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1、/档案管理规定及流程 SANY GROUP system office room(SANYUA!6Hr.-、.公司文件档案管理制度及流程一、目的加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。二、适用范围适用子公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归挡。三、术语和定义1、档案指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。2、档案管理就是指档案的收集、整理、
2、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责1、行政人事部I)负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理j2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况j3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料J4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全j5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通j6)负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。2、其他各部门相关人员I）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部J2）向行敌人事部移交合同或文件资料原件或复印件j3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收
3、集、标识、贮存、保管、利用、归挡J4）囡雾罩首要百窥军在主至远百营萌芽蓓妻芽手J;3、各部门档案主管人员I）负责部门档案的管理。4、各部门负责人I）负责对部门档案管理监督检查。五、工作程序1、档案资料的收集l）国门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编副部门文件（合同）管理记量目录汩。2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制移交目录每季度向行政人事部移交。a)归挡范围及移交时间。每季度结束后次月25日前。b）档案资料的标识各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。c)档案资料的日常管理。()电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存
4、放于指定电脑硬盘内。(2)文件、合同资料要登记详细信息，并编制文件（合同）管理记录目录L以便检索利用。(3)文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件档案柜中。d）档案借阅（）捂面档案要履行借阅手续，填写借阅审批单气气借阅档案原件只限在公司内，不能带出J必须带出公司查阅的，需依照借阅权限自相关领导批准；(2）档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级J(3）借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续J(4）借挡人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、
5、拆卸、调换、摘妙、翻印、复印、摄影，不f哥国垂直草ie)档案销毁(1）对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门总经理批准，批准后方可销毁。(2）执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。2、档案管理细则l）档案资料的归档范围(1）公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等J(2）公司收到的公文，女口政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件J(3）本公司与其他单位来往的文书及权益文书等j(4）公司领导的批示、指示等J(
6、5）重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等j(6）反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等J（？）公司的各种工作计划、计划考核总结、报告、统计报表及简报；(8）本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；(9）本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料J组芷.,.,.(1t本公司发布的各类广告、宣传材料J。非本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像a2)外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档
7、案资料J0l财务档案资料i(14)各种实物档案J05）其他具有利用和保存价值的文件资料。3、档案资料的归档要求(1）归挡的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。(2)一般资料按一份原件归挡，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存挡。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政人事部以影印本归挡。(3）声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归挡声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归挡拷贝件。(4）子文件应有相应的纸质文件、资料一并归挡保存，并做好
8、电子文件存储设备信息的备份工作。(5）各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档E并保持其完好无损。4、档案资料的归档时间(1）即时归挡下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归挡。a）公司规定的密级文件Jb）重要文件，如政府批文、核准文件、证照等Jc）合同、协议书等正本及过程资料jd）公司干部任免的文件材料以及关于耳只工奖励、处分、考核的文件材料je）其他认为需要即时归挡的资料。(3）定期归裆a）部门应在每月25日前整理归挡当月文件，编制档案清单交行政人事部Jb）部门每年3月底前归挡上年度文件与资料，并移交公司行政人事部j(3）电子声像档案的
9、归挡a）重要电子声像档案应实时进行、随办随归。b）一般电子声像档案归挡应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。c）每年3月底前必须向行政人事部移交上一年度的所有归挡电子文件数据集，行政人事部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。5、归档文件的等级划分及保管期限l）需归挡的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下文件等级文件类型保管期限公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、荣誉、经营i-1戈1）、管理决策，单位往来发文，人事方丽的各种文一级秘密文件件，公司内部人员任免、奖永久励、处分等文件材料，财务报表、账册、资产核算，合同及司法文书等会议记录、重要谈话、各种二级重要文件总结、报告、请示批复、
10、企戈lj方丽的宣传方案、形象展五年以上示、涉及工程的文件等员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、电话记录、维修登记、材料收发、仓库一级普通文件管理方面的材料迸出登记、核算、保管、档案方面的管二年主里指导、档案保管、核算、借阅、销毁，后勤方面的费用申请、办公用品管理、采购、出车及维修6、档案交接(1）部门内档案交接部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写档案移交清单过，由部门负责人指定的接收入核实无误后签字，行政人事部见证。7、档案移交公司的流程a）经办部门检查文件或档案，编制移交清单jb）行敌人事部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对jc）档案完整、齐全且符合公司要
11、求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份j8、档案保管(1）档案编号a）档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。b）档案分类各级名称经确定后，应参照l豆挡案处类编号表L将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。c）档案分类编号内应预留若干空挡，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。d）档案分类及编号的增补、修订等由行政人事部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。e）建立档案目录存于案卷盒内，便于查阅。9、附贝lj.本办法由公司行政人事部制定并负责解释。六、相关
12、记录1、文件（合同）管理记录目录2、文件档案移交目录3、档案移交清单表4、档案借阅审批单5、档案分类编号表6、档案管理流程文件（合同）管理记录目录记录编号：日期：F字号文件（合同）编号标题需抄送的相关部门接收原复接收入备注部fl移交目录记录编号：日期：j字号文件（合同编号标题名称页数原复备注移交单位移交人日期l胶件单位日期注：本表一式或份，移交人、收件人各执一份。档案移交清单表记录编号：日期：布性交质口离职口调岗口归档f年S另度豆用T档案保管期限数量类别永久长期短期合1:1移交说明事交工；l接收意见F苍WilA I 移交人（部门接收入部门经办人：经办人：移交日朔：年月日接收日期：年月日见证人：
13、日朔：年月日注：本表一式或份，移交人、收件人各执一份。档案借阅审批单记录编号：日期。借阅部门借阅人借阅部门经理总经理副总行政人察部部门经理使用目的F字号借阅内容复印借阅归还日期备注档案目录卷宗号目录号部门日期：案卷JI顶ff立卷类回号案卷标题起J上日期卷内张数保管期限备注号档案分类编号表TYYK部门类别年份编号文件行政财务市场客服食品环境放射职业部门中心采购运营古书质管技术技术卫生卫生检测中类另lj部中心古但ZG部部技术技术，心xz KF cw SC SP HJ 部部FW zw 夕、发公文xz叭FWF 收到公文SD XZSD 会议资料HY XZHY CWHY SCHY KFHY ZGHY SP
14、HY HJHY FWHY ZWHY JCHY 发展计划JH XZJH C叭JHSCJH KFJH ZGJH SPJH HJJH FWJH ZWJH JCJH 制度文件ZD XZZD CWZD SCZD KFZD ZGZD SPZD HJZD FWZD Z叭IZDJCZD 合同协议HT XZHT CWHT SCH T KFHT ZGHT SPHT HJHT FWHT ZWHT JCHT 月度文件YD XZYD CWYD SCYD KFYD ZGYD SPYD HJYD F叭！YDZWYD JCYD 财务档案CW账目名称前两个字手写字母编写：例如成本CWCB 档案管理流程：相关部门部门负责人行政人事部分管总监总经理执行相关建立、完善I&辈革？穿制鉴定整理编目保管利用立卷归档配合完成监督监督检查完成检查报告否对不符合项进要