预先制成模板，称为自金额的来源或计算方法预先制成模板，称为自动转账凭证定义。使用时，选择需要的自动转动转账凭证
21、定义。使用时，选择需要的自动转账凭证模板生成凭证，系统就会按照定义生成账凭证模板生成凭证，系统就会按照定义生成相应的凭证，不必会计人员每月重复编制，这相应的凭证，不必会计人员每月重复编制，这就是账务处理中的自动转账。就是账务处理中的自动转账。59摊销应由本月负担的报刊杂志费。摊销应由本月负担的报刊杂志费。自动转账自动转账6061n自动转账凭证格式设置完毕之后，在需要生成相自动转账凭证格式设置完毕之后，在需要生成相应的转账凭证时，就可以生成记账凭证了。应的转账凭证时，就可以生成记账凭证了。n注意：不能忘记要将注意：不能忘记要将“自动结转自动结转”生成的转账凭生成的转账凭证审核过账。证审核过账。6
22、2汇率调整汇率调整主要用于对外币核算的账户在期末自动计主要用于对外币核算的账户在期末自动计算汇兑损益，生成汇兑损益转账凭证。算汇兑损益，生成汇兑损益转账凭证。注意：注意：不能忘记要将不能忘记要将“期末调汇期末调汇”生成的转账凭证审核生成的转账凭证审核过账。过账。63结转损益结转损益可以将所有损益类科目的本期余额全部自动转可以将所有损益类科目的本期余额全部自动转入本年利润科目，自动生成结转损益记账凭证入本年利润科目，自动生成结转损益记账凭证注意：注意：在结转损益前用户一定要将所有的凭证在结转损益前用户一定要将所有的凭证全部录入并审核过账全部录入并审核过账(包括自动转账生成的凭包括自动转账生成的凭
23、证），否则结转损益数据不正确！证），否则结转损益数据不正确！64期末结账期末结账 在本期所有的会计业务全部处理完毕之后，就可以在本期所有的会计业务全部处理完毕之后，就可以进行期末结账了。系统的数据处理都是针对于本期进行期末结账了。系统的数据处理都是针对于本期的，要进行下一期间的处理，必须将本期的账务全的，要进行下一期间的处理，必须将本期的账务全部进行结账处理，系统才能进入下一期间。部进行结账处理，系统才能进入下一期间。在期末处理窗口中单击【期末结账】按钮，系统进在期末处理窗口中单击【期末结账】按钮，系统进入结账处理界面。入结账处理界面。注意：注意：系统在过账之前要对账务处理进行常规性检系统在过账之前要对账务处理进行常规性检查，必须将本期间的所有会计凭证及业务资料全部查，必须将本期间的所有会计凭证及业务资料全部输入了并且过账之后才能结账。如果系统发现本期输入了并且过账之后才能结账。如果系统发现本期内还有未过账的记账凭证，系统会发出警告，然后内还有未过账的记账凭证，系统会发出警告，然后中断结账。中断结账。65结束语:思考与回顾一下我们在这节都学习了哪些内容？66谢谢3月-2300:41:1000:4100:413月-233月-2300:4100:4100:41:103月-233月-2300:41:102023/3/120:41:10