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1、精品整理二级、三级制度管理制度二级、三级制度管理制度1.01.0目的目的根据制度管理纲要的要求制定，为规范公司重要的流程/制度（以下简称二级制度）、工作指引类制度（以下简称三级制度）的全生命周期管理工作，保证受控下发各级制度的有效执行，特制定本制度。2.02.0范围范围公司需要受控下发的各级制度（适用于管理制度，质量体系文件除外）。3.03.0适用部门适用部门全公司各部门。4.04.0职责职责4.1制度审批权限表编制人初审人审查人审核人批准人二级制度主管及以上部门负责人运营总监分管领导董事长/总经理三级制度员工、主管部门负责人运营总监/分管领导4.2编制人：制度解释岗位，是流程/制度/工作指引
2、涉及事项的主要担当者或组织者。根据制度起草要求及模板编制要求编写，使流程/制度/工作指引具操作性、合理性、科学性等。由编制部门负责人指定。4.3初审人：制度编制部门负责人。决定流程/制度/工作指引是否可以发起会签，对制度内容的操作性、合理性、科学性负责。4.4审查人：运营总监。（董办助理协助审查）判定制度等级，审查制度是否符合公司制度建设的要求，是否与其他制度冲突或重复。4.5审核人：评估制度是否具备操作性、合理性和科学性等。4.6批准人：对制度的方向性提出建议，不负责具体制度内容的符合性。4.7制度编制部门为制度责任部门。4.7.1 负责制度的起草、沟通、会签，修改及报批全过程。4.7.2
3、主导制度的宣导工作，包括在月度会宣导、辅导相关部门对制度在部门内部进行宣导，负责对相关部门就制度宣导情况的督促、检查、通报。4.7.3 定期对制度执行的有效性进行评价，并负责在制度不适用时的及时修订、废止等工作。4.8董办为公司流程/制度/工作指引的统筹管理部门。4.8.1 负责公司二级制度的识别、判定；页脚内容精品整理4.8.2 负责公司所有受控的二级制度的执行情况的定期/不定期检查/抽查、通报及督促修订；4.8.3 负责公司所有受控制度格式、编号等的审查、台账管理、受控原件存档。4.8.4 负责公司所有受控制度在 OA 和公共盘中的及时更新，对制度的可获取性负责。4.9各部门负责人负责在部
4、门内宣导与本部门相关的受控制度，并组织签收。5.05.0内容内容5.15.1需求识别需求识别5.1.15.1.1 二级制度需求识别二级制度需求识别a)董办根据公司管理和运作的需要，识别并确定需要建立的重要的流程/制度，并提请相关部门建立。b）相关部门负有自行识别并提报与本部门相关的重要的流程/制度建设需求的责任。5.1.25.1.2 三级制度需求识别三级制度需求识别a)各部门根据自己管理和运作的需要，识别并确定需要建立的工作指引类制度。确定对工作指引类制度的需求主要来自两个方面：为支持某项重要的流程/制度的活动的有效运行，对某项具体支撑工作进行规范和要求；实际管理和运作的需要等。b)在确定对工
5、作指引类制度的需要时，应考虑的原则如下：没有此项制度，将会影响工作的效率和质量时，应建立相应的工作指引类制度；按照“一事一文”或者某一具体岗位需要完成的某一事项的操作确定相应的工作指引类制度及其内容范围。5.25.2制度编写制度编写5.2.1 编号规则如下：SX-XX-2-SX-XX-2-XXXXXXXXXX制度编号（按部门制度建设顺序，自 01、02顺序编号）部门代号2 代表二级制度3 代表三级制度圣湘简拼大写部门代号规则如下：部门名称部门代码部门名称部门代码页脚内容部门名称部门代码精品整理销售部市场部技术支持部营销管理部国际贸易部研发部XSXSSCSC（Y Y）JSJSYXYXGMGMYF
6、YF生产部质管部物料部采购部生化产品部战略发展部SCSCZGZGWLWLCGCGSHSHZLZL法律事务部财务部人力资源部综合办董办FWFWCWCWHRHRZHZHDBDB举例：董办制定的第 1 份二级制度，编号为 SX-DB-2-015.2.2 制度的版本标识制度的版本按 V00、V01、V02次序换版，并在制度的右上角标注（详见制度模版）。5.2.3 制度出现以下情况，为“变更制度”，应换版：a）制度内容有 40%以上修改过；b）有重大或较多修改，制度审查者认为需要时；5.2.4 制度附件表单升级、或制度非关键点修改且内容不超过 40%，为“优化调整制度”，不换版。5.2.5 制度模板见支
7、撑记录XX 管理制度模板5.35.3制度会签、评审要点制度会签、评审要点5.3.1 制度是否必要和可行，以及具备可操作性；5.3.2 是否符合公司相关制度、规定等，是否与公司其他制度、规定相冲突；5.3.3 是否符合内控要求和“GMP”相关规定；是否符合审批程序和权限；5.3.4 制度内容是否规范、科学、准确、恰当等。5.45.4制度讨论会签制度讨论会签5.4.1 制度会签人员：适用部门负责人及其主管领导、质管部负责人、制度审查人员。5.4.2 制度编制部门在 OA 上发起制度讨论会签表（OA 上有两个模板：制度需各部门会签的会签表，及制度只需相关部门会签的会签表，依需要选择），详细填写“新增
8、/变更/废止原因”和“新增/变更内容”，并按以下制度类型执行：a)制度新增：上传制度，并简要说明。b)制度优化、调整：上传制度，用不同颜色标识出优化及调整条款。c)制度变更：列出变更前及变更后的对比说明，并旁注变更原因。d)制度作废：重点讲述作废原因（或以哪份制度代替）。5.4.3 会签人员需认真细读制度内容，并将意见或建议详细填写在 OA制度讨论会签表内；讨页脚内容精品整理论会签需在 2 个工作日内完成。5.4.4 长期驻外人员及出差人员通过电子邮件等形式会签意见。2 个工作日内无回复则视同认可该制度，在制度执行时不得有任何异议。5.4.5 制度编制人收集整理各会签人提出的意见或建议，并与提
9、出人沟通讨论，在讨论会签 OA 流程结束后 2 个工作日内对制度进行合理调整。5.4.6 修改到位后，连同制度讨论会签表交至董办审查。5.55.5现场评审（适用于二级制度，视情况由审查部门与编制部门共同确定）现场评审（适用于二级制度，视情况由审查部门与编制部门共同确定）5.5.1 范围：公司关键业务相关的制度、与员工权益和公司利益相关的制度，召开制度评审会，制度会签人员、制度审查人员、质管部负责人必须参加。5.5.2 由制度编制部门负责人负责组织及主持制度评审会，形成现场评审会签意见。5.5.3 评审现场各会签人员有序发言，对制度内容展开充分讨论，编制部门负责回复或讲解。5.5.4 评审会纪律
10、a)所有与会人员无特殊情况（如出差、病假、会议相冲突等）一律不得请假；b)请代理人参会的，代理人全权行使其被代理人职责，提出意见或建议一律视同有效；c)未参会也未授权代理人参会的，一律按“缺席”处理，视同对制度内容认可或无异议。5.5.5 无特殊情况缺席者，按公司的会议管理制度执行。5.65.6制度审查、修改制度审查、修改5.6.1 制度会签/评审会现场达成一致的制度，编制部门需在会签/评审结束后 1 个工作日内及时将制度、制度讨论会签表和相关附件提交给董办做最终审查。5.6.2 制度会签/评审会现场未达成一致的制度，编制部门需在会签/评审结束后 1 个工作日内将制度、制度讨论会签表及双方主要
11、分歧点提交董办做最终审查。董办无法判定时，提交董事长/总经理裁决。5.6.3 编制部门根据审查/批示意见修改制度，并在 2 个工作日内（根据制度修改难易程度由编制部门与董办共同确认完成时限）再次提交董办进行制度审查，确认是否按要求修改到位。5.6.4 审查通过，提交批准人审批。审查未通过，需在 1 个工作日内修改到位。5.75.7制度批准制度批准5.7.1 审批未通过：回退给制度编制部门，对制度方向性、职能等进行了大调整，则从本制度 5.3开始重新确认，反之极少数条款的调整或细化职责，则从本制度 5.6.3 开始重新确认。5.7.2 审批通过：直接批准，由董办在 2 个工作日内完成受控下发、O
12、A 更新。5.85.8制度培训制度培训页脚内容精品整理5.8.1 制度编制部门主导制度的培训宣导工作，包括辅导、督促、检查、通报相关部门对制度的学习培训工作。5.8.2 与本部门相关的制度受控下发 5 个工作日内，由部门负责人将制度相关条款有针对性地培训本部门相关人员，生产部在一个月内向一线员工宣导到位。5.8.3 各部门的制度受控后，需利用最近的公司月度/周例会进行要点宣导说明。5.95.9制度执行、评价及改进制度执行、评价及改进5.9.1 各部门应通过指导、检查、激励等方法促进本部门制度在公司范围内的有效实施。5.9.2 编制部门根据制度执行情况，对制度的执行符合性、执行效果进行定期评估、
13、并修订改进，发起相关部门会签。5.9.3 修订改进后的制度若为“变更制度”，提交批准人审批，若为“优化调整制度”审查后即可受控下发。5.9.3 董办定期/不定期对二级制度执行情况进行检查/抽查，有权根据制度执行情况（是否适宜、是否有效、是否有效率），提醒、督促、跟进制度编制部门对不适用制度进行修订改进。5.9.4各部门负责人于每年 5 月份组织一次本部门制度的适用性、可操作性和有效性的评审，确定改善的需求，形成部门制度评审报告并适时完成修订。5.105.10制度废止制度废止5.10.1 对原制度进行修订受控后，原制度废止。5.10.2 对不能适应现实状况要求的制度进行废止，按如下流程进行：制度
14、编制部门（制度责任部门）提出制度废止书面申请，董办审查后废止，重要制度的废止提交公司会议审定后，决定是否废止。5.10.3 董办负责制度废止申请的存档，并及时从 OA/公共盘上撤除。5.115.11受控制度台账及存档管理受控制度台账及存档管理5.11.1 董办行政秘书负责在制度受控下发的两天内，将 OA/公共盘中的制度及制度台账更新到位，确保 OA/公共盘中的制度齐全、版本正确、查找便捷。5.11.2 董办行政秘书负责将所有受控制度及制度讨论会签表原件分部门存档。5.125.12制度绩效考核制度绩效考核5.12.1 各部门自管的二级制度的执行效果，及对相关部门二级制度的配合情况，作为部门绩效考
15、核公共指标项（管理类指标），纳入各部门绩效目标责任书，分值配置由人资部与董办共同商讨确定。6.06.0关键控制点关键控制点页脚内容精品整理6.1各部门负责人于每年 5 月份组织一次本部门制度的适用性、可操作性和有效性的评审，确定改善的需求，形成部门制度评审报告并适时完成修订。7.07.0支撑制度支撑制度7.1会议管理制度7.2制度管理纲要8.08.0支撑记录支撑记录8.1制度讨论会签表（OA 中模板）8.2制度现场评审会签意见（格式同制度讨论会签表）8.3部门制度评审报告8.4XX 管理制度模板9.09.0流程图流程图支撑记录：支撑记录：部门制度评审报告部门制度评审报告部门部门评价时间评价时间
16、评价结果评价结果序号序号制度名称制度名称评价结果评价结果改进安排改进安排/要求要求对需改进的制度，明确改进责任者、时限和要求等。说明评价的结论（如：可操作、有效性、需改进的内容支撑记录：支撑记录：XX XX 管理制度模板管理制度模板等）制度名称制度名称编号编号编制编制审核审核生效日期生效日期XXXX 管理制度管理制度版本版本审查审查批准批准状态状态批准人填写1.01.0 目的目的说明制定该流程/制度/指引的目的。下发时填，受控或作废需编制内容：页脚内容字体：宋体字号：小四精品整理2.02.0 适用范围适用范围说明该流程/制度/指引适用的领域或工作3.03.0 适用部门适用部门列出该流程/制度/
17、指引所涉及到的部门。4.04.0 职责：职责：列出该流程/制度/指引所规定的工作的涉及岗位的具体职责。5.05.0 内容内容条款号编制标准：5.0（空两格编写）5.1（空两格编写）6.06.0 关键控制点关键控制点文件正文：5.1.1(空一格编写）建议按流程流转顺序开展制度建议按流程流转顺序开展制度关键控制点主要提炼制度内容不可缺失的、重要的条款；.的编写，将流程浮现出来。的编写，将流程浮现出来。7.07.0 支撑制度支撑制度a)列入支撑制度名称规定由谁做？b)在什么时间、什么条件下做？8.08.0 支撑记录支撑记录.如何做？列入支撑记录名称，作为附件体现。9.09.0 流程图流程图需要什么资源？达到什么要求？保留什么记录等？页脚内容精品整理公司名称：湖南方盛制药股份有限公司制度编号：制度名称：版本：A黑体，12PT号字体XXXX 部门部门XXXX 部门部门XXXX 部门部门XXXX 部门部门责任岗位责任岗位流程的参与部门按参与的程度依次列入（黑体，10PT号字体）流程活动执行岗位（按规定的符号规则，宋体，8-10PT号字体）用VISIO制作流程图（按规定的符号规则，宋体，8-10PT号字体）建议按矩阵式画法，一般建议为横向体现部门，纵向体现工作流转节点。若涉及部门很多，可横向体现流转节点，纵向体现部门。页脚内容