最新Office使用技巧大全.pdf

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1、1.在 Execl 中快速互换数据在 Execl 中，输入数据后，相邻两列或两行数据如果要进行互换，一般方法是用“复制”“粘贴”的方法来进行，其实还有更快的方法。假定要把 A1:A7 和 B1:B7 的数据互换，先选取A1:A7，接着将鼠标移到选取范围的边缘，光标的形状变成白色箭头状，这时先按住键盘上的“Shift”不放，再按住鼠标的左键，拖动鼠标到 B2:B7 右边框线上，这时在右边框线上会出现一条虚线，并会出现一个黄色的提示框，内容为“C1:C7”（不可搞错），这时先松开鼠标左键后，再松开“Shift”键，这时，我们可以看到，数据已经互换了。相邻行之间的数据互换可如法炮制。微软专家点评:要

2、严格按照技巧中的说明进行，稍有差错结果就不正确。返回2.禁止 Word中图形随段落移动选中文档中需要禁止移动的图片，用鼠标右键单击它打开快捷菜单，选择“设置图片格式”命令。再单击“版式”选项卡中的“高级”按钮，打开“高级版式”对话框中的“图片位置”选项卡。将其中的“对象随文字移动”选项前的勾去掉。单击“确定”即可。微软专家点评:注意，这种锁定是对图片所在页面位置的锁定，换言之，并不能保证图片在文档中的位置不变。返回3.Excel中快速选定大面积区域在工作中经常要选定一些大面积的区域，总选不准。其实，可以在Excel的“名称栏”（位于公式“fx”前）中输入欲选择区域的对角单元格的名称，如果没有命

3、名，用行列号也可以，单元格用“:”隔开，例如:A2:D4，按回车键确认。微软专家点评:可能有人认为这个方法不如鼠标操作方便。但如果您试着选中一个几百行的区域，就会发现，实际上我们大多数人都没有那么深的涵养，以致屏幕滚动速度过快，往往还不如采用本技巧的方法来选定大区域。不过本技巧的作者的示例区域并不大，也许是笔误吧。返回4.自动翻页(WORD)在 Word中，可实现自动翻页功能，翻页速度可方便调整。实现方法是：选择“工具”菜单中的“自定义”，选“命令”标签，在“类别”栏中选“所有命令”，在“命令”栏中选“AutoScroll”，并拖到菜单下面的工具栏中，出现“自动滚动(&A)”按纽，用鼠标右击“

4、自动滚动”，可按自已喜好修改命名、图标。当阅读或修改长文档时，先切换到“普通视图”，点击“自动滚动”按纽，鼠标立即跑到右侧滚动条处变成了黑三角，文本开始炯炯上升，移动黑三角可调整翻页速度和方向。需要修改时，点击鼠标左键便停止滚动，改完后再点此按纽。让它象电视字幕一样上滚吧，因为我的双手该休息一会儿了。返回5.启动 WORD 时显示“打开”对话框我们在启动 Word后所做的第一件事情如果是“打开”一个原有的文件，可强制程序启动时显示“打开”对话框。在自我运行宏“Autoexec”的帮助下，可很容易自动执行启动任务。在 Word97中，创建该宏的步骤如下：运行 Word，选取“工具”、“宏”；在对

5、话框的“宏名”域中，键入Autoexec，然后单击“创建”按钮。在宏编辑器中的 SubAutoexec()和 EndSub行中间，键入下面一行文本：Dialogs(wdDialogFileOpen).Show 选取“文件”、“保存Normal”，然后选取“文件”、“关闭并返回到MicrosoftWord”。返回6.在文档间快速复制粘贴首先打开欲传送正文的文档窗口，然后把窗口还原为原来尺寸，把相关文档同时平铺在一屏上，选中并拖动对象，把欲传送的对象复制到目标位置。7.连续数字的快速输入(Excel)在 Excel 中，可快速输入连续数字。首先选取数字单元格，将鼠标移至此单元格的右下角，这时出现“

6、+”，按住鼠标右键下拉（从左往右填数时则右拉），出现结束数字时停止。返回8.快速打印反字打印反字一般是为了制版印刷的需要，很多文字处理软件上有打印反字这一功能。Word 作为普及型文字处理软件，其 6.0、95 和 97版都没有直接的反字输出功能，但只要我们稍加处理，就能解决这个问题：在打印对话框中，选择打印机属性中的打印机类型，你会发现同一打印机有两个选择，其中一个带有Mirror字样，意思是镜像，其实就是反字打印。但打印对话框中对打印机的重新设置，有时不起作用，这时只能另想办法：回到Win95桌面，打开控制面板，双击打印机，选中所用打印机点右键，选属性中的详细资料，打开打印机类型项再选中有

7、Mirror字样的打印机，确定后是不是一切 OK?打印完后别忘了改回来。不同的打印机可能有不同的解决办法，但只要多想多试，一定会解决问题。返回9.表格一次删个光在 word 中编辑表格时，选种要删除的部分，按下“delete”键，删除的是其中的文本内容，表格部分还存在；按下“backspace”键，则删除的是选中的全部，包括单元格、表格行或是整个表格。（微软专家点评：真的是这样，不过一定要选中表格中的单元格，而不单单是表格中的内容。）10.打开影子文档如果你只想打开某个office文件看看。而不愿有以为的改动，你可以右击该文件，选择“新建”，当你保存时，它会提示你另该文件取个名字，这样就不会把

8、原文件该破坏了。返回11.文字加粗如果是在一段文字的一开始给文字加粗时，只须在这段文字的开头处输入一个“*”（不含“”），然后再在这段文字的末尾处家上一个“*”，这是就可以看到加粗的效果了。如果想在一段文字的中间部分给文字加粗，则要在欲加粗文字的起始部分先输入一个空格，然后再按前述方法加粗即可。（微软专家点评：这是一种键入时的自动套用格式功能，默认情况是不起用的。）12.字体大小任我调在 word 中有几种方法可以任意改变文字的大小。逐渐缩放：选中要调整的文字后，按下“Ctrl+”可逐渐放大文字，而按下“Ctrl+”则可逐渐缩小文字。快速缩放：选中要调整的文字后，按下“Ctrl+shift+”

9、可快速放大文字,而按下“Ctrl+shift+”则可快速文字缩小文字。返回13.快速定位书签在需要定位的位置，选取 插入 菜单中的 书签命令，打开书签对话框；在其中，设置好书签名后，按 添加 即可；在同样的对话框中，选择一个书签，单击定位即可。专家点评:知道书签功能的用户不在少数，不过使用书签的人却为数不多，也许是我们的文档多不够大吧？实际上书签除了定位功能外还有很多作用，如很多和书签有关的 Word域；文档内的超级链接以及文档目录。返回14.使用自定义序列排序使用自定义序列排序在 Excel 排序对话框中选择主要关键字后单击选项，可以选择自定义序列作为排序次序，使排序方便快捷且更易于控制。顺

10、便说一下，排序可以选择按列或按行，我以前如果排行的顺序都是选择性粘贴转置，排完序后再转置专家点评:自定义排序只应用于 主要关键字 框中的特定列。在 次要关键字 框中无法使用自定义排序次序。若要用自定义排序次序对多个数据列排序，则可以逐列进行排序。例如，如果要根据列A或 列 B进行排序，可先根据列B排序，然后通过排序选项 对话框确定自定义排序次序。下一步就是根据列 A 排序。返回15.在 PowerPoint 中巧妙插入新幻灯片在编辑 PowerPoint 时，不时的要插入一张新幻灯片，采用点击 插入-新幻灯片,-请选取自动版式-确定，的确过于繁琐，有捷径吗？有。如果想在当前幻灯片的后面插入一张

11、新幻灯片，试一试Shift+Enter(回车键)，奇妙吧！当然了 Ctrl+M 也可以。不信？你试试看.专家点评:在格式工具栏中有一个新幻灯片按钮，也是一个快速插入新幻灯片的方法；如果偏爱快捷键，则建议使用Ctrl+M。Shift+Enter(回车键)在不同的视图和状态下会有不同的作用，仅在幻灯片缩略图窗格中选定一张幻灯片的情况下，才能起到插入一张新幻灯片的作用。返回16.平均 Word文档的分栏我们在对 Word文档进行分栏的过程，往往会遇到最后一页的栏是不等长的，其实，你只要将定位插入点到文档末尾，然后选择 插入|分隔符 命令，在弹出的对话框中选择 连续单选按钮，然后 确定，这时候最后一页

12、的栏也变成等长的了。专家点评:本方法将在分栏内容的最后插入一个连续型分节符。我通常的作法是，先在内容后面插入一个空行，但分栏时不选中此空行。与上述方法是异曲同工。如果仅对文档中间的一部分分栏，则直接分栏即可，不必这么麻烦。返回17.更快速的全部保存有文章介绍过,在 Word 2000中想保存多篇打开的文档，可以按住 Shift键，选择 文件 菜单中的 全部保存 即可；其实有更快速的方法：可以按住Shift键，然后鼠标单击常用工具栏上的 保存 按钮，这时 保存按钮的图标就变成 全部保存 的图标，松开鼠标，即保存完毕。专家点评:这是我盼望已久的一个技巧。实际上这种方法在Excel 中更多，例如在按

13、下Shift时单击打开按钮则可以实现保存的功能，反之亦然。读者可以这样来试验，先按下 Shift，再单击一个按钮不要松开鼠标按钮，观察按钮的图形是否改变为其它，然后移开鼠标即可。返回18.如何群发邮件在 OUTLOOK联系人 中选定所需收件人，从 工具 菜单中选择 邮件合并 命令。在对话框中选择适当的选项后单击确定。在出现的 WORD 文档中输入邮件内容，从邮件合并 工具栏中选择 合并到电子邮件，再按 确定。OUTLOOK就会把您所想要发的文档发送出去了。专家点评:邮件合并功能最早是为发送批量的普通邮件设计的。现在也可以批量发送电子邮件。也许您会质疑：电子邮件的收件人、抄送和密件抄送可以有多项

14、，何必批量发送？实际上，我一开始也是这么认为的，直到有人开发了一个发送工资条的系统，我才意识到：微软不做没用的事返回19.Word 表格计算在 Word 2000的表格中，可以进行比较简单的四则运算和函数运算。其使用方法是：将插入点定位在记录结果的单元格中，然后打开 表格 下拉菜单中的 公式 命令，出现对话框后，在等号后面输入运算公式或 粘贴函数 。计算公式可引用单元格，表格中的列可用A、B、C,等表示，行数用1、2、3,表示。专家点评:Word表格的计算功能虽然无法和Excel 相比，但却远远超出一般人对于简单的想象。除了四则运算、乘方、百分数和等式不等式外，另有求和、取整等18 个函数可供

15、选用，如果定义了书签，还可以引用书签进行计算。返回20.Word 斜线表头将插入点定位在单元格中。然后执行 表格 菜单中的 绘制斜线表头 命令，当出现对话框后，选择 表头样式（共有 5 种可选择），分别填入 行标题（右上角的项目）、列标题（左下角的项目）和 数据标题（中间格的项目）以及 字体大小 等，最后按确定退出。删除斜线表头的方法是，单击要删除的斜线表头，当周围出现选定标记时，按Del 键即可删除该斜线表头。专家点评:最简单的表格只有行列2 维。在手工处理数据的年代，为了能够在一张表格中反映尽可能多的信息，人们使用了斜线表头等结构复杂的表格。但数据库管理系统出现之后，我们只使用结构最简单的

16、表，原来的复杂结构则通过表之间的关系来表达。因此，一般说来，斜线表头会导致表格结构复杂而不利于自动处理。返回21.快速重复输入在 WORD 中当输完一些内容后，同时按下ALT与 ENTER 键则刚才输入的内容会被自动拷贝一遍，并且适用于拷贝粘贴后的重复粘贴。专家点评:其实这个快捷键对应的就是编辑菜单中的重复命令。不过这个命令有3个快捷键，大家熟悉的是屏幕提示的Ctrl+Y，也有人用功能键 F4；本技巧给出的则是它的第 3 个快捷键。返回22.送你一个外出小秘书在 Outlook 单击 工具菜单中的 外出时的助理程序 项。在对话框中点选 我目前外出 选项后，点下方的 添加规则 。在 编辑规则 对

17、话框中设置规则。如：选择执行下列操作中的 答复 选项，编辑模板（点模板按钮）并保存，然后确定所有项目。这样，以后你外出的话如果有人给你写信，你可通过次助理程序来自动答复他们，告诉他们如有要事如何与你联系。专家点评:此功能属于 Outlook 服务器端的邮件规则，需要Exchanger Sever 的支持。否则可能根本无法找到该菜单命令。返回23.让 Office2000重新恢复活力 Office在启动运行时会调用Windows系统文件 Riched20.dll，如果你的机器中了“尼姆达”等病毒，病毒就会覆盖这个文件，杀毒时有可能将Riched20.dll文件删除，此时你若运行PowerPoin

18、t 的话，就会出现“无法加载Riched20.dll的提示”。治疗方法有三种：1、从其他机器上拷贝。2、从 Windows安装文件中直接提取。3、利用系统文件检查器。其实 Windows 98 操作系统为了您提取系统文件的方便，专门设计了一个系统文件检查器，可用来提取系统文件。打开“开始”菜单，依次单击 程序 附件系统工具系统信息，弹出“系统信息”对话框。通过工具系统文件检查器 命令，打开系统文件检查器对话框，选择“从安装软盘提取一个文件”，在“请指定您要恢复的系统文件”栏中输入“Riched20.dll”。单击开始按钮，出现“提取文件”对话框，在“还原自”栏中输入(或通过“浏览”查找)Win

19、dows安装文件所在路径。一般情况下在“将文件保存到”栏中会自动出现 Riched20.dll所在路径 C:Windows System，再单击确定按钮就可顺利提取成功。应用上述任何一种方法，都能快速治好你的Office 2000，让它重现昔日活力的。返回24.用 Excel2000 巧给成绩表加颜色每次考完试，你的班上是不是也有不及格的？是不是要统计、总结一下呀？怎么才能一目了然呢？用Excel 2000 先给他们点“颜色”瞧瞧吧。1、借助“Ctrl”键，选中所有成绩小于 60 分的单元格，单击工具格上的 填充颜色 及 字体颜色 按钮，改变单元格的背景色及字体颜色，使不及格分数突出显示。2、利用“条件格式”完成：(1)选中需要设置的区域。(2)单击“格式条件格式”，打开“条件格式”对话框，设置“单元格数值”为“小于”60。(3)单击 格式 按钮，打开“单元格格式”对话框，在“字体”标签中设置字体颜色为红色，在“图案”标签中设置单元格底纹颜色为蓝色，单击 确定后退出。(4)单击 确定 按钮退出“条件格式”窗口，这样成绩小于 60 分的单元格就变为了蓝底红字格式，突出显示出来了。比较这两种方法，第二种方法更科学，因为第一种方法对单元格的设置是“死”的，不能自动进行变化，而第二种是“活”的，可智能化处理，可随着区域内不及格成绩的增加或减少，自动改变设置。