档案文件借阅管理制度.docx

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1、档案文件借阅管理制度制度档案文件借阅管理制度执行单位档案室文件编号签发日期总页码1内容一、借阅档案（包括文件、资料），必须在档案借阅登记簿登记后方 可借阅，秘密级以上的档案文件须经酒店领导批准方能借阅；二、案卷不给借出，只供在档案室查阅，未立卷的文件及资料可借 出；三、借阅期限不得超过两星期，到期必须归还，如需再借应办理续借 手续；四、借阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得 擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄 影、转借或损坏。否则，按违反保密法追究当事人责任；五、借阅的档案交还时，必须当面点清，如发现遗失或损坏，应立即 报告领导；六、外单位借阅档案，应持有

2、单位介绍信，并经总经理批准后方能借 阅。但不能带离档案室；七、外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审 查、签章。涉及抄报部门酒店各部门、总经理室签发人 签名部经理现将档案文件借阅管理制度抄发你部，请严格执行。 总经理：（签名）执行负责人 签名总经理兹收到档案文件借阅管理制度，本人明白制度的详细内容， 并将严格贯彻该制度在本部门的执行。部门经理：（签名）13.售楼软件系统管理制度1目的和范围：为了科学、准确及时记录、反馈销售信息，减少因人为过失 及监管漏洞而给公司带来的损失，提高公司的工作效率，规范使用售楼远 程管理系统及明确使用软件的工作职责和操作程序，特制定本制度。2职责：

3、1. 1系统管理员（财务部）1.1负责建立新项目、用户帐户及权限设置，屏蔽项目初始资料1.2负责变更操作：按批件变更项目资料1. 1. 3负责系统监控操作4负责系统的维护、更新和完善2. 2经营销售部2.1负责按批件进行特殊预留操作3. 2. 2负责初始资料及核定产权面积的录入2.3负责楼盘和预留楼盘的定购工作、定购的变更操作4. 2.4负责催收定金，并向财务部报送解除定购协议客户清单2. 5负责办理签约手续并提供相关优惠批件，负责未签约客户的跟踪及反馈，办理延迟签约批准单2.6负责合同审核操作，已审核合同的更改操作及审核，退房操作及退房款的报批。5. 2.7 负责合同监证、按揭收件送审并进行

4、电脑登记。6. .8负责发送交房通知书并进行电脑登记，负责接楼申请及审核操作，通知财务接楼应收相关费用，特殊接楼通知书的送审和 尾款的催收。7. 2. 9 负责发送办理产权通知书并进行电脑登记，通知财务办理 产权应收相关费用，并签定补充合同。8. 2. 10负责会员积分申请的录入。2.3财务计统部3.1负责项目初始资料的审核1.1.1 3.2负责恶意预留的通报，反馈未及时签约情况收取楼款、相关费用及相关变更款并开具相应票据1.1.2 负责合同及变更合同的复核，票据的换发工作，退款的审 核及支付负责确定按揭送审银行及协调、跟踪工作1.1.3 负责复核办理接楼、产权相关费用，收取接楼尾款2. 3.

5、7负责接楼确认单复核，负责发出特殊接楼催款通知书给经营部3. 3.8负责核定面积增减款的复核、补充合同的审核，开具购房发票并进行电脑登记4. 3. 9负责会员积分兑换审核3. 10 负责违约客户楼款的催收，将恶意违约客户清单送总经室 律师处理。2.4 总经室.4.1负责合同、变更合同、补充合同的审核操作，盖章1 . 4. 2负责恶意违约客户的法律处理2.5 各部门及人员负责正确使用软件及保密工作。3程序3.1 初始设置管理新项目开盘前3天内，经营部应通知系统管理员新建一个 楼盘项目，同时提供一份经营部操作人员名单，由系统管理员建 立用户账号。3.1.1 经营部根据楼号、层次、单元、建筑面积等建

6、立新项目楼盘详细资料：将公司已批准的项目销售价目表、正常折扣标准等 有关要素录入售楼软件；3经营部录入公司评审通过的商品房买卖合同套打样本。3.1.2 财务部根据批准后的销售价目表原件进行核对，核实无误后，即由系统管理员进行屏蔽初始资料，只允许查看。3.1.3 5因设计施工变更或公司销售策略变更需要调整楼盘销售资料和销售价格时，由经营销售部填写申请单报经批准后，系统管 理员根据批准单日期调整原价目表，批准之后成交的楼盘以调整 后新价目表为准。3.1.4 1. 6权限管理各操作员按总经理批准后的权限、工作职责范围进行操作，各操 作员权限一览表如下：部 门操作人员预仄刀 田定 购定 购 更签 约签

7、 约 更签约 审核盖按揭 收件按揭 复核监 证接 楼接 楼 复产 权产 权 复收 款对 账复 核臣 示据所有操作权限人均有查询权限，通过查询环节进行操作。改改核核总经室总经理V副总经理V盖早昱办V经营销 售部销售经理VVVV销售副经理VVVV销售主任VVVVVVVV销售业务员VVV按揭经办V监证经办V产权经办V接楼经办V财务计 统部财务总监VVVV销售会计主任VVVVVVV销售会计VVVV收款员V3.2 预留管理预留是指由有权限的相关人员按口令录入，电脑根据设定的预留天数 进行保留，暂不对外销售，超过预留天数后，电脑将自动取消预留登 记，转作未售楼盘，供自由销售。3.2.1 因特殊需要或公司销

8、售政策安排需预留较长时间的，应形成书面文件报经总经理同意，批准后由经营部进行特别预留操作。3.2.2 因公司关系需要或销售现场需要，应进行临时预留的，由相关权限人员直接按照各自口令录入预留客户姓名、联系电话。预留时限如下图：权限人总经理副总经理财务总监销售经 理销售副经理销售主任预留天数302077513. 2. 3相关权限人员及销售主任应催促客户及时办理正式认购手续，预留楼盘的认购工作由销售主任操作，当实际成交对象与预 留登记不符时，销售主任应先告知相关预留权限人员，征得同意 后才能变更。3. 2.4 项目开盘第一周，预留统一由销售经理操作。3.3 定购管理3.1录入定购协议：与客户签订定购

9、协议时，置业顾问应将相关信息及时录入到售楼软件中。3. 3. 2交纳定金：置业顾问持定购协议文本，带客户到收款员处交纳定金，经收款员确认后，才完成定购操作。4. 3. 3对于已定购但未按协议规定交纳定金的客户，电脑在12小时内自动取消定购，转作未售楼盘。5. 3.4根据已定购未交足定金的客户清单，置业顾问应及时调查，认为需保留协议的应有书面说明原因并催促客户及时补足定 金，需解除协议或退房的，及时报送清单给财务部，进行取消定 购没收定金操作。6. 3.5更名：在规定签约时限之前，客户提出更名或换房申请要求的，由销售主任进行更名或换房操作，同时置业顾问持客户申 请书、新旧定购协议书、原楼款收据带

10、客户到收款员处换发收 据，收款员根据电脑通知更名清单，办理客户换发收据的手续， 才完成更名操作。7. 3. 6定购退房申请：在规定签约时限之前，客户提出退房申请要求，由销售主任按照协议规定允许退房的条款进行退房操作， 并填写退房款申请单上报财务总监批准，销售会计根据批准单和 电脑通知退房清单办理客户退款手续，才完成退房操作。3.4 签约管理项目具备签约条件时，置业顾问应及时催促已交定金未签约的客户办 理签约手续。3 . 4.1正常签约的普通客户：置业顾问详细录入合同条款要素及客户信息。4 .4.2优惠客户签约：属于公司关系户的，申请人应及时填写“购房优惠批示单”，详细填写优惠折扣、优惠原因等，

11、并按规 定程序送公司审批。置业顾问根据已批准的“购房优惠批示单” 详细录入优惠单内容、合同条款要素及客户信息。购房优惠批示 单原件应送交财务部存档。3. 4. 3未及时签约的客户：销售主任根据电脑未签约清单进行调查，属于特殊关系需延长签约时间的客户，销售部应将延迟签约 （超过1个月）客户清单报经公司总经理批准，批准单送财务部 存档。3.5合同审核管理合同的审核由经营部销售主任及经理对签约合同及时进行审核，再由 财务销售主任及总监进行复核，并完成电脑签字确认工作。完成审核完成复核销售主任及经理会计主任及总完成电脑签字2个工作日内2个工作日内（属于优惠折扣合同，收到优惠批示单原件1天内，财务完成复

12、核）3. 5.1所有审核通过的合同电脑将自动列入已审核清单，经营销售部在1个工作日内将合同送往总经室秘书盖章，以便及时办理 合同监证。3. 5.2合同更改：对于已审核的合同客户又提出申请更名、换房等其他合同条款，由置业顾问提出合同更改并详细填写更改内 容，电脑将其自动转入再更改未审核清单，经合同审核、复核人 员同意更改后，完成电脑签字确认，电脑自动列入已审核清单代 替原合同。如合同审核、复核人员不同意更改，不做电脑签字确 认，电脑仍以已审核原合同为准。3. 5. 3申请退房：对于已审核的合同客户又提出退房申请，置业顾问填写退房申请单报经公司批准，批准后由销售主任进行退房 操作，财务部根据退房批

13、准单和电脑通知退房清单办理客户退房 手续。3.6 盖章监证管理6.1公司公章管理人员根据销售合同与电脑上列入已审核清单合同内容进行核对，确认无误后方能盖章，同时对已盖章合同电 脑签字确认。3. 6. 2经营部监证经办人员应在合同盖章及收到现金交款单后2天内将合同送到交易中心办理合同监证，并将送交时间进行电脑 登记；对于已监证好的合同，应将合同监证时间、登记编号进行 电脑登记。3.7 按揭管理7.1对于选择按揭付款方式的客户，电脑将自动列入申请按揭客户清单，置业顾问按合同规定时间及时收取按揭材料、出具材 料收取证明单，并进行电脑登记。3. 7. 2销售按揭经办对置业顾问送交的客户按揭材料进行复核

14、，并在电脑上进行登记。如果送交的材料不齐全或不符合规定，按 揭经办将不做审核。直到资料齐全为止。3. 7. 3由按揭经办根据已审核材料及已监证合同的清单作出送审银行决定，按揭经办根据财务部安排，及时将贷款申请材料送交 银行审核并进行电脑登记，并及时跟踪了解。3. 7. 4对于银行已通过审核的客户，按揭经办及时通知客户前往签字，并将合同送交易所办理抵押监证，办妥抵押监证后，在电 脑上进行登记。3. 7. 5对于已完成抵押登记的贷款合同，财务部应负责催促银行放款，财务部对银行放款的楼房单元应及时进行电脑登记。3.8 接楼管理项目具备接楼条件时，财务经办根据所有已签约清单结清尾款、违约金利息等各类款

15、项后，进行电脑确认后，电脑自动列 入可正常接楼清单；未交清楼款提前接楼的楼盘，财务部根据批 准单确认，电脑自动列入可可提前接楼清单。3.8.1 经营部接楼经办根据可正常接楼清单、可提前接楼清单与客户办理接楼手续，并录入通知接楼日期、实际接楼日期，经营 部主任复核并进行电脑确认，电脑自动列入已接楼清单和已提前 接楼清单。3.9 产权管理1公司通过产权总登记后，经营部经办根据产权处核定的建筑面积录入到产权面积表中，由经营部主任复核，电脑自动计算 客户应增（减）面积楼款。3. 9. 2经营销售部根据核定面积及其他各项扣减金额调整原合同价，并提供产权处核定面积表单给财务部，财务部复核无误后生 成新合同价，经营部与客户签订补充合同。财务部根据新合同价与客户进行结算，所有款项收清后，销售会计开出购房发票，财务主任审核确认后，会计与客户办理 换取购房发票手续，会计录入发票号码，客人领走时间，并进行 电脑登记。3. 10会员管理3. 10. 1会员持会员卡在被推荐到售楼点签定商品房买卖合同的同时，在置业 顾问引导下填写会员积分申请书，并将会员 积分申请录入电脑。3.10. 2财务收款员收到经营部经理已批准的会员积分申请书原件后，进行电脑确认登记。被推荐人付清80%以上房款后，由销售会计进行复核，开出会员积分兑换单，并进行电脑确认。4 .相关文件4.1 销售过程管理程序.相关表单、记录