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1、员工职业素质培训xxxx有限公司xxx基本目录使你的工作系统化适合我们的工作方法工作效果评估工作方式及态度公司团队一、使你的工作系统化在旁观者看来，不整洁的工作场所除了反映出工作者头脑混乱以外，不再代表其他。如果你的办公室、办公桌都井然有序，如果你的办公室、办公桌都井然有序，那你的工作效率一定不低。那你的工作效率一定不低。1.1 你的工作需要系统化办公室的5S运动：5S起源于日本，就是整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SETKETSU）、素养（SHITSUKE）五个项目，因日语的罗马拼音均以“S”开头，简称为5S。5S运动提出的目标简单而明确，就是要为员工创造
2、一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境。5S的倡导者相信，保持工作环境的干净整洁，物品摆放有条不紊，一目了然，能最大程度地提高工作效率。1.1 你的工作需要系统化 1.2 开始系统化你的工作：开始系统化你的工作：（1）系统化你的工具；）系统化你的工具；（2）系统化你的文件；）系统化你的文件；（3）建立你的工作档。）建立你的工作档。1.2 开始系统化你的工作 1.2.1 1.2.1 系统化你的工具 （1）基本工具/文具。（2）打印机。（3）电脑、手机。（4）笔记本。在我们试着改变工作的过程中，常常会陷入这样的困境：在我们试着改变工作的过程中，常常会陷入这样的困境：试着解决复杂的问题而忽略
3、了基本的问题。试着解决复杂的问题而忽略了基本的问题。而基本的问题却是任何一位工作者每天都要处理的，包括他而基本的问题却是任何一位工作者每天都要处理的，包括他的办公桌、椅子、电脑、订书机、文件夹、档案夹、电脑磁盘、的办公桌、椅子、电脑、订书机、文件夹、档案夹、电脑磁盘、还有更多的其他东西。还有更多的其他东西。提醒：提醒：1.2 开始系统化你的工作 1.2.2 1.2.2 系统化你的文件（1）工作夹）工作夹什么是工作夹？（包括纸质档和电子档）什么是工作夹？（包括纸质档和电子档）工作夹是用来整理目前进行的专项和固定的工作。工作夹是用来整理目前进行的专项和固定的工作。工作夹的分类？工作夹的分类？A.立
4、即可用的资料。立即可用的资料。B.“待汇报待汇报”的工作项目。的工作项目。C.日常固定工作。日常固定工作。D.目前的专项工作。目前的专项工作。E.问题档。问题档。1.2 开始系统化你的工作 1.2.2 1.2.2 系统化你的文件教你一招：教你一招：（1）要将办公室工作处理得更好，就要根据使用的频率来整）要将办公室工作处理得更好，就要根据使用的频率来整 理你的文件。你最常用的东西应该在你的手边，随手理你的文件。你最常用的东西应该在你的手边，随手 可取。可取。（2）将所有不用的文件移走，不要让它们占据你的文件夹。）将所有不用的文件移走，不要让它们占据你的文件夹。（3）确定你为每个项目和活动都建立了
5、档案，把每一个档案）确定你为每个项目和活动都建立了档案，把每一个档案 清楚地贴上标签。清楚地贴上标签。（4）建立问题档，清楚的记录和归档每一次发生的问题，具）建立问题档，清楚的记录和归档每一次发生的问题，具体到体到XX年年X月月X日，具体事项记录。日，具体事项记录。（5）将工作细致到任何人可一目了然直接上手操作。）将工作细致到任何人可一目了然直接上手操作。二、适合我们的工作方法 学会用PDCA循环法它是一种很科学的管理程序，它是一种很科学的管理程序，同时也是一种很科学的工作程序。同时也是一种很科学的工作程序。什么是什么是PDCA？这是四个英文字母，分别代表：这是四个英文字母，分别代表：计划（计
6、划（Plan）、执行（）、执行（Do）、）、检查（检查（Check）、修正再执行（）、修正再执行（Action）二、适合我们的工作方法 2.1 2.1 学会用PDCA循环法PCDA循环 计划计划（Plan）修正修正 再执行再执行(Action)执行执行 (Do)检查检查(Check)2.2 PDCA循环法四大要素循环法四大要素计划（Plan）执行（Do）检查（Check）修正再执行（Action）在工作程序Plan Do Check Action过程中：Plan即拟订计划，制订计划目标，制订计划做法；Do即任务开展，组织实施并加以控制；Check对过程中的关键点和最终结果进行检查；Action
7、即执行结果与目标值之差距探讨，并确定新的目标，制定下一轮计划。2.3 PDCA循环工作步骤表循环工作步骤表2.4 PDCA循环工作步骤图循环工作步骤图A PC D修正后再执行对检查结果做出修正设定目标搜索信息拟定方案制作计划工作表检查执行情况按计划工作表执行工作例：例：市场研究调查实施步骤市场研究调查实施步骤 Plan:本本阶段你要明确六个段你要明确六个问题。这六个六个问题简称称为5W1H。（1）为何制定此计划？（Why?）（2）计划的目标是什么？（What?）（3）何处执行此计划？（Where?）（4）何时执行此计划？（When?）（5）何人执行此计划？（Who?）（6）如何执行此计划？（H
8、ow?）Do:计划做好之后，着手将划做好之后，着手将项目一步一步向前推目一步一步向前推进。Check:在在进行市行市场调研研过程中，一定要程中，一定要记得得检查，看，看项目的推目的推进是否按原先的是否按原先的计划划进行？当中有无行？当中有无纰漏和出漏和出现偏差？偏差？Action:针对你的你的检查结果确定你的行果确定你的行动。如果在市如果在市场调研研过程中，程中，发现已已经偏离原先的偏离原先的计划了，或者划了，或者发现原先的原先的计划考划考虑不不够周全，那你就要及周全，那你就要及时弥弥补、调整，以确保任整，以确保任务的的圆满完成。如果当中并无完成。如果当中并无纰漏或出漏或出现偏差，当然是皆大偏
9、差，当然是皆大欢喜，喜，那你可以那你可以继续一如既往地一如既往地进行。行。实例实战2.5 本章小结本章小结 一切按一切按“PDCA”循环图循环图 P （Plan）计划）计划 D （Do）执行）执行 C （Check）检查）检查 A （Action）修正再执行）修正再执行三、工作方式及态度 在领导安排工作时，应及时与领导进行有效的沟通，了解工作目标，汇报工作思路、工作流程及后续的工作结果。未了解目的港口的人无法一帆风顺。未了解目的港口的人无法一帆风顺。塞内卡塞内卡 3.1 锁定工作目标，提高执行率 有效目标的“SMART”原则：明确的（Specific）；可量化的（Measurable）；切实可
10、行的（Achievable）；注重结果的（Result-oriented）；有时间限制的（Time-limited）。例：出差目标设定例：出差目标设定 出差的目的出差的目的明确化。明确化。费用的预算目标费用的预算目标可量化。可量化。时间目标时间目标有时间成本限制。有时间成本限制。可以实现的目标。可以实现的目标。注重结果的。注重结果的。实例实战小测试3.2 设定目标，关注效果 剥洋葱法长期目标剥 洋 葱 图即时目标大目标中期目标大目标即时目标更小目标小目标设定目标实现目标3.3 分解目标，接受工作问责制 目标多杈树树干代表目标；树干代表目标；每一根树杈代表子目标。每一根树杈代表子目标。叶子代表实
11、现子目标的因素。叶子代表实现子目标的因素。在目标多杈树中，目标与子目标的关系：在目标多杈树中，目标与子目标的关系：A、子目标是实现目标的策略；、子目标是实现目标的策略；B、目标是子目标的结果；、目标是子目标的结果；C、子目标实现之、子目标实现之“和和”一定是目标的实现。一定是目标的实现。描绘目标多杈树的技巧：描绘目标多杈树的技巧：首先，写下你的目标；首先，写下你的目标；然后，思考实现目标有哪些策略，列出并添加到子目标框里；然后，思考实现目标有哪些策略，列出并添加到子目标框里；最后，考虑完成每个子目标的因素，添加到叶子代表的框里。最后，考虑完成每个子目标的因素，添加到叶子代表的框里。3.3 分解
12、目标，接受工作问责制目标子目标子目标子目标实例实战例：要在明年的6月30日前为公司完成销售额 万元。画出目标多杈树。3.4 制定行动计划 “令人惊讶的是，当我用足够的时间计划后，我可以完成很多事情，而同样令人惊讶的是，如果不经过计划，我就只能完成一点点事情。我宁愿在一个星期里紧张的工作四天半而有进度，而不要一直做却没有进度。”富兰克贝格 计划是联结我们当前所在之处与将来我们所去之处的桥梁。3.4 制定行动计划用不同的时间分配方式计划和执行两批类似的项目第一批项目第二批项目制订计划的时间执行时需要的时间制订计划的时间执行时需要的时间3.5 制定工作计划表 制订你的计划表 把工作分类 工作内容工作
13、内容简单明了，你已明了，你已经掌握了完成工作所掌握了完成工作所 需要的所有信息。需要的所有信息。不能确定怎不能确定怎样才能完成，才能完成，还需要需要进一步分析。一步分析。一定会一定会给你你带来麻来麻烦的工作。的工作。工 作 计 划 表使用分类的方法说明工作的范畴使用分类的方法说明工作的内容预计工作最后完成的时间表明计划表中每项工作的状况3.5 制定工作计划表3.6 制定行动计划 滚动计划法计划与实际之间的差异第一阶段实际完成情况修正计划3.6 制定行动计划 备用计划法制订初始计划（A）并说明偶然事件评价偶然事件采用备用计划（B）采用备用计划（C）继续初始计划（A）3.6 制定行动计划提醒你注意
14、：实际上，一个切实可行的计划可以展示的虽然是有限的，但却是可行的目标及达到这一目标不可或缺的手段。正确的计划应该详细而准确地说明了完成任务每一步该怎么走。它总是要回答下面这些问题：谁（Who）？什么时候（When）？在哪里（Where）？怎么样（How）？3.7 正确的工作态度3.4.1 信息过滤器信息过滤器 当我们需要制定一个方案/工作计划的时候：如果我们只会一昧地搜集资料，而不会加以利用，那么我们拥有的资料与垃圾 桶里的垃圾并无两样。如果我们没有执行的能力，而不懂求教和探讨，一昧的去专研，也等同于错误的工作方式！（1）阅读法（2）捕捉法 （3）调查法 （4）交换法不断成长，见证优秀的自己！
15、“占有”信息的四种主要方法：3.8 怎样在学习中积累工作经验过滤器过滤器过滤器最专业的演示，其实是看见最好的自己。欢迎您使用向天歌演示推出的免费原创模板，建议您在使用中，使用微软雅黑字体。更多关于免费作品与原创教程，请访问向天歌官网。大量的信息直接相关的信息有用信息相关信息信息过滤器流程图3.9 工作经验的积累及运用3.10 合理决策制订决策：制订决策：决策是计划工作的核心VSAFE快速决策法价值（Valuable）考察方案对目标的贡献合适（Suitable）考察方案是否与策略吻合认可（Acceptable）考察方案是否确实可接受可行（Feasible）考察方案是否成功持久（Eternal）考
16、察方案是否符合长期利益（1）什么是决策？决策是一个为达到预期目标而从两个或多个可供选择的方案中选择合理方案的判断和选择的过程。3.11 本章小结本章小结计划你的工作：计划你的工作：（1）设定有效的目标；（2）制订你的计划工作表；（3）筛选有用信息；（4）合理决策。四、工作效果评估四、工作效果评估症状：工作越来越没效率；症状：工作越来越没效率；文件积压越来越厚；文件积压越来越厚；每天的预定目标只完成了一半；每天的预定目标只完成了一半；下班时发现今天几乎什么也没干。下班时发现今天几乎什么也没干。病因：无目标、无计划，工作无规律；病因：无目标、无计划，工作无规律；做事拖拉，时常抱着做事拖拉，时常抱着
17、“还有明天还有明天”的想法；的想法；时间管理不善，做事不分先后、主次。时间管理不善，做事不分先后、主次。遇到工作倦怠及工作瓶颈怎么办？遇到工作倦怠及工作瓶颈怎么办？四、工作效果评估四、工作效果评估4.1.1 给你的工作吃给你的工作吃“高效丹高效丹”不要把难事往后拖 不要把不喜欢的事往后推 不要把喜欢的事做过了头 提醒你注意：有时候你最好能立刻着手解决问题，决不拖延半点时间；但有时候，解决问题的时机并不成熟，如果这时候你就立即行动，往往只会弄巧成拙。这时候最好能把事情缓一缓，另外选择一个适当的时机。四、工作效果评估四、工作效果评估4.1.2 4.1.2 把你的工作按照以下标准分成把你的工作按照以
18、下标准分成三种类型：三种类型：A型：今天必须做重要并且紧急的任务。B型：今天应该做重要或紧急，但不是既重要又紧急的任务。C型：今天可以做既不重要也不紧急的日常任务。4.1.3 平衡日常工作任务平衡日常工作任务A型：你应该尝试每天完成几项紧急和有难度的任务。B型：你的工作主要由这部分任务构成，这些任务应占去大部分工作时间。C型：这些不紧急的事情应待有时间再做。一个工作日提醒你注意：任何工作日，都应该是A型、B型、C型任务的混合。你应该把这三种类型的工作任务均匀分布于全天，而不是按顺序干完A型任务，再干B型任务，等等，注意三者的平衡。4.1.4 考虑一项任务的优先程度考虑一项任务的优先程度这项任务
19、是否既重要又紧迫？否 是这项任务是否必要？否 是这项任务能否助你更有效地工作？否 是这项任务是否日常性的？否 是 是否今天就需要完成？否 是这项任务是否有最后期限？否 是 这项任务是否重要但不紧迫，或紧迫但不重要？否 昌不必做，取消它留待有空时再做分出时间来完成制订可行的期限留出时间完成立即行动A型任务C型任务B型任务否否否否否否否是是是是是是是四、工作效果评估四、工作效果评估提醒你注意：世事变幻无穷，没有任何事是处在一成不变的环境中的。同样，你的工作顺序也总是不断变化，因为我们的周围环境总在不断变化。往往一则新的信息就可能将一项任务的重要性或紧急性完全改变。如果明天召开的会议延迟三天后举行，
20、你还认为它是A型的任务吗？一旦得知任何影响你工作优先顺序的新信息，你就应该重新评估你工作的优先顺序。4.1.5 80:20定律定律 80：20定律主张：以一个小的诱因、投入或努力，通常可以产生大的结果、产出或酬劳。就字面意义来看，这法则是说，你完成的工作里80%成果，来自于你所付出的20%。因此，你只要集中精力处理工作中比较重要的20%的那分，就可以解决全部的80%。4.1.5 80:20定律定律应用80:20定律，你必须学会：寻求捷径，而非全程参与；练习用最少的努力去控制工作、生活；选择性寻找，而非巨细无遗地观察；在几件工作上追求出色，不必事事都有好表现；完成最重要的工作，不必事必躬亲；特别提醒：我们务必时时检讨自己，是否把较多的时间和精力放在关键少数事务上面，而不是浪费在无用的多数事务上。4.1.6 本章小结本章小结使你成为效率高手的灵丹妙药：使你成为效率高手的灵丹妙药：（1）第一剂：立即行动；）第一剂：立即行动；（2）第二剂：）第二剂：ABC法则；法则；（3）第三剂：）第三剂：80：20定律；定律；成功的公式：培养一致的目标，共同实现企业与个人的利益最大化！本篇回顾本篇回顾