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1、采购管理审计工作汇报目录目录项目选择现状分析采购管理审计建议采购管理审计建议工作汇报工作汇报重要风险及建议解决方案 优秀企业学习 项目选择项目选择 09年人品出问题总和一、一个案例：“全能型好员工”吃回扣深圳张三的案例深圳张三的案例一个维修、采购、商务车司机、洗车、保险一个维修、采购、商务车司机、洗车、保险 样样都会的员样样都会的员工、一个所有领导都一致好评的员工，一个在工、一个所有领导都一致好评的员工，一个在4 4年工作中不年工作中不知道评了多少个知道评了多少个A A的员工，在采够期间收取的员工，在采够期间收取20002000元回扣因元回扣因以人品出问题而离职。以人品出问题而离职。成都成都X
2、XXX、XXXX反思为什么在公司人品举报机制如此严厉的情况下为什么在公司人品举报机制如此严厉的情况下还会出现此类事件，并屡禁不止。还会出现此类事件，并屡禁不止。为什么会因为区区为什么会因为区区20002000元钱、甚至元钱、甚至300300元、元、240240元而冒着被开除以及法律的风险出卖了自己的元而冒着被开除以及法律的风险出卖了自己的人品呢？人品呢？结论因为我们的流程有漏洞因为我们的流程有漏洞因为我们的制度不完善因为我们的制度不完善因为我们的内控没有做好因为我们的内控没有做好因为我们的漏洞提供了一个因为我们的漏洞提供了一个“滋生舞弊的土壤滋生舞弊的土壤”！什么是内控？o内部控制内部控制是一
3、个组织为了实现其目标而采取的一是一个组织为了实现其目标而采取的一系列控制措施和行为的过程。这个过程主要有三个目系列控制措施和行为的过程。这个过程主要有三个目的：合规性、经营的效率和有效性、财务报表的真实的：合规性、经营的效率和有效性、财务报表的真实性性。各类舞弊损失金额数据来源：2006年美国反舞弊师协会（ACFE）报告选题原因20102010年一季度，我们对公司总经办年一季度，我们对公司总经办-采购部进行了初步采购部进行了初步审计。审计。1 1、采购部是公司采购活动最频繁，采购量最大的部门。、采购部是公司采购活动最频繁，采购量最大的部门。2 2、可以为做标杆，让其他采购部门进行学习。、可以为
4、做标杆，让其他采购部门进行学习。3 3、文件和流程的规范最全的部门。、文件和流程的规范最全的部门。现状分析背景介绍部门人员组成工作内容月平均采购额采购部1名高级经理、4名采购员 固定资产类、低值易耗品类、办公用品类、礼品类、办公家具类、外场用品类、营销物资以及其他经营活动所需各类物资0000000元部门人员组成工作内容仓管组1名经理、2名仓管员负责部分采购物品的入库、保管、下发和月末的盘点工作会计部1名仓管会计负责记录物资出入库的台帐，同时监督仓管人员的月末盘点，审批盘点差异处理等采购员采购部高级经理仓管上级领导需求部门申请需求单系统中申请OA/ERP审批审批审核是否仓库审批审批汇总选择供应商
5、是否招标是否否是招标会确定供应商采购采购单是否入库入库下发采购员下发是否现阶段流程现阶段流程入库单现有流程的内控点流程节点流程节点内控点内控点有效内控有效内控流程缺陷流程缺陷需求申请需求申请1 1、采购订单根据需求部门申、采购订单根据需求部门申请生成请生成,并逐级审批。并逐级审批。授权审批，保证了需求的真实性，授权审批，保证了需求的真实性，防止舞弊防止舞弊申请物品规格没有规范；目前未作预申请物品规格没有规范；目前未作预算，审批人无法确定需求是否合理算，审批人无法确定需求是否合理供应商选择供应商选择3 3、大额物品招标采购、大额物品招标采购有效的保证了物品的价格及质量有效的保证了物品的价格及质量
6、防止舞弊发生防止舞弊发生文件规定实操性不强文件规定实操性不强4 4、电脑、磅秤等指定了固定、电脑、磅秤等指定了固定的供应商的供应商保证了供货周期和质量保证了供货周期和质量无供应商考评制度，后期得不到有效无供应商考评制度，后期得不到有效的监管的监管5 5、小额低值易耗品商场采购、小额低值易耗品商场采购保证物品的质量，防止发生舞弊保证物品的质量，防止发生舞弊文件规定不明确文件规定不明确验收入库验收入库5 5、部分物资由仓库根据申请、部分物资由仓库根据申请单验收入库单验收入库不相容职务分离。保证了物品的不相容职务分离。保证了物品的真实性真实性未完全分离。报销凭证不齐全未完全分离。报销凭证不齐全6 6
7、、部分物品还是取得了送货、部分物品还是取得了送货清单清单保证了入库货物的真实性和可追保证了入库货物的真实性和可追溯性溯性报销凭证不齐全报销凭证不齐全物资下发物资下发7 7、物资下发时部分保存了下、物资下发时部分保存了下发凭证（运单）发凭证（运单）保证了下发的真实性，防止舞弊保证了下发的真实性，防止舞弊下发凭证收集不完全下发凭证收集不完全应付账款应付账款8 8、财务对订单、发票等报销、财务对订单、发票等报销凭证的审核。凭证的审核。保证应付账款的真实性保证应付账款的真实性送货单不完全取得，没有妥善保存送货单不完全取得，没有妥善保存预期目标 1 1、检查采购制度的完善程度，制度的执行情况、检查采购制
8、度的完善程度，制度的执行情况4 4、检查采购的合规情况、检查采购的合规情况2 2、对于没有制度的采购建议形成规范的文件、对于没有制度的采购建议形成规范的文件 3 3、梳理出清晰的采购流程，建议全公司统一执行、梳理出清晰的采购流程，建议全公司统一执行本次审计预期达到目标本次审计预期达到目标审计程序审计程序1、对被审计单位基本情况调查2、进驻被审计部门，执行审计程序3、搜集审计证据编制审计工作底稿4、出具审计报告初稿5、与被审计单位沟通形成审计意见书6、后续审计重要风险及建议解决方案审计发现问题本次审计涉及到采购的各方面，发现存在风本次审计涉及到采购的各方面，发现存在风险问题险问题1818个。重点
9、问题个。重点问题5 5个。并提出相应的个。并提出相应的建议解决方案。建议解决方案。重大风险点重大风险点具体事例具体事例导致风险导致风险采购采购需求需求1 1、采购需求数量与采购订单不相符，存、采购需求数量与采购订单不相符，存在舞弊风险在舞弊风险工作流号：工作流号：00000.00000.南京南京*，申请，申请5 5各方。各方。下发下发500500块。工作流号块。工作流号0000000000，杭州，杭州*，申请申请10001000根，下发根，下发800800块。块。规格不明确，采规格不明确，采购员舞弊购员舞弊2 2、发现不按工作流仅靠邮件的采购需求、发现不按工作流仅靠邮件的采购需求工作流号：工作
10、流号：0000/00000000/0000，青岛外场，申，青岛外场，申请木条。审批为请木条。审批为“当地采购，凭发票报当地采购，凭发票报销销”.实际由采购部采购并报销。实际由采购部采购并报销。需求不真实，重需求不真实，重复报销。复报销。预算预算方面方面1 1、按照历史数据进行预算，预算不准确。、按照历史数据进行预算，预算不准确。9-11 9-11月实际采购额平均为月实际采购额平均为2789289.2789289.平平均预算额为：均预算额为：1745000.1745000.超预算采购：超预算采购：710956710956。不利于公司资金不利于公司资金管理及利用管理及利用2 2、部门预算不准，导致
11、临时性采购过多、部门预算不准，导致临时性采购过多、采购时间紧迫。采购时间紧迫。本次本次ITIT部搬家，没有做好预算。原计划部搬家，没有做好预算。原计划8080套，后追加套，后追加2828套套高价采购，产品高价采购，产品质量得不到保证。质量得不到保证。导致舞弊发生。导致舞弊发生。发现重点问题及风险发现重点问题及风险重大风险点重大风险点具体事例具体事例导致风险导致风险供应商供应商选择选择 1 1、供应商的选择、审批、确定都是有采购、供应商的选择、审批、确定都是有采购人员一人确定的。人员一人确定的。叉车、货架等物品的供应商均未经过招标，叉车、货架等物品的供应商均未经过招标，由采购员选择供应商。由采购
12、员选择供应商。物品质量得不到保物品质量得不到保证；供应商串通舞证；供应商串通舞弊。弊。2 2、询比价的记录没有进行保存，无法进行、询比价的记录没有进行保存，无法进行后期的对比以及检查。后期的对比以及检查。数码相机、值班床等询比价采购物品，询数码相机、值班床等询比价采购物品，询比价记录没有保存。比价记录没有保存。采购价无法进行对采购价无法进行对比，高价采购，产比，高价采购，产生舞弊。生舞弊。3 3、供应商没有完整的评选制度及后期考核、供应商没有完整的评选制度及后期考核评价标准。评价标准。所有物品均没有供应商后期考评制度。所有物品均没有供应商后期考评制度。采购价格和质量无采购价格和质量无法得到持续
13、性保证，法得到持续性保证，影响公司利益。影响公司利益。不相容不相容岗位分岗位分离离采购员即负责采购环节，又负责验收、下采购员即负责采购环节，又负责验收、下发环节。发环节。数码相机、录音笔等物品采购、验收、下数码相机、录音笔等物品采购、验收、下发均由采购员负责。发均由采购员负责。采购员私自藏匿货采购员私自藏匿货物，产生舞弊。物，产生舞弊。仓库盘仓库盘点下发点下发1 1、供应商下发物资未收集送货单。、供应商下发物资未收集送货单。供应闪对账用申请单对账，未用送货单进供应闪对账用申请单对账，未用送货单进行对账。行对账。需求未得到确认，需求未得到确认，损害公司利益。损害公司利益。2 2、报废物资放置在仓
14、库，但没有进行登记。、报废物资放置在仓库，但没有进行登记。仓库盘点差异处理过于简单，仅有仓管会仓库盘点差异处理过于简单，仅有仓管会计进行调整即可。计进行调整即可。1 1月月1919日监督仓库盘点发现：报废、过期物日监督仓库盘点发现：报废、过期物资未进行登记。盘点差异由仓管会计调平。资未进行登记。盘点差异由仓管会计调平。导致私自出库，仓导致私自出库，仓管舞弊。管舞弊。风险管理及风险地图风险管理及风险地图风险管理风险管理风险管理就是在一个肯定有风险的环境风险管理就是在一个肯定有风险的环境中如何花最少的钱来把风险降到最低的过程。中如何花最少的钱来把风险降到最低的过程。发现了风险，如何去解决风险。什么
15、是风险管理发现了风险，如何去解决风险。什么是风险管理？风险地图风险地图危害性危害性轻微轻微 中等中等 重大重大高高中中低低CGHDBHF发发生生频频率率说明：A 需求部门申请物品规格没有统一标准。B 无预算及超预算采购C 采购员决定供应商D 供应商无选取考核标准E 我公司与供货商签订合同主体不明确F 合同条款没有经过相关部门审核G 采购员既负责采购又负责下发H 供应商直接下发的对账没有凭签收单I 仓库盘点差异处理过于简单。J 报废、过期物品没有库存登记 K 员工离职EJKIA风险处理策略风险处理策略危害性危害性可可能能性性转移转移避免避免降低降低可接受可接受大大小小高高低低GBCDEFAHIJ
16、K说明：A 需求部门申请物品规格没有统一标准。B 无预算及超预算采购C 采购员决定供应商D 供应商无选取考核标准E 我公司与供货商签订合同主体不明确F 合同条款没有经过相关部门审核G 采购员既负责采购又负责下发H 供应商直接下发的对账没有凭签收单I 仓库盘点差异处理过于简单。J 报废、过期物品没有库存登记 K 员工离职重大风险建议解决方案重大风险建议解决方案重大风险点建议解决方策采购需求1、采购需求数量与采购订单不相符，存在舞弊风险利用ERP系统，对于申请物品的规格进行限制2、发现不按工作流仅靠邮件的采购需求对于改变采购地点的，审批时应系统中备注，或重新修改异地代购流程预算方面1、按照历史数据
17、进行预算，预算不准确。倡导各个部门进行预算，对于物品进行分类哪些可以多次申请，哪些进行限制申请，保证部门需求。2、部门预算不准，导致临时性采购过多、采购时间紧迫。建议进行精确预算，并进行考核。供应商选择1、供应商的选择、审批、确定都是有采购人员一人确定的。按照ABC分类法对物品进行分类。按照物品的分类对应相应的采购模式。2、询比价的记录没有进行保存，无法进行后期的对比以及检查。对于改变采购地点的，审批时应系统中备注，或重新修改异地代购流程3、供应商没有完整的评选制度及后期考核评价标准。制定供应商的评选制度及后期考评机制重大风险建议解决方案重大风险建议解决方案重大风险点建议解决方策不相容岗位分离
18、1、采购员即采购又负责验收、下发所有采购物品入库，由仓库下发仓库盘点下发1、供应商下发物资未收集送货单。收集供应商的送货单、作为对账凭证2、报废物资放置在仓库，但没有进行登记。仓库盘点差异处理过于简单，仅有仓管会计进行调整即可。所有入库物资进行登记。盘点差异进行分级审批制度。优秀企业学习优秀企业学习（节选）2、供应商选择供应商选择/认证过程不能由采购认证过程不能由采购人员或采购部门单独完成。同时选择人员或采购部门单独完成。同时选择/认证责任应与应付账款管理和付款责认证责任应与应付账款管理和付款责任分离。任分离。2 2、供应商选择由采购员负责。、供应商选择由采购员负责。同时采购员负责与月结供应商
19、同时采购员负责与月结供应商对账。对账。3 3、必须制定供应商选择、必须制定供应商选择/认证政策、流认证政策、流程，并经过审批。程，并经过审批。3 3、无供应商选择、无供应商选择/认证政策及流认证政策及流程程 4 4、供应商选择供应商选择/认证过程必须有完整认证过程必须有完整记录，并形成文件，妥善保存。记录，并形成文件，妥善保存。4 4、供应商选择、供应商选择/认证过程记录保认证过程记录保存不完整。存不完整。5 5、必须建立供应商信息管理机制，选、必须建立供应商信息管理机制，选择择/认证通过后的供应商信息应及时维认证通过后的供应商信息应及时维护。护。5 5、供应商信息管理不完善。、供应商信息管理不完善。6 6、必须建立供应商考评机制，并定、必须建立供应商考评机制，并定期监测考评。期监测考评。6 6、未建立供应商考评制度、未建立供应商考评制度1 1、验收人不能是选择、验收人不能是选择/认证供应商认证供应商或人员或部门或人员或部门。1 1、部分物资由采购员验收并下、部分物资由采购员验收并下发发我公司六：朱老三的故事六：朱老三的故事生病了！尽快处理掉从故事中得到的启示从故事中得到的启示 强 控制活动 弱弱 控制活动 强系统预防性控制系统预防性控制系统检查性控制系统检查性控制人工预防性控制人工预防性控制人工检查性控制人工检查性控制总裁语录