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1、W W W.E D U 1 2.C O M项目一项目一拟定会议方案项目一：拟定会议方案项目一：拟定会议方案l知识目标知识目标 l掌握会议通知的写作要掌握会议通知的写作要求求l了解会议方案的概念和了解会议方案的概念和格式格式l明确会议记录的格式与明确会议记录的格式与写作要点写作要点 l了解准备会议议程所需了解准备会议议程所需要的资料，并能有序整要的资料，并能有序整理理l能力目标能力目标 l能熟练拟写会议通知能熟练拟写会议通知l能拟写会议筹备方案能拟写会议筹备方案l能制作会议记录模板，能制作会议记录模板，并能正确、全面进行会并能正确、全面进行会议记录。议记录。l能制定会议议程，并熟能制定会议议程，
2、并熟练掌握其合理次序练掌握其合理次序2一、任务描述一、任务描述l1 1、情境导入、情境导入l新世界公司经理办公会决定于新世界公司经理办公会决定于2020年年1 1月月7 7日日召开一次如何加强公司经营管理的研讨及交流召开一次如何加强公司经营管理的研讨及交流会，届时还要邀请商务部领导及管理学专家做会，届时还要邀请商务部领导及管理学专家做报告。要求各分公司经理和部门经理必须到会，报告。要求各分公司经理和部门经理必须到会，且要准时，地点在公司第一会议室。作为总经且要准时，地点在公司第一会议室。作为总经理办公室秘书，请你根据这次会议的主旨规模理办公室秘书，请你根据这次会议的主旨规模和会期等因素，拟写相
3、关的会议文书。和会期等因素，拟写相关的会议文书。3一、任务描述一、任务描述l2 2训练任务训练任务 拟写会议通知拟写会议通知 1制作会议记录模板制作会议记录模板 3拟写会议筹备方案拟写会议筹备方案 2准备会议相关文件准备会议相关文件 4拟定会议议程表拟定会议议程表 54二、任务实施二、任务实施l任务任务11要素分解要素分解1明确明确会议目的会议目的及议题及议题2确定确定会议时间地点会议时间地点参会人员参会人员及其他事项及其他事项3明确明确会议通知会议通知格式规范格式规范5知识链接知识链接会议通知会议通知l会议通知按形式分，有口头通知和书面通知；会议通知按形式分，有口头通知和书面通知；l书面通知
4、：以寄、发书面文字的形式所进行的书面通知：以寄、发书面文字的形式所进行的会议通知。会议通知。l会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式。会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式。会议通知的格式会议通知的格式 参考例文：参考例文：关于召开关于召开20062006年颜料行业工作会议的通知年颜料行业工作会议的通知6知识链接知识链接会议通知的内容会议通知的内容l会议通知主要用于上级机关或有关部门通知重会议通知主要用于上级机关或有关部门通知重要会议或大型会议的召开，以保证会议如期举要会议或大型会议的召开，以保证会议如期举行。内容一般包括：会议名称，召开的根据和行。内容一般包括：会议名称，召开的根据和目的，会
5、议的时间、地点和报到的时间、地点、目的，会议的时间、地点和报到的时间、地点、会议内容、会议要求、与会人员，会议要求与会议内容、会议要求、与会人员，会议要求与注意事项等，收费标准，乘车路线，联系单位注意事项等，收费标准，乘车路线，联系单位（联系人、联系电话）等。（联系人、联系电话）等。7二、任务实施二、任务实施l任务任务22要素分解要素分解后勤后勤服务服务预算预算议程议程人员人员会议会议拟写拟写会议筹备方案会议筹备方案8知识链接知识链接会议筹备方案会议筹备方案l会议筹备方案是会议的预演，通过想象和策划，会议筹备方案是会议的预演，通过想象和策划，将计划全过程形成文字，以便安排布置会议事宜将计划全过
6、程形成文字，以便安排布置会议事宜l在编写会议工作方案的过程中，应注意会议工作在编写会议工作方案的过程中，应注意会议工作方案要点齐全，体现出总体方案的特点。方案要点齐全，体现出总体方案的特点。l由于内容的限制，会议筹备方案有许多附件，因由于内容的限制，会议筹备方案有许多附件，因此起草时应根据背景资料将附件制作齐全。此起草时应根据背景资料将附件制作齐全。l参考例文参考例文：l股份有限公司第三次股东代表大会会议方案股份有限公司第三次股东代表大会会议方案9知识链接知识链接l会议方案的结构会议方案的结构l 标题（召开单位标题（召开单位+会议名称会议名称+文种）文种）l会议方案会议方案 正文（正文（开头开
7、头+主体主体+结尾结尾）l 签署发文机关、日期签署发文机关、日期10知识链接知识链接l会议方案的正文写法会议方案的正文写法l开头部分应写明开会的原由、单位、会议名称、开头部分应写明开会的原由、单位、会议名称、会议时间、地点、会期等，会议时间、地点、会期等，“指导方针指导方针”、“总体设想总体设想”部分部分 l会议方案会议方案 的主体部分，要写出会议的宗旨、规的主体部分，要写出会议的宗旨、规模、议程、做法和准备情况，相当一般方案中模、议程、做法和准备情况，相当一般方案中“主要目标主要目标”、“实施步骤实施步骤”和和“政策措施政策措施”三项。三项。l结尾语部分的写作，要根据结尾语部分的写作，要根据
8、 会议方案会议方案 的性质的性质而定而定 。11二、任务实施二、任务实施l任务任务33要素分解要素分解l 新世界公司会议记录（要素结构）新世界公司会议记录（要素结构）l 会议名称：会议名称：l 会议时间：二会议时间：二年年月月日日时时l 会议地点：公司办公楼五楼大会议室会议地点：公司办公楼五楼大会议室l 出席人：出席人：l 缺席人：缺席人：l 主持人：总经理主持人：总经理l 记录人：办公室主任刘记录人：办公室主任刘12任务任务33要素分解要素分解l一、议题一、议题 主持人发言：主持人发言：l二、讨论二、讨论 与会者发言：与会者发言：l三、决定三、决定l散会散会l主持人：主持人：（签名）（签名）
9、l记录人：记录人：（签名）（签名）l（本次会议记录共（本次会议记录共页）页）13知识链接知识链接 一般会议记录的格式包括两部分一般会议记录的格式包括两部分:一部分是会议的组织情况，要求写明会议一部分是会议的组织情况，要求写明会议名称、时间、地点、出席人、缺席人、列席人、名称、时间、地点、出席人、缺席人、列席人、主持人、记录人等。主持人、记录人等。另一部分是会议的内容，要求写明主要议另一部分是会议的内容，要求写明主要议题、发言记录和决议事项，这是会议记录的核题、发言记录和决议事项，这是会议记录的核心部分。心部分。14知识链接知识链接l会议记录的内容会议记录的内容l这部分随着会议的进展一步步完成，
10、没有具体的固定模这部分随着会议的进展一步步完成，没有具体的固定模式。一般包含有以下方面：式。一般包含有以下方面：l会议的议题、宗旨、目的；会议的议题、宗旨、目的；会议议程；会议议程；l会议报告和讲话；会议报告和讲话；会议讨论和发言；会议讨论和发言；l会议的表决情况；会议的表决情况；会议决定和决议；会议决定和决议；l会议的遗留问题。会议的遗留问题。l这些是一般会议都有的项目，但侧重点会有所不同，先这些是一般会议都有的项目，但侧重点会有所不同，先后次序会有所不同。后次序会有所不同。15二、任务实施二、任务实施l任务任务44要素分解要素分解搜集搜集会议文件会议文件销售目标销售目标及人员招聘及人员招聘
11、的相关材料的相关材料销售二部销售二部经理人的经理人的个人资料个人资料东部地区东部地区销售情况总结销售情况总结及内部沟通问题及内部沟通问题人员名单人员名单16任务任务5 5：拟写会议议程表：拟写会议议程表实施步骤实施步骤l步骤步骤1 1：公司销售团队会议将于：公司销售团队会议将于5 5月月2525日星期一上午九点日星期一上午九点在公司总部的三楼会议室举行在公司总部的三楼会议室举行l步骤步骤2 2：宣布议程。：宣布议程。l步骤步骤3 3：说明有关人员缺席情况。：说明有关人员缺席情况。l步骤步骤4 4：宣读并通过上次会议的记录。：宣读并通过上次会议的记录。l步骤步骤5 5：东部地区销售情况总结。：东
12、部地区销售情况总结。l步骤步骤6 6：销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言。：销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言。l步骤步骤7 7：公司销售人员的招聘和重组。：公司销售人员的招聘和重组。l步骤步骤8 8：销售二部经理的人选。：销售二部经理的人选。l步骤步骤9 9：下季度销售目标。：下季度销售目标。17知识链接：知识链接：1 1会议议程的制定程序会议议程的制定程序 （1 1）明确目标和参加者）明确目标和参加者 （2 2）安排各议程事项的时间）安排各议程事项的时间 在编排议程的时候，遵循以下两个原则：在编排议程的时候，遵循以下两个原则：一是议案的轻重缓急编排处理的先后次序。二是每一个一是议案
13、的轻重缓急编排处理的先后次序。二是每一个议案应预估所需要的处理时间并清楚地标示出来。议案应预估所需要的处理时间并清楚地标示出来。（3 3）确定每一项议程）确定每一项议程 （4 4）决定会议讨论形式）决定会议讨论形式 （5 5）决定会议决策的方式）决定会议决策的方式18知识链接：知识链接：2 2会议日程的编制方法会议日程的编制方法 注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。明确会议活动的人员、日期和时间、地点、明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排有关的餐饮安排 宣布议程宣
14、布议程 将同类性的问题集中排列在一起，将同类性的问题集中排列在一起，保密性较强的议题，一般放在后面保密性较强的议题，一般放在后面 19参考评分标准参考评分标准l任务任务1 1：总分：总分2020分分l任务任务2 2：总分：总分2020分分l任务任务3 3：总分：总分2020分分l任务任务4 4：总分：总分1010分分l任务任务5 5：总分：总分3030分分20参考评分标准参考评分标准l学生训练成果评价表学生训练成果评价表项目项目 项目项目1 1 拟定会议方案拟定会议方案任务序号任务序号 任务得分任务得分 及及 任务完成情况评价任务完成情况评价 1 12 23 34 45 5总分总分学生签字：学
15、生签字：指导教师签字：指导教师签字：年年 月月 日日2122W W W.E D U 1 2.C O MW W W.E D U 1 2.C O M项目二项目二会场布置项目二：会场布置项目二：会场布置l知识目标知识目标 l掌握会场布置的意义以掌握会场布置的意义以及分类。及分类。l掌握不同会场布置的方掌握不同会场布置的方法。法。l掌握渲染会议气氛的方掌握渲染会议气氛的方法和手段。法和手段。l能力目标能力目标 l能进行大型庆典会议的能进行大型庆典会议的气氛渲染和会场布置。气氛渲染和会场布置。l能进行报告会的会议气能进行报告会的会议气氛渲染和会场布置。氛渲染和会场布置。l能进行研讨会、座谈会能进行研讨会
16、、座谈会的气氛渲染和会场布置的气氛渲染和会场布置25一、任务描述一、任务描述l1 1、情境导入、情境导入l 菁菁饲料工业总公司是一家国有老企业，再过一个菁菁饲料工业总公司是一家国有老企业，再过一个月，就是企业成立月，就是企业成立5050周年。为此，公司已决定举办一系周年。为此，公司已决定举办一系列纪念活动，一方面回顾总结企业列纪念活动，一方面回顾总结企业5050年来走过的历程，年来走过的历程，继承和发扬当年艰苦创业的优良传统和精神，另一方面继承和发扬当年艰苦创业的优良传统和精神，另一方面是研究确定下一步企业发展战略，寻求新的发展机遇。是研究确定下一步企业发展战略，寻求新的发展机遇。李杨是公司总
17、经理秘书，负责各个具体会议的会场布置李杨是公司总经理秘书，负责各个具体会议的会场布置工作。工作。26一、任务描述一、任务描述l2 2训练任务训练任务 布置庆典大会会场布置庆典大会会场 1布置研讨会会场布置研讨会会场 3布置报告会会场布置报告会会场 2布置座谈会会场布置座谈会会场 427二、任务实施二、任务实施l任务任务11要素分解要素分解1明确明确会议规模、性会议规模、性质和规格质和规格2确定确定会场涉及的人会场涉及的人员情况员情况3座位布置及气座位布置及气氛渲染氛渲染28二、任务实施二、任务实施l任务任务11实施步骤实施步骤l步骤步骤1 1：明确会议规模、性质与规格。：明确会议规模、性质与规
18、格。l本次庆典大会属于中大型会议，参与人数约本次庆典大会属于中大型会议，参与人数约300300人，因人，因此，必须选择大礼堂或大会堂作为办会地点。此，必须选择大礼堂或大会堂作为办会地点。l本此次会议属于重大会议，因此，会议应尽量庄重、大本此次会议属于重大会议，因此，会议应尽量庄重、大气、喜庆。气、喜庆。l本次会议有市领导以及行业专业等社会各界人士参加，本次会议有市领导以及行业专业等社会各界人士参加，规格非常高，要按照高规格来进行布置。规格非常高，要按照高规格来进行布置。29二、任务实施二、任务实施l任务任务11实施步骤实施步骤l步骤步骤2 2：渲染会议气氛。：渲染会议气氛。l作为大型庆典性会议
19、，应以热烈喜庆为主，在会场外，作为大型庆典性会议，应以热烈喜庆为主，在会场外，最好有拱门与彩旗、彩色气球等。并适当布置鲜花。最好有拱门与彩旗、彩色气球等。并适当布置鲜花。l在会场内部，应有红色横幅。会场内的布置以鲜亮颜色在会场内部，应有红色横幅。会场内的布置以鲜亮颜色为主。适当放置鲜花与绿色植物。为主。适当放置鲜花与绿色植物。l步骤步骤3 3：会议主席台座位安排。：会议主席台座位安排。l根据座位规则，要根据与会者的地位高低来安排座位。根据座位规则，要根据与会者的地位高低来安排座位。市领导和行业领导地位最高，应该居中靠右。本方总经市领导和行业领导地位最高，应该居中靠右。本方总经理应该居左。理应该
20、居左。30二、任务实施二、任务实施l任务任务11实施步骤实施步骤l步骤步骤4 4：主席台话筒名签等摆设。：主席台话筒名签等摆设。l根据出席人员名单，在其座位桌面上摆好名签。同时，根据出席人员名单，在其座位桌面上摆好名签。同时，对会议主持者及发言者的桌面上，都摆好话筒。事先进对会议主持者及发言者的桌面上，都摆好话筒。事先进行调试。行调试。l步骤步骤5 5：发言席布置：发言席布置l庆典大会应专设发言台，位于主席台靠内一侧。发言台庆典大会应专设发言台，位于主席台靠内一侧。发言台最好摆设小盆鲜艳鲜花。预先调试好话筒。最好摆设小盆鲜艳鲜花。预先调试好话筒。l步骤步骤6 6：大会座位布置：大会座位布置l作
21、为大型会议，为维持会场的秩序，保证各项活动的顺作为大型会议，为维持会场的秩序，保证各项活动的顺畅进行，会场预设功能区。分为畅进行，会场预设功能区。分为ABCDABCD各区，让记者、退各区，让记者、退休人员、外宾、领奖人员都有专门的功能区，一般职工休人员、外宾、领奖人员都有专门的功能区，一般职工则按部门划分功能区。则按部门划分功能区。31二、任务实施二、任务实施l任务任务22要素分解要素分解1明确明确会议规模、性会议规模、性质和规格质和规格2确定确定会场涉及的人会场涉及的人员情况员情况3座位布置及气座位布置及气氛渲染氛渲染32二、任务实施二、任务实施l任务任务22实施步骤实施步骤l步骤步骤1 1
22、：明确会议规模、性质与规格。：明确会议规模、性质与规格。l报告会属于中小型会议，参与人数约报告会属于中小型会议，参与人数约100100人，应选择中人，应选择中等会议室。同时，报告会应该保证一个绝对的中心，会等会议室。同时，报告会应该保证一个绝对的中心，会场可以选择教室式布置。场可以选择教室式布置。l本此次会议属于系列会议之一，因此，会议应尽量严肃本此次会议属于系列会议之一，因此，会议应尽量严肃和庄重。和庄重。l本次会议由两位专家主讲，会议应属于对等规格会议，本次会议由两位专家主讲，会议应属于对等规格会议，本公司可安排副总出席。本公司可安排副总出席。33二、任务实施二、任务实施l任务任务22实施
23、步骤实施步骤l步骤步骤2 2：渲染会议气氛。：渲染会议气氛。l报告会会外应该张贴海报，对本次会议进行宣传。报告会会外应该张贴海报，对本次会议进行宣传。l在会场内部，应有红色横幅，条幅少而精，置于会场中在会场内部，应有红色横幅，条幅少而精，置于会场中心位置。会场内的布置以鲜亮颜色为主。适当放置鲜花心位置。会场内的布置以鲜亮颜色为主。适当放置鲜花与绿色植物。与绿色植物。l步骤步骤3 3：会议主席台座位安排。：会议主席台座位安排。l以两位专家为中心，为会议主持人（公司副总）安排座以两位专家为中心，为会议主持人（公司副总）安排座位；其他人员不宜于坐在主席台上。位；其他人员不宜于坐在主席台上。34二、任
24、务实施二、任务实施l任务任务22实施步骤实施步骤l步骤步骤4 4：主席台话筒名签等摆设。：主席台话筒名签等摆设。l根据出席人员名单，在其座位桌面上摆好名签。同时，根据出席人员名单，在其座位桌面上摆好名签。同时，对会议主持者及发言者的桌面上，都摆好话筒。事先进对会议主持者及发言者的桌面上，都摆好话筒。事先进行调试。行调试。l步骤步骤5 5：大会座位布置：大会座位布置l会议可根据参与部门分出区划，按会议可根据参与部门分出区划，按“近高远低近高远低”、“右右高左低高左低”安排座位。安排座位。35二、任务实施二、任务实施l任务任务33要素分解要素分解1明确明确会议规模、性会议规模、性质和规格质和规格2
25、确定确定会场涉及的人会场涉及的人员情况员情况3座位布置及气座位布置及气氛渲染氛渲染36二、任务实施二、任务实施l任务任务33实施步骤实施步骤l步骤步骤1 1：明确会议规模、性质：明确会议规模、性质.。l研讨会属于小型会议，参与人数研讨会属于小型会议，参与人数3535人，应选择小型会议人，应选择小型会议室。室。l步骤步骤2 2：渲染会议气氛。：渲染会议气氛。l在会场内部，颜色以素雅为主，可采用蓝、绿等冷色调在会场内部，颜色以素雅为主，可采用蓝、绿等冷色调来布置会场。会场不宜摆放鲜花，可在屋角摆放绿色植来布置会场。会场不宜摆放鲜花，可在屋角摆放绿色植物。物。l步骤步骤3 3：会议座位布置：会议座位
26、布置l会议以面向门为客方，背对门为主方。居中者为地位较会议以面向门为客方，背对门为主方。居中者为地位较高的领导或专家的顺序排列。高的领导或专家的顺序排列。37二、任务实施二、任务实施l任务任务44要素分解要素分解1明确明确会议规模、性会议规模、性质和规格质和规格2确定确定会场涉及的人会场涉及的人员情况员情况3座位布置及气座位布置及气氛渲染氛渲染38二、任务实施二、任务实施l任务任务44实施步骤实施步骤l步骤步骤1 1：明确会议规模、性质：明确会议规模、性质.。l座谈会属于小型会议，参与人数座谈会属于小型会议，参与人数1515人，应选择小型会议人，应选择小型会议室。室。l步骤步骤2 2：渲染会议
27、气氛。：渲染会议气氛。l会议气氛朴素活泼，可选适当的鲜花装饰。会议气氛朴素活泼，可选适当的鲜花装饰。l步骤步骤3 3：会议座位布置：会议座位布置l为体现民主气氛，会议尽量选用圆桌，以劳模为中心，为体现民主气氛，会议尽量选用圆桌，以劳模为中心，排列座位。排列座位。39知识链接知识链接会场整体布局的要求会场整体布局的要求 l1 1）庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气氛，同时）庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气氛，同时还要考虑会议的性质、规格、规模等因素。还要考虑会议的性质、规格、规模等因素。l2 2）会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐）会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出
28、和谐的氛围。的氛围。l3 3）中大型会议要保证一个绝对的中心，因此多采用半圆）中大型会议要保证一个绝对的中心，因此多采用半圆形，大小方形的形式，以突出主持人和发言人。中大型会形，大小方形的形式，以突出主持人和发言人。中大型会场还要注意进、退场的方便。场还要注意进、退场的方便。l4 4）小型会场要注意集中和方便。）小型会场要注意集中和方便。40知识链接知识链接安排主席台的座次安排主席台的座次 l11依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后听顺序依次排列。正居中，然后按先左后右、由前至后听顺序依次排列。正式代表在前居中，
29、列席代表在后居侧。式代表在前居中，列席代表在后居侧。l22为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。就座，有时可按职务顺序就座。l33主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上标明。在出席证、签到证等证件上标明。l44在主席台的桌上，于每个人座位的左侧放置姓名台在主席台的桌上，于每个人座位的左侧放置姓名台签。签。41知识链接知识链接安排场内其他人员的座次
30、安排场内其他人员的座次 l11小型会场内座位的安排，一般离会场的入口处远、小型会场内座位的安排，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。l22中大型会场内座位的安排方法有中大型会场内座位的安排方法有3 3种：种：l横排法。是按参会人员的名单以及姓氏笔画或单位名称横排法。是按参会人员的名单以及姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列座次的方法。笔画为序，从左至右横向依次排列座次的方法。l竖排法。是按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓竖排法。是按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向依次排列座次的方法。
31、左后排列法。氏笔画从前至后纵向依次排列座次的方法。左后排列法。是按照参加会议人员姓氏笔画或单位名称笔画为序，以是按照参加会议人员姓氏笔画或单位名称笔画为序，以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座位会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座位的方法。的方法。42知识链接知识链接l会议环境布置的基本要求会议环境布置的基本要求 l强化主题强化主题 l勤俭节约勤俭节约 43知识链接知识链接l会场布置会场布置 l会标会标l会徽会徽l画像画像l标语标语l旗帜旗帜l花卉花卉l灯光灯光44参考评分标准参考评分标准l任务任务1 1：总分：总分3030分分l任务任务2 2：总分：总分2020分分l任
32、务任务3 3：总分：总分3030分分l任务任务4 4：总分：总分2020分分45参考评分标准参考评分标准l学生训练成果评价表学生训练成果评价表项目项目 项目项目2 2 会场布置会场布置任务序号任务序号 任务得分任务得分 及及 任务完成情况评价任务完成情况评价 1 12 23 34 4总分总分学生签字：学生签字：指导教师签字：指导教师签字：年年 月月 日日46W W W.E D U 1 2.C O M项目三项目三安排会议接待项目三：安排会议接待项目三：安排会议接待l知识目标知识目标 l掌握接待工作的种类与掌握接待工作的种类与程序。程序。l掌握接待工作中的礼仪掌握接待工作中的礼仪知识。知识。l掌握
33、应付接待中突发事掌握应付接待中突发事件的相应知识。件的相应知识。l能力目标能力目标 l能根据会议要求做好接能根据会议要求做好接待方案。待方案。l能现场做好各种接待工能现场做好各种接待工作。作。l能处理接待中的各种突能处理接待中的各种突发事件。发事件。48一、任务描述一、任务描述l1 1、情境导入、情境导入l中国科健股份有限公司于中国科健股份有限公司于20032003年年4 4月月2121日下午在北京凯日下午在北京凯宾斯基饭店召开了宾斯基饭店召开了“精彩科健精彩科健20032003年新产品发布会年新产品发布会”。在非典时期，会议参加人数近。在非典时期，会议参加人数近200200人（其中参会媒人（
34、其中参会媒体体5050家）。活动中精致、简约、时尚的产品模特秀以及家）。活动中精致、简约、时尚的产品模特秀以及独特的科健播报电视新闻联播、访谈对话环节将活独特的科健播报电视新闻联播、访谈对话环节将活动推向了高潮。媒体记者对此次科健发布动推向了高潮。媒体记者对此次科健发布20032003年第一轮年第一轮的新品春季攻势非常感兴趣，中国青年报、北京的新品春季攻势非常感兴趣，中国青年报、北京青年报、中国经营报、京华时报、经济日青年报、中国经营报、京华时报、经济日报等纷纷对中科健到会领导进行了采访及会后报道。报等纷纷对中科健到会领导进行了采访及会后报道。l科健公司的秘书小王，承担了整个会议接待的综合协调
35、科健公司的秘书小王，承担了整个会议接待的综合协调工作，并非常出色的完成了接待任务。工作，并非常出色的完成了接待任务。49一、任务描述一、任务描述l2 2训练任务训练任务 拟定接待方案拟定接待方案 1做好会议现场接待工作做好会议现场接待工作250二、任务实施二、任务实施l任务任务11要素分解要素分解拟定拟定接待方案接待方案明确明确接待规格接待规格 确定接待确定接待 对象、地对象、地点，组成点，组成接待队伍接待队伍51任务任务11实施步骤实施步骤l步骤步骤1 1：了解掌握背景资料：了解掌握背景资料l（1 1）了解来访目的。王秘书首先应准确了解来访团体）了解来访目的。王秘书首先应准确了解来访团体的来
36、访目的，这样做出的计划和准备才有针对性。的来访目的，这样做出的计划和准备才有针对性。l（2 2）了解来访者的基本情况。）了解来访者的基本情况。l步骤步骤2 2：草拟接待计划。：草拟接待计划。l步骤步骤3 3：与本单位相关部门沟通情况。：与本单位相关部门沟通情况。l步骤步骤4 4：与来访者沟通情况。：与来访者沟通情况。l步骤步骤5 5：报请上司审批。：报请上司审批。52知识链接知识链接了解掌握背景资料了解掌握背景资料l（1 1）了解来访目的。）了解来访目的。l准确了解来访团体的来访目的，这样做出的计划和准备准确了解来访团体的来访目的，这样做出的计划和准备才有针对性。王秘书应该向主管了解清楚这些情
37、况，取才有针对性。王秘书应该向主管了解清楚这些情况，取得准确信息。得准确信息。l（2 2）了解来访者的基本情况。）了解来访者的基本情况。l为了使接待工作万无一失，王秘书要事先掌握来访者的为了使接待工作万无一失，王秘书要事先掌握来访者的基本情况，如所在单位的全称、业务范围、发展态势、基本情况，如所在单位的全称、业务范围、发展态势、来访者人数、姓名、性别、身份、民族、宗教信仰；有来访者人数、姓名、性别、身份、民族、宗教信仰；有时还要对主宾有更多的了解，如个人爱好、性格、特长时还要对主宾有更多的了解，如个人爱好、性格、特长等。了解得越多、越具体，准备工作就越有针对性。等。了解得越多、越具体，准备工作
38、就越有针对性。53知识链接知识链接 草拟接待计划草拟接待计划 l在接待方案中，首先确定接待规格，这决定了接待人员、在接待方案中，首先确定接待规格，这决定了接待人员、日程安排及经费开支，包括谁到机场、车站迎接、送别；日程安排及经费开支，包括谁到机场、车站迎接、送别；谁全程陪同；宴请的规格、地点；住宿宾馆的等级、房谁全程陪同；宴请的规格、地点；住宿宾馆的等级、房间标准等。间标准等。l在具体制定接待计划时，要包括以下内容：在具体制定接待计划时，要包括以下内容：l（1 1）主要陪同人员；）主要陪同人员；l（2 2）主要工作人员；）主要工作人员；l（3 3）住宿地点、标准、房间数量；）住宿地点、标准、房
39、间数量；l（4 4）宴请地点、标准、人数；）宴请地点、标准、人数；l（5 5）会见、会谈地点、参与人员；）会见、会谈地点、参与人员；l（6 6）参观游览地点、陪同人员。）参观游览地点、陪同人员。54知识链接知识链接l与本单位相关部门沟通情况与本单位相关部门沟通情况l接待计划涉及到本单位的相关部门，王秘书应事先与之接待计划涉及到本单位的相关部门，王秘书应事先与之沟通，商定接待的时间、涉及内容、地点、人员等事项。沟通，商定接待的时间、涉及内容、地点、人员等事项。l与来访者沟通情况与来访者沟通情况l日程确定好之后，王秘书要及时通报来访一方，看还有日程确定好之后，王秘书要及时通报来访一方，看还有什么要
40、修改的，一般要尊重来访一方的意见。对于实在什么要修改的，一般要尊重来访一方的意见。对于实在难以办到的要求，要如实地向对方解释清楚。难以办到的要求，要如实地向对方解释清楚。l报请上司审批报请上司审批l王秘书在拟好接待方案之后，应及时报送给主管，经主王秘书在拟好接待方案之后，应及时报送给主管，经主管审定批准。如果经双方认可并经领导批准，该接待计管审定批准。如果经双方认可并经领导批准，该接待计划一般就不再改动了。划一般就不再改动了。55二、任务实施二、任务实施l任务任务22实施步骤实施步骤l步骤步骤1 1：准备接待的签到簿，文具、文件等。：准备接待的签到簿，文具、文件等。l步骤步骤2 2：安排布置好
41、会场。：安排布置好会场。l步骤步骤3 3：l秘书接待组人员分工进行不同接待工作，如迎秘书接待组人员分工进行不同接待工作，如迎宾工作、引导工作。宾工作、引导工作。l步骤步骤4 4：总结本任务操作过程。：总结本任务操作过程。56知识链接知识链接如何确定接待规格如何确定接待规格 l秘书首先要了解客人的身份和来访目的，据此确定由谁来秘书首先要了解客人的身份和来访目的，据此确定由谁来出面接待比较合适。接待规格的最终决定权是在上司那里，出面接待比较合适。接待规格的最终决定权是在上司那里，秘书仅提供参考意见。当接待规格定下来以后，秘书应当秘书仅提供参考意见。当接待规格定下来以后，秘书应当把我方主要陪同人员的
42、姓名、身份以及日程安排告知对方，把我方主要陪同人员的姓名、身份以及日程安排告知对方，征求对方的意见，得到对方的认可。征求对方的意见，得到对方的认可。l接待计划的主要内容接待计划的主要内容 l接接待待计计划划的的主主要要内内容容有有四四项项：确确定定接接待待规规格格、日日程程安安排排、经费预算、工作人员。经费预算、工作人员。57知识链接知识链接l一般接待流程一般接待流程 l（1 1）发出邀请）发出邀请l（2 2）接待前的准备工作）接待前的准备工作l做好思想心理的准备工作。做好思想心理的准备工作。做好业务知识和能力做好业务知识和能力的准备。的准备。做好物质与环境的准备。做好物质与环境的准备。l（3
43、 3）普通接待环节）普通接待环节l1 1）主动迎接和问候。）主动迎接和问候。2 2）了解情况。）了解情况。3 3）发放宾客卡。）发放宾客卡。4 4）正确引导。）正确引导。5 5）送客。）送客。58参考评分标准参考评分标准l任务任务1 1：总分：总分5050分分l任务任务2 2：总分：总分5050分分59参考评分标准参考评分标准l学生训练成果评价表学生训练成果评价表项目项目 项目项目3 3 安排会议接待安排会议接待任务序号任务序号 任务得分任务得分 及及 任务完成情况评价任务完成情况评价 1 12 2总分总分学生签字：学生签字：指导教师签字：指导教师签字：年年 月月 日日60W W W.E D
44、U 1 2.C O M项目四项目四拟写会议主持词项目四：项目四：拟写会议主持词拟写会议主持词 l知识目标知识目标l明确会议主持的基本明确会议主持的基本流程，掌握会议主持流程，掌握会议主持词的基本写法和要求，词的基本写法和要求，以及了解会议主持的以及了解会议主持的基本礼仪规范基本礼仪规范l能力目标能力目标l能够根据会议流程主能够根据会议流程主持会议持会议,能够根据不同能够根据不同的会议风格撰写会议的会议风格撰写会议主持词主持词,以及掌握会议以及掌握会议主持的基本礼仪规范主持的基本礼仪规范一、任务描述一、任务描述l1 1、情境导入、情境导入l新世界公司将举行销售代表交流会议，会上，新世界公司将举行
45、销售代表交流会议，会上，东部地区销售代表将做销售经验报告，同时销东部地区销售代表将做销售经验报告，同时销售代表就一些具体的销售难点和问题将展开讨售代表就一些具体的销售难点和问题将展开讨论，希望通过此次会议，能够分享和学习到更论，希望通过此次会议，能够分享和学习到更多的销售心得与特色创新。你受公司委托，担多的销售心得与特色创新。你受公司委托，担任本次会议的主持。任本次会议的主持。一、任务描述一、任务描述l2 2训练任务训练任务任务一：准任务一：准备相关的会备相关的会议资料议资料训练任务训练任务任务二：拟任务二：拟写会议主持写会议主持词词二、任务实施二、任务实施l任务任务11要素分解要素分解要素分
46、解要素分解搜集会议文件搜集会议文件 确定会议议题确定会议议题 确定会议时确定会议时间、议程、间、议程、发言人发言人 任务任务1 1：实施步骤实施步骤l步骤步骤1 1：准备交流会议题的相关材料；准备准备交流会议题的相关材料；准备发言代表的个人资料；准备全体与会人员名单发言代表的个人资料；准备全体与会人员名单 l步骤步骤2 2：向所有与会销售代表发送会议相关向所有与会销售代表发送会议相关议题的邮件通知，会前收集意见议题的邮件通知，会前收集意见 l步骤步骤3 3：沟通、确定某些讨论发言的代表人沟通、确定某些讨论发言的代表人选，可以在会上直接向其提问或邀请其发言选，可以在会上直接向其提问或邀请其发言
47、任务任务2 2：拟写会议主持词：拟写会议主持词实施步骤实施步骤l步骤步骤1 1：搜集与会议议题相关的资料搜集与会议议题相关的资料 l步骤步骤2 2：将主持词分为三部分进行构思和撰将主持词分为三部分进行构思和撰写写 l步骤步骤3 3：开头部分主要介绍会议召开的背景、开头部分主要介绍会议召开的背景、会议的主要任务和目的，以说明会议的必要性会议的主要任务和目的，以说明会议的必要性和重要性和重要性 任务任务2 2：拟写会议主持词：拟写会议主持词实施步骤实施步骤l步骤步骤4 4：中间部分可以用最简练的语言，按中间部分可以用最简练的语言，按照会议的安排，依次介绍会议的每项议程照会议的安排，依次介绍会议的每
48、项议程 l步骤步骤5 5：对重要的发言，主持人要作一简短对重要的发言，主持人要作一简短的、恰如其分的评价，以加深与会者的印象，的、恰如其分的评价，以加深与会者的印象，引起重视引起重视 l步骤步骤6 6：结尾部分主要是对整个会议进行总结尾部分主要是对整个会议进行总结，并对如何落实会议精神提出要求，作出部结，并对如何落实会议精神提出要求，作出部署署 参考评分标准参考评分标准l任务任务1 1：总分：总分4040分分l任务任务2 2：总分：总分6060分分参考评分标准参考评分标准l学生训练成果评价表学生训练成果评价表项目项目 项目项目4 4 拟写会议主持词拟写会议主持词 任务序号任务序号 任务得分任务
49、得分 及及 任务完成情况评价任务完成情况评价 1 12 2总分总分学生签字：学生签字：指导教师签字：指导教师签字：年年 月月 日日知识链接：知识链接：l1 1会议主持词的特点会议主持词的特点 （1 1）地位附属）地位附属 （2 2）篇幅短小）篇幅短小 （3 3）语言平实）语言平实 （4 4）重在头尾）重在头尾 （5 5）结构独立）结构独立 知识链接：知识链接：l2 2会议主持词的写作方法会议主持词的写作方法 （1 1）开头部分）开头部分 （2 2）中间部分）中间部分 （3 3）结尾部分）结尾部分知识链接：知识链接：l3.3.会议主持的注意事项会议主持的注意事项 （1 1）做好会前的准备工作）做
50、好会前的准备工作 （2 2）控制出席人数）控制出席人数 （3 3）严肃会议作风）严肃会议作风 （4 4）保持自然大方的主持姿态）保持自然大方的主持姿态 （5 5）注意语言的礼仪规范）注意语言的礼仪规范知识链接：知识链接：3.3.会议主持的注意事项会议主持的注意事项 （6 6）掌握会议进程）掌握会议进程 （7 7）营造融洽的会议气氛）营造融洽的会议气氛 W W W.E D U 1 2.C O M项目五项目五庆典会议策划项目五：庆典会议策划项目五：庆典会议策划 l知识目标知识目标l掌握庆典活动方案、掌握庆典活动方案、调查问卷等的写作要调查问卷等的写作要点、技巧及方法点、技巧及方法l能力目标能力目标