1小时成为会计师 (2).pdf

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1、1 小时成为会计师小时成为会计师 北京环宏软件技术有限公司北京环宏软件技术有限公司 企业管理咨询部 2007 年 会计学的教科书动不动就是几百页，使人很少有勇气去阅读。实际上，会计学的基础理论是非常简单的，任何懂得加减乘除的人都可以在一小时完全掌握。这里，我们希望通过对会计学主要理论的纲领性叙述，帮助那些不太熟悉会计学（特别是对会计学抱有一点点畏惧感）的管理人员理解会计的基本运作原理和结果。读完本文，你会发现会计学太简单了。美国人说：A piece of cake!1、企业管理、财务管理和会计核算 说到财务管理，我们首先必须理解什么是企业。企业就是一个为外界提供产品和服务的营利性机构。它和其他

2、机构的关系可以用下面的图形来表示：和企业有直接关系的机构可以分为企业所有者、信贷机构、员工和供应商、客户等几类。企业分别设置各类职能部门处理与这些机构相关的事物。例如销售部门专门处理和客户相关的事物，信贷部门专门处理和银行的关系等。我们将这些部门的具体职能称为管理活动，也就是所谓企业管理。在所有企业中，有一个十分重要的职能部门-财务部门，负责为企业处理各种与资金相关的事物，其中包括以货币单位计量的企业运作情况报告（会计）、财务报表分析、财务业绩的评价、筹资运作、投资机会评估等。该部门的工作称为财务管理(Financial Management)。财务管理中的基础工作就是会计核算(Account

3、ing)。会计核算地目的非常简单，就是以货币单位来表述企业在一定时期内的运作结果。我们可以用下图来表示企业管理、财务管理和会计核算的关系：企业 1、投入资金 2、业主或者投资人收回投资 3、贷款 4、归还贷款 5、提供商品或服务6、支付货款或工资 7、销售商品或服务 8、支付现金 企业所有者 信贷机构 员工和供应商 客户 所以，财务管理是企业管理的一个组成部分，会计核算是财务管理的一个组成部分。会计核算不是企业管理的全部，但是一个非常重要的不可或缺的部分。为什么？因为营利性企业存在的唯一理由就是要盈利，而只有会计核算才能告诉你是否盈利。2、会计核算概论 2.1 什么是会计？会计是计量企业经济活

4、动，处理并加工经济信息，并将处理结果提供企业决策者参考的信息系统。会计核算系统以会计凭证为原始输入数据，以三大会计报表（资产负债表、利润表、现金流量表）为输出结果。会计的计量单位一般都是货币。（其他管理系统一定要用实物计量单位，但会计系统可以不用。）2.2 会计方程式 会计核算的基本方程式为：资产=负债+所有者权益 Asset=Liability+Owners Equity 2.3 会计账户 会计账户也称为会计科目。它是在一定时期内详细登记某项资产、负债或所有者权益变化的相关科目。按照会计核算的基本方程式，账户可以分为资产、负债、所有者权益等三大类。例如：资产账户：现金、银行存款、应收账款 负

5、债账户：短期借款、应付账款、应付工资 权益账户：实收资本、撤资、本年利润、生产成本、营业费用 有时候，为了进一步分析，可以将权益账户中的临时账户再细分为成本和损益两类。所谓临时账户，就是说该类账户的期初和期末余额都要通过结账归于零。例如：成本账户：生产成本、生产费用 损益账户：主营业务收入、主营业务成本、营业费用、管理费用 营销管理人力资源管理 生产管理财务管理 会计核算 财务分析 筹资运作 企业管理 为了方便统计，我们将各种同类账户归在一起，称为分类账户。例如银行存款就是一个分类账户，下面可能有中国银行 xx 分行账户、中国工商银行 xx 分行账户等具体账户。分类账户也叫分级科目。原则上一个

6、账户可以分为任意多的明细账户，但是通常不会超过 5 级。一般情况下，日记账都必须使用最末一级明细账户。分类账户只供统计使用。第一级分类账户也称为总帐总帐帐户。会计账户的设置是一项基础工作。每个公司都要根据本公司的特点和需要来设计账户系统。最好在启用会计系统之前设计好，以后不要经常改变。尤其是会计账户的级别，经常变动容易导致错误。每个会计账户都有一个编号。为了标准化，中国会计协会对一级账户的编号作了统一的规定。西讯TM ERP 3.0 中缺省一级账户的编号就是标准编号。一级账户以下的编号可以由企业自行决定。2.4 复式记账和 T 型账户 复式记账式现代会计系统的基础。即每笔交易必须至少影响两个账

7、户。例如，当你支付 1000元现金采购一批货物时，将会减少现金账户的金额 1000 元、增加库存货物的金额 1000 元。我们将减少的 1000 元记在现金账户的贷方，将增加的 1000 元记在库存账户的借方。借方和贷方式会计系统使用的一种约定记号，与我们通常说的借钱或者贷款没有关系。这与会计系统中使用的所谓 T 型账户有关，我们将账户的左边叫借方，右边叫贷方：资产 =负债 +所有者权益 借方（左边）贷方（右边）借方（左边）贷方（右边）借方（左边）贷方（右边）（+）（-）（-）（+）（-）（+）每一个账户都有一个余额方向，即账户增加的方向。约定如下：资产、成本、费用类账户：借方增加 负债、权益

8、、收入、调整（累计折旧）类账户：贷方增加 其中费用、收入类账户（成本和损益）称为临时账户，累计折旧等称为调整账户（Contra account），其他称为永久账户。临时账户的余额必须在期末结账时调整到“收益汇总”账户，例如本年利润中，而本身的余额将归于零。累计折旧、坏账准备等调整账户虽然位于资产分类中，却是贷方增加，这是与普通资产账户不同之处。2.5 会计循环 会计循环是指会计系统为企业编制特定期间内的财务报表的全部过程。会计循环一般从会计凭证开始，经过一系列的调整分录，结账分录，以财务报表结束。会计凭证：会计凭证也称为记账凭证或者日记账，采用复式记账方法。会计凭证包括的内容主要有：交易发生日

9、期、借记账户名称、贷记账户名称、借记金额、贷记金额、交易内容的简单说明。一张凭证中可能有多个借方或贷方，其借方合计必须等于贷方合计。例如客户支付一笔 5000元的现金货款的会计凭证如下所示：会计凭证（日记账）是整个会计核算系统的入口和原始数据。只要会计凭证的数据准确无误，后续数据处理才能无差错，才能得到准确的财务报表。在一个集成的管理系统中，绝大部分会计凭证将由业务系统自动产生，可以节约财务人员大量的录入劳动，减少差错。原则上来说，只要具有凭证录入和过账的功能，产生三大财务报表的数据就已经具备。加上报表功能就可以构成一个基本完备的会计核算系统。但是，为了方便工作，会计核算系统还会增加以下一些自

10、动化功能。注意这些功能并非必要，用手工凭证完全可以完成相同的工作。调整分录：要理解调整分录，必须首先了解权责发生制会计(Accurual-basis Accounting)和现金发生制会计(Cash-basis Accounting)的区别。权责发生制是指交发生时就做出记录，无任是否收到或付出现金，而现金发生制只有在收到或付出现金时才做出记录。除极个别小型零售企业或者个体户（例如小餐馆、地摊）之外、现代会计系统通常都要求按照权责发生制来记录交易。如果你今天预付了今后三个月的房屋租金 30000 元（每个月 10000 元），支出了 30000 元现金，你不能直接记录增加了 30000 元的租金

11、费用。因为这 30000 元的租金还没有消耗，也就就是说交易尚未发生，你不能记录为本期的费用。这时候，你需要一个称为待摊费用（Prepaid Expense）的调整账户，将这 30000 元记录在待摊费用下面的预付房租账户中，然后在今后 3 个月的月末分别调整 10000 元的房租到费用账户，这就是调整分录。待摊费用是一种资产账户，每一个待摊费用都将对应一个费用账户。调整分录是一种不涉及现金的会计凭证，可以分为 4 大类型：待摊费用账户（资产、贷记），对应一个费用账户（借记）待摊费用账户（资产、贷记），对应一个费用账户（借记）待摊费用是公司已经预付，但是还没有使用（消费）的费用。典型的待摊费用

12、是预付房租。你可以通过西讯TM ERP 3.0 企业数字化管理系统中的调整分录功能设置自动的调整凭证，每当到期结账时，系统将自动产生调整费用到对应的费用账户。待摊费用是一种尚未消耗的资金，故是一种资产。应计费用账户（负债、贷记），对应一个费用账户（借记）应计费用账户（负债、贷记），对应一个费用账户（借记）应计费用是公司已经使用（消费），但是还没有支付的费用。应付工资是一个典型的应计费用。例如，一月份的工资很难在 1 月 31 日准时发出，但是 1 月 31 日却必须结账，也就是说，无任工资是否在 1 月 31 日发出，一月份的费用中必须记录工资费用。这时候，我们必须在结账之前做一张工资调整凭证

13、，贷记应付工资，借记对应的管理费用/工资。在西讯TM ERP 3.0系统中，大部分应计费用都有相应的管理系统处理，一般用不到会计核算中的调整分录。例如，应付账款由采购结算系统处理，应付工资由人力资源/工资管理处理。应计费用构成公司的负债。未实现收入账户（负债、借记），对应一个收入账户（贷记）未实现收入账户（负债、借记），对应一个收入账户（贷记）未实现收入是一种已经收到的客户的付款，但是还没有提供货物或者服务。预收房租是一种典型的未实现收入。你可以通过西讯TM ERP 3.0 系统中的调整分录功能设置自动的收入调整凭证，每当到期结账时，系统将自动产生调整凭证到对应的收入账户。未实现收入构成公司的

14、负债。应计收入账户（资产、借记），对应一个收入账户（贷记）应计收入账户（资产、借记），对应一个收入账户（贷记）应计收入是公司已经提供了货物或者服务，但还没有收到货款的收入。赊账销售形成的应收账款是一种典型的应计收入。大部分应计收入都有相应的管理系统处理，一般用不到会计核算中的调整分录。固定资产折旧分录：在了解固定资产之前，首先要知道费用和固定资产的区别。我们通常将使用寿命在一年以上的土地、房屋、设备等比较昂贵的耐用物品叫做固定资产，除此以外其他支出称为费用。固定资产和费用的划分并没有绝对的标准，同一样东西在一个企业算作固定资产，在另外一个则算作费用也是常见的。不管价值多少，如果你将此划分为固定

15、资产，则要采用固定资产折旧来处理，否则就要采用待摊费用（如果该支出要跨期，相当于预付款项）或者直接记入当期费用。之所以引用固定资产的概念，是因为凡企业都必须计算缴纳企业所得税。本期发生的固定资产投资费用通常数额巨大，可能大于当期收入。如果不允许将此费用分期划转，必将对企业税前利润的计算带来误差。固定资产由于使用周期比较长，故其价值要逐步按期转移到费用中去，这就是所谓折旧。会计人员要在每个会计期间结束之前编制各种固定资产的折旧分录。如果你是先设置好各种固定资产的折旧方式、折旧年限、残值等参数，西讯TM ERP 3.0 财务系统就可以自动为你编制固定资产折旧分录，不会遗漏也不会出错。结账分录：结账

16、是会计核算的一个例行程序。由于公司的收入和费用都是相对于一个会计期间而言的，不像资产是可以累计的。所以每到期末，我们必须将收入和费用转移到“收益汇总”账户中，例如本年利润。所有收入和费用账户的余额在结账之后将变为零，以便下一个会计期间重新开始纪录收入和费用。结账还需要将“收益汇总”的余额转移到资本账户中，将企业投资人的撤资调整到资本账户。但是，这些调整不一定每期都做。在更好地理解结账之前，我们稍微解释一下会计期间的概念。一般来说，几乎所有的企业都是以一年作为一个完整的经营业绩报告期。世界上绝大部分国家的税务机关也都是以年度作为企业报告和纳税的期间。所以，原则上来说，以一年作为会计期间是一个合适

17、的选择。但是，许多人（包括投资人、经理、税务机关等）希望看到月度或者季度的经营结果。所以，企业也可能选择月度、季度或者半年作为会计期间。在中国，税务机关要求企业按月度缴纳税收，所以几乎所有的中国企业都是采用月度会计期间。标准会计账户表规定权益账户中有一个本年利润账户（相当于“收益汇总”），每个月结账时将收入和费用分别贷记和借记到本年利润账户，但是一般不立刻将本年利润划转到资本账户，只有在年终的会计期间结账时才划转。2.6 财务报表 这里的财务报表主要指资产负债表（Balance sheet）、损益表（Statement of Earnings）和现金流量表（Statement of Cash

18、Flow）。资产负债表告诉你本期末公司的资产、负债和所有者权益分别为多少。损益表告诉你本期收入、费用和利润是多少。现金流量表告诉你本期实际流入和流出的现金是多少。三大报表合起来可以较为完整地反映一个企业的经营情况。任何一个单独的报表都不可能表达所有的信息。例如利润表告诉你本期利润比上期增加 100%，看起来不错。但是如果你的现金流量表告诉你本期现金是净流出，这样的“高利润”不一定是福音。持续的负现金流会很快使你陷于周转不灵的境地，难以为继。2.7 什么人会使用会计信息？许多人会需要你公司的会计信息：公司的投资人、税务机关、工商行政管理机关、银行等等。每种人对会计信息的要求和明细程度都不一样。所

19、以你很难用一套会计报表去应付所有的人。例如、税务机关对某些费用的认定会不同于你实际发生的（可能是因为不相信你的报表），所以你可能实际花费了 50000 元的业务费用，递给税务局的报表却只能写上 30000 元（这个不违背公认的会计准则？！）。当然，你也可能将实际花费了 20000 元写成税务局认可的最高值30000 元（这个却是肯定违背了公认的会计准则）。当然、最需要真实的会计信息的人就是企业的管理者。他们需要依据真实的会计信息作出决策。西讯TM ERP 3.0 企业数字化管理系统会计核算系统就是为企业的管理者准备的，是企业内部管理者所需要的最基本的最真实的会计数据。所有其他人（税务机关、工商

20、行政管理机关、银行等）所需要的会计报表都是在这个基础上加工产生。2.8 公认会计原则基础 国际公认的会计原则主要包括以下几个方面：财务报告的目的：财务报告的基本目的是提供对投资和贷款决策有用的信息，这种信息只有在相关、可靠、可比的时候，才是有用的。基本概念：主体概念：会计主体概念要求每个主体的业务要和其他组织及个人的业务分开，单独进行会计处理。持续经营概念：假设企业的经营时间足以收回其资产成本。会计分期概念：有价值的会计信息必须按一定的时间间隔提供。币值稳定概念：会计应该忽略通货膨胀的影响，以历史成本纪录资产。会计原则：可靠性（客观性）原则：会计信息必须是真实的和客观计量的。可比性原则：会计中

21、采用的各种方法必须在各个会计期间之间可比的。历史成本原则：以历史成本纪录资产。收入原则：记录收入必须符合三个条件（1）出售方已完成从购买方收款所需的一切必要事项；（2）收入的金额可以客观计量；（3）账款回收的可能性能合理肯定；配比原则：规定费用的记录和列报方法，这一原则和收入原则一起规定会计中的利润确认。充分披露原则：会计必须对企业所有交易进行充分记录，不得故意隐瞒；会计限制：重要性概念：公司必须谨对那些对其财务报表有重要意义的项目和业务作出适当的会计处理。不重要的项目不必进行非常准确的会计处理。谨慎性概念：不预计利润，但预计所有的损失。3、非营利性：行政事业单位会计基础 与企业相比，政府（行

22、政事业单位）的会计原理基本上是一样的。但是由于行政事业单位的非营利性质，在会计核算的具体操作上带来一些不同，我们在此列出主要的不同之处。会计账户的分类会计账户的分类：行政事业单位通常将账户分为资产、负债、净资产、收入和支出等 5 类。其中净资产相当于企业的所有者权益，收入和支出对应与企业的损益类账户。行政事业单位通常不事生产，故没有成本类账户。对于有生产的单位，可以在“支出”类中设置成本费用科目核算。会计核算的基本方程式会计核算的基本方程式：资产=负债+净资产（换个名称而已！）会计账户会计账户：实际上会计账户行政事业单位和企业的最大不同。行政事业单位的绝大部分收入来自政府税收，通过各种支出为社

23、会提供产品和服务。故行政事业单位的收入支出账户特别多，一般按照类、款、项、目等设置多层明细账户，有时候多达几百个。不同的单位，账户设置的差别较大。固定资产折旧固定资产折旧：企业由于是营利性单位，需要计算各期的利润，以便计算缴纳企业所得税。故必须将一次性支出的固定资产费用分摊至各期。而行政事业单位是非盈利性的，无须缴纳企业所得税，故也无须计提固定资产折旧费用，而是直接入固定资产帐即可。结账结账：行政事业单位通常在“净资产”类中设置“事业结余”和“经营结余”来结转不同类别的收支余额。这里相当于把企业会计核算中的“本年利润”分为两部分-“事业结余”和“经营结余”。为了正确结转两种收入和支出，行政事业

24、单位必须设置子分类：事业收支、经营收支。将所有事业性的收入和支出科目，例如“财政补助收入”、“上级补助收入”、“附属单位缴款”、“事业收入”、“其他收入”等收入科目，以及“拨出经费”、“事业支出”、“上缴上级支出”、“销售税金(非经营业务)”、“对附属单位补助”、“结转自筹基建”等支出科目标记为事业子分类。同时将“事业结余”也标记为相同的分类。对于经营类收支和结余也是同样设置。用户可以选择期末是否要结转收支，这将影响到官方资产负债表的平衡。报表报表：行政事业单位是非营利性的，故没有利润表，取而代之的是收入支出表。行政事业单位的资产负债表按中国政府的规定比较奇特，它是将支出和收入分别统计到表的左

25、右两边：企业和行政事业单位资产负债表的比较：企业 行政事业单位（官方规定）资产 负债 资产 负债 所有者权益 净资产 支出 收入 资产合计=负债+所有者权益合计 资产部类合计 负债部类合计 请特别注意上表中行政事业单位资产负债表的左右合计不一定是相等的，这和企业资产负债表总是保持两边平衡不同。实际上，如果不结转收支而制作行政事业单位资产负债表，资产部类合计和负债部类合计是相等的。但是结转收支之后，两边就不相等。我们看不出来将作为流量的收支，和作为存量的资产负债放在一起有何意义。正确的做法是去掉支出和收入项，以保持资产负债表两边永远平衡。收入支出应该在收入支出表中统计反映。但无任如何，西讯TM ERP 3.0 财务管理系统可以同时支持这两种报表（官方的和正确的），用户可以任意选择。对于其他非营利性机构，例如慈善基金会、宗教组织、社团组织等，上述原则也同样适用。北京环宏软件技术有限公司 北京市海淀区长春桥路 5 号新起点嘉园 2 号楼 2208 号，邮编 100089 电话：(10)82563073；传真:(10)82562183；电子邮件： 网站：