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1、办公技巧：Office小技巧三则 作者：电脑故障|转贴自：天极网|点击数：2242|更新时间：2005-3-15|文章录入：xiaofei 我们在使用Word 进行文档处理的过程中，通常会使用菜单栏中的“文件”“打开”选项或者工具栏中的“打开”按钮来打开文档文件；也常常使用菜单栏中的“文件”“保存”选项或者工具栏中的“保存”按钮来保存文档文件。默认情况下，在弹出的“打开”对话框或者“保存”对话框中，Office 会自动定位到“我的文档”，显示出该目录下的全部Office文档，以便用户快速打开所需文件。但是，许多用户，特别是多人共用一机的用户出于避免文件混乱和便于管理及安全方面的考虑，往往并不将
2、文档存放于“我的文档”中，而是专门建立自己的文件夹。那么，能不能让“打开（保存）”对话框的默认位置变更为自己常用的文件夹呢？你可以按照下面的方法来修改“打开（保存）”对话框的位置：步骤一启动 Word，点击菜单栏中的“工具”“选项”，弹出“选项”对话框。步骤二在弹出的“选项”对话框中，点选“文件位置”选项卡。这时候你就会发现默认的位置为“F:Documents and SettingsAdministratorMy Documents”，即“我的文档”，如图 1 所示。点右下角“修改”按钮，弹出“修改位置”对话框。步骤三在弹出的“修改位置”对话框中，通过“查找范围”设置栏选择你的个人文件夹，如
3、：“F:我的个人专用文件”，如图 2 所示。选择好目标后，点右下角的“确定”按钮。步骤四回到“选项”对话框中，点右下角的“确定”按钮使设置生效即可。现在“打开/保存”文档的位置已经变成了指定的个人文件夹。在使用笔记本电脑进行Powerpoint幻灯片放映时，一般情况下演示者的显示窗口与投影机上投出的内容完全一致，这样演示者本身毫无隐秘可言。如果需要演示的文稿很多，且内容复杂，这时演示者往往需要一些提示信息或备注，而这些内容又不适合直接展示给观众。在这种情况下，很多人都是把备注信息提前打印出来，在进行幻灯片演示时，一边参考提示资料，一边播放演示文稿。这样做既不方便，也不雅观。其实，如果你使用Po
4、werpoint 2002或 2003的话，通过多显示器放映功能，这个问题很容易解决。步骤一设置副显示器显示模式为桌面扩展模式在桌面上右单击，选择“属性”，出现“显示属性”窗口。单击“设置”标签，单击显示器1，选择“将该显示器作为主监视器”；单击显示器2，勾选“将Windows桌面扩展到该显示器上”，并为该监视器设置合适的分辨率（如图3）。其中显示器1 为笔记本电脑的液晶显示屏，显示器2 为外接投影机或外接显示器，如果无法确定，可单击“识别”按钮加以判断。有时候在有些笔记本电脑的显示属性中只有一个显示器（如图 4），这是由于显卡的驱动模式被设置为了单一模式或镜像模式，这时只需把驱动模式改为多监
5、控模式即可。以联想昭阳E200（显卡为 SIS650）为例：在“显示属性”窗口，单击“高级”按钮，进入“默认监视器和SIS650属性”窗口，依次单击“工具管理器”“驱动程序模式设置”，进入“高级属性”对话框。取消“自动”复选框，在“驱动器模式”选项区域中的第一个下拉列表框中选择“多监控模式”，把 Display_1设为“LCD”，Display_2设为“VGA”，单击“OK”退出（如图5）。步骤二设置 Powerpoint幻灯片放映方式执行 Powerpoint2003，单击“幻灯片放映”菜单，选择“设置放映方式”，出现“设置放映方式”对话框。将“幻灯片放映显示于”设置为“监视器 2 默认监视
6、器”，并勾选“显示演示者视图”（见图 6）。步骤三为演示文稿添加备注用 Powerpoint打开需要编辑的演示文稿，在每张幻灯片下的“备注窗格”中输入这张幻灯片的备注信息。如果需要输入的信息量比较大，则可以切换到“备注页”视图进行备注信息的输入。步骤四进行幻灯片演示单击“幻灯片放映”菜单，选择“观看放映”，这时笔记本电脑的LCD 显示屏会切换到“Microsoft Office Powerpoint演示者视图”（见图 7），而通过投影机输出的则只有当前幻灯片的内容，这样下面的观众就无法观看到演示者的备注信息了。在“演示者视图”中，你可以通过快捷键或单击控制按钮来控制幻灯片的播放，如需暂时关闭投
7、影机的输出，只需单击“黑屏”按钮即可。因为无法在“演示者视图”中直接使用“画笔”，如果需要该功能，则要向右移动鼠标，当鼠标移出笔记本电脑LCD 显示屏后会自动出现在扩展桌面，即投影机的输出画面上。这时右击鼠标，选择“画笔”或“指针选项”进行相关操作即可。EXCEL 正广泛应用于数据管理，对大量数据而言，校对工作是令人头痛的事。下面就说说怎样校对。语音校对选中要进行校对的单元格区域，比如图8 中的 A1：B5。依次单击“工具”“语音”“显示文本到语音工具栏”，该工具栏就会出现在EXCEL 编辑区中，单击其中的第一个按钮，EXCEL 即可开始朗读。你就能看着纸稿，听着语音进行校对了。需要说明的是，
8、该项功能不会随EXCEL 2003的默认安装而安装，首次使用时，系统会提示你添加，请按提示操作。如果你在安装Office 2003时选择了删除备份文件，系统会提示你插入安装盘。图 8 中的第二个按钮是“停止”，当你发现有错时，请及时单击停止朗读，以便进行修改；修改后再单击第一个按钮，校对又能继续进行。事实上，很多人为了追求快速校对，按一下 ESC 键也可暂停朗读，以便于修改。单击第三、四个按钮，可设置按行进行校对还是按列进行校对。快速校对专业的录入员在操作EXCEL 时，通常会采用快速校对的方法重新输入一遍，这对于他们而言虽然麻烦，但却更快。图 9 是一张工资表示意图。当然，一般的工资表列数都
9、比较多，可将用于校对的列安排到后面去，要用时才让其显示出来。下面是具体的设置方法：步骤一单击“视图”“工具栏”“窗体”，将窗体工具栏显示出来，在 U1 单元格插入一个“组合框”。步骤二在 V4：V6 单元格中输入“基本工资”、“奖金”、“扣除”等内容，这里的内容一定要与工资表表头即 B3：D3 中的内容保持一致。步骤三右击组合框，选择“设置控制格式”“控制”选项卡，在“数据源区域”后的文本框中输入 V4:V6，在“单元格链接”后输入 U1。今后，我们只要单击组合框就能很方便地选择到“基本工资”、“奖金”、“扣除”，同时，U1 单元格中会自动填入1、2、3 等数字。步骤四在 U3 单元格中输入函
10、数IF(T4=CHOOSE($U$1,B4,C4,D3),1,0)，再用 EXCEL 的自动填充功能将其复制到U3 下面的单元格中。步骤五单击组合框，选择要对哪一项进行校对，比如“基本工资”；接着，在T4：T8 单元格中将每人的基本工资重输一遍，如果B4 中的数据与T4 中的数据相等，U4 中会自动填入1 以示正确，如不等，则自动填入0 以示错误(如图 10)。同理，如果用组合框选择另一项，如“奖金”，U 列中的函数会自动将T 列的值与对应的C 列的值进行比较并提示正误。对大量数据进行校对，这种方法的效率较高，可以集中重输，集中修改。可能也有人会问，要是第二次也输错了怎么办，其实，两次都输错的
11、几率本就不高，更何况，只有两次错误完全相同时，这种方法才会失效，这种几率非常小。一般地，工资表的栏目不会随时发生变化，可将上述工作表制成模板，能大大提高工作效率。为使给出的出错提示更加明显，还可在U 列设置条件格式，比如让出错信息显示为红色等，设置条件格式的方法：选中U4：U8 单元格，单击“格式”“条件格式”，得到图 3 对话框，可在图3 的上面一排三个框中分别选择“单元格数值”、“等于”、“0”。接着单击“格式”，打开的下一级对话框与对单元格式进行设置时的内容完全相同，可对符合条件的单元格数字设置字体、字号、下划线,等，哪种最醒目就选择哪一个。发放自如有些工资表列数较多，我们不希望T、U、V 等列占据有限的可视空间，还可将这几列随时进行隐藏或显示。步骤一用窗体工具栏插入两个命令按钮，将其分别改名为“开始”、“完毕”。步骤二录制与“开始”按钮相关的宏，宏里只包含一步操作：隐藏F 列至 S 列，然后将该宏指定给“开始”按钮。步骤三同理，录制另一个宏，宏里包含的操作也只有一步：对刚隐藏的列取消隐藏属性。今后，我们只要单击“开始”按钮，F 列至 S 列就会隐藏，供校对的几列就能显示出来。校对完毕再单击“完毕”按钮，刚隐藏起来的列自动打开，将用于校对的几列挤出视