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1、文件名称：【用户需求说明书】文件编号：【】版 本 号：【1.0】密 级： 内部公开 秘密 机密 绝密所属流程： 所属阶段：【正在编撰】创 建 人：创建日期：【2009.10.10】批 准 人：批准日期：【2009.10.10】用户需求规格说明书版权所有 侵权必究文档变更版本修订日期修订人描述文档呈送姓名目的 目 录 1.文档介绍51.1.文档目的51.2.文档范围51.3.读者对象51.4.参考文档51.5.术语与缩写解释52.产品/项目介绍53.产品/项目面向的用户群体64.产品/项目应当遵循的标准或规范65.产品/项目运行环境66.设计和实现上的限制67.产品的功能性需求77.1.功能性需
2、求分类77.2.文档管理97.2.1.文档管理97.2.2.文档搜索107.2.3.文档预览117.2.4.权限设置127.3.考勤管理137.3.1.考勤资料录入及修改137.3.2.考勤资料导入及导出147.3.3.考勤报表147.4.办公用品管理147.4.1.基础资料维护157.4.2.库存管理167.4.3.使用管理187.4.4.审批管理207.5.呈批管理217.5.1.提交呈批217.5.2.审批管理217.5.3.提醒227.6.报销管理237.6.1.费用科目设置237.6.2.报销单登记237.6.3.报销单审核及过账247.6.4.报销综合查询247.7.人力招聘管理2
3、57.7.1.组织人事管理257.7.2.培训管理274.1.会议室预定294.1.1.会议室维护294.1.2.会议室管理304.1.3.会议室记录314.2.车辆管理314.2.1.车辆基础数据维护314.2.2.车辆费用324.2.3.车辆调度324.2.4.车辆违章及事故登记344.2.5.车辆报表344.3.物业管理354.3.1.租赁管理354.3.2.采购管理368.产品的系统需求398.1.系统安全性需求398.2.系统性能需求398.3.系统接口需求398.4.系统用户需求391. 文档介绍1.1. 文档目的本文档主在用于界定系统的主体功能和需求。对各个功能需求做一个概括的描
4、述和定义，为系统建设提供业务依据和方向。1.2. 文档范围本文档内容包括通用管理平台系统各模块的业务定义、表单样式、功能描述。并描述项目整体安全性需求，性能需求，扩展需求，集成需求等。本文档中系统界面的参考图示仅标明各功能的操作及字段内容，仅供参考。具体实现及界面风格以开发的实际系统为准。1.3. 读者对象北京卓卓网通用管理平台项目组全体成员1.4. 参考文档1.5. 术语与缩写解释缩写、术语解 释2. 产品/项目介绍本产品为XX保险公司的通用管理平台，涵盖了档案管理、考勤管理、办公用品管理、呈批管理、报销管理、会议室预定、车辆管理、物业管理、行销品管理、人力招聘等功能。实现企业日常管理需要，
5、为XX集团所有管理模块提供整体解决方案。3. 产品/项目面向的用户群体本系统面向XX保险公司总公司及以下分公司、中支公司所有人员。本系统可使用户通过统一平台，对企业进行全方面管理。系统管理用户的角色权限，并根据不同的角色展现指定的工作平台，并结合工作流及工作提醒提高工作效率和质量。系统的高效性和安全措施为所有业务功能提供安全运行环境。4. 产品/项目应当遵循的标准或规范本产品遵循软件标准规范。遵循PMP项目管理体系进行项目管理和控制，遵循成熟的软件研发规范进行研发和测试，遵循标准实施规范进行项目实施。5. 产品/项目运行环境环境因素运行环境备注硬件平台操作系统/版本其它硬件系统其他软件系统其他
6、6. 设计和实现上的限制限制因素限制说明备注必须采用的技术、工具、编程语言、数据库等不能使用的技术、工具、编程语言、数据库等无要求的开发规范和标准标准研发规范企业策略、政策法规、业界标准无硬件限制无性能限制在系统运行高峰期的峰值时系统可正常运行数据格式标准无其他7. 产品的功能性需求1.2.3.4.5.6.7.1.2.3.4.5.6.7.1. 功能性需求分类功能类别子功能(一)档案管理文档管理批量上传和下载功能文档维护文档搜索分类搜索高级搜索在线预览支持office、pdf、txt等文件的在线预览文件权限管理文件夹、文件均可以设置权限（二）考勤管理考勤资料录入及修改考勤资料手动录入及修改考勤数
7、据导入及导出导入、导出固定格式的考勤数据考勤报表生成固定格式的考勤报表（三）办公用品管理基础资料维护货品类别货品资料供应商资料采购管理采购入库采购报表领用管理物品领用物品归还个人领用报表部门领用报表库存管理库存查看库存报表审批管理审批流设置（四）呈批管理提交呈批新建呈批并提交审批管理审批转批提醒邮件方式提醒新审批(五)报销管理费用科目设置报销单登记过账报销单错误修正报销综合查询支付方式（六）人力招聘1. 组织人事管理员工入职管理员工调动管理员工离职管理2. 培训管理培训资源培训计划培训活动培训评估员工培训档案（七）会议室预定3. 会议室维护会议室类别维护会议室基本信息维护4. 会议室管理会议室
8、预定会议室查看5. 会议室记录会议室使用记录表（八）车辆管理6. 车辆基础数据维护车辆登记7. 车辆费用费用类别维护费用登记费用查询8. 车辆调度调度审批出车登记回车登记用车申请9. 车辆违章及事故登记违章管理交通事故管理10. 车辆报表出车明细表回车明细表年度公里数统计表费用统计表（九）物业管理11. 租赁管理职场租赁信息统计租金外需承担其他费用统计12. 采购管理按名称搜索新增职场-税费明细搜索优化（十）行销品管理13.7.2. 文档管理文档管理分为上传下载、文档搜索、文档预览、权限设置四部分。首先由各分公司文档管理员创建和设置文件夹、文档权限，用户可根据权限上传、下载、修改、预览文档，并
9、可搜索符合条件的文档。结构图如下：7.2.1. 文档管理XX保险集团内所有用户都可根据其拥有权限上传或者下载文档。7.2.1.1. 文档上传【业务定义】XX保险集团内所有用户，可上传文档至系统中。各分公司和总公司用户只能上传文档至该用户所属公司目录下。中支公司及以下机构用户可上传文档至所属分公司目录下。【表单样式】 【功能需求】XX保险所有用户进入文档管理页面（默认为该用户所属分公司根目录页面），点击有权限进入的文件夹内，选择本地文档，点击上传按钮，上传文件至系统中。文档大小不得大于5M。文档名称长度不得大于100个字符（即100个字母或50个汉字）长度。各分公司根目录不允许上传文档。文档格式
10、仅限于Word、Excel、Visio、Powerpoint、PDF、JPG、GIF等。支持批量上传。记录上传文档的基本信息，上传文档的用户信息。7.2.1.2. 文档下载【业务定义】XX保险集团内所有用户，可从系统中下载文档至本地。各分公司和总公司用户只能下载该分公司目录下的文档。中支公司及以下机构用户可下载所属分公司目录下的文档。【表单样式】 图1 图2 【功能需求】XX保险所有用户进入文档管理页面（默认为该用户所属分公司根目录页面），点击有权限进入的文件夹内，选择系统中的文档，点击下载按钮，下载文件至本地。下载链接支持迅雷等下载工具。支持批量下载。下载后记录下载数，每下载一次下载数加1并
11、记录最后下载人。7.2.1.3. 文档管理【业务定义】 总公司及分公司文档管理员权限，可增/删文件夹，增/删文件，分公司文档管理员只能操作其分公司下的文件夹和文档，总公司文档管理员权限可对所有文件夹及文档进行操作。【表单样式】 【功能需求】总公司及分公司文档管理员进入文档管理页面（默认为该用户所属分公司根目录页面），点击增加文件夹按钮，可增加文件夹。选择文件夹（可以多个），点击删除按钮，可删除文件夹（若文件夹中有文件，须提示）。选择文件（可以多个），点击删除按钮，可删除文件。点击多个文件或文件夹选择删除时，若有删除失败或取消情况，则不继续删除操作，已经删除文件或文件夹不回滚。7.2.2. 文档
12、搜索用户可对文档进行搜索，搜索方式包括条件搜索和高级搜索。条件搜索为固定条件的搜索形式，高级搜索可提供区间搜索，扩大搜索范围。文档搜索面向所有文档进行搜索。7.2.2.1. 条件搜索【业务定义】用户可选择条件，对全集团公司范围内所有文档进行搜索。条件包括：所属机构、文件类型、所属权限等。【表单样式】【功能需求】用户进入条件搜索界面，选择相关搜索条件，点击搜索按钮，展现文档列表。根据用户权限展示相关文档。文件夹对该用户为不可浏览权限的，其文件夹里的文档也对该用户不可见。文件默认排序为时间倒序排列。每页展示文档记录数为100条。7.2.2.2. 高级搜索【业务定义】用户进入高级搜索页面，选择高级条
13、件，对全公司范围内所有文档进行搜索。高级搜索条件包括：时间范围、上传人、文件名称(模糊搜索)、文件大小（区间）、下载次数排序等。【表单样式】 【功能需求】用户进入高级搜索界面，选择相关搜索条件，点击搜索按钮，展现文档列表。根据用户权限展示相关文档。文件夹对该用户为不可浏览权限的，其文件夹里的文档也对该用户不可见。文件默认排序为时间倒序排列。每页展示文档记录数为100条。7.2.3. 文档预览用户可对单个文档进行在线预览。通过浏览器插件打开word、excel、PDF等文件，实现在线预览。7.2.3.1. 文件预览【业务定义】用户可对文档文件进行在线预览。【表单样式】【功能需求】用户进入文档列表
14、页面，选择文档，点击预览按钮，通过浏览器插件打开文档进行在线预览。浏览器没有装相关插件，点击预览后进行相关提示。用户每次只能预览一个文档文件。文档预览功能对多浏览器支持。浏览后记录浏览数，每浏览一次下浏览加1并记录最后浏览人。7.2.3.2. 图片预览【业务定义】用户可对图片进行在线预览。【表单样式】【功能需求】用户进入文档列表页面，选择图片，点击预览按钮，浏览器弹出窗口打开图片文件进行在线预览。用户每次只能预览一个图片文件。图片预览功能对多浏览器支持。浏览后记录浏览数，每浏览一次下浏览加1并记录最后浏览人。7.2.4. 权限设置文档管理员可对文件夹及文件进行权限设置。权限包括文件夹浏览、文件
15、夹上传文件、文件下载等权限。7.2.4.1. 权限设置【业务定义】各分公司文档管理员可对其所在分公司目录下的文件夹及文档进行权限设置。包括文件夹访问、操作权限和文档操作权限。【表单样式】【功能需求】文档管理员进入文档列表页面，选择文件夹（复选）或文档（复选），选择权限，点击权限设置按钮设置权限，系统刷新文件夹权限显示。用户不可同时选择文件夹和文档设置权限。多个文件夹或文档处于不同权限状态时同时修改权限全部设置为修改后权限。7.3. 考勤管理根据XX人力资源已经上线的考勤系统和E-HR系统（PeopleSoft）中已实现相关的考勤管理功能，为避免相同工作量的增加，考勤管理模块的数据主要以现有考勤
16、系统与e-HR系统中现有数据为来源主，通过数据抓取与导入为来实现此模块中的相关的功能，主要功能如下：7.3.1. 考勤资料录入及修改由人力资源部负责考勤的人员，手工录入修改相关（请假，加班）考勤的资料。7.3.1.1. 考勤资料录入及修改【业务定义】录入相关人员的考勤资料。修改相关考勤资料。【表单样式】【功能需求】负责人员登入系统，填写人员（请假，加班）考勤情况。负责人员登入系统，查找相关人员（请假，加班）考勤情况，修改相关考勤情况。总部考勤负责人员可添加 l 建立部门档案:首先修改公司名称,再往以下添加各级部门l 建立员工档案:必需填入工号、姓名、入职日期、身份证号、考勤状态7.3.2. 考
17、勤资料导入及导出通过现有各分支机构考勤机，导出的每日统计数据，导入系统，生成相关的考勤统计。7.3.2.1. 考勤资料导入及导出【业务定义】通过统一的考勤统计格式，批量导入该分支机构的考勤统计。导出考勤汇总表格。【表单样式】【功能需求】考勤人员从考勤机导出相关excel格式统计表，登入考勤系统界面，导入考勤统计报表。总部考勤负责人可通过系统导出考勤汇总表。个人用户可按时间段导出该月考勤报表明细。7.3.3. 考勤报表考勤报表可根据分公司（3，4级机构名称），及时间段进行多维的展示，方便总部考勤负责人的管理。7.3.3.1. 考勤报表【业务定义】根据分支机构名称，时间段进行2个维度的搜索，展现出
18、相关的考勤情况。【表单样式】【功能需求】考勤负责人通过搜索可查看相关机构或时间段内的考勤情况；默认考勤报表为当月所有42家分公司的考勤情况。7.4. 办公用品管理办公用品分为基础资料维护、使用管理、库存管理、审批管理等功能。资产管理员对基础资料、库存管理进行维护，用户申请办公用品的领用、维修及报废。办公用品分为固定资产和低值资产。总公司员工申请固定资产首先由部门经理审批，后须通过总公司资产管理员审批。分公司员工申请固定资产首先由部门经理审批，后由分公司资产管理员审批，再由总公司资产管理员审批。低值资产办公用品申请须由总公司或所在分公司资产管理员审批。7.4.1. 基础资料维护总公司资产管理员可
19、维护办公用品基础资料维护。基础资料维护包括资产大类、资产细类、供应商等。基础资料维护包括新增，查看，修改，删除。7.4.1.1. 新增【业务定义】总公司资产管理员可增加资产类别。基础资料包括名称、备注等信息。【表单样式】【功能需求】总公司资产管理员进入新增页面，填写名称和备注信息，点击增加新增基础信息。每一类基础信息内的名称不可重复。7.4.1.2. 查看【业务定义】总公司资产管理员可查看资产类别。基础资料包括名称、备注等信息。【表单样式】【功能需求】总公司资产管理员，点击基础资料类别，查看该类别下的选项列表。7.4.1.3. 修改【业务定义】总公司资产管理员可修改资产类别。基础资料包括名称、
20、备注等信息。【表单样式】【功能需求】总公司资产管理员选择一个选项，点击修改按钮进入修改页面，修改名称和备注信息，点击增加修改基础信息。每一类基础信息内的名称不可重复。7.4.1.4. 删除【业务定义】总公司资产管理员可增加资产类别。基础资料包括名称、备注等信息。【表单样式】【功能需求】总公司资产管理员进入查看页面，选择一个或多个选项，点击删除按钮，弹出提示框询问是否确定删除，用户点击确定，则删除记录，选择取消，则取消删除操作。当有资产属于该类别选项时，此选项不允许被删除，并弹出提示。7.4.2. 库存管理总公司及分公司资产管理员可对其所属机构的资产进行管理。管理包括资产查看、资产录入、资产修改
21、、资产报废等操作。7.4.2.1. 资产查看【业务定义】总公司及分公司资产管理员可对其所属机构的资产进行查看。管理员可根据条件查看相关资产。【表单样式】【功能需求】总公司及分公司资产管理员进入库存管理页面，默认分页显示该机构下所有资产。列表显示资产名称、资产细类、资产大类、供应商、状态、领用人、领用时间、使用部门、资产原值、数量等字段。7.4.2.2. 资产录入【业务定义】总公司及分公司资产管理员可为其所在机构添加资产。【表单样式】【功能需求】总公司及分公司资产管理员进入资产录入界面，输入资产名称、数量、选择资产细类、资产大类、供应商、资产状态等信息，点击保存按钮，添加资产。资产信息填写须进行
22、校验。添加的资产属于资产管理员所在机构。录入资产系统须记录录入人和录入时间。7.4.2.3. 资产修改【业务定义】总公司及分公司资产管理员可修改资产基本资料和状态。资产处于非正常状态时资产基本资料不允许修改。【表单样式】【功能需求】总公司及分公司资产管理员进入资产列表，选择一个资产，点击编辑按钮，进入编辑页面，修改相关信息后，点击保存，完成资产修改。资产修改页面可修改资产状态。资产状态为非正常状态（如：使用、维修、报废）时不允许修改资产资料。7.4.2.4. 资产回收【业务定义】总公司及分公司资产管理员可回收正在使用的固定资产类别的办公用品。回收之后资产与员工和部门的关系解除。【表单样式】【功
23、能需求】总公司及分公司资产管理员进入资产列表，选择一个资产，点击回收按钮，系统弹出提示确认，点击确认按钮后完成资产回收。资产在回收之后变为正常状态。非使用状态的资产不能被回收。7.4.2.5. 资产报废【业务定义】总公司及分公司资产管理员可对资产进行强制报废操作。总公司资产管理员报废资产无需审批程序；分公司资产管理员报废资产须提交至总公司资产管理员审批。审批通过后方可报废。正在进行报废审批的资产不能被领用。已经领用的资产不能进行强制报废。【表单样式】【功能需求】总公司及分公司资产管理员进入资产查看页面，选择一个或多个资产，点击报废按钮，系统弹出提示确认操作，用户点击确认按钮完成报废操作，点击取
24、消按钮取消操作。总公司资产管理员完成报废操作后，资产变为已报废状态。并且不能被使用，也不可被操作。分公司资产管理员完成报废操作后，资产变为正在审核状态，此时资产不能被使用，也不能被操作。总公司管理员审批通过后，资产变为已报废状态，审批拒绝后，资产变为正常状态。资产处于使用的状态下，资产管理员不能强制报废资产。7.4.3. 使用管理员工可以对办公用品进行领用、维修、报废等操作。员工领用办公用品后，办公用品与用户及用户所在部门关联。用户在报废及交换办公用品后，系统保留记录，取消关联。系统记录用户对资产的操作记录。7.4.3.1. 领用【业务定义】员工可领用办公用品。领用非固定资产的办公用品须填写审
25、批单并须所在机构的资产管理员确认。领用固定资产办公用品，总公司员工须填写签报提交部门经理审批，部门经理审批通过后交予总公司资产管理员审批，全部审批通过后完成领用。分公司员工须填写签报提交部门经理审批，部门经理审批通过后交予分公司资产管理员审批，审批通过后须由总公司资产管理员审批，全部审批通过后完成领用。领用完成后，该资产与领用员工及员工所在部门关联。【表单样式】【功能需求】员工进入填写办公用品领用单界面，填写领用单据内容，点击提交按钮，将领用单提交。员工选择非固定资产类别用品申请提交后，资产管理员确认申请。员工选择固定资产类别用品申请提交后，送入审批流程，流程如下：总公司员工部门经理总公司资产
26、管理员分公司员工部门经理分公司资产管理员总公司资产管理员资产领用成功后，资产与该用户和该用户所在部门关联。资产领用成功后，资产状态变为使用中。7.4.3.2. 维修【业务定义】员工领用固定资产类别的办公用品后，如设别损坏可提交维修申请。总公司员工提交申请需总公司资产管理员审批。分公司员工申请维修须分公司和总公司资产管理员审批。【表单样式】【功能需求】员工进入填写维修申请页面，选择自己所领用的固定资产，填写维修申请相关内容，点击提交按钮，完成申请维修。非固定资产不能申请维修。总公司员工申请维修成功后，维修申请提交至总公司资产管理员，审批通过后资产变为维修状态。维修结束后，由总公司资产管理员确认维
27、修完成后，确认维修单，资产变为使用状态。分公司员工申请维修成功后，维修申请提交至分公司和总公司资产管理员，审批通过后资产变为维修状态。维修结束后，由分公司资产管理员确认维修完成后，确认维修单，资产变为使用状态。资产在维修状态和维修申请状态时，不能进行任何操作。7.4.3.3. 报废【业务定义】员工在领用固定资产类别的办公用品后，可进行报废申请操作。总公司员工在申请操作后须由部门经理和总公司资产管理员审批；分公司员工在申请报废操作后由部门经理和分公司资产管理员审批后，须由总公司资产管理员审批通过后生效。【表单样式】【功能需求】员工进入填写报废申请页面，选择自己所领用的固定资产，填写报废申请相关内
28、容，点击提交按钮，完成申请报废。非固定资产不能申请报废。总公司员工申请报废成功后，报废申请提交至总公司资产管理员，审批通过后资产变为报废状态。报废结束后，由总公司资产管理员确认报废完成后，确认报废单，资产变为使用状态。分公司员工申请报废成功后，报废申请提交至分公司和总公司资产管理员，审批通过后资产变为报废状态。报废状态的资产与员工与部门解除联系。资产在报废状态和报废申请状态时，不能进行任何操作。7.4.4. 审批管理审批管理分为我的公文、待审公文、公文审批。我的公文为所有用户具有的功能，待审公文为有审批权限用户的功能。办公用品管理模块审批权限为部门经理、分公司资产管理员、总公司资产管理员角色。
29、7.4.4.1. 我的公文【业务定义】我的公文为我提交的申请及批复情况。【表单样式】【功能需求】用户进入我的公文页面，查看公文列表。列表包括标题、审批人、审批状态、提交时间等字段。用户选择一个公文，点击查看可查看详细信息。信息包括标题、内容、备注、审批人、审批状态、审批意见、提交时间、审批时间等。7.4.4.2. 待审公文【业务定义】部门经理及资产管理员可以查看待审公文列表。【表单样式】【功能需求】部门经理及资产管理员进入待审公文页面，查看待审公文列表。列表包括标题、申请人、申请时间等字段。用户选择一个公文，点击查看可查看详细信息。信息包括标题、内容、备注、审批人、审批状态、审批意见、提交时间
30、、审批时间等。7.4.4.3. 审批公文【业务定义】部门经理及资产管理员可以对公文进行审批，通过或者拒绝。审批人可填写审批意见。【表单样式】【功能需求】部门经理及资产管理员进入待审公文页面，查看待审公文列表。列表包括标题、申请人、申请时间等字段。用户选择一个公文，点击查看可查看详细信息。信息包括标题、内容、备注、审批人、审批状态、审批意见、提交时间、审批时间等。审批人可在审批意见内填写相关内容，点击审批通过或审批拒绝按钮完成审批操作。7.5. 呈批管理呈批管理分为提交呈批、审批、转批、提醒四部分。用户可新建审批并添加附件，提交至审批流（两级）中。审批人可审批，填写意见，并可以将呈批转发至其他人
31、进行审批。审批人可通过邮件查看呈批提醒。7.5.1. 提交呈批系统用户可新建呈批，并添加附件，提交至审批人进行审批。7.5.1.1. 新建呈批并提交【业务定义】系统用户可新建呈批，填写相关内容，添加附件，提交至审批流中。呈批单包括主题、审批人、呈批人、职务、部门、附件等信息。【表单样式】【功能需求】系统用户进入呈批管理页面，点击新建呈批按钮填写呈批单。用户填写主题、审批人、呈批人、职务、部门、描述等信息。用户点击浏览按钮，选择本地文档加入呈批单。用户点击提交按钮，将审批提交至审批流中。7.5.2. 审批管理审批人用户可对呈批进行审阅和批复，填写意见后可选择审批通过和审批拒绝相关呈批。审批人可把
32、呈批文件转发至其他人进行审批，审批流程不变。7.5.2.1. 审批【业务定义】审批人可对呈批进行审阅和批复。审批人可下载附件查看。审批人可填写意见，并选择审批通过或审批拒绝。如果审批通过，则送入下级审批流程。若审批流结束或审批拒绝，则回复至提交呈批人并可查看状态及意见。提交呈批人和审批人都可查看审批进行状态及每个环节批复意见。【表单样式】【功能需求】 审批人进入呈批管理列表，选择一个呈批点击查看按钮进行查看操作。 审批人点击下载附件可下载附件至本地查看。 审批人填写意见，点击审批通过按钮，完成审批，并将呈批送入下一审批流环节。 审批人填写意见，点击审批拒绝按钮，完成审批，并将呈批回复至提交呈批
33、人。 审批人进入呈批管理列表，选择多个呈批点击审批通过按钮，批量审批通过呈批。 审批人进入呈批管理列表，选择多个呈批点击审批拒绝按钮，批量审批拒绝呈批。7.5.2.2. 转批【业务定义】审批人可将呈批转发至其他审批人用户审批，但不可转发呈批至上级审批人审批。审批转发后，下一审批人可对呈批进行所有审批操作。【表单样式】【功能需求】审批人进入呈批列表，选择一个或多个呈批项，点击转批按钮，弹出选择人员窗口，选择一个人员，点击确认按钮，完成呈批。完成呈批后，原审批人呈批列表中，已经转发的呈批不再显示。完成呈批后，现审批人的呈批列表中显示已经转发的呈批，并显示呈批人和转批人等信息。系统应记录转批过程，记
34、录原审批人信息，转批时间，转批须有记录。提交呈批人可即时查看提交呈批的状态及流程，包括转批流程。7.5.3. 提醒系统提供新呈批待审的邮件提醒功能，以提高工作效率。7.5.3.1. 提醒【业务定义】当审批人收到新待审呈批文件后（可以为提交的呈批和转发的呈批），系统自动发出邮件，提醒审批人收到呈批文件。【表单样式】【功能需求】提交呈批人新建呈批点击提交按钮后，呈批发送至审批流中，系统同时发送邮件至审批人邮箱进行提醒。审批人点击转批确认按钮后，呈批发送至下一审批人，系统同时发送邮件至下一审批人邮箱进行提醒。审批流中人和一个环节审批拒绝后，呈批回复至提交审批人处，系统同时发送邮件至提交审批人邮箱进行
35、提醒。审批流中最后一个环节审批通过后，呈批回复至提交审批人处，系统同时发送邮件至提交审批人邮箱进行提醒。邮件以固定格式发送，包括呈批主题、提交呈批人、审批人、转批人、审批结果、审批时间等字段。7.6. 报销管理报销管理分为费用科目设置、报销单登记、报销单审核及过账、报销综合查询等功能。通过报销管理，可对报销单进行记录和管理，在核对手工报销单准确的情况下，提供准确的多方面的报销数据报表。7.6.1. 费用科目设置7.6.1.1. 费用科目设置【业务定义】管理员设置费用科目，分二级进行管理。【表单样式】【功能需求】管理员用户进入费用科目设置页面，查看科目列表。点击添加按钮，进入添加费用科目设置，填
36、写科目名称、科目代码、上级科目、备注等内容，点击保存按钮，完成添加费用科目。科目名称不允许重复。7.6.2. 报销单登记7.6.2.1. 报销单登记【业务定义】用户可以对自己的报销单进行登记，报销单包括报销单头信息和明细信息。【表单样式】【功能需求】用户进入报销单登记页面，浏览本人的报销单列表。用户点击新建按钮，创建默认为当月的报销单。用户填写报销单头信息，点击添加明细按钮，添加明细信息。用户选择二级的费用科目、费用说明和金额等信息。用户点击保存按钮保存报销单。用户点击提交按钮提交报销单。用户的历史报销单无法被修改，用户提交后的报销单无法被修改。用户可修改被退回的报销单信息。7.6.3. 报销
37、单审核及过账7.6.3.1. 报销单审核及过账【业务定义】管理员可以审核报销单。管理员核对报销单与实际发票对应情况，如不符规定则可退回用户。用户重新填写至符合规定则可审核通过。审核通过的报销单不可再修改。【表单样式】【功能需求】管理员进入待审报销单页面，选择一个报销单，点击查看明细，进入报销单明细页面，查看报销单头信息及明细信息。管理员点击退回按钮，将报销单退回至用户，此时用户在报销单列表页面可见此报销单为待修改状态。管理员点击完成按钮完成报销单过账。此时报销单不可修改。7.6.4. 报销综合查询7.6.4.1. 报销综合查询【业务定义】管理员用户可对其机构下的报销单进行综合条件查询，并可导出
38、相关查询结果。【表单样式】【功能需求】总公司及分公司管理员用户进入报销综合查询页面。管理员可对其机构下的报销单进行综合查询，查询条件包括部门、时间范围、报销科目、报销人等。管理员用户查询记录后，点击导出按钮，可导出excel格式的报表至本地。7.7. 人力招聘管理根据现有需求调研及分析，先XX人力资源部内部已实施了E-HR系统（PeopleSoft）来作为人力资源管理的业务核心系统，同时人力资源部还已上线培训系统，主要为在线考试系统。此次开发的人力资源模块，作为现有系统的完善和补充，现分为2大功能模块，组织人事管理及员工培训管理。功能结构如下图：7.7.1. 组织人事管理组织人事管理帮助企业人
39、力资源人员实现规范高效的组织人事管理业务，提供职员入职、离职的人事业务处理，帮助企业实现规范、高效的基础人事信息管理。 人事管理功能模块主要包括：员工入职管理、员工调动管理、员工离职管理。7.7.1.1. 员工入职管理【业务定义】XX集团内所有入职用户，入职流程介绍，相关签署文档的下载，查阅，领用物品清单；相关账户信息，可通过此模块进行统一管理。【表单样式】 【功能需求】l XX入职用户进入入职页面，可下载相关流程及文档展示页面，进行浏览与下载。l XX保险人力资源部管理用户可对入职相关流程，及文档进行管理（通过平台内文档管理实现）。l XX人力资源部用户将对入职员工领用物品进行管理，登记。l
40、 XXIT对于入职员工相关权限与账户进行配置(OA,邮件等)，在此模块前台页面进行展示，供XX入职员工进行查询。7.7.1.2. 员工调动管理【业务定义】XX集团内所有员工，发送岗位调动时，人力资源部用户，通过此模块对员工部门和岗位信息进行管理。【表单样式】 【功能需求】l 调动登记：n XX人力资源部用户进入员工调动页面，通过员工编号对员工信息进行检索，确认该员工在系统中状态为“正常”。查询条件包括：员工所在机构和建档时间。n 登记员工调动时，包括员工姓名、原机构、职位。还将录入新的机构、职位和调动时间，调动原因。7.7.1.3. 员工离职管理【业务定义】XX集团内所有离职用户，离职流程介绍
41、，相关签署文档的下载，查阅，领用物品归还查询；相关工作文件，日志文档管理；账户信息注销提示，可通过此模块进行统一管理。【表单样式】 【功能需求】l XX离职用户进入离职页面，可下载相关流程及文档展示页面，进行浏览与下载。l XX人力资源部用户将对入职员工归还物品进行管理，登记。l XX保险人力资源部管理用户可对离职员工涉及的文件，相关工作日志进行查看，确保完整，以便接替的新员工可以通过相关文档和日志快速掌握前任的工作相关情况及内容。（通过平台内文档管理实现）。（涉及的文件需由HR部门协调，提供列表）l 系统通过邮件通知各相关系统管理员，注销离职员工相关权限与账户。7.7.2. 培训管理培训管理
42、帮助企业人力资源人员实现规范的培训管理，提供培训需求征集、培训规划制定、培训活动管理、培训记录管理和培训总结等业务管理功能。 培训管理系统主要功能：培训资源培训计划培训活动培训评估员工培训档案。 系统支持岗位培训内容可以与岗位管理直接关联，管理不同岗位的培训内容，也可以管理到岗位规则产生的培训计划。可使用培训查询管理或培训报表管理，定义需要的查询参数（姓名、时间、内容、工号、考核成绩、日期）生成需要的员工培训记录、培训分类汇总报表等所有需要的报表。7.7.2.1. 培训资源【业务定义】XX集团内参加培训人员可通过此模块对于培训的资源，内容，成绩进行查询，负责培训的用户可对培训资源，培训附件（课
43、件，文档，图表，资料）进行统一管理。【表单样式】 【功能需求】l 培训资源管理：培训课程介绍，培训讲师资料。l 查询评测记录：通过现有考试系统，对于相关的培训后的评测成绩进行查询。l 培训附件管理：培训中应用的课件，资料上传。（可通过文档管理实现）7.7.2.2. 培训计划【业务定义】XX集团内培训人员可通过此模块对培训的计划，各岗位部门的培训需求，及培训相关附件表格进行统一管理。【表单样式】 【功能需求】l 培训计划管理：根据实际需要，制订培训计划。l 制定计划时查看岗位信息、制定计划时查看培训需求：根据岗位信息，及来自业务部门提出的培训需求，制订培训计划。l 培训计划附件管理 ：相关培训需求的申请表格，岗位信息。7.7.2.3. 培训活动【业务定义】XX集团内参加培训人员可通过此模块参加相关的线上或线下培训，负责培训的用户可对培训计划，通知，及相关学员和活动信息进行统一管理。【表单样式】 【功能需求】l 导入培训计划、管理培训活动附件。l 培训通知管理：通过现有平台信息发布及OA系统，发布给参加培训人员。l 查看培训学员信息、培训活动。7.7.2.4. 培训评估【业务定义】XX集团负责培训的用户可对培训进行评估，引用相关考试系统内的培训测试成绩