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1、文书处理与档案管理文书处理与档案管理 10汉语言文学1班 武永东10205013 主要内容主要内容第一节文书工作概述第二节 文书的处理第三节文书档案管理第一节第一节 文书工作概述文书工作概述一、文书工作相关概念一、文书工作相关概念 通常所说的文书工作，是指机关、单位在使用文书，处理日常公务的活动中，围绕着文书的拟制、办理、管理以及立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。文书处理工作具有政治性、时限性、机要性和规范性等特点。二、文书工作的任务二、文书工作的任务 其中心任务是：科学地组织机关文书事务，及时、准确地处理机关的往来文书，安全地运转与保管，正确地发挥文件的作用，提高机关工作效率和管理水平，
2、为社会主义现代化建设事业服务。上述任务的具体内容主要有以下三项：(一)文书的形成工作 包括文件的拟写、审核、签发、印刷和对各种会议、汇报、电话、机关重大活动的记录及整理；(二)文书的处理工作 包括文件的收发、登记、分办、拟办、批办、承办、传阅、催办和留注；(三)文书的管理工作 包括文件的保管、调阅及文书材料的系统整理、立卷、编目、归档和对文书工作全过程的监督等。第一节第一节 文书工作概述文书工作概述第一节第一节 文书工作概述文书工作概述三、文书工作的原则三、文书工作的原则1.及时、高效2.准确、周密3.精简、求实4.安全、可靠第一节第一节 文书工作概述文书工作概述四、公司企业中各种文书的分类四
3、、公司企业中各种文书的分类一、收文办理程序一、收文办理程序1.签收2.拆封3.登记需要登记的文件有：（1）上级单位的指导性的、参阅性的或需要办理的文件；（2）下级单位的请示性、报告性的文件；（3）带有密级的重要资料；（4）单位内部使用的文件、会议文件和音像文件。不需要登记的文件有：（1）领导人的亲启件；（2）事务性的通知、便函等；（3）一般性的简报；（4）公开的和内部不保密的出版物；（5）已经被其他综合性质的文件包括的文件。第二节第二节 文书的处理文书的处理第二节第二节 文书的处理文书的处理一、收文办理程序一、收文办理程序4.审核5.传阅6.拟办。秘书人员或经授权的部门在领导批办之前对文件的问
4、题提出如何办理的初步意见，供领导人批办时参阅。7.批办8.承办。就是按照领导人的批示意见执行具体的工作。9.催办。就是文秘人员按照承办时限，对承办部门定期进行检查与催促，防止文件处理被延误。10.注办。是由经办人在文书处理单上对文书的承办的情况和结果进行简要的情况说明 第二节第二节 文书的处理文书的处理二、发文办理程序二、发文办理程序1草拟（1）交拟。交拟是指单位、单位的领导或秘书部门的负责人向准备拟写稿件的人交待拟写稿件的任务。（2）起草。文稿的起草要了解领导交待的事情始末，做好调查研究，认真分析各类情况和需要，然后再起草。2.审核审核又称核稿，是指草拟好的文稿在送出去前，由秘书部门负责人对
5、文稿的内容、文种、用词等方面进行全面的检查。审核主要把好行文关、政策关和文字关。3.签发“签发”又称为“会签”，是指单位的领导人对审核过的文稿进行最后的审查，审查无误在发文稿纸上签署意见并注明签发人的姓名及年月日。第二节第二节 文书的处理文书的处理二、发文办理程序二、发文办理程序4.复核复核是发文办理过程中的第二次审核，是在正式的公文印制出来之前，秘书部门对签发的文稿进行复核审查。5.缮印缮印，是根据复核好的文件定稿进行誊清或印制文件。6.校对校对是对缮印出来的文本清样与定稿进行全面的对照检查。7.用印用印是在文件的正本落款的地方盖上发文单位的公章。8.登记登记，是对准备发出的文件进行记录，以
6、便日后核查。9.分发分发，是对印制完毕需要发出的文件进行分封和发送。第二节第二节 文书的处理文书的处理三、归档三、归档1归档范围上级发来的与本单位有关文件。重要的会议材料。单位对外的正式发文。重要的往来文书。本单位及各部门的工作计划、报告及重要的统计材料等。本单位签订的合同、协议书等。本单位干部任免与惩的文件。本单位工资、福利方面的文件。本单位及下属单位成立、合并、撤销等材料。本单位的历史沿革、大事记、以及反映本单位重要活动的剪报、照片、录音、录像带等。本单位处理群众来信来访的原件、记录及处理结果。本单位财产、档案等交接凭证。本单位外事方面的文件材料。需要贯彻执行的规定、通知等。下级单位报送的
7、报告及统计报表。第二节第二节 文书的处理文书的处理2归档的时间 按照机关档案工作条例的规定：机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案。3归档的要求 a.归档的文件材料要齐全、完整。b.文件和电报按其内容的联系、合并整理、立卷。c.归档的文件材料，要保持它们的历史联系；d.区分保存价值，分类整理、立卷；e.案卷标题简明确切，便于管理。第三节第三节 文书档案管理文书档案管理一、档案管理概述 档案管理是机关或单位的文书部门将立卷归档好的文件移交给档案部门，档案部门对于处理完毕并具有保存价值的文件实体及信息进行收集收集、整理整理、鉴定鉴定、保管保管、开发开发和提供利用等一系列业务活
8、动。第三节第三节 文书档案管理文书档案管理一、收集一、收集档案室收集工作的职责监督文件的形成过程督促归档制度的落实开展零散文件的收集工作指导文书部门的立卷归档工作第三节第三节 文书档案管理文书档案管理二、整理（一）档案整理工作的内容档案整理工作的内容包括全宗、全宗内档案的分类、立卷（组卷、卷内文件的排列和编号、填写卷内目录和备考表、拟写案卷标题、填写案卷封面）、案卷排列和编号、编制案卷目录等业务环节。（二）档案整理工作的原则第一，保持文件间的历史联系；第二，便于保管和利用；第三，充分尊重和利用原有的整理成果。（三）区分全宗全宗，是一个具有独立性的组织或个人在其社会活动中所形成的档案的有机整体，
9、这个有机整体便为一个全宗。第三节第三节 文书档案管理文书档案管理三、鉴定（一）档案价值鉴定工作的内容第一，制定鉴定档案价值的标准；第二，判定档案的价值，确定保管期限；第三，剔出无保存价值和保管期满的档案（二）档案价值鉴定工作的程序第一，文件归档鉴定；第二，划定文件的保管期限；第三，档案价值复审；第四，销毁无价值档案。（三）鉴定档案价值的标准1分析文件的内容；2分析文件的来源和时间；3文件的完整性和有效性；4分析文件的名称、稿本和外形特征。第三节第三节 文书档案管理文书档案管理四、保管 保管，是维护档案在库房中的存放秩序并保护档案不受损害，是确保档案完整安全的重要基础性工作。五、检索 检索，是采用一定的手段，对档案信息进行加工，并编制检索工具，使利用者更加方便地利用档案。常用的档案检索工具的编制方法有：案卷文件目录；分类目录；主题目录；文号索引；人名索引；全宗指南第三节第三节 文书档案管理文书档案管理六、编研六、编研编研，为了更好地利用、研究档案信息，对具有较高利用价值的档案内容进行研究、选择、编辑、出版等。编研的成果主要有：档案文献汇编；档案文摘汇编；档案参考资料；年鉴。七、统计七、统计统计，通过记录和量化的数据研究、分析档案及其管理中的规律和发展趋势，为管理工作提供真实可靠的原始数据，增强档案管理的科学化。