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1、物业收费管理系统使用管理办法第一章第一章总总则则第一条为规范公司物业收费管理系统的使用及收款行为，提升物业收费应用软件的运行效率，根据.有限公司信息化管理制度、.有限公司信息系统管理办法及公司有关财务管理制度，结合 SF 收费管理系统操作标准，特制定本办法。第二条本办法所称的物业收费管理系统，指由公司统一采购的SF 智能平台收费管理系统软件，该软件提供的功能包括业主基础资料管理、收费项目管理，进行计费、收费与财务监督，对于应收费、欠费、预收费等分类统计和汇总分析，为查询人员了解收费进度和对收费管理人员进行业绩考核提供依据。第三条本办法适用于相关部门和单位的物业收费管理系统的管理工作。第二章第二
2、章管理职责管理职责第四条相关部门和单位职责(一)资产财务部负责收费系统的业务管理，对系统操作与查询人员的权限进行审批。(二)计划经营部负责系统软件的建立、维护及后台设置，负责审核系统操作及查询人员的权限，按批准的人员及权限进行系统设置，对软件使用人进行操作技术指导、监督。(三)总经理工作部负责系统硬件的技术支持，审核系统操作及查询人员的权限。1(四)各物业单位负责各项收费业务的具体执行，包括客户信息和收费信息基础数据的收集与录入、水电抄表、计费、收费、催费、缴费、报表、对账，收费项目包括物业管理费、租金、水电费、车位费、装修相关费用、排污费、生活垃圾费等。第五条相关岗位职责(一)系统管理员由计
3、划经营部计划合同统计主管兼职，负责公司物业收费系统运行的日常维护管理，主要包括：1、协助、协调新项目单位在软件公司指导下建立初始化基础数据，进行公司层基础数据、系统参数、收费标准等基础设置操作。2、按照已审批的收费系统用户新增或授权调整申请表，建立、分配操作帐号、角色及操作权限。3、对各级软件操作及查询人员的使用操作进行技术指导、监督，纠正不规范的操作。4、实时监测物业收费系统运行情况，适时进行系统数据备份。5、收集各单位对软件系统的需求，协调软件公司开发处理。(二)各单位的收费员负责对新项目物业收费系统上线前的客户信息、收费信息等基础数据的收集、整理和录入，正确规范操作使用物业收费系统，充分
4、运用系统功能，提高收费管理效率。(三)各单位票据专管员按公司收费及票据管理流程办理领用票据登记手续，在收费系统中登录，对收费员使用完毕的票据及相应的收款上缴情况进行核对，登记办理票据核销手续。(四)分公司资金核算员负责录入及.操作，定2期不定期与出纳提供的收款凭证、日记帐、台帐进行核对，保证所有入帐的收款业务和出纳的收款记录完全一致。(五)分公司经营部主任负责.(六)分公司经理/分管副经理负责，根据查询结果组织、督导物管部门的收费、催费工作、确保收费及时率。(七)公司财务收入核算主管负责操作，定期不定期对各物管部的收款业务进行检查。第三章第三章权限管理权限管理第六条各单位无论是新增物业收费项目
5、还是原有项目，凡需增加或变更收费软件用户的，需填制收费系统用户新增或授权调整申请表，经单位负责人签字同意，经计划经营部和总经部审核后，报资产财务部审批。第七条公司系统管理员根据申请表批准的用户管理责任范围和权限，对用户进行授权设置，建立、分配操作帐号、角色。第八条用户按照本岗位管辖范围内的权限，按SF 智能平台标准版使用手册（收费管理）进行相关业务操作。第九条任何人严禁越权操作系统，不得擅自使用他人账号进入系统操作。软件操作岗位有 AB 岗的，在人员交换时应对业务及软件有关操作进行及时交接、核对与确认，以确保数据的正确性。第十条系统用户调岗、离职时，有关单位应及时上报系统管理员，及时进行账号封
6、存或调整操作权限。调岗、离岗人员须将本人工作移交给接替人员，办清交接手续；接替人员应认真接管移交的工3作，并继续办理移交的未了事项。第十一条 查询人员只能在授权范围进行数据查询，不能进行数据录入和修改。第十二条.第四章第四章系统使用系统使用第十三条 收费操作人员须严格遵守SF 智能平台标准版使用手册（收费管理）规定，按手册要求规范、准确、及时、完整地将业务记录和数据录入系统，严禁违规操作。第十四条 收费操作人员为了检验自己的操作是否正确，可以在“练习小区”的模拟数据中进行试验操作，该操作不影响正式数据的内容。第十五条 收费操作人员对系统数据严格保密，未经允许，任何人不得将账号与密码透露给其他人
7、员，不得私自下载传播系统数据，不得向业主透露其他业主客户信息及收费信息。第十六条 收费操作人员在使用过程中遇到无法解决的问题或模糊不清的问题，不要擅自操作，应与公司系统管理员联系或与 SF 公司指定售后人员联系，咨询解决问题的办法。第十七条 因为电脑故障需重新安装收费操作系统的，需按照客户端安装说明从指定网址（http:/xz.es- 智能平台收费管理系统。第十八条.第五章第五章收费业务及管理收费业务及管理4第十九条 业务操作时限要求.？第二十条 报表流程、审核权限.？第二十一条 服务收费包括物管费、电梯运行费、二次供水加压费.等；代收公共费用指公司代全体业主及住户或公共事业部门的收费，如水、
8、电、气、空调等。第二十二条 为了提高收费效率、保证收费项目和收费金额的完整性，所有非单一业主的公共性收费均应通过物业管理收费系统进行计费和收费。第二十三条 计费人员在每期（月、季、年）收费前按规定的收费标准对各项收费计算应收费用，生成物业月收费汇总明细表。打印并下发收费通知单至各业主或住户，知会其于收款日前在账户中存入足够金额的款项；或到物管部缴纳现金、支票；或将款项转账到物管部指定的账户。第二十四条 收费员或银行托收处理人员按照与业主或住户事先约定的收费时间向其收取现金、支票或委托银行收款。当业主或住户以现金或转账方式（含给付支票）缴纳费用时，收费员应向业主或住户开具发票，在发票上注明房号、
9、收费所属期间、收款金额、收款方式等，并由业主或住户签名。第二十五条 收费员将所有现金或转账收款录入物业收费系统，打印机制收费收据，作为收款发票的附件。第二十六条 银行托收处理人员应及时跟踪托收情况，向托收成功的业主或住户开具收款凭证。5第二十七条 收费员汇总当天所有收款编制收款日报表，并于工作日结束前将款项存入银行或直接交予出纳；出纳核对钱款与票据后，向收费员开具收据或在收款日报表上签收。第二十八条 月末，公司资产财务部结账时，应将物业收费系统的数据与财务软件的数据进行核对。保证物业收费系统的各项目应收数、实收数、拖欠款明细数与汇总表、财务账数据三方核对一致。第二十九条 分公司根据各区域实际情
10、况制定收费标准，收费员严格执行。未按公司的收费减免程序审批的任何减免均不得执行，公司任何人员无权对公共性收费项目进行减免。第六章第六章系统调整及数据更改系统调整及数据更改第三十条 软件操作人员在进行报表的统计时如果发生数据不准确或错误，可先自行进行查找，对于发现的错误按.进行处理。第三十一条 确需修改、核销、冲销数据错误，由第三十二条 因特殊情况需要调整、更改系统设置，由提出单位按流程提出，经公司资产财务部批准后，由公司系统管理员实施。未经批准的，不得擅自调整、更改系统数据。第三十三条 有新的系统功能需求的，由使用单位、部门向公司提交书面申请，详细说明需求内容、目的、数据来源及取数规则等内容，
11、经公司计划经营部、资产财务部审批后，交由公司系统管理员，与 SF 公司联系软件开发和系统设置。6第五章第五章考考核核第三十四条 各单位物业收费管理系统的日常管理及使用情况纳入公司 专项考核，具体评分标准在每年的表中做出规定。第六章第六章短信资费短信资费第三十五条 物业收费管理系统支持短信功能，费用 0.08/条（含 SF 短信平台使用费及代收代缴的短信运营费）。该项费用由公司总经理工作部统一办理预购，各使用单位无需缴纳。第七章第七章附附则则第三十六条 本办法由计划经营部、资产财务部负责解释。第三十七条 本办法自发布之日起执行。7附件收费系统用户新增或授权调整申请表收费系统用户新增或授权调整申请表申请人姓名：新增用户单位、部门：新增权限申请原因：启用日期年月日详细工作范围：单位审核：计划经营部审核：总经理工作部审核：计划财务部审批：8