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1、1 2020 年 4 月 19 日研究院办公室岗位职责及实施细则文档仅供参考2 2020 年 4 月 19 日第二部分中财研究院办公室岗位职责及实施细则文档仅供参考3 2020 年 4 月 19 日第一章办公室岗位职责第一节 办公室主任岗位职责说明书职位名称办公室主任职位代码所属部门办公室职系行政后勤负责人职等职级部门经理薪金标准直属上级院长(董事长)直接下属岗办公室副主任职位概要:此岗位为综合管理协调岗位,具有一定的涉密性,参照高级管理人员管理,工作重点主要围绕对外联络、综合性事务处理、部门协调展开,对院长起参谋、助手作用。全面负责中财研究院中南大区行政管理和后勤保障工作,确保行政管理和后勤
2、服务高效运行,为员工创造良好的工作环境。主要工作事项:日常行政事务承办,接待及后勤服务管理,固定资产管理,办公用品管理,车辆管理,会议管理,文秘管理,档案管理,消防安全管理、与相关政府职能部门和客户公共关系的建立与维护管理等,负责对行政管理和后勤服务过程中发现的问题进行调研并提出合理化建议,主抓企业文化建设等。岗位职责:1.负责院全局性的会议和大型活动的筹划、组织工作,对会议决定事项的贯彻实施加强督导、保证执行落地,对活动的开展进行统筹协调,保证顺利实施;2.根据制度规定和院长(董事长)指示,安排院长(董事长)办公会议及其它有关会议,传达会议精神,督促落实到位,并将各部门落实情况及时反馈院长(
3、董事长)以及人力资源部、监察审计部;3.协调处理部门间的争议,如遇特殊事故及时上报院长(董事长),并协助处理;4.全面负责行政办公环境、办公秩序的维护与监察;负责院车辆日常维护、管理和调配,确保车辆安全运行;5.负责起草拟定院全局性的文件、计划、总结等文书材料;负责公司内部文件或通知、精神口号的及时传达,对有效性、及时性、实用性负责;负责公司对外文件的审阅、收发、存档和情况反馈;6.做好外来重要客人的接待,圆满完成院长(董事长)指派的接待工作等相关的外事工作的协调,并据情处理;|文档仅供参考4 2020 年 4 月 19 日7.负责监督企业介绍信、公章和领导印章的使用(保管由财务部负责),对各
4、部门使用印章的情况进行把关,做好登记;8.负责本单位的工商登记、年检和其它行政事务的协调和督办;9.拟定规范院行政管理制度,经院长(董事长)审批后,负责实施与监察;10.负责行政费用年度预算,审核行政费用开支的合理性和真实性,汇总送交董事长和财务部;负责固定资产、办公用品采购审核及管理;11.完善直接下级的岗位职责、每日每周每月刚性工作内容,对其进行绩效考核;12、协助后勤与资产管理部管理公司资产,包括办公用品与固定资产等物资管理,建立固定资产、办公用品管理台帐13.根据酒店管理部全年客房,餐饮运营指标,监督酒店管理部制定并执行经营月度计划、季度计划及年度计划,并确保计划目标的有效完成。(负监
5、督职责,执行由酒店管理部负责),对酒店物资和食材的进货渠道把关,协助酒店做好食品安全管理14.负责中财华融企业发展战略与管理思想总纲要的宣传贯彻执行、落地;负责企业文化建设的策划与推进。中财研究院中南大区办公室主任每日刚性工作内容(必做工作内容,没做或未做到位扣除200-500 元绩效工资)1.每日上午 8:30 至下午 17:30,不定时巡查中南大区办公工作秩序;2.每日上午8:30,和人力资源部一起调取员工打卡信息,核查员工到岗情况,对未办理请假手续不在岗员工责成其所在部门负责人查清人员去向,作出书面情况说明,并对当事人作出处理决定,记录在案;3.每日检查中南大区各部门责任区卫生和消防安全
6、状况;4.每日检查司机精神面貌及工作状态以及车辆保养情况;5.每日检查办公自动化设备及网络运行状况,保证公司所有的设备能够正常运行,督导上网纪律,对违规情况进行处理;6.每日协同人力资源部处理员工关怀日常性事务(家属、员工等)。7.每日下班前督导员工检查电脑、空调、加湿器等所有电器是否切断电源。8.每日对当天遇到的问题以及各部门之间的协调问题及时解决并记录保存,能在办公室职责和能力范围内处理的及时处理,无法解决的事情及时上报院长并预先提出备选解决方案供领导参考;文档仅供参考5 2020 年 4 月 19 日9.每日抽查各部门工作日志,并形成记录。10.每日上午 9:00 组织办公室部门早会,总
7、结前一天工作,布置当天工作,安排翌日工作。11.督促并指导下属岗位员工做好院长日常事务性服务工作,了解院长行程与当日工作计划,协助处理相关事宜,为院长提供优质保障性工作。12.及时处理当日日常性决定事项的落实,做到工作日清日结。中财研究院中南大区办公室主任每周刚性工作内容(必做工作内容,没做或未做到位扣除200-500 元绩效工资)1.主持每周行政例会(办公室、人力资源部、监察审计部、后勤与资产管理部、财务部、市场部、金融文化研究所),并以会议纪要形式向院长(董事长)汇报上周中南大区行政管理情况,内容必须涉及但不限于每周行政管理、规章制度执行情况、行政费用开支汇总明细(办公耗材、员工福利及物资
8、采购、车辆加油费等)、下周行政管理计划等。2.每周一上午 9:00 前督促人力资源部汇总各部门工作周报,初审合格后呈送院长(董事长)审阅;初审不合格打回重做,超过时限按相关制度处罚,并责成其部门负责人提出指导意见。3.检查、汇总每周所有车辆出车信息和车辆违章情况,对车辆违章责任人定责并作出处理,处理方法和标准严格遵循()第十二章”车辆管理制度规定”。(未完成或未及时完成扣除月基本工资5%,每月四周,能够累计);4.负责行政办公区环境、办公秩序监察管理,对违反相关规章制度者提出处罚和整改意见。5.负责每周定期和不定期会议的组织工作,并对会议决定事情的监督、督导、执行落地、责任到人,对工作结果督导,协助人力资源部进行问责考评,对各部门所接收工作任务严格按照 中的内容进行工作方案、任务承诺、完成时限与验收标准的监察;此项工作任务是重要考核内容,未完成或者未及时处理此项工作任务,每次将扣除当月基本工资10%(每月四周,能够累计)6.对各部门重复性和重要日常性的工作协助制定相关工作流程7.协同人力资源部完成每周员工关怀工作,未完成或未及时处理此项工作任务,每次将扣除当月基本工资2%(每月四周,能够累计)。8.要求人力资源部提供本周员工入职、离职明细表,员工入职时发放必备办公用品