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1、 办公自动化办公自动化 第第4章章 办公中的表格数据处理办公中的表格数据处理办公自动化办公自动化主要内容Excel的基本操作的基本操作工资表表格的建立工资表表格的建立数据分析数据分析利用数据图表表现数据之间的关系利用数据图表表现数据之间的关系办公自动化办公自动化4.2 “工资表”表格的建立1.创建创建“工资统计表工资统计表”框架框架（1）在）在Excel中有中有3张工作表，张工作表，【重命名重命名】第一第一张工作表为张工作表为“工资管理统计表工资管理统计表”。（2）设计表头）设计表头（3）设计表结构）设计表结构其中用到的知识点：单元格格式中的各种设置、其中用到的知识点：单元格格式中的各种设置、
2、插入行、合并单元格、序列填充、格式刷。插入行、合并单元格、序列填充、格式刷。办公自动化办公自动化4.2 “工资表”表格的建立2.对表进行特殊的设置对表进行特殊的设置插入批注插入批注 右击该单元格，选择右击该单元格，选择【插入批注插入批注】，向文本框中输，向文本框中输入内容，在表格的任意处单击关闭批注，该单元格入内容，在表格的任意处单击关闭批注，该单元格右上角出现一个红三角形，说明此单元格添加有批右上角出现一个红三角形，说明此单元格添加有批注，并处于隐藏状态。注，并处于隐藏状态。在该单元格的快捷菜单中还可选择在该单元格的快捷菜单中还可选择【编辑批注编辑批注】、【删除批注删除批注】、【隐藏隐藏/显
3、示批注显示批注】等命令对批注进等命令对批注进行设置。行设置。单元格及批注内容元格及批注内容单元格单元格内内 容容加班工资加班工资工资工资/应出勤天数应出勤天数*加班天数加班天数应发工资应发工资工资工资*考核分考核分%+管理津贴管理津贴+特殊岗位津贴特殊岗位津贴+驻外补贴驻外补贴+其他补贴其他补贴+工龄工资工龄工资+加班工资加班工资+其他应发其他应发请假扣款请假扣款(考勤考勤-应出勤天数应出勤天数)*工资工资/应出勤天数应出勤天数个人税个人税应发工资扣除劳保和社保后的金额。应发工资扣除劳保和社保后的金额。扣款合计扣款合计将所有的扣减项相加将所有的扣减项相加实发工资实发工资应发工资应发工资-扣款合
4、计扣款合计办公自动化办公自动化办公自动化办公自动化4.2 “工资表”表格的建立2.对表进行特殊的设置对表进行特殊的设置定义单元格数据的有效性定义单元格数据的有效性：设置数据有效性规：设置数据有效性规则，就可以避免错误则，就可以避免错误。选定单元格或区域，选定单元格或区域，【数据数据】【数据有效性数据有效性】，进行相关设置。进行相关设置。在在Excel 2007版中，设置好数据有效性规则后，单版中，设置好数据有效性规则后，单击数据功能区击数据功能区【数据有效性数据有效性】按钮右侧的按钮右侧的【】按按钮，在下拉菜单中选择钮，在下拉菜单中选择【圈释无效数据圈释无效数据】命令，表命令，表格中所有无效数
5、据即可被一个红色的椭圆形圈出来，格中所有无效数据即可被一个红色的椭圆形圈出来，错误数据一目了然。错误数据一目了然。办公自动化办公自动化4.2 “工资表”表格的建立办公自动化办公自动化4.2 “工资表”表格的建立3.表内公式的设置表内公式的设置公式中单元格的引用公式中单元格的引用 单元格引用指在公式中用单元格的名称调用该单元单元格引用指在公式中用单元格的名称调用该单元格中的数据来参与公式的计算。引用单元格生成公格中的数据来参与公式的计算。引用单元格生成公式后，该单元格中的数据发生改变时，计算结果会式后，该单元格中的数据发生改变时，计算结果会自动更新。所以在公式中引用单元格地址进行计算自动更新。所
6、以在公式中引用单元格地址进行计算是非常方便实用的。是非常方便实用的。单元格的引用分相对引用和绝对引用。单元格的引用分相对引用和绝对引用。办公自动化办公自动化4.2 “工资表”表格的建立3.表内公式的设置表内公式的设置公式中单元格的引用公式中单元格的引用（1）相对引用）相对引用当公式移动或复制到其他位置时，引用的单元格地当公式移动或复制到其他位置时，引用的单元格地址也会做址也会做相应的改变相应的改变。例：例：A3中的公式：中的公式：A3=A1+A2 复制到复制到B3时：时：B3=B1+B2办公自动化办公自动化4.2 “工资表”表格的建立3.表内公式的设置表内公式的设置公式中单元格的引用公式中单元
7、格的引用（2）绝对引用：公式中引用的单元格地址）绝对引用：公式中引用的单元格地址不不随公式随公式所在单元格的位置而所在单元格的位置而变化变化。在单元格地址的列标和。在单元格地址的列标和行号前加一个行号前加一个$号号，就意味着该单元格被绝对引用，就意味着该单元格被绝对引用 例：例：C3中的公式：中的公式：C3=$C$1+$C$2 复制到复制到D3时，时，D3=$C$1+$C$2 办公自动化办公自动化4.2 “工资表”表格的建立3.表内公式的设置表内公式的设置公式中单元格的引用公式中单元格的引用公式中，根据实际情况混用相对引用和绝对引用。公式中，根据实际情况混用相对引用和绝对引用。在行号前加在行号
8、前加$则行是绝对引用，列号前加则行是绝对引用，列号前加$只是列绝只是列绝对引用。对引用。例如例如D$5，意味着列随着公式的移动自动调整而行保持，意味着列随着公式的移动自动调整而行保持不变（即行绝对引用）。不变（即行绝对引用）。$D5则是列绝对引用。则是列绝对引用。办公自动化办公自动化4.2 “工资表”表格的建立3.表内公式的设置表内公式的设置非当前工作表中单元格的引用非当前工作表中单元格的引用 从其他工作表中引用单元格的格式是：从其他工作表中引用单元格的格式是：工作表标签！单元格地址。工作表标签！单元格地址。例：例：Sheet1的的A9单元格中的公式要相对引用单元格中的公式要相对引用Sheet
9、2中的中的A3单元格，在单元格，在Sheet1的的A9单元格中输入单元格中输入的公式为的公式为=Sheet2！A3。办公自动化办公自动化4.2 “工资表”表格的建立3.表内公式的设置表内公式的设置用到的常用函数用到的常用函数（1）求和函数）求和函数Sum(range1,range2,)括号中可以是一个单元格区域，或多个单元格、单元格区域、具括号中可以是一个单元格区域，或多个单元格、单元格区域、具体数据、表达式等，之间用英文逗号间隔。体数据、表达式等，之间用英文逗号间隔。（2）条件函数）条件函数if(logical_test,value_if_true,value_if_false)根据条件表达
10、的真假结果，返回不同的值，返回值可以是任意数根据条件表达的真假结果，返回不同的值，返回值可以是任意数据类型，如果是字符型的，要用字符定界符引号括起来。其中：据类型，如果是字符型的，要用字符定界符引号括起来。其中：logical_test，要判断的条件的任意值或表达式。可使用任何比，要判断的条件的任意值或表达式。可使用任何比较运算符。较运算符。value_if_true，当条件为真时的返回值。，当条件为真时的返回值。value_if_false，当条件为假时的返回值。，当条件为假时的返回值。办公自动化办公自动化4.2 “工资表”表格的建立4.个人税的计算个人税的计算办公自动化办公自动化4.2 “
11、工资表”表格的建立4.个人税的计算个人税的计算应交税所得额应交税所得额税税 率率速算扣除数速算扣除数15000.03045000.110590000.2555个人税的计算R=-(IF(N8-R8-Q8-3500)=0,0,IF(N8-R8-Q8-3500)=1500,(N8-R8-Q8-3500)*0.03,IF(N8-R8-Q8-3500)=450 0,(N8-R8-Q8-3500)*0.1-105,IF(N8-R8-Q8-3500)=9000,(N8-R8-Q8-3500)*0.2-555)办公自动化办公自动化办公自动化办公自动化主要内容Excel的基本操作的基本操作工资表表格的建立工资表
12、表格的建立数据分析数据分析利用数据图表表现数据之间的关系利用数据图表表现数据之间的关系办公自动化办公自动化4.3 数 据 分 析 Excel提供了对表格中的数据进行分析提供了对表格中的数据进行分析的多种功能，如排序、筛选、分类汇总以的多种功能，如排序、筛选、分类汇总以及数据透视分析等。及数据透视分析等。办公自动化办公自动化4.3 数 据 分 析1.筛选和排序筛选和排序Excel的数据筛选功能为查找记录提供了很大的的数据筛选功能为查找记录提供了很大的方便，既可以按一定方式筛选，也可按特定条方便，既可以按一定方式筛选，也可按特定条件筛选。件筛选。办公自动化办公自动化4.3 数 据 分 析1.筛选和
13、排序筛选和排序自定义筛选自定义筛选 办公自动化办公自动化4.3 数 据 分 析1.筛选和排序筛选和排序自定义筛选自定义筛选 自定义筛选条件自定义筛选条件自定义筛选结果自定义筛选结果办公自动化办公自动化4.3 数 据 分 析自定义筛选条件自定义筛选条件 办公自动化办公自动化4.3 数 据 分 析1.筛选和排序筛选和排序排序排序：按指定字段改变顺序。：按指定字段改变顺序。办公自动化办公自动化4.3 数 据 分 析1.筛选和排序筛选和排序排序排序：-注意注意 Excel中的排序最多可以按中的排序最多可以按3个关键字进行，在按个关键字进行，在按主要关键字的值排序的基础上，再按次要关键字的主要关键字的值
14、排序的基础上，再按次要关键字的值进行。值进行。如果选择的是如果选择的是【无标题行无标题行】，则关键字列表框中只，则关键字列表框中只列出列号。列出列号。办公自动化办公自动化4.3 数 据 分 析1.筛选和排序筛选和排序高级筛选高级筛选：要通过复杂的条件来筛选单元格区：要通过复杂的条件来筛选单元格区域中的记录，就需要用到高级筛选。域中的记录，就需要用到高级筛选。筛选条件区域 办公自动化办公自动化4.3 数 据 分 析1.筛选和排序筛选和排序高级筛选高级筛选：办公自动化办公自动化4.3 数 据 分 析1.筛选和排序筛选和排序高级筛选高级筛选：-注意注意 要指定一个单元格区域作为条件区域，该区域与源要
15、指定一个单元格区域作为条件区域，该区域与源数据区域间至少有两到三行数据区域间至少有两到三行 空行间隔，条件区域必空行间隔，条件区域必须具有列标签，在列标签下面的行中，输入所要匹须具有列标签，在列标签下面的行中，输入所要匹配的条件。配的条件。条件区域中列标签的内容必须与源表中列的字段名条件区域中列标签的内容必须与源表中列的字段名完全一致。完全一致。用于筛选的列中数据必须连续，不能有空白单元格。用于筛选的列中数据必须连续，不能有空白单元格。办公自动化办公自动化4.3 数 据 分 析2.数据分类汇总数据分类汇总 分类汇总是通过分类汇总是通过Subtotal汇总函数计算得到汇总函数计算得到的，可以为每
16、列显示多个汇总函数类型。的，可以为每列显示多个汇总函数类型。分类汇总还会分级显示列表，以便显示和隐分类汇总还会分级显示列表，以便显示和隐藏每个分类汇总的明细行。藏每个分类汇总的明细行。分类汇总前应该先按照分类字段进行排序分类汇总前应该先按照分类字段进行排序 办公自动化办公自动化4.3 数 据 分 析2.数据分类汇总数据分类汇总办公自动化办公自动化4.3 数 据 分 析2.数据分类汇总数据分类汇总-注意注意 用作分类的列中应该包含相同的事实数据，如职称、用作分类的列中应该包含相同的事实数据，如职称、性别和部门等，而且该区域没有空的行或列。性别和部门等，而且该区域没有空的行或列。必须对分类的列进行
17、排序。必须对分类的列进行排序。如果想按每个分类汇总自动分页，选中如果想按每个分类汇总自动分页，选中【每组数据分每组数据分页页】复选框即可。复选框即可。汇总方式有多种，如求和、求平均值、求最大值、求汇总方式有多种，如求和、求平均值、求最大值、求最小值等。最小值等。再次使用再次使用【分类汇总分类汇总】命令，以便使用不同汇总函数命令，以便使用不同汇总函数添加更多分类汇总。取消选中添加更多分类汇总。取消选中【替换当前分类汇总替换当前分类汇总】复选框，可以避免覆盖现有分类汇总结果。复选框，可以避免覆盖现有分类汇总结果。单击行编号旁边的分级显示符号，或使用和显示或隐单击行编号旁边的分级显示符号，或使用和显
18、示或隐藏单个分类汇总的明细行，或只显示分类汇总和总计藏单个分类汇总的明细行，或只显示分类汇总和总计的汇总。的汇总。【分类汇总分类汇总】【全部删除全部删除】，可以删除分类汇总。，可以删除分类汇总。办公自动化办公自动化4.3 数 据 分 析3.数据透视分析数据透视分析 数据透视表能够将筛选、排序和分类汇总等操数据透视表能够将筛选、排序和分类汇总等操作依次完成，并生成汇总表格，是作依次完成，并生成汇总表格，是Excel强大强大数据处理能力的具体体现。数据处理能力的具体体现。它可以对大量数据快速汇总和建立交叉列表，它可以对大量数据快速汇总和建立交叉列表，可以快速合并和比较大量数据，具有透视和筛可以快速
19、合并和比较大量数据，具有透视和筛选功能及数据分析功能，可以通过转换行或列选功能及数据分析功能，可以通过转换行或列以查看数据的不同汇总结果，也可以显示不同以查看数据的不同汇总结果，也可以显示不同页面以筛选数据，或根据需要显示区域中的明页面以筛选数据，或根据需要显示区域中的明细数据。细数据。办公自动化办公自动化4.3 数 据 分 析3.数据透视分析数据透视分析办公自动化办公自动化4.3 数 据 分 析办公自动化办公自动化4.3 数 据 分 析办公自动化办公自动化4.3 数 据 分 析选择不同的条件可以看到不同的汇总结果选择不同的条件可以看到不同的汇总结果数据透视表工具栏数据透视表工具栏 办公自动化
20、办公自动化4.3 数 据 分 析3.数据透视分析数据透视分析 从数据透视表中各项下拉列表中选择不同选项，可以从数据透视表中各项下拉列表中选择不同选项，可以获得各职称、各员工、各项数据的列表和汇总。获得各职称、各员工、各项数据的列表和汇总。生成的数据透视表中，还可以再加入其他列，如将生成的数据透视表中，还可以再加入其他列，如将“性别性别”列拖到列拖到“职称职称”列所在区，或选定列所在区，或选定“性别性别”后，后，在下面的组合框中选择在下面的组合框中选择【列区域列区域】，单击，单击【添加到添加到】按钮。按钮。可以利用数据透视表工具栏中的工具对数据表进行其可以利用数据透视表工具栏中的工具对数据表进行
21、其他设置，如选择他设置，如选择【设置报告格式设置报告格式】，可以为透视表套，可以为透视表套用一种已有格式，还可以显示用一种已有格式，还可以显示/隐藏明细数据、刷新数隐藏明细数据、刷新数据等。据等。办公自动化办公自动化4.3 数 据 分 析4.数据合并计算数据合并计算 Excel中若要汇总和报告多个单独工作表的结中若要汇总和报告多个单独工作表的结果，可以将每个单独工作表中的数据合并计算果，可以将每个单独工作表中的数据合并计算到一个主工作表中。到一个主工作表中。这些工作表可以与主工作表在同一个工作簿中，这些工作表可以与主工作表在同一个工作簿中，也可以位于其他工作簿中。也可以位于其他工作簿中。对数据
22、进行合并计算就是组合数据，以便能够对数据进行合并计算就是组合数据，以便能够更容易地对数据进行定期或不定期的更新和汇更容易地对数据进行定期或不定期的更新和汇总。总。办公自动化办公自动化4.3 数 据 分 析4.数据合并计算数据合并计算光标定位到要光标定位到要存放合并值的存放合并值的单元格单元格办公自动化办公自动化4.3 数 据 分 析4.数据合并计算数据合并计算 确保要引用的每个表格区域都具有相同的布局。确保要引用的每个表格区域都具有相同的布局。如果要引用的工作表在另一个工作簿中，可以如果要引用的工作表在另一个工作簿中，可以单击对话框中的单击对话框中的【浏览浏览】按钮查找文件。按钮查找文件。合并
23、计算结果表中，行编号旁边出现分级显示合并计算结果表中，行编号旁边出现分级显示符号，左侧栏中的和可以显示或隐藏单个合并符号，左侧栏中的和可以显示或隐藏单个合并项的明细行。项的明细行。每个合并的单元格中是用求和公式进行汇总计每个合并的单元格中是用求和公式进行汇总计算的。算的。办公自动化办公自动化本 章 小 结 本章介绍了本章介绍了Excel的基本操作，包括工作表的基本操作，包括工作表中数据的输入技巧、单元格编辑、页面设中数据的输入技巧、单元格编辑、页面设置及打印方面的知识，同时用实例进行了置及打印方面的知识，同时用实例进行了介绍。对表内计算的公式和函数进行了实介绍。对表内计算的公式和函数进行了实例讲解，从数据排序、筛选、分类汇总和例讲解，从数据排序、筛选、分类汇总和数据透视表几个方面介绍了数据透视表几个方面介绍了Excel基本的数基本的数据分析工具，并介绍了数据与图表的关系。据分析工具，并介绍了数据与图表的关系。办公自动化办公自动化