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1、宴会项目筹办管理实务第十二章宴会项目筹办管理实务第十二章 外烩项目的办理技巧目 录01什么是“外烩”02外烩项目流程模型的建立03外烩项目业务的评估因素与规划目 录04外烩前置作业：相关准备事项05外烩工作的工作流程06外烩工作的产出与效益达成目 录07外烩实务上补充注意事项08“外烩项目”的完整阶与反馈体系01什么是“外烩”什么是“外烩”对于许多饭店餐厅，甚至是“办桌”业 者来说，“外烩”是一项常见的服务项目，主要是配合业主（主持办理宴会者）到指 定的场所承办宴会。对业者而言，是一种 较为繁琐，甚至可以说是“麻烦”的承烩 方式，因为有信誉、具经验的外烩业者，要将整套宴会设备，包括桌椅、锅具、
2、食 材、餐具、耗材以及厨师与服务人员外移 至业主所希望的特定场所，而此场所还不见得是熟悉的场地，业者必须克服场地的各种限制，却又必须呈现原本在饭店或餐厅内所能享受到 的同样的服务与餐饮水准。因此，对餐饮业者来说，“外烩服务业务”的门槛与所必须具备的条件 较高，若没有能力与信心，是无法胜任与承揽这种业务的。02外烩项目流程模型的建立外烩项目流程模型的建立03外烩项目业务的评估因素与规划一、营销对于外烩业务的推广与客户的开发，宴会业务部门必须与有此需求的政府单位、企业公 司乃至于一般的客户接洽，以确保客源的稳定性，并进行服务完毕后的满意度调查，优点与 满意处将形成“声誉”（reputation）与
3、口碑（word of mouth）。当然，此业务起始的阶段，必须要有实质上坚强的餐饮服务内容与表现作为业务部门的后盾，否则，再有能力的业务人 员、再多的优惠项目规划与广告营销，办理一次后都可能会被客户视为推销上的花招，之后 就不再委托，这对外烩业务来说，也必须善尽居于客户与内外场之间，甚至是与公司上层主管 之间的意见反应与沟通工作，外烩营销业务与餐饮服务质量都能相互搭配，外烩的项目才能经 营得长久。二、场勘场勘就是必须事先进行场地勘查。假如承办外烩者对场地陌生，那么宴会主办者就必须安排餐 饮业者先行到场勘查动线与场地，人员包括厨师（内场）与供餐上菜的服务人员（外场，需领导等 级），查看各项设备
4、与服务路径如何，可以帮助承烩业者熟悉场地，以及决定现场欠缺哪些设备必须 要业者自行携带，当然，这些都必须增加费用；如果宴会的规模较大，等级与正式性越高，实务上 场地勘查就可能不止一次，彼此在场勘时就必须立即提出问题与答复，沟通会比较具体与顺畅。三、接单与否的评估宴会业务人员接到外烩的订席需求，并不是都来者不拒，还可能因为公司的政策与成本上的考 量，依惯例多要求有最起码的人数与价位，这是为了符合规模上的经济效益，餐饮业者多有规定基 本的消费金额或人数规模，否则多不会配合承揽。人数与金额因各家饭店、餐厅标准不一，当然，要是经费有限，或许市面上的“办桌”业者也可承办外烩，这端看业主的需求与考量。四、
5、菜单制订业者与业主之间，可依照宾客属性与预算金额，相互沟通与讨论菜色内容、道数与次序等需求与细节。根据委托业主的需求与希望，来确定上菜服务方式。五、外场服务方式确定六、酒水饮料制订决定用酒项目（红酒、黄酒、白酒类或是其他酒类，当然酒杯酒器也随之搭配），非酒精性饮料例如果汁、汽水或其他饮料，双方也必须事先加以确定。七、设备与餐具准备在这方面便突显出在饭店内与外烩之间的明显差距。当外烩的内 外场团队离开公司前往外烩场地后，便可比喻为前线出征的部队，设 备、餐具与食材的分量与数量必须充足，甚至要准备备份，以防临时 出状况时能妥善应变与补足所需。此外，为了外烩食材的保鲜或保温（有些菜肴有可能在饭店时就
6、预先烹调处理为半成品），也常常必须搭 配冷藏车、保温箱餐车等特别供外烩业务所使用的设备、器材或耗材（餐巾纸、打包袋、纸袋等）。八、工作人员配置基本上，外烩负责的经理必须根据宴会项目的复杂程度与规模，来安排干部与基层服务人员（含临时人员）间的比例。此外，在承接外烩项目的成本效益估算评估中，根据此工作人力的配置 便可先行计算出人力成本，这也成为是否合乎外烩承接成本的考量因素之一。九、订价策略承烩业者接单后，依照宴会的餐饮内容、宾客人数、特殊议定服务、工作人员成本、交通运输 费用等，向客户提出报价单。十、附带服务事项外烩服务最基本的内容之外，或许会根据委托者与承办单位的特殊需求，来增加服务项目或代
7、为办理的事项。例如场地布置（广告牌、美工、花卉、气球）、影音设备的架设，或是专业人员（演 奏、表演、司仪或主持人）的代聘等，这些附带的服务项目，有时可能会以“套装项目”的方式包套提供，尤其像是“婚宴”“尾牙宴”“春酒”“谢师宴”等餐饮项目规划，就是此类套装方案常见 的企划标的。十一、外烩提案当外烩项目内容、等级、报价与附带事项都一一确定，餐饮业者便可向委托业主提出提案规划。十二、合约签订重要的餐宴承揽，往往会要求双方订立合约，合约内容可依外烩提案为基础，并参照本书第五 章合约制定的原则为基本精神，据以签订双方的外烩项目合约。04外烩前置作业：相关准备事项一、采买厨师根据餐食菜单内容开立食材的采
8、买细项，并根据人数确定购买的分量（数量、重量等）。二、食材准备到了备料阶段，包括食材初步切割与预先烹调料理、酱汁配料的预先制作等工作，因为在外烩的现场时间极为有限，所有费时与费工的程序必须先在饭店完成，现场的内场工作处理的是菜肴最后的阶段，就是完成初制食材的搭配烹调炒炸蒸煮工作，以及酱料的佐味与摆盘工作。三、场地铺垫一般而言，外烩的场地往往属于业主或是租借的场所，宴后的撤场、清洁与复原工作，也是外 烩的重点工作之一；特别是在内场烹煮的场地，油水脏污的情形常常在料理的时候发生，为了减少 对场地的污染，同时也是为了清洁的方便，场地的铺垫与相关防护措施，包括防油、防水、防火的工作，必须加以监督与落实
9、。宴会承办者对于承烩业者的宴后工作，也 必须善尽监督的责任，因为场地不是自己的场所，便是向外单位借的场地，承烩厂商对场地复原工 作的粗心大意，而招受抱怨的对象，往往是宴会的承办者。四、设备外烩工作团队开赴现场前，必须再次清点相关所需设备项目与数量，以免到现场后才发现遗忘 某些东西，在外烩紧迫的时间限制下，往往无法实时补足，甚至造成严重的后果与影响。下面是外烩专业工作在出发前对于携带设备及物品的检查表范例，因为外烩工作细碎繁杂，建 立对物件的查核系统化就有其必要性五、人员工作配置安排当外烩的日期与时间确定，宾客人数的规模也都大致掌握，受委托业者的人力配置就可以规划 与制定服务人员排班表来安排工作
10、。05外烩工作的工作流程一、运送关于外烩当天的交通事宜，有两点注意事项：一是从宽估算抵达的交通时间，越是规模较大的餐宴，人员与设备越要提早出发，一方面预留充足的现场餐桌布置与餐具摆设时间，二来也避免突发事故的发生（例如堵车或车辆抛锚等意外情况）。其次，是对于食材的运送，必须以保鲜与安全为前提（冷藏车的必要性即在此），而器材餐具务必固定扎实，以避免碰撞产生器材与餐具破损毁坏的情况发生。二、烹调在现场的工作，内场厨师与相关人员进行烹煮与摆盘等工作，速度与节奏务必精确掌握，不可 有让宾客久候的情况发生。三、送菜服务外场服务人员与内场人员密切搭配，传菜、上菜与撤盘工作务必流畅；此外，对于特殊饮食要 求
11、的供应服务（素食、不吃牛肉等），特别是采用套餐（位上）方式的餐饮服务，必须掌握供应对象的特殊状况，不可有上错菜的情形发生，而宴会承办者也必须在宴会现场设置“场控人员”，事前叮嘱与现场监督送菜的状况，以求供餐的正确性与对速度的充分掌控。四、撤收宴会结束，宾客离开后再进行现场全部的收拾工作。在这里必须强调的是，不论是在饭店宴会厅、或是外烩的餐宴现场，越是具有正式性的餐宴，外场服务人员在宴会结束 时，最重要的工作是在离开的时候恭候送客，而非当着客人 的面急着收拾碗盘甚至收桌巾，这对宾客来说，是非常不礼貌的举动，似乎有“赶宾客”的意味存在，至少必须等待绝 大部分的客人都离场后，再进行撤收的工作较为恰当
12、。五、清理正如前阶段的“铺垫”工作中所说明的，内外场场地必须确实完成“清洁”与“归位”的复原 工作，宴会承办单位也必须负起查验的责任，倘未能确实完成宴后的相关工作，务必要求补充完成，以免事后与宴会场地出借者产生争议。06外烩工作的产出与效益达成一、口碑对于餐饮业者来说，完成一场顺利畅达的宴会，便意味 着另一场宴会委托的开始，外烩业务也是如此，这便是“声誉”与“口碑”的累积。因此，良好的餐宴绩效与表现，本 身就是最好的营销与免费广告；因此，当外烩项目结束时，具有制度的宴会业务部门，也必须询问业主的意见与感受，具体地了解餐宴的优缺点，由此精进餐饮服务质量，良好的“口碑”就是“效益”，就是最好的营销
13、，甚至可说是未来尚未实现的“潜在收益”！二、成本与收益当外烩项目结束后，餐饮业者可以分析该场的成本收益情况，据以作为往后外烩承揽与否的决 策因素，或是作为人力与物力调整的依据。07外烩实务上补充注意事项一、增加衍生费用1.桌椅租金2.车辆运输 3.手续费4.其他杂项 二、外烩业者进场的前置工作须预留相当的作业时间根据许多外烩经验，越大的餐会，承揽业者越要提前入场进行准备事宜，以免手忙脚乱造成宴 会效果与服务质量大打折扣，甚至有时还有时间可以再次运送原先所遗忘的宴会用品。08“外烩项目”的完整阶与反馈体系一、管理知识除餐饮管理以外，也必须具备“人事管理”“财务管理”“物料管理”“仓储管理”等相关
14、的管理能力。二、管理理念关于经营管理的“理念”，就像是一项经营哲学（Business Philosophies），特别是对于外烩承办 与否的评估，如果坚持一定要在某特定标准以上的获利率（如两成）才承烩，或许可能会忽略一 些无法量化或潜在的商业利益或社会价值。例如，为了国家的荣誉（政府涉外餐宴）或公众的利益（慈善餐会）所承办的宴会，或许达不到原本限定的规模与金额，但是仍愿意承烩，或许可以由此 建立起信誉与高配合度的评价，损益之间或许不能单单以表面的账务报表来衡量。三、中央与地方法规对于卫生与安全作业程序的差异性假设承烩业者的业务涉及全国，负责外烩项目的主管也必须进一步考虑各地对餐宴举行的相关规定，例如“消防安 全”“饮食卫生”“废弃物处理”等方面，是否有所差异。