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1、文书档案管理文书档案管理四川大学公共管理学院四川大学公共管理学院 何何 玲玲 档案与档案工作概述档案与档案工作概述 文书档案管理文书档案管理 电子文件管理电子文件管理 几种专门档案的管理几种专门档案的管理第一部分：档案与档案工作概述第一部分：档案与档案工作概述 档案概述档案概述 档案工作概述档案工作概述 从事档案工作应注意的几个问题从事档案工作应注意的几个问题 一、档案概述一、档案概述一、档案概述一、档案概述 1 1 1 1、档案的起源及演变、档案的起源及演变、档案的起源及演变、档案的起源及演变 （1 1 1 1）档案的起源）档案的起源）档案的起源）档案的起源 档案的产生与文字有密切关系，它是
2、人类社会档案的产生与文字有密切关系，它是人类社会档案的产生与文字有密切关系，它是人类社会档案的产生与文字有密切关系，它是人类社会发展到一定阶段的必然产物。发展到一定阶段的必然产物。发展到一定阶段的必然产物。发展到一定阶段的必然产物。（2 2 2 2）档案的演变）档案的演变）档案的演变）档案的演变 古老型载体档案：甲骨、金石、简牍、缣帛档案。古老型载体档案：甲骨、金石、简牍、缣帛档案。古老型载体档案：甲骨、金石、简牍、缣帛档案。古老型载体档案：甲骨、金石、简牍、缣帛档案。传统型载体档案：纸质档案。传统型载体档案：纸质档案。传统型载体档案：纸质档案。传统型载体档案：纸质档案。新型载体档案：感光材料
3、与磁性材料形成的档案，新型载体档案：感光材料与磁性材料形成的档案，新型载体档案：感光材料与磁性材料形成的档案，新型载体档案：感光材料与磁性材料形成的档案，如影片、照片、磁带、磁盘、光盘等。如影片、照片、磁带、磁盘、光盘等。如影片、照片、磁带、磁盘、光盘等。如影片、照片、磁带、磁盘、光盘等。（3 3 3 3）档案的名称）档案的名称）档案的名称）档案的名称 商代：册商代：册商代：册商代：册 周代：中周代：中周代：中周代：中 秦汉：卷、案秦汉：卷、案秦汉：卷、案秦汉：卷、案 唐宋：文案、案卷、簿书唐宋：文案、案卷、簿书唐宋：文案、案卷、簿书唐宋：文案、案卷、簿书 清代：杨宾清代：杨宾清代：杨宾清代：
4、杨宾柳边纪略柳边纪略柳边纪略柳边纪略 “边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档以削木片若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档以削木片若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档以削木片若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多，贯皮条挂壁若档故也，然今文子，以积累多，贯皮条挂壁若档故也，然今文子，以积累多，贯皮条挂壁若档故也，然今文子，以积累多，贯皮条挂壁若档故也，然今文字之书于纸者。亦呼为牌子、档子矣。字之书于纸者。亦呼为牌子、档子矣。字之书于纸者。亦呼为
5、牌子、档子矣。字之书于纸者。亦呼为牌子、档子矣。”2 2 2 2、档案的定义及含义、档案的定义及含义、档案的定义及含义、档案的定义及含义 （1 1 1 1）定义）定义）定义）定义 档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其它各种方式和载体的历史记录。其它各种方式和载体的历史记录。其它各种方式和载体的历史记录。其
6、它各种方式和载体的历史记录。（2 2）含义）含义）含义）含义 档案的来源档案的来源档案的来源档案的来源国家机构、社会组织和个人；社会国家机构、社会组织和个人；社会国家机构、社会组织和个人；社会国家机构、社会组织和个人；社会活动。活动。活动。活动。档案的条件档案的条件档案的条件档案的条件保存备查的历史文件。保存备查的历史文件。保存备查的历史文件。保存备查的历史文件。文件转化为档案有三个条件：文件转化为档案有三个条件：文件转化为档案有三个条件：文件转化为档案有三个条件：办理完毕；办理完毕；办理完毕；办理完毕；有查考利用价值；有查考利用价值；有查考利用价值；有查考利用价值；按一定规律保存。按一定规律
7、保存。按一定规律保存。按一定规律保存。档案的记录方式和载体档案的记录方式和载体档案的记录方式和载体档案的记录方式和载体多种多样。多种多样。多种多样。多种多样。档案的性质档案的性质档案的性质档案的性质原始记录性。原始记录性。原始记录性。原始记录性。（档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中（档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中（档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中（档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接直接直接直接形成的）形成的）形成的）形成的）3 3 3 3、档案的基本价值、档案的基本价值、档案的基本价值、档案的基本价值（1 1 1 1）档案的凭证作用）档案的凭证作用）档
8、案的凭证作用）档案的凭证作用（2 2 2 2）档案的参考作用）档案的参考作用）档案的参考作用）档案的参考作用二、档案工作概述二、档案工作概述二、档案工作概述二、档案工作概述1 1、档案工作的内容、档案工作的内容 八个业务环节：八个业务环节：收集、整理、鉴定、保管、收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用统计、检索、编研、利用2 2、档案工作的性质、档案工作的性质 服务性服务性 科学管理性科学管理性 政治性政治性3、我国档案工作的基本原则、我国档案工作的基本原则(中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法19871987年年9 9月月5 5日第六届全国人民日第六届全国人民代表大会常务委员会第
9、代表大会常务委员会第2222次会议通过，次会议通过，根据根据19961996年年7 7月月5 5日第八届全国人民代表大会常务委员会第日第八届全国人民代表大会常务委员会第2020次会议次会议关于关于修改修改中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法的决定的决定修正修正)“统一领导、分级集中地管理国家全部档案，统一领导、分级集中地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会各方面维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。的利用。”统一领导、分级集中地管理国家全部档案统一领导、分级集中地管理国家全部档案我我国档案工作的组织原则和管理体制。国档案工作的组织原则和管理体制。维护档案的完整与安全维护档
10、案的完整与安全我国档案工作的基本我国档案工作的基本要求。要求。便于社会各方面的利用便于社会各方面的利用我国档案工作的根本我国档案工作的根本目的。目的。4 4、档案工作机构、档案工作机构 各级各类档案室（内部机构）各级各类档案室（内部机构）各级各类档案馆（文化事业机构）各级各类档案馆（文化事业机构）档案行政管理部门档案行政管理部门档案行政管理部门档案行政管理部门 国家档案局：是国务院直属的掌管全国档案事务国家档案局：是国务院直属的掌管全国档案事务国家档案局：是国务院直属的掌管全国档案事务国家档案局：是国务院直属的掌管全国档案事务的最高职能机构。的最高职能机构。的最高职能机构。的最高职能机构。19
11、54195419541954年经第一届全国人民代表年经第一届全国人民代表年经第一届全国人民代表年经第一届全国人民代表大会常务委员会第二次会议批准成立。大会常务委员会第二次会议批准成立。大会常务委员会第二次会议批准成立。大会常务委员会第二次会议批准成立。文件中心（介于单位和档案馆之间的过渡性档案文件中心（介于单位和档案馆之间的过渡性档案文件中心（介于单位和档案馆之间的过渡性档案文件中心（介于单位和档案馆之间的过渡性档案管理机构）管理机构）管理机构）管理机构）档案寄存中心（由国家综合性档案馆设立）档案寄存中心（由国家综合性档案馆设立）档案寄存中心（由国家综合性档案馆设立）档案寄存中心（由国家综合性
12、档案馆设立）档案科研和教育机构档案科研和教育机构档案科研和教育机构档案科研和教育机构档案宣传、出版机构档案宣传、出版机构档案宣传、出版机构档案宣传、出版机构档案室档案室档案室档案室基础基础基础基础档案馆档案馆档案馆档案馆主体主体主体主体档案行政管理部门档案行政管理部门档案行政管理部门档案行政管理部门组织指挥中心组织指挥中心组织指挥中心组织指挥中心档案工作辅助机构档案工作辅助机构档案工作辅助机构档案工作辅助机构档案工作发展的条件档案工作发展的条件档案工作发展的条件档案工作发展的条件三、从事档案工作应注意的几个问题三、从事档案工作应注意的几个问题三、从事档案工作应注意的几个问题三、从事档案工作应注
13、意的几个问题1 1 1 1、档案与文件的关系问题（文件是档案的前身，、档案与文件的关系问题（文件是档案的前身，、档案与文件的关系问题（文件是档案的前身，、档案与文件的关系问题（文件是档案的前身，档案是文件的归宿）档案是文件的归宿）档案是文件的归宿）档案是文件的归宿）2 2 2 2、反映基本职能活动的档案与其它档案的关系、反映基本职能活动的档案与其它档案的关系、反映基本职能活动的档案与其它档案的关系、反映基本职能活动的档案与其它档案的关系（突出前者）（突出前者）（突出前者）（突出前者）3 3 3 3、档案的、档案的、档案的、档案的“动动动动”与与与与“静静静静”的关系（档案具有潜的关系（档案具有
14、潜的关系（档案具有潜的关系（档案具有潜在价值）在价值）在价值）在价值）4 4 4 4、档案工作同资料、情报、图书工作的关系（一体、档案工作同资料、情报、图书工作的关系（一体、档案工作同资料、情报、图书工作的关系（一体、档案工作同资料、情报、图书工作的关系（一体化）化）化）化）5 5 5 5、档案室与档案馆的关系（积累输送、无偿进馆）、档案室与档案馆的关系（积累输送、无偿进馆）、档案室与档案馆的关系（积累输送、无偿进馆）、档案室与档案馆的关系（积累输送、无偿进馆）6 6 6 6、传统管理与现代化管理的关系（人员素质、电子、传统管理与现代化管理的关系（人员素质、电子、传统管理与现代化管理的关系（人
15、员素质、电子、传统管理与现代化管理的关系（人员素质、电子文件、双套制）文件、双套制）文件、双套制）文件、双套制）7 7 7 7、管理工作中人与物的关系、管理工作中人与物的关系、管理工作中人与物的关系、管理工作中人与物的关系第二部分：文书档案管理第二部分：文书档案管理 档案的收集档案的收集 档案的整理档案的整理 档案的鉴定档案的鉴定 档案的编研与利用档案的编研与利用 档案的统计与保管档案的统计与保管第二部分：文书档案管理第二部分：文书档案管理一、档案的收集一、档案的收集一、档案的收集一、档案的收集1 1 1 1、机关内文件的归档、机关内文件的归档、机关内文件的归档、机关内文件的归档档案室收集工作
16、的主要途径。档案室收集工作的主要途径。档案室收集工作的主要途径。档案室收集工作的主要途径。归档制度主要内容：归档范围、归档时间、归档归档制度主要内容：归档范围、归档时间、归档归档制度主要内容：归档范围、归档时间、归档归档制度主要内容：归档范围、归档时间、归档案卷的质量要求、归档手续。案卷的质量要求、归档手续。案卷的质量要求、归档手续。案卷的质量要求、归档手续。（1 1 1 1）归档范围）归档范围）归档范围）归档范围 国家档案局国家档案局国家档案局国家档案局机关文件材料归档和不归档的范围机关文件材料归档和不归档的范围机关文件材料归档和不归档的范围机关文件材料归档和不归档的范围（198719871
17、9871987）（已废止）（已废止）（已废止）（已废止）归档文件整理规则归档文件整理规则归档文件整理规则归档文件整理规则(DA/T222000)(DA/T222000)(DA/T222000)(DA/T222000)国家档案局国家档案局国家档案局国家档案局机关文件材料归档范围和文书档案保机关文件材料归档范围和文书档案保机关文件材料归档范围和文书档案保机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定管期限规定管期限规定管期限规定（2006.9.192006.9.192006.9.192006.9.19）凡是反映本机关工作、生产活动，有查考利用凡是反映本机关工作、生产活动，有查考利用凡是反映本机关工作、
18、生产活动，有查考利用凡是反映本机关工作、生产活动，有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。本单位文件是价值的文件材料，均属归档范围。本单位文件是价值的文件材料，均属归档范围。本单位文件是价值的文件材料，均属归档范围。本单位文件是归档的主体。归档的主体。归档的主体。归档的主体。（2 2 2 2）归档时间：）归档时间：）归档时间：）归档时间：一般在次年上半年向档案部门移交。一般在次年上半年向档案部门移交。一般在次年上半年向档案部门移交。一般在次年上半年向档案部门移交。国家档案局国家档案局国家档案局国家档案局机关档案工作条例机关档案工作条例机关档案工作条例机关档案工作条例（1983198319831
19、983）（3 3 3 3）归档案卷的质量要求）归档案卷的质量要求）归档案卷的质量要求）归档案卷的质量要求 遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（4 4 4 4）归档手续）归档手续）归档手续）归档手续 案卷目录的移交，交接双方签字。案卷目录的移交，交接双方签字。案卷目录的移交，交接双方签字。案卷目录的移交，交接双方签
20、字。2 2 2 2、归档的组织工作：、归档的组织工作：、归档的组织工作：、归档的组织工作：档案部门指导和协助文书部门档案部门指导和协助文书部门档案部门指导和协助文书部门档案部门指导和协助文书部门作好归档工作。作好归档工作。作好归档工作。作好归档工作。3 3 3 3、平时收集、平时收集、平时收集、平时收集二、档案的整理二、档案的整理二、档案的整理二、档案的整理1 1、整理工作的原则：整理工作的原则：整理工作的原则：整理工作的原则：档案的整理应该充分利用原档案的整理应该充分利用原档案的整理应该充分利用原档案的整理应该充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，有的整理基础，保持文件之间的历史联
21、系，有的整理基础，保持文件之间的历史联系，有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。便于保管和利用。便于保管和利用。便于保管和利用。2 2、常用的档案分类法：、常用的档案分类法：、常用的档案分类法：、常用的档案分类法：年度分类法、组织机构分年度分类法、组织机构分年度分类法、组织机构分年度分类法、组织机构分类法、问题分类法。类法、问题分类法。类法、问题分类法。类法、问题分类法。年度年度年度年度组织机构分类法（现行机关）；组织机构分类法（现行机关）；组织机构分类法（现行机关）；组织机构分类法（现行机关）；组织机构组织机构组织机构组织机构年度（撤销机关和历史档案）；年度（撤销机关和历史档
22、案）；年度（撤销机关和历史档案）；年度（撤销机关和历史档案）；年度年度年度年度问题分类法（现行机关）问题分类法（现行机关）问题分类法（现行机关）问题分类法（现行机关）问题问题问题问题年度分类法（撤销机关和历史档案）年度分类法（撤销机关和历史档案）年度分类法（撤销机关和历史档案）年度分类法（撤销机关和历史档案）3 3 3 3、立卷、立卷、立卷、立卷 立卷工作的内容：组卷、拟写案卷标题、卷内文立卷工作的内容：组卷、拟写案卷标题、卷内文立卷工作的内容：组卷、拟写案卷标题、卷内文立卷工作的内容：组卷、拟写案卷标题、卷内文件的排列与编号、填写卷内文件目录与备考表、件的排列与编号、填写卷内文件目录与备考表
23、、件的排列与编号、填写卷内文件目录与备考表、件的排列与编号、填写卷内文件目录与备考表、案卷封面的编目与案卷的装封。案卷封面的编目与案卷的装封。案卷封面的编目与案卷的装封。案卷封面的编目与案卷的装封。立卷六特征：问题、作者、文种（名称）、时间、立卷六特征：问题、作者、文种（名称）、时间、立卷六特征：问题、作者、文种（名称）、时间、立卷六特征：问题、作者、文种（名称）、时间、地区、收发文机关地区、收发文机关地区、收发文机关地区、收发文机关4 4 4 4、类内案卷排列和案卷目录的编制、类内案卷排列和案卷目录的编制、类内案卷排列和案卷目录的编制、类内案卷排列和案卷目录的编制5 5 5 5、档案整理工作
24、的组织：系统化与编目，档案室协调。、档案整理工作的组织：系统化与编目，档案室协调。、档案整理工作的组织：系统化与编目，档案室协调。、档案整理工作的组织：系统化与编目，档案室协调。归档文件整理规则归档文件整理规则简介简介归档文件整理规则归档文件整理规则归档文件整理规则归档文件整理规则 档案行业标准档案行业标准 （2000-12-062000-12-062000-12-062000-12-06批准批准批准批准 2001-01-012001-01-012001-01-012001-01-01实施实施实施实施DA/T22-2000DA/T22-2000DA/T22-2000DA/T22-2000）1
25、1 1 1、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2 2 2 2、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装
26、盒，使之有序化的过程。排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。3 3 3 3、件：指归档文件的整理单位。、件：指归档文件的整理单位。、件：指归档文件的整理单位。、件：指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为附件为一件，原件与复制件为
27、一件，转发文与被转发文为附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。文可为一件。文可为一件。文可为一件。4 4 4 4、整理方法、整理方法、整理方法、整理方法装订：按件装订装订：按件装订装订：按件装订装订：按件装订分类：年度分类：年度分类：年度分类：年度-机构（问题）机构（问题）机构（问题）机构（问题）-保管期限保管期限保管期限保管期限编号：文件首页上端加盖归档章（全宗号、年度、
28、保管期限、编号：文件首页上端加盖归档章（全宗号、年度、保管期限、编号：文件首页上端加盖归档章（全宗号、年度、保管期限、编号：文件首页上端加盖归档章（全宗号、年度、保管期限、件号件号件号件号)编目：逐件编目编目：逐件编目编目：逐件编目编目：逐件编目装盒：按件号顺序装盒装盒：按件号顺序装盒装盒：按件号顺序装盒装盒：按件号顺序装盒(四川省档案局关于施行四川省档案局关于施行四川省档案局关于施行四川省档案局关于施行归档文件整理规则归档文件整理规则归档文件整理规则归档文件整理规则的几点意见的几点意见的几点意见的几点意见川档发川档发川档发川档发200120012001200124242424号号号号 200
29、1.4.9)2001.4.9)2001.4.9)2001.4.9)三、档案的检索三、档案的检索三、档案的检索三、档案的检索1 1、档案检索的内容、档案检索的内容、档案检索的内容、档案检索的内容（1 1）存储：）存储：）存储：）存储：著录标引、组织检索工具。著录标引、组织检索工具。著录标引、组织检索工具。著录标引、组织检索工具。（2 2）查找：）查找：）查找：）查找：确定查找内容、查找操作。确定查找内容、查找操作。确定查找内容、查找操作。确定查找内容、查找操作。中国档案分类法中国档案分类法中国档案分类法中国档案分类法（1996199619961996）档案分类标引规则档案分类标引规则档案分类标引
30、规则档案分类标引规则(GB/T1541894)(GB/T1541894)(GB/T1541894)(GB/T1541894)中国档案主题词表中国档案主题词表中国档案主题词表中国档案主题词表（1995199519951995）档案著录规则档案著录规则档案著录规则档案著录规则（GBGBGBGB：1986198619861986）档案著录规则档案著录规则档案著录规则档案著录规则（DA/T181999DA/T181999DA/T181999DA/T181999）2 2、档案检索工具的种类、档案检索工具的种类、档案检索工具的种类、档案检索工具的种类（1 1）按体例分：）按体例分：）按体例分：）按体例分：
31、目录、索引、指南。目录、索引、指南。目录、索引、指南。目录、索引、指南。（2 2）按载体分：）按载体分：）按载体分：）按载体分：书本式、卡片式、缩微式、机读书本式、卡片式、缩微式、机读书本式、卡片式、缩微式、机读书本式、卡片式、缩微式、机读式。式。式。式。（3 3）按功能分：）按功能分：）按功能分：）按功能分：馆藏式、查找式、介绍式。馆藏式、查找式、介绍式。馆藏式、查找式、介绍式。馆藏式、查找式、介绍式。3 3、常用的检索工具：、常用的检索工具：、常用的检索工具：、常用的检索工具：案卷目录、卷内文件目录、分案卷目录、卷内文件目录、分案卷目录、卷内文件目录、分案卷目录、卷内文件目录、分类目录、主
32、题卡片、人名索引、文号目录等。类目录、主题卡片、人名索引、文号目录等。类目录、主题卡片、人名索引、文号目录等。类目录、主题卡片、人名索引、文号目录等。四、档案的鉴定四、档案的鉴定四、档案的鉴定四、档案的鉴定1 1 1 1、鉴定工作的内容：、鉴定工作的内容：、鉴定工作的内容：、鉴定工作的内容：2 2 2 2、档案保管期限表、档案保管期限表、档案保管期限表、档案保管期限表（1 1 1 1）定义：）定义：）定义：）定义：用表册的形式列举档案的来源、内容和用表册的形式列举档案的来源、内容和用表册的形式列举档案的来源、内容和用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的指导性、标准性文件，形式
33、并指明其保管期限的指导性、标准性文件，形式并指明其保管期限的指导性、标准性文件，形式并指明其保管期限的指导性、标准性文件，它是档案馆、室鉴定档案价值，确定档案保管期它是档案馆、室鉴定档案价值，确定档案保管期它是档案馆、室鉴定档案价值，确定档案保管期它是档案馆、室鉴定档案价值，确定档案保管期限的依据。限的依据。限的依据。限的依据。（2 2 2 2）结构：）结构：）结构：）结构：顺序号、条款、保管期限（永久、长期、顺序号、条款、保管期限（永久、长期、顺序号、条款、保管期限（永久、长期、顺序号、条款、保管期限（永久、长期、短期）附注、说明短期）附注、说明短期）附注、说明短期）附注、说明(3)(3)(
34、3)(3)档案保管期限的划分档案保管期限的划分档案保管期限的划分档案保管期限的划分 国家档案局国家档案局国家档案局国家档案局文书档案保管期限表文书档案保管期限表文书档案保管期限表文书档案保管期限表（1987198719871987）保管期限（永久、长期、短期）保管期限（永久、长期、短期）保管期限（永久、长期、短期）保管期限（永久、长期、短期）机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定2006200620062006年年年年9 9 9 9月月月月19191919日国家档案
35、局局务会议审议通过、日国家档案局局务会议审议通过、日国家档案局局务会议审议通过、日国家档案局局务会议审议通过、自公布之日起施行。自公布之日起施行。自公布之日起施行。自公布之日起施行。机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为定期一般分为定期一般分为定期一般分为30303030年、年、年、年、10101010年。年。年。年。3 3、档案鉴定工作的制度和程序、档案鉴定工作的制度和程序、档案鉴定工作的制度和程序、档案鉴定工作的制度和程序（1 1）制度：）制度：）制
36、度：）制度：制发鉴定档案的标准文件；制发鉴定档案的标准文件；制发鉴定档案的标准文件；制发鉴定档案的标准文件；档案鉴定工作的组织领导：档案鉴定工作的组织领导：档案鉴定工作的组织领导：档案鉴定工作的组织领导：“三结合三结合三结合三结合”鉴定小组鉴定小组鉴定小组鉴定小组=有关领导有关领导有关领导有关领导+业务人员业务人员业务人员业务人员+档案人员；档案人员；档案人员；档案人员；销毁档案的批准和监销制度销毁档案的批准和监销制度销毁档案的批准和监销制度销毁档案的批准和监销制度（2 2）鉴定方法：）鉴定方法：）鉴定方法：）鉴定方法：直接鉴定法直接鉴定法直接鉴定法直接鉴定法（3 3）销毁清册）销毁清册）销毁
37、清册）销毁清册五、档案的档案的编研与利用五、档案的档案的编研与利用五、档案的档案的编研与利用五、档案的档案的编研与利用 1 1 1 1、档案的编研、档案的编研、档案的编研、档案的编研n n（1 1 1 1）内容：）内容：）内容：）内容：编辑档案史料和现行档案文件汇编，编辑档案史料和现行档案文件汇编，编辑档案史料和现行档案文件汇编，编辑档案史料和现行档案文件汇编，编辑档案文摘汇编，编写档案参考资料。编辑档案文摘汇编，编写档案参考资料。编辑档案文摘汇编，编写档案参考资料。编辑档案文摘汇编，编写档案参考资料。n n（2 2 2 2）现行档案文件汇编和档案文摘汇编的主要种类：）现行档案文件汇编和档案文
38、摘汇编的主要种类：）现行档案文件汇编和档案文摘汇编的主要种类：）现行档案文件汇编和档案文摘汇编的主要种类：n n 法规文件汇编、重要文件汇编、发文汇编、法规文件汇编、重要文件汇编、发文汇编、法规文件汇编、重要文件汇编、发文汇编、法规文件汇编、重要文件汇编、发文汇编、会议文件汇编、公报、政报、学术论文文摘汇会议文件汇编、公报、政报、学术论文文摘汇会议文件汇编、公报、政报、学术论文文摘汇会议文件汇编、公报、政报、学术论文文摘汇编、科技成果文摘汇编、专题档案文摘汇编等编、科技成果文摘汇编、专题档案文摘汇编等编、科技成果文摘汇编、专题档案文摘汇编等编、科技成果文摘汇编、专题档案文摘汇编等n n（3 3
39、 3 3）档案参考资料的主要种类：）档案参考资料的主要种类：）档案参考资料的主要种类：）档案参考资料的主要种类：n大事记、组织沿革、专题概要、会议简介和统大事记、组织沿革、专题概要、会议简介和统大事记、组织沿革、专题概要、会议简介和统大事记、组织沿革、专题概要、会议简介和统计数字汇集。计数字汇集。计数字汇集。计数字汇集。2 2、档案的利用、档案的利用、档案的利用、档案的利用（1 1）档案利用服务工作的含义：）档案利用服务工作的含义：）档案利用服务工作的含义：）档案利用服务工作的含义：通过一定的方式方通过一定的方式方通过一定的方式方通过一定的方式方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务法，直接
40、提供档案信息，为社会各项事业服务法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动。的一项业务活动。的一项业务活动。的一项业务活动。“档案利用档案利用档案利用档案利用”档案部门档案部门档案部门档案部门“利用档案利用档案利用档案利用档案”利用者利用者利用者利用者(2)2)2)2)档案提供利用的基本途径和方式档案提供利用的基本途径和方式档案提供利用的基本途径和方式档案提供利用的基本途径和方式档案提供利用的档案提供利用的档案提供利用的档案提供利用的途径途径途径途径:提供档案原件提供档案原件提供档案原件提供档案原件;提供档案副提供档案副提供档案副提供档案副本
41、或复制品本或复制品本或复制品本或复制品;提供档案信息加工品提供档案信息加工品提供档案信息加工品提供档案信息加工品.档案提供利用的方式档案提供利用的方式档案提供利用的方式档案提供利用的方式:阅览服务；阅览服务；阅览服务；阅览服务；外借服务；外借服务；外借服务；外借服务；展览与陈列服务；展览与陈列服务；展览与陈列服务；展览与陈列服务；制发档案复本服务；制发档案复本服务；制发档案复本服务；制发档案复本服务；制发档案证明服务；制发档案证明服务；制发档案证明服务；制发档案证明服务；档案目录信息服务；档案目录信息服务；档案目录信息服务；档案目录信息服务；档案咨询服务。档案咨询服务。档案咨询服务。档案咨询服
42、务。六、档案的统计与保管六、档案的统计与保管六、档案的统计与保管六、档案的统计与保管1 1 1 1、档案的统计：、档案的统计：、档案的统计：、档案的统计：（1 1 1 1）定义：）定义：）定义：）定义：以表册、数字的形式，揭示档案和档以表册、数字的形式，揭示档案和档以表册、数字的形式，揭示档案和档以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况。案工作的有关情况。案工作的有关情况。案工作的有关情况。（2 2 2 2）步骤：）步骤：）步骤：）步骤：统计调查、统计整理、统计分析。统计调查、统计整理、统计分析。统计调查、统计整理、统计分析。统计调查、统计整理、统计分析。（3 3 3 3）内容：）内容
43、：）内容：）内容：档案数量和状况的统计；档案利用的档案数量和状况的统计；档案利用的档案数量和状况的统计；档案利用的档案数量和状况的统计；档案利用的统计等统计等统计等统计等2 2 2 2、档案的保管（略）、档案的保管（略）、档案的保管（略）、档案的保管（略）第三部分：电子文件管理第三部分：电子文件管理 电子文件概述电子文件概述 电子文件管理电子文件管理 电子文件的鉴定与归档电子文件的鉴定与归档 电子文件保管与利用电子文件保管与利用第三部分：电子文件管理第三部分：电子文件管理一、电子文件概述一、电子文件概述一、电子文件概述一、电子文件概述1 1 1 1、电子文件的概念、电子文件的概念、电子文件的概
44、念、电子文件的概念 电子文件是在数字设备及环境中生成，以数电子文件是在数字设备及环境中生成，以数电子文件是在数字设备及环境中生成，以数电子文件是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。络上传送的文件。络上传送的文件。络上传送的文件。具备文件构成三要素：内容、背景、结构。具备文
45、件构成三要素：内容、背景、结构。具备文件构成三要素：内容、背景、结构。具备文件构成三要素：内容、背景、结构。2 2 2 2、电子文件的种类、电子文件的种类、电子文件的种类、电子文件的种类（1 1 1 1）文本文件）文本文件）文本文件）文本文件 （6 6 6 6）声音文件）声音文件）声音文件）声音文件（2 2 2 2）数据文件）数据文件）数据文件）数据文件 （7 7 7 7）程序文件）程序文件）程序文件）程序文件（3 3 3 3）图形文件）图形文件）图形文件）图形文件 （8 8 8 8）“多媒体文件多媒体文件多媒体文件多媒体文件”（4 4 4 4）图像文件）图像文件）图像文件）图像文件 （9 9
46、 9 9）“超文本文件超文本文件超文本文件超文本文件”（5 5 5 5）影像文件）影像文件）影像文件）影像文件3 3 3 3、电子文件的特点、电子文件的特点、电子文件的特点、电子文件的特点（1 1 1 1）信息的非人工识读性信息的非人工识读性信息的非人工识读性信息的非人工识读性 (2)(2)(2)(2)系统依赖性系统依赖性系统依赖性系统依赖性 (3)(3)(3)(3)信息与特定载体之间的可分离性信息与特定载体之间的可分离性信息与特定载体之间的可分离性信息与特定载体之间的可分离性 (4)(4)(4)(4)信息的易变性信息的易变性信息的易变性信息的易变性 (5)(5)(5)(5)信息存储的高密度性
47、信息存储的高密度性信息存储的高密度性信息存储的高密度性 (6)(6)(6)(6)多种信息媒体的集成性多种信息媒体的集成性多种信息媒体的集成性多种信息媒体的集成性 (7)(7)(7)(7)信息的可操作性信息的可操作性信息的可操作性信息的可操作性二、电子文件管理二、电子文件管理二、电子文件管理二、电子文件管理1 1 1 1、电子文件管理原则、电子文件管理原则、电子文件管理原则、电子文件管理原则（1 1 1 1）全程管理原则）全程管理原则）全程管理原则）全程管理原则（2 2 2 2）前端控制原则）前端控制原则）前端控制原则）前端控制原则（3 3 3 3）集成管理原则）集成管理原则）集成管理原则）集成
48、管理原则（4 4 4 4）动态管理原则）动态管理原则）动态管理原则）动态管理原则（5 5 5 5）注重效益原则）注重效益原则）注重效益原则）注重效益原则2 2 2 2、电子文件的管理模式、电子文件的管理模式、电子文件的管理模式、电子文件的管理模式（1 1 1 1）机构内部管理模式：）机构内部管理模式：）机构内部管理模式：）机构内部管理模式：统一管理；一体化管理；双统一管理；一体化管理；双统一管理；一体化管理；双统一管理；一体化管理；双套制。套制。套制。套制。（2 2 2 2）档案馆管理模式：）档案馆管理模式：）档案馆管理模式：）档案馆管理模式：分布式；集中式。分布式；集中式。分布式；集中式。分
49、布式；集中式。（3 3 3 3）数字档案馆：）数字档案馆：）数字档案馆：）数字档案馆：是一种技术模式，是一个数字化的是一种技术模式，是一个数字化的是一种技术模式，是一个数字化的是一种技术模式，是一个数字化的信息系统，是以文件和档案信息为对象的有序的信息系统，是以文件和档案信息为对象的有序的信息系统，是以文件和档案信息为对象的有序的信息系统，是以文件和档案信息为对象的有序的信息空间和开放的环境。信息空间和开放的环境。信息空间和开放的环境。信息空间和开放的环境。3 3 3 3、电子文件管理的法规、制度与标准、电子文件管理的法规、制度与标准、电子文件管理的法规、制度与标准、电子文件管理的法规、制度与
50、标准（1 1 1 1）目前暂与纸质文件、档案管理的共用标准）目前暂与纸质文件、档案管理的共用标准）目前暂与纸质文件、档案管理的共用标准）目前暂与纸质文件、档案管理的共用标准档案著录规则档案著录规则档案著录规则档案著录规则（DA/T181999DA/T181999DA/T181999DA/T181999）档案分类档案分类档案分类档案分类标引规则标引规则标引规则标引规则(GB/T1541894)(GB/T1541894)(GB/T1541894)(GB/T1541894)归档文件整理归档文件整理归档文件整理归档文件整理规则规则规则规则(DA/T222000)(DA/T222000)(DA/T222